III. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh ở công ty TNHH sản xuất và thương mại Vạn Hoa
2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty 1 Chức năng nhiệm vụ
1.2. Căn cứ vào năng lực hiện có của Công ty
Khi tiến hành lập kế hoạch thì người ta phải căn cứ vào khả năng hiện có của Công ty để biết được hiện nay Công ty đang đứng ở đâu, năng lực sản xuất kinh doanh là bao nhiêu, công nghệ như thế nào? Để trả lời được các câu hỏi đó, Công ty phải xem xét đánh giá năng lực chủ yếu về các mặt sau :
Năng lực về số lượng máy móc thiết bị, công nghệ, lao động, năng lực sản xuất của Công ty …
Năng lực máy móc thiết bị của Công ty : Hiện nay Công ty TNHH sản xuất và thương mại Vạn Hoa có 2 xưởng sản xuất gồm:
Xưởng ở phố Vĩnh Phúc – Ba Đình – Hà Nội và Xưởng Xuân Đỉnh - Từ liêm – Hà Nội.
Với đặc thù là sản xuất bút máy ngòi mài luyện viết chữ đẹp cho học sinh. Nguyên vật liệu nhập mua ngoài chủ yếu từ thị trường Trung Quốc về lắp ráp, gia công mài ngòi tạo ra sản phẩm.
Hoạt động sản xuất chủ yếu là mài ngòi tạo nét thanh đậm nên phụ thuộc chủ yếu vào độ lành nghề của Công nhân sản xuất.
Mài ngòi qua 3 công đoạn:
mài phá ngòi trên máy, mài bóng ngòi trên đá mài, Kiểm tra ngòi trên thiết bị kiểm tra.
Vậy nên dây chuyền sản xuất của Công ty hiện có tại các xưởng:
Một dây chuyền máy mài phá, băng chuyền mài bóng ngòi và Máy kiểm tra đo độ bóng của ngòi.
Căn cứ vào năng lực sản xuất của từng xưởng mà Phòng kế hoạch lập kế hoạch giao cho các đơn vị.
Năng lực lao động của Công ty : Hiện nay Công ty có khoảng 300 công nhân với tay nghề cao , có khoảng 26 nhân viên gián tiếp làm việc trong các
phòng ban chức năng có trình độ từ cao đẳng trở lên .Đối với công tác lập kế hoạch thì lao động là một nhân tố quan trọng quyết định chất lượng của kế hoạch đề ra và ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty .Để có được một kế hoạch với những chỉ tiêu hợp lý và các biện pháp thực hiện chỉ tiêu đó một cách phù hợp , đòi hỏi phải có một đội ngũ lao động trong bộ phận kế hoạch có năng lực và trình độ cao trong đó có 100% có trình độ đại học,mặc dù số lượng không nhiều nhưng với năng lực chuyên môn cao đáp ứng tốt cho công tác lập kế hoạch của Công ty.
Năng lực sản xuất của Công ty: Mặc dù mới được thành lập không lâu nhưng ban lãnh đạo công ty rất chú trong vào đầu tư trang thiết bị máy móc với công nghệ hiện đại, đội ngũ công nhân có tay nghề cao. Năng lực sản xuất của Công ty là tương đối cao so với các doanh nghiệp hoạt động trong cùng lĩnh vực, hiện tại với năng lực sản xuất của hai xưởng hầu như là đáp ứng đủ nhu cầu hàng hoá mà bên kinh doanh đặt.
1.3. Căn cứ vào thị trường tiêu thụ của công ty
Công ty TNHH sản xuất và thương mại Van Hoa là doanh nghiệp kinh doanh đóng vai trò chủ đạo. vì vậy ban lãnh đạo công ty đặt thị trường là trung tâm cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, thị trường chính là nơi quyết định sản xuất cái gì ? Sản xuất như thế nào ? Sản xuất cho ai ? vai trò trực tiếp hướng dẫn các doanh nghiệp lựa chọn lĩnh vực hoạt động và phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả . Kết quả điều tra nghiên cứu nhu cầu thị trường phải phản ánh được qui mô, cơ cấu đối với từng sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, có tính đến tác động của các nhân tố làm tăng hoặc giảm cầu để đáp ứng yêu cầu của công tác lập kế hoạch . Những kết quả điều tra nghiên cứu này có thể tập hợp theo mức giá để xác định mục tiêu kinh
doanh phù hợp với phân đoạn thị trường hoặc theo khách hàng để đảm bảo sự gắn bó giữa sản xuất với kinh doanh .Căn cứ vào số lượng các đối thủ cạnh tranh , sự biến động giá cả trên thị trường để lập kế hoạch thì hiệu quả của phương án kế hoạch sẽ được nâng cao Thông thường công ty tiến hành nghiên cứu tình hình thị trường qua báo cáo hàng tháng của các đại diện thương mại về tình hình thị trương của khu vực minh như : tình hình tiêu thụ sản phẩm, thông tin về đối thủ cạnh tranh ...từ đó đề ra kế hoạch sản xuất và cung ứng cho từng khu vực từng mảng thị trường khác nhau...
