TK 152.1: Nguyên vật liệu chính.
Nhóm Danh điểm Tên vật liệu Quy cách ĐVT
152.1.01 Vải 152.1.01.01 Vải skavi m 152.1.01.02 Vải cotton 100% m …… ….. 152.1.02 Chỉ 152.01.02.01 Chỉ 50C3 1.000 Cuộn 152.1.02.02 Chỉ 60C3 5.000 Cuộn 152.1.02.03 Chỉ mạ non 5.000 Cuộn …… ……. 152.1.03 Khuy
152.1.03.01 Khuy nhựa 12 Cái
152.01.03.02 Khuy đồng 15 Cái
152.1.03.03 Khuy trắng 15 Cái
…… …….
Khi đánh số danh điểm nguyên vật liệu cho từng loại ta đánh 152.1, 152.2 … là NVL chính, NVL phụ … Cách đánh này giúp ta dễ nhận biết từng loại nguyên vật liệu đồng thời tên danh điểm cũng phù hợp với chế độ quy định. Trong các loại nguyên vật liệu lại tiếp tục đánh 01, 02, 03 cho từng nhóm vật liệu. Sau đó trong các nhóm lại tiếp tục đánh 01, 02,03 … cho từng thứ vật liệu.
Việc lập sổ danh điểm nguyên vật liệu cũng cần phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học, hợp lý phục vụ yêu cầu quản lý củaXí nghiệp đặc biệt là thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế toán cho phần hành hạch toán vật liệu trên máy vi tính, giảm bớt khối lượng ghi chép thủ công.
Công tác quản lý kho bảo quản nguyên vật liệu trong kho của Xí nghiệp đã đi vào nền nếp chặt chẽ. Nguyên vật liệu được sắp xếp gọn gàng thuận tiện trong một kho chung cho toàn bộ nguyên vật liệu của Xí nghiệp. Tuy nhiên, do sử dụng một kho chung nên dễ gây hư hỏng đối với nguyên vật liệu dễ loang ố như vải, chỉ, bông…Do đó với công tác quản lý kho Xí nghiệp nên tổ chức lại. Các nguyên vật liệu dễ hư hỏng cần phải được bảo quản tốt.
Mỗi loại nguyên vật liệu phải được quản lý theo một kho riêng, hoặc nếu điều kiện chưa cho phép thì kho của Xí nghiệp nên chia thành 2 kho. Một kho dùng cho các NVL dễ hư hỏng như vải, chỉ, bông … một kho dùng cho các loại NVL khác để dễ quản lý hơn.
• Hạch toán kiểm kê nguyên vật liệu
Trong điều kiện sản xuất hiện nay, Xí nghiệp có ít nguyên vật liệu tồn kho, song NVL tồn kho chủ yếu là những NVL dễ hư hỏng, loang ố như vải, chỉ, bông… Thực tế hàng năm Xí nghiệp chỉ kiểm kê một lần. Điều này có hạn chế là không kịp thời ngăn chặn những ảnh hưởng xấu như làm mất mát, hư hỏng, ứ đọng kém phẩm chất từ các quý I, II, III. Cuối mỗi tháng, quý, Xí nghiệp chỉ biết được số lượng và giá trị trên sổ sách mà không biết tình hình thực tế NVL ở kho.
Theo em, Xí nghiệp nên tiến hành kiểm kê đúng theo quý để cùng với kỳ hạch toán có thể biết được cả số lượng, giá trị và chất lượng NVL tồn kho.
• Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Mục đích của hạch toán chi tiết vật liệu là để theo dõi chặt chẽ tình hình nhập – xuất – tồn từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng lẫn giá trị để đáp ứng được yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Vật liệu phải được tổ chức hạch toán theo từng kho, từng thứ, từng loại bằng phương pháp hạch toán phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. Mỗi phương pháp đều có những ưu
điểm, nhược điểm riêng và do đó điều kiện áp dụng của mỗi phương pháp là hoàn toàn khác nhau. Cùng một phương pháp nhưng có thể phù hợp với doanh nghiệp này mà không phù hợp với doanh nghiệp kia. Việc áp dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu phù hợp có ý nghĩa quyết định đến tính hiệu qủa của công tác kế toán, nó không chỉ làm giảm khối lượng công việc của kế toán mà còn giúp cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kho và phòng kế toán được dễ dàng, thuận tiện.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Xí nghiệp May xuất khẩu hiện đang áp dụng phương pháp thẻ song song. Theo em sử dụng phương pháp này là hoàn toàn phù hợp với điều kiện của Xí nghiệp vì phương pháp này đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu. Tuy nhiên, sử dụng phương pháp này cũng có nhược điểm là việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán trùng lặp về chỉ tiêu số lượng và việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu được tiến hành vào cuối quý nên hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Để khắc phục những nhược điểm này thì giữa thủ kho và kế toán hàng tháng phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu sổ sách để có thể phát hiện sai sót và có biện pháp khắc phục kịp thời.
Ngoài ra, để đảm bảo cho công tác hạch toán vật liệu được chặt chẽ thì khi bàn giao các chứng từ nhập - xuất kho vật liệu thì thủ kho và kế toán vật tư cần phải lập phiếu giao nhận chứng từ.
Ví dụ: Căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất của loại vật liệu Vải skavi trong
tháng 02 năm 2009. Định kỳ khi giao nhận chứng từ, kế toán và thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ đính kèm với các chứng từ nhập - xuất.
Biểu 2.26: Mẫu phiếu giao nhận chứng từ
PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP SỐ … Từ 08/02 – 15/02
Nhóm VL Số lượng chứng
1521.02 1 38 475.000.000
Ngày 15/02/2009
CHỮ KÝ THỦ KHO CHỮ KÝ KẾ TOÁN.
• Sử dụng TK 151- “Hàng mua đang đi đường” theo dõi hàng mua cuối tháng chưa về nhập kho và TK 002 “Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công” theo dõi những nguyên vật liệu nhận gia công cho Công ty Thương mại Xuất Nhập Khẩu Hòa Bình.
- Trong nhiều trường hợp, kế toán chỉ nhận được hóa đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì kế toán chưa tiến hành ghi sổ ngay mà đối chiếu với hợp đồng kinh tế và lưu hóa đơn vào cặp hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Trong kì nếu hàng về nhập kho, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn mua hàng sẽ ghi trực tiếp vào sổ TK 152 như bình thường. Nếu cuối tháng hàng chưa về thì căn cứ vào Hóa đơn, các chứng từ có liên quan, kế toán phản ánh giá trị số NVL này vào bên nợ TK 151.
TK 151 dùng để phản ánh trị giá hàng hóa, vật liệu mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về đến kho hay đang chờ kiểm nhận nhập kho. Kết cấu TK 151 như sau:
Bên Nợ: Giá trị hàng hóa, vật tư đã mua đang đi trên đường.
Bên Có: Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đã về nhập kho
của doanh nghiệp.
Số dư bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng hóa, vật tư đã mua nhưng chưa về
nhập kho đơn vị.
Phương pháp hạch toán kế toán như sau:
Cuối kì kế toán căn cứ vào hóa đơn mua hàng của loại hàng mua chưa về nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK133 Có TK 331
Có TK 111,112,141...
Kì sau khi hàng về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 151 - Hàng mua đang đi đường
Trường hợp hàng mua đang đi đường mà bị hao hụt, mất mát được phát hiện ngay sau khi phát sinh hay khi kiểm kê cuối kì thì căn cứ vào biên bản về hao hụt mất mát, kế toán sẽ phản ánh giá trị hàng mất mát, hao hụt như sau:
Nợ TK1381 - Tài sản thiếu chờ xử lí Có Tk 151 - Hàng mua đang đi đường.
