bản cho cải cách TTHC ở Sở Tài nguyên Môi trường và Nhà đất Hà Nội
* Định hướng cải cách hành chính đến 2020
Thời gian tới là thời kỳ đất nước hội nhập sâu vào nền kinh tế thế giới, sau khi chính thức là thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO) từ ngày 01/01/2007. Do đó việc tiếp tục hoàn thiện thể chế của nền kinh tế thị trường định hướng XHCN, sẽ là cơ sở cho việc xây dựng đồng bộ nền hành chính mới của nhà nước pháp quyền XHCN Viêt Nam của dân, do dân, vì dân, trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, phấn đấu tới năm 2020 Việt Nam trở thành một nước công nghiệp.
Để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ to lớn trong thời kỳ cho tới năm 2020, việc tiếp tục cải cách nền HCNN cần thiết hướng vào thực hiện các mục tiêu tổng quát sau đây:
1. Xác lập mô hình tổ chức nền hành chính mới cho phù hợp với yêu cầu xây dựng một nền hành chính phục vụ nhân dân, phục vụ phát triển và hội nhập của đất nước.
2. Hoàn thiện thể chế hành chính dân chủ - pháp quyền, có sự tham gia tích cực của người dân vào quá trình quản lý nền hành chính hiệu lực - hiệu quả của đất nước.
3. Có chế độ công vụ chuyên nghiệp, đảm bảo triệt để tính trách nhiệm, tính công khai, minh bạch của hoạt động công vụ. Có sức đề kháng cao với tệ quan liêu, tham nhũng.
4. Xây dựng nền hành chính thống nhất thông xuốt, trên cơ sở của phân cấp phân quyền triệt để trong bộ máy quản lý hành chímh nhà nước. Đề cao tính tự chủ, tự chụi trách nhiệm của tổ chức chính quyền các cấp trong thực hiện chính sách, pháp luật, thiết lập một trật tự hành chính phù hợp với việc tăng cường kỷ luật, kỷ cương của nền hành chính.
5. Nền hành chính năm 2020 phải được hiện đại hóa từ công sở tới phương thức quản trị hiện đại, đạt trình độ quản lý của nền hành chính khu vực và thế giới .
Chính phủ điện tử được thiết lập và vận hành hiệu quả.
Những định hướng CCHC nhà nước trên đây được thực hiện, sẽ tạo lập được một nền hành chính dân chủ, hiện đại, một nền hành chính năng động trong một thế giới luôn biến đổi, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế- xã hội của đất nước trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, mở cửa hội nhập quốc tế
* Định hướng trong công tác cải cách TTHC của Sở TNMT&NĐ trong giai đoạn tới:
1- Tiếp tục rà soát loại bỏ các thủ tục hành chính mang tính quan liêu, rườm rà, xây dựng và hoàn thiện các thủ tục hành chính theo hướng công khai, đơn giản, thuận tiện, giảm tối đa về thủ tục, thời gian giải quyết công việc, tránh phiền hà cho tổ chức và công dân. Thực hiện CCTTHC theo cơ chế một cửa đi vào thực chất và chiều sâu, mở rộng thêm các lĩnh vực liên quan đến giao dịch giữa cơ quan HCNN với tổ chức và công dân
2- Tập trung xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức các cấp. Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm và đạo đức công vụ cho cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận Một cửa.
3- Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất cho Bộ phận một cửa góp phần đưa công tác cải cách TTHC theo cơ chế một cửa ngày càng hiện đại, thuận lợi cho tổ chức và công dân đến giao dịch.
4. Ứng dụng các phần mềm tin học trong việc giải quyết các TTHC để rút ngắn qui trình, thời gian chờ đợi.
3.2 Các giải pháp và kiến nghị thực thi
Thực hiện cơ chế mới chỉ là một trong những bước đầu tiên trong hành trình rút ngắn lộ trình CCHC nói chung và cải cách TTHC nói riêng. Còn để thực sự tạo ra một cuộc cách mạng về cải cách TTHC, làm thay đổi hẳn bộ mặt của hành chính Nhà nước thì không có cách nào khác ngoài việc ứng dụng các giải pháp tin học.