Theo đánh giá của Công ty thì hiện tại giá trị sản lượng bút luyện chữ của Công ty chiếm 60% thị phần về sản phẩm này trên thị trường miền bắc và trung.Vì vậy có thể nói thị trường xuất khẩu đang là thị trường sống còn của Công ty. Định hướng cơ bản của hoạt động thị trường trong thời gian tới của Công ty là giữ vững thị trường cũ , từng bước mở rộng thị trường mới hiện tai sản phẩm cua công ty đang xâm nhập thị trường miền nam.
1.4. Căn cứ vào các kế hoạch và mức độ hoàn thành của kỳ báo cáo
Khi lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, ngoài việc căn cứ vào nhiệm vụ, mục tiêu của kế hoạch năm, năng lực hiện có của công ty, kết quả nghiên cứu và dự báo thị trường thì Công ty còn phải căn cứ vào tình hình đánh giá kế hoạch thực hiện năm trước, tức là xem xét khả năng thực hiện kế hoạch là bao nhiêu , đạt được những kết quả gì và còn tồn tại những gì…để từ đó đề ra kế hoạch cho năm tới .
Trong Công ty thường xây dựng kế hoạch tháng, sau mỗi một tháng Công ty thường tổng kết đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch đặt ra để làm cơ sở cho việc đề ra kế hoạch cho tháng tiếp theo .
Xây dựng kế hoạch xản xuất kinh doanh cho năm 2009 dựa trên hiệu quả kinh doanh của công ty trong các năm trước.
Với công ty TNHH sản xuất và thương mại Vạn Hoa, hiện nay công ty mới chỉ xây dựng kế hoạch kinh doanh cho mình,còn kế hoạch sản xuất thì mới chỉ là các kế hoạch doanh số cần cung cấp theo đơn đặt hàng của bên kinh doanh.
Để đánh giá được hiệu quả của công tác lập kế hoạch ở công ty ta dựa vào tình hình thực hiện kế hoạch kế hoạch sản xuất so với kế hoạch đề ra trong những năm qua . (Bảng 2) TT Chỉ tiêu Đơn vịtính TH 2007 Năm 2008 KH 2009 % KH TH KH2008/ TH2007 TH2008/ KH2008 KH2009/ TH2008 1 GTTSL (Giá CĐ 1994) Nghìn đồng 2 Doanh thu " 3.710 8.007 8.711 13.065 234.8% 108.8% 150% " " -DTNĐ " 3.710 8.007 8.711 13.065 234.8% 108.8% 150% " Lỗ Minh vũ Lớp KTPT47B
3 Lợi nhuận " " 927,5 1.601 1.916 2.743 172.6% 119.7% 143.16% 4 Nộp ngân sách " 261.2 449.78 537.98 685.75 172.2% 119.61% 127.46 Tr. đó: + Thuế VAT " 0 0 0 0 0 0 0 " 0 0 0 0 +Thuế TNDN " 259,70 448.28 536.48 685.75 + Khác " 1,5 1,5 1,5 1,5 5 Số người đang làm việc Ng 115 200 220 300 173.9% 110% 136.36% 6 Thu nhập BQ: (đ/ng/th) 1000đ 1.650 1.800 2.050 2.500 109% 114% 121.9%
(Nguồn: Phòng kế hoạch công ty)
Qua bảng trên ta thấy tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh ở Công ty là tương đối tốt,tất cả các chỉ tiêu đều đạt được vượt mức hơn 120% so với kế hoạch đề ra.nhìn chung trong những năm qua Công ty đã hoàn thành được các chỉ tiêu kế hoạch tốt mà ban lãnh đạo đề ra, hoàn thành
nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước , sản xuất kinh doanh có hiệu quả , nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên , năng lực sản xuất được nâng lên, thương hiệu Vạn Hoa ngày càng được mọi người biết đến nhiều hơn.nguyên nhân là do lĩnh vực kinh doanh của công ty còn mới, đối thủ cạnh tranh còn it và phải kể đến khả năng mở rộng và xâm nhập thị trường của công ty rất nhanh góp phần lớn vào thành quả trên.
