IV. Vấn đề giám sát và thực hiện hợp đồngnhập khẩu của công ty CPCI.
1.công tác phân loại hợp đồng
Vì công ty không thể kiểm tra thủ công tất cả các hợp đồng trong một ngày vì nếu nh vậy thì lãng phí thời gian, và công ty còn nhiều việc khác phải làm. Do vậy công ty cần lập ra những biện pháp để giám sát sự thci hiện của chính mình lẫn nhà cung cấp. Sau đây là một số biện pháp nhỏ nhằm phân loại các hợp đồng theo các mức độ cần theo dõi:
a. Căn cứ vào tính cấp bách của nhu cầu: mặt hàng đó có mức độ cấp thiết nh thế nào ? kho dự trữ có còn mặt hàng đó không ? …
Mức độ khẩn: mặt hàng này chắc chắn phải về đúng thời hạn do đó cần có sự giám sát kĩ hơn.
Mức độ trung bình: cần xác định thời gian hàng về, mức độ dao động về thời gian, khối lợng,chất lợng có thể chấp nhận đợc. Với mặt hàng này có thể lới lỏng sự theo dõi hơn.
b. Căn cứ vào mức độ thân quen với nhà cung cấp: Với nhà cung cấp mới công ty cần có sự giám sát chặt chẽ hơn những nhà cung cấp thờng xuyên, có uy tín với công ty.
c. Căn cứ vào tần số ký kết hợp đồng: Với những nhà cung cấp có tần số này thấp tức ít khi có hợp đồng với công ty thì công ty cần có sự giám sát chặt chẽ hơn.
d. Căn cứ vào lịch sử thực hiện hợp đồng: Với những nhà cung cấp đã thực hiện tốt các hợp đồng đã ký kết thì công ty có thể giảm nhẹ sự giám sát.
e. Cần giám sát tính phù hợp của sản phẩm so với đòi hỏi của hợp đồng hơn là thứ hạng của sản phẩm.