Ngày nay với sự phát triển của khoa học công nghệ, đã có rất nhiều nước trên thế giới đã thành công trong việc cải cách TTHC nhờ áp dụng các thành tựu của tin học. Việt Nam cũng đang hướng đến xây dựng một Chính phủ điện tử, công khai, minh bạch mọi hoạt động của mình. Chính vì vậy trong bài viết này các giải pháp của em đưa ra chủ yếu là việc ứng dụng các phầm mềm công nghệ thông tin trong việc giải quyết các TTHC
3.2.1 Công khai phần mềm một cửa
Như đã trình bày ở trên hiện Sở TNMT&NĐ đang sử dụng phần mềm hồ sơ một cửa trong việc quản lý, theo dõi, kiểm tra tình trạng hồ sơ. Nhưng hiện nay phần mềm này vẫn chưa được sử dụng rộng rãi trong Sở. Nếu tất cả các bộ phận có liên quan trong cơ quan đều sử dụng để tra cứu trạng thái của hồ sơ bằng những thao tác đơn giản để nắm được các thông tin sẽ giúp rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ.
Đặc biệt các cán bộ cấp trên cũng có thể kiểm tra bất cứ lúc nào bằng cách truy nhập trực tiếp vào phần mềm này để nắm được các thông số cần thiết từ đó có thể đôn đốc, giám sát sự thực hiện của các bộ phận.
Tiến tới không dừng lại ở đó mà bộ phận một cửa nên công khai phần mềm này trên Website của Sở để người dân có thể tra cứu tình trạng hồ sơ của họ trên mạng, biết được hồ sơ của mình đang trong giai đoạn nào (chờ giải quyết, phải bổ sung hay đã giải quyết xong), mà không phải trực tiếp đến Sở. Điều đó vừa tiết kiệm thời gian, công sức cho công dân, tổ chức. Cán bộ một cửa cũng không phải chịu nhiều áp lực do tiếp dân, trả lời dân, cũng không còn tình trạng xếp hàng chờ đến lượt.
3.2.2 Hướng đến thực hiện một cửa liên thông
Không chỉ dừng lại ở việc thực thiện cơ chế “một cửa” trong từng cơ quan mà thực tế đặt ra có rất nhiều loại thủ tục cần sự giải quyết của nhiều cấp, nhiều ngành, nhiều cơ quan khác nhau. Việc giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” hiện nay tại các cơ quan HCNN bị cắt khúc tại mỗi cấp, mỗi cơ quan do chưa có sự kết nối, liên thông, liên ngành giữa các ngành, các cấp. Để thực hiện một thủ tục hành chính công dân, tổ chức vẫn phải liên hệ nhiều lần, đến nhiều cơ quan, qua
nhiều cửa, còn gặp nhiều trở ngại. Vậy vấn đề đặt ra là phải xây dựng được qui trình thực hiện các giao dịch hành chính sau “một cửa” nhằm đảm bảo tính thông suốt, đơn giản, gọn và có khả năng theo dõi từ khâu đầu đến khâu cuối, tạo được mối quan hệ liên thông giữa các cơ quan, các đơn vị khi tham gia vào qui trình giải quyết các TTHC. Làm sao cho qui trình ấy thực hiện một cách đồng bộ, liên hoàn, tạo thành “dòng chảy” công việc giữa các cấp có thẩm quyền.
Trên thực tế đã có một số địa phương tiến hành sử dụng mô hình “một cửa liên thông”. Việc triển khai thực hiện mô hình này là một vấn đề mới, thiết thực, mang lại lợi ích cho người dân nhiều hơn cách làm hiện nay nhưng nó đòi hỏi phải có sự phối hợp thống nhất giữa các cơ quan, ban ngành.
Nếu Sở TNMT&NĐ làm tốt mô hình một cửa liên thông, chúng ta có thể tiến tới thực hiện nộp hồ sơ, thủ tục trực tuyến trên Website của Sở. Điều này sẽ rút ngắn một cách đáng kể qui trình giải quyết TTHC tại Sở. Tất các biểu mẫu, form của các loại thủ tục sẽ được post lên Website, người dân có thể điền trực các thông tin rồi gửi mà không cần trực tiếp đến Sở.