2.Quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh
Quy trình kế hoạch cuả công ty Vạn Hoa bao gồm có 4 bước được thực hiện tuần tự các bước và xen kẽ nhau giũa các thời kỳ kế hoạch bao gồm: Bước 1.Soạn lập kế hoạch nội dung của phần này chủ yếu xác định các nhiệm vụ, mục tiêu nhiệm vụ như: Đưa ra mức tăng trưởng năm, đặt ra mục tiêu cần đạt cho các tháng, chiển khai kế hoạch kinh doanh trong tháng khoán doanh số cho các khu vực. cùng với mục tiêu đề ra cần đưa ra các chương trình như phân phối sản phẩm, xúc tiến sản phẩm mơi và mở rộng thị trường. Giai đoạn này cần có sự tham gia của tất cả các bộ phận liên quan.bản kế hoạch được soạn lập ban xuất phát từ mục tiêu của ban giám đốc đề ra và từ mục tiêu đề ra nhân viên kế hoạch cùng các bộ phận phòng ban cân đối với khả năng hiện có về các yếu tố nguồn lực, vốn từ đó đưa ra kế hoạch thực hiện, hiện tại công ty mới chỉ xây dựng được kế hoạch kinh doanh cho mình. Bước 2. Hoạt động tổ chức chiển khai kế hoạch
Khi các khu vực được giao nhiệm vụ và khoán doanh số hàng tháng và quý. Các khu vực sẽ lên kế hoạch về đặt hàng cho bên sản xuất và bên sản xuất tổ chức tiến hành cung ứng hàng hoá.Xác định nhu cầu nguyên vật liệu tổ chức huy động về vốn, nhân lực cần thiết cho chiển khai kế hoạch.
Bước3. Tổ chức giám sát theo dõi thực hiện
Hàng tuần các đơn vị báo cáo tiến độ thực hiện mục tiêu, những thuận lợi khó khăn.như vê thị trường tiêu thi sản phẩm, Đối thủ cạnh tranh những thuận lợi khó khăn như nhu cầu hàng hoá đáp ứng đủ chư.Bên sản xuất khó khăn gì về tình hình nhân lực hay nguyên vật liệu như thế nào có khả năng đáp ứng đủ nhu cầu đặt hàng bên kinh doanh không.
Bước 4 . Điều chỉnh kế hoạch
Từ những bất cập trong quá trình thực hiện kế hoạch cần có những điều chỉnh cho phù hợp về khâu tổ chức, hay cần đưa ra các phương án hỗi trợ cho tổ chức hoàn thành chỉ tiêu
Quy trình kế hoạch hoá không phải là một trình tự đơn giản trong đó các khâu đựơc thực hiện đan xen và hỗi trợ nhau, trong đó bước soạn lập kế hoạch là khâu quan trọng nhất và sản phẩm của nó là một bản kế hoạch. vì vậy em xin tập trung vào phân tích quy trình và phương pháp lập kế hoạch sản xuất kinh doanh .
3.Quy trình và phương pháp lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty TNHH sản xuất và thương mại Vạn Hoa.
3.1. Quy trình
Xây dựng kế hoạch là khâu quan trọng nhất của quy trình kế hoạch. Vì vậy quy trình xây dựng kế hoạch đòi hỏi phải đảm bảo khi xây dựng kế hoạch xong thì bản kế hoạch đó phải là phương án tốt nhất cho công ty để công ty hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả, không quá xa vời với năng lực hiện
tại, nhưng cũng không nên lãng phí nguồn lực. Quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh phải thực hiện qua những bước sau:
Bước 1: chuẩn bị lập kế hoạch
Đây là bước đầu tiên đòi hỏi phải phân tích thị trường một cách cụ thể, để đưa ra những số liệu những thông tin căn cứ về:
nhu cầu thị trường của công ty vấn đề nghiên cứu thị trường được nhân viên kế hoạch tổng hợp từ báo cáo của các đại diện thương mại của cac khu về tình hình thị trường.
phải nắm rõ được năng lực sản xuất kinh doanh: Dánh giá kết quả thực hiện kế hoạch kinh doanh kỳ trước cùng với khả năng cung ứng sản phẩm, với năng lực sản xuất hiện tại đã đáp ứng đủ nhu cầu đặt hang chưa. Tính toán nguồn vốn cần có để thực hiện kế hoạch. Bước này đòi hỏi phải tốn rất nhiều thời gian, đầu tư và trí tuệ của những nhà kế hoạch và các cán bộ chuyên môn khác, trong giai đoạn này thì ngoài việc nghiên cứu thị trường và nắm bắt được năng lực của công ty còn phải phân tích những vấn đề liên quan như tình hình kinh tế trong nước và thế giới. Như vậy trong bước này có rất nhiều vấn đề cần giải quyết và hiện nay tại công ty thì giai đoạn này được giao cho các phòng chức năng tự nghiên cứu và báo cáo những thông tin nghiên cứu được lên trên.