- Tài khoản 002 dùng để theo dõi hàng hóa vật tư nhận giữ hộ, nhận gia công. Đây là tài khoản ghi đơn. Kế toán có thể sử dụng giá tạm tính (giá thị trường ) để ghi sổ.
Khi nhận hàng hóa, vật tư nhận giữ hộ, gia công, kế toán ghi: Nợ TK 002
Khi xuất trả vật tư, hàng gia công, kế toán ghi: Có TK 002
• Trích lập dự phòng nguyên vật liệu
Để đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh đúng giá trị vật tư không cao hơn giá trị thị trường và các báo cáo tài chính phản ánh chính xác hơn giá trị của tài sản thì việc trích lập dự phòng cho NVL là cần thiết. Mặt khác, xét về phương diện tài chính, dự phòng giảm giá NVL có tác dụng làm giảm lãi của niên độ nên tích lũy được số vốn mà đáng lẽ đã phân chia.
Mức dự phòng giảm
= Số lượng hàng tồn kho tại thời
X Giá gốc hàng tồn kho theo
- Giá trị thuần có thể thực hiện
giá hàng tồn
kho điểm lập BCTC sổ kế toán
được của hàng tồn kho Xí nghiệp nên sử dụng thêm TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng hàng tồn kho
Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Theo quy định Chế độ kế toán doanh nghiệp năm 2006, hoàn nhập các khoản dự phòng bàng cách giảm chi phí có liên quan, cụ thể đối với hàng tồn kho là ghi giảm giá vốn hàng bán (ghi Có TK 632). Tuy nhiên, theo thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2006, việc hoàn nhập dự phòng được ghi tăng doanh thu (thu nhập) tương ứng đến đối tượng dự phòng, cụ thể với hàng tồn kho hoàn nhập dự phòng thì ghi tăng thu nhập khác (ghi Có TK 711). Như vậy, việc trích lập dự phòng có thể thực hiện theo chế độ hay theo thông tư như sau:
Cuối kì kế toán năm hay quý, khi tiến hành trich lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, kế toán ghi:
Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán
Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Trường hợp nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kì kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kì kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn kế toán ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán ( chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có Tk 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kì kế toán năm nay mà nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kì kế toán trước chưa sử dụng hết, số chênh lệch kế toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Có TK 632 - Giá vốn hàng bán
• Ứng dụng tin học vào hạch toán kế toán
Trong điều kiện kiện hiện nay, không chỉ có các nhà quản lí doanh nghiệp mà còn có các đối tượng khác quan tâm sử dụng thông tin kế toán của doanh nghiệp. Việc thu thập xử lí thông tin và hệ thống hóa theo phương pháp thủ công hay các phương tiện máy tính đơn giản trong kế toán sẽ không còn đáp ứng được các yêu cầu về thông tin trong điều kiện của nền kinh tế phát triển đó. Đặc biệt gây khó khăn trong việc kiểm soát của mỗi đơn vị. Hơn thế nữa hiện nay các doanh nghiệp hầu hết đã áp dụng các phần mềm kế toán để giảm bớt khối lượng công việc kế toán. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán có sẵn hay thuê các chuyên gia về làm phần mềm riêng phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mình.
Nội dung hoàn thiện
Tổ chức mã hóa đối tượng quản lí: đây chính là công tác lập sổ danh điểm vật liệu mà ta đã đề cập ở trên. Việc mã hóa giúp cho tìm kiếm thông tin nhanh chóng, tăng tốc độ xử lí, độ chính xác...
Tổ chức chứng từ kế toán: căn cứ vào hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lí, để quyết định sử dụng chứng từ phù hợp với chế đọ hiện hành. Sau khi xây dựng được hệ thống danh mục chứng từ trên phần mềm kế toán, các chứng từ gốc ban đầu kế toán đã có thể tiến hành vào máy. Công việc của người lập trình lúc này là phải lập chương trình tự động luân chuyển, xử lí các chứng từ đó vào các sổ thích hợp được tạo sẵn trên máy vi tính.