Mô hình “một cửa liên thông” có những ưu và nhược điểm sau:
* Ưu điểm:
- Đối với các tổ chức và công dân: Tiết kiệm thời gian, công sức cho các tổ chức, công dân. Thay vì bỏ công sức, công việc để đến Sở xếp hàng thì họ có thể làm các công việc khác.
- Sử dụng phương pháp này cũng khắc phục được hiện tượng tiêu cực, tham ô, nhũng nhiễu do không có sự tiếp xúc trực tiếp giữa các tổ chức, cá nhân và cán bộ thụ lý hồ sơ.
- Đối với cán bộ phận một cửa: Hình thức này cũng giúp cán bộ phận một cửa tiết kiệm thời gian do không phải tiếp dân họ có thể trung thời gian vào việc giải quyết hồ sơ. Mặt khác áp lực công việc cũng được giám một cách đáng kể.
* Nhược điểm:
Do đặc điểm của các TTHC đặc biệt trong lĩnh vực đất đai – nhà ở cần rất nhiều các loại giấy tờ khác nhau, cần sự xác nhận của nhiều cơ quan có thẩm quyền nên việc nộp hồ sơ qua mạng sẽ gặp khó khăn
Ví dụ: Hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đăng ký chuyển nhượng quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất gồm có các giấy tờ sau:
1. Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất– bản chính và 02 bản sao công chứng
. 2. Hợp đồng chuyển nhượng đã được công chứng, văn bản khai nhận thừa kế được công chứng - bản lưu cơ quan TNMT và bản chuyển cơ quan thuế
3. Hộ khẩu thường trú tại Hà Nội của người nhận chuyển nhượng (trừ trường hợp thừa kế);
4. 02 tờ khai lệ phí trước bạ nhà, đất; 02 tờ khai thuế chuyển quyền sử dụng đất và bản vẽ sơ đồ vị trí nhà đất .
5. Bản sao công chứng những giấy tờ liên quan chứng minh thuộc diện không phải nộp hoặc được xét miễn giảm nghĩa vụ tài chính – 02 bản sao.
- Việc nộp hồ sơ trực tuyến đòi hỏi các cơ quan hành chính phải liên thông với nhau. Các thủ tục của mỗi cơ quan phải công khai và có bộ mã hóa riêng, thống nhất trong địa phương và tiến tới là trong cả nước (tiến tới thực hiện chính phủ điện tử).Các cơ quan hành chính Nhà nước có thể truy cập vào hệ thống dữ liễu lưu trữ của nhau để kiểm tra tính xác thực của từng loại giấy tờ. Khi người dân tiến hành nộp hồ sơ cho một cơ quan hành chính khác họ chỉ cần nêu số mã hóa mà các cơ quan khác đã cấp cho họ. Hoặc mỗi cơ quan hành chính Nhà nước thay vì sử dụng con dấu như trước có thể sử dụng chữ ký điện tử. Các cơ quan khác có thể căn cứ vào đó để nhận biết.
Tuy nhiên để thực hiện được điều này phải cần có sự phối hợp của các cơ quan khác và cũng cần có một khoảng thời gian để các cơ quan hành chính thay đổi qui
trình hiện tại. Điều này cũng không hề đơn giản, chẳng thế mà đề án thực hiện Chính phủ điện tử của Nhà nước ta đã một lần thất bại.
Giải pháp trước mắt cho vấn đề này mà tạm thời bộ phận một cửa có thể áp dụng đó là:
Khi nộp hồ sơ trực tuyến, các giấy tờ đính kem có dấu đỏ của các cơ quạn Nhà nước có thẩm quyền khác có thể được scan và gửi đi. Lệ phí cho mỗi hồ sơ có thể chuyển qua tài khoản của Sở. Khi đến hạn nhận hồ sơ các tổ chức và cá nhân sẽ đem theo các giấy tờ gốc để so sánh đối chiếu, như vậy cũng đã tiết kiệm được rất nhiều nguồn lực.