Bước 2: Dự thảo kế hoạch
Dựa trên những căn cứ vào định hướng phát triển của công ty trong thời kỳ kế hoạch và dựa vào kế hoạch và mức độ hoàn thành của kỳ báo cáo và tình hình sản xuất kinh doanh thực tế của công ty kết hợp với các thông tin từ
các các bộ phận sẽ đưa ra dự báo được hoạt động sản xuất kinh doanh cho năm tiếp theo xây dựng các kế hoạch cụ thể như:
kế hoạch lao đông: đưa ra các kế hoạch vê giải quyết công ăn việc làm,
nâng cao trình độ chuyên môn (kế hoach đào tạo bồi dưỡng) dáp ứng nhu cầu
cho công việc với tốc độ tăng trưởng hiện tại hàng năm cần tuyển dụng bao nhiêu nhân viên ở các cấp, nâng cao thu nhập cùng các chế độ cho cán bộ công nhân viên.
kế hoạch đầu tư xây dựng máy móc, nhà xưởng phục vụ cho công tác sản xuất đáp ứng nhu cầu mơ rộng quy mô của công ty. hiện tại do công ty mới thành lập lên cơ sở hạ tầng hang năm cần đầu tư xây dựng rất lớn cần cân đối cho hợp với lượng vốn hiện có của công ty
Kế hoạch tài chính: trên cơ sở kế hoạch của hoạt động sản xuất kinh doanh phòng tài chính kế toán sẽ lên kế hoạch huy động vốn từ các nguồn nhằm đáp ứng nhu cầu choc các kế hoạch về nguyên vật liệu, đầu tư nhà xưởng máy móc.
Kế hoạch thị trường: tổ chức kế hoạch tiêu thụ sản phẩm tổ chức các kênh phân phối, các chương trình giới thiệu sản phẩm. kế hoach mở rộng và khai thác thị trường mới đây là vấn đề hết sức quan trong đối với công ty khi vai trò kinh doanh nắm vai trò chủ đạo cho sự phát triển của công ty.
Đây là bước mà có sự kết hợp của những người làm kế hoạch và các cán bộ thuộc các phòng chức năng khác phòng kinh doanh lập lên bản dự thảo kế hoạch kinh doanh. dự thảo hoàn thành khi thông qua giám đốc và đã được nghiên cứu.
Bước 3: Trình dự thảo kế hoạch
Bản dự thảo kế hoạch hoàn thành sẽ được trình lên cơ quan cấp trên trực tiếp giám đốc xem xét và đánh giá.
Bước 4: Xây dựng kế hoạch chính thức và giao các chỉ tiêu cho các bộ phận: Sau giám đốc xem xét và cùng nhân viên kế hoạch điều chỉnh và cân đối cho phù hợp với mục tiêu chung của công ty thì kế hoạch chính thức được duyệt và giao các chỉ tiêu cho các bộ phận.
Kế hoạch chính thức của công ty được hoàn thành khi được cơ quan cấp trên duyệt đưa xuống các bộ phận chiển khai và xác định rõ mục tiêu, chỉ tiêu, cách thức thực hiện của các bộ phận và của công ty trong năm tiếp theo (đối với kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm) và trong thời kỳ (đối với kế hoạch sản xuất kinh doanh trung hạn).
3.2.Phương pháp xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh
Tuỳ theo đặc điểm của mỗi công ty ma các doanh nghiệp áp dụng các phương pháp khác xây dựng kế hoạch khác nhau. Trong xây dựng kế hoạch công ty TNHH sản xuất và thương mại Van Hoa áp dụng phương pháp cân đối là chủ yếu.phương pháp này được tiến hành qua 3 bước:
Bước 1: Xác định nhu cầu về các yếu tố sản xuất kinh doanh để thực hiện mục tiêu kinh doanh.
Khi nhận được đơn đặt hàng thì công ty triển khai xuống các xưởng sản