Trước khi thực hiện cơ chế “một cửa” tức từ năm 2003 trở về trước, các loại TTHC tại sở TNMT&NĐ được nộp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ, sau đó lãnh đạo xem xét và phân về các phòng chức năng giải quyết. Khi công dân đến họ sẽ được biết hồ sơ của mình hiện đang ở phòng ban nào và đến trực tiếp phòng ban đó để liên hệ giải quyết.
Ví dụ: Hồ sơ đăng ký và cấp phép hoạt động đo đạc & bản đồ do phòng Đăng ký thống kê và đo đạc bản đồ phụ trách, các thủ tục thuộc lĩnh vực Môi trường do phòng Quản lý Môi trường khí tượng và thủy văn phụ trách, các khiếu nại, tố cáo, tranh chấp về tài nguyên, môi trường và nhà đất do phòng Thanh tra phụ trách. Cứ như thế tất cả có 63 phòng ban phụ trách các lĩnh vực khác nhau.
Đến lúc này họ mới được biết để được giải quyết thì hồ sơ của họ cần những giấy tờ gì, lại quay về để bổ sung các giấy tờ cần thiết. Hồ sơ đã đầy đủ họ mới được hẹn ngày trả hồ sơ. Đến hạn nhận kết quả nhưng vẫn chưa chắc đã lấy được vì không có quy định cụ thể là phải giải quyết trong bao nhiêu ngày.
Việc làm này đã dẫn đến một số bất cập: * Đối với công dân và các tổ chức:
- Người dân không rõ nên tới đâu? gặp ai? Thủ tục gồm những giấy tờ gì, mất bao nhiêu thời gian, chi phí khoảng bao nhiêu?
- Người dân phải đi lại nhiều lần, đến nhiều phòng ban, gây mất thời gian và công sức mà vẫn không được việc.
* Đối với Sở TNMT&NĐ
- Cán bộ các phòng ban vừa phải tiếp nhận hồ sơ vừa giải quyết, lại vừa phải trả lời các thắc mắc của người dân, trong khi số lượng hồ sơ cần giải quyết ngày càng tăng khiến cho nhiều hồ sơ không được giải quyết đúng thời hạn đã định.
- Tình trạng dân chạy ngược, chạy xuôi giữa các phong ban trong Sở lo giấy tờ, thủ tục rất mất mỹ quan.
- Do có sự tiếp xúc trực tiếp giữa các tổ chức, công dân với cán bộ thụ lý hồ sơ nên dễ nảy sinh tiêu cực.
- Việc kiểm tra, kiểm soát của lãnh đạo Sở cũng gặp khó khăn vì có quá nhiều đầu mối → không thể đôn đốc, nhắc nhở kịp thời.
Do đặc thù của ngành Địa chính – Nhà đất cả nước nói chung và của Hà Nội nói riêng công tác quản lý đất – nhà ngày càng trở nên phức tạp với khối lượng thông công việc ngày càng lớn. Thêm vào đó ngày 04/9/2003 Chính phủ ban hành Quyết định 181 về việc thực hiện cơ chế “một cửa” trong các cơ quan hành chính Nhà nước là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến việc triển khai việc thực hiện cơ chế “một cửa” tại Sở TNMT&NĐ.