3.2.3 Phát triển các dịch vụ trực tuyến
a. Nhắn tin để biết lịch trình giải quyết
Để tạo thuận lợi cho các tổ chức và công dân bộ phận một cửa có thể phối hợp với VNPT để đưa qui trình giải quyết TTHC lên tổng đài SMS, cho phép người dân soạn tin nhắn theo cú pháp nhất định để tra cứu lịch trình hồ sơ của mình. Người dân khi nộp hồ sơ tâm lý bao giờ cũng muốn vụ việc được giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời. Họ luôn quan tâm hồ sơ của mình đã giải quyết đến đâu, hiện đang giải quyết ở khâu nào. Cơ quan một cửa khi nhận hồ sơ cấp cho họ một mã số riêng. Trên phần mềm cho phép ghi nhớ lịch trình giải quyết của hồ sơ và cập nhật lên tổng đài. VNPT sẽ phối hợp với cán bộ, công chức taịh bộ phận một cửa số hóa qui trình giải quyết hồ sơ này. Người dân khi cần có thể nhắn tin SMS đến tổng đài là có thể biết được tình trạng hồ sơ của mình.
Đây là một trong những sáng kiến mới của Thành phố Hồ Chí Minh và đang chuẩn bị được đưa vào triển khai.
c) Nhắn tin xếp hàng đợi chỗ
Cũng tương tự như dịch vụ nhắn tin để biết lịch trình giải quyết thì người dân có thể nhắn tin đến hệ thống của bộ phận một cửa để đăng ký xếp hàng chờ đến lượt để
nộp hồ sơ hoặc các khoản lệ phí. Hệ thống sẽ phản hồi lại cho khách hàng một số thứ tự nào đó và thông báo lại khi đến lượt công dân đó.
Dịch vụ này sẽ trở nên hữu hiệu trong trường hợp số lượng hồ sơ, thủ tục là quá lớn. Việc xếp hàng chờ đợi sẽ mất rất nhiều thời gian trong khi có thể tận dụng thời gian đó để làm các công việc khác.
d) Dịch vụ “Tổng đài trả lời tự động”
Với phương châm xây dựng một nền hành chính phục vụ thì những dịch vụ như thế này là rất cần thiết. Bộ phận một cửa sẽ có một hệ thống được cài đặt sẵn các câu trả lời đơn giản nhưng mang tính phổ biến mà các tổ chức và công dân hay thắc mắc, bên cạnh đó sẽ có một đội ngũ sẵn sàng hỗ trợ nếu hệ thống tự động không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Giả sử khi bạn có một câu hỏi cần giải đáp, bạn sẽ quay số máy của tổng đài, hệ thống tự động sẽ xho bạn biết cần phải làm những thao tác gì để đến được với lĩnh vực bạn quan tâm, nếu không thỏa mãn bạn có thể quay số để yêu cầu hỗ trợ trực tiếp.
Các giải pháp trên chỉ có thể phát huy tác dụng khi bộ máy hành chính Nhà nước phải thực sự nhận thức được nhu cầu cần phải thay đổi của chính họ, những cán bộ, công chức cần phải đổi mới bởi chính họ sẽ là những người trực tiếp thực hiện công cuộc cải cách này, thành công hay không thành công phần lớn do họ tự quyết định.
3.2.4 Nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ, công chức và cơ sở hạ tầng của bộ phận một cửa
Trong bất cứ hoạt động nào thì con người vẫn luôn là yếu tố trung tâm và trong CCHC cũng vậy. Con người là một nhân tố hết sức quan trọng.
Nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm: Từ lâu do ảnh hưởng của cơ chế tập trung quan liêu bao cấp cũ mà mọi người luôn có cái nhìn không thiện cảm với các cơ quan HCNN, đây chính là lúc để mọi người thay đổi cái nhìn đó. Hành chính giờ đây là vì dân phục vụ chứ không phải quan liêu, cửa quyền như trước. Xã hội luôn luôn thay đổi và con người cũng phải thay đổi để phù hợp với từng hoàn cảnh,
từng giai đoạn. Các cán bộ hành chính phải đổi mới về tư duy cũng như phương pháp làm việc.
Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ: Các cán bộ một cửa phải được nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cũng như các kiến thức về tin học thông qua các lớp đào tạo ngắn hạn hay dài hạn, để có thể ứng dụng được các phần mềm cho công việc của mình, nâng cao hiệu của làm việc. Cũng có thể tham khảo, học tập các mô hình một cửa khác, những đơn vị đạt hiệu quả công việc cao trong thực hiện cơ chế này.
Góp phần nâng cao hiệu quả công việc, điều kiện làm việc cũng là một yếu tố