Trình bày và cung cấp thông tin: Sản phẩm cuối cùng của quy trình xử lí, hệ thống hóa tin học kế toán là các báo cáo kế toán và các thông tin kế toán khác như: Báo cáo tài chính, báo cáo quản trị... Nhiệm vụ của người lập chương trình kế toán là làm sao để kế toán có thể dễ dàng lọc từ chương
trình để lấy ra các báo cáo cần thiết cung cấp thông tin theo đúng yêu cầu của người sử dụng.
Trên đây là một số ý kiến của em về công tác kế toán vật liệu trong quá trình tìm hiểu thực tế taị Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình. Tuy nhiên do năng lực còn hạn chế, kinh nghiệm thực tiễn của bản thân còn ít, nên những ý kiến đề xuất trên đây chưa phải là những phương án tối ưu. Em mong rằng những giải pháp trên sẽ góp phần nhỏ bé cho Xí ngiệp trong việc nâng việc nâng cao tính hiệu quả của công tác kế toán nguyên vật liệu.
3.4. Điều kiện thực hiện
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để có thể đứng vững và phát triển lâu dài, Công ty và Xí nghiệp cần phải nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của mình mà nội dung chính là hoàn thiện bộ máy tổ chức, quy trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Trong đó, quá trình sản xuất có vai trò hết sức quan trọng, đặc biệt là các yếu tố đầu vào đối với hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Để phù hợp với xu hướng phát triển của nền kinh tế, công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải ngày càng hoàn thiện hơn. Công việc này khá phức tạp đòi hỏi phải được tiến hành thường xuyên và liên tục với sự kết hợp nỗ lực của Công ty, Xí nghiệp lẫn phía Nhà nước.
3.4.1. Về phía Công ty Cổ phần Xuất – Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình và Xí nghiệp May xuất khẩu
- Đơn vị cần nâng cao năng lực, trình độ nhân viên kế toán. Bên cạnh đó cần có những chính sách cụ thể để đào tạo ngắn hạncho các nhân viên kế toán, cập nhật chính sách, chế độ mới làm cơ sở cho công tác hạch toán kế toán, tuân thủ chế độ kế toán.
- Phát huy tính sáng tạo, năng động, nhiệt tình của đội ngũ nhân viên kế toán trong công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng sao cho vừa tuân thủ đúng chế độ, vừa phù hợp với đặc điểm của đơn vị. Tạo điều kiện cho nhân viên kế toán đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu về từng phần hành cụ thể, giúp cho công tác hạch toán kế toán vừa đảm bảo đúng chế độ vừa phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty và Xí nghiệp, hoàn thiện hơn công tác kế toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng.
- Xí nghiệp nên xem xét tới việc tin học hóa công tác kế toán, sử dụng phần mềm kế toán để giảm khối lượng kế toán thủ công, đảm bảo tính chính xác của công tác kế toán.
3.4.2. Về phía nhà nước
Hiện nay do sự thiếu đồng bộ giữa các văn bản pháp lí kế toán và một số quy định chưa thật sự phù hợp với thực tiễn công tác kế toán tại các doanh nghiệp nên các kế toán còn gặp một số khó khăn trong việc áp dụng chúng vào thực tế kế toán tại đơn vị mình. Vì vậy, Nhà nước nói chung cũng như Bộ Tài Chính nói riêng cần nghiên cứu thay đổi một số quy định liên quan tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có thể áp dụng một cách linh hoạt các quy định đó vào thực tiễn của đơn vị mình mà vẫn đảm bảo khả năng quản lí vĩ mô của nhà nước.
KẾT LUẬN
Đối với một doanh nghiệp sản xuất, với rất nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau thì quản lí và sử dụng nguyên vật liệu một cách có hiệu quả là một yêu cầu hết sức cần thiết. Do đó, công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lí tốt vật liệu, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá