Xí nghiệp May XK Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---
BIÊN BẢN KIỂM KÊ TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU Ở XÍ NGHIỆP MAY XUẤT KHẨU
Tổ kiểm kê gồm có :
1. Đỗ Bá Thân - Phòng kinh doanh
2. Nguyễn Quang Hải - Thủ kho xí nghiệp 3. Nguyễn Thị Hồng - Kế toán trưởng Đã kiểm kê tồn kho nguyên vật liệu:
S TT Tên vật tư Đ.V tính Số tồn theo sổ sách Số tồn theo thực tế 12/2008 Chênh lệch giữa sổ sách và thực tế Ghi chú 1 Bông sơ cấp trắng K1, 52 Kg 5.566,80 5.566,80 0 2 Canh tóc K1,1 M 19,20 19,20 0 3 Chỉ cỏ úa Cuộn 0,00 0,00 0 4 Chỉ 50C3 1000m/c Cuộn 38,00 38,00 0 … ……. ….. …… …… …..
12 Khuy bay 12 ly Cái 407,00 407,00 0
13 Khuy nâu 15 ly Cái 0,00 0,00 0
14 Khuy đồng Cái 128,00 128,00 0 Hỏng
… ……. …. …… …… …..
45 Vải cotton 60% M 275,40 275,40 0
46 Vai tropical be vàng K1,5 M 320,00 320,00 0
Ngày 31-12-2008
Thủ kho Kế toán Đại diện phòng kinh doanh
(ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên)
Biên bản kiểm kê kho là chứng từ để hạch toán kết quả kiểm kê nguyên vật liệu.
Truờng hợp kiểm kê phát hiện thiếu, NVL bị hư hỏng, mất mát, căn cứ vào Biên bản kiểm kê và Biên bản xử lí (nếu có) tại Xí nghiệp May xuất khẩu, kế toán ghi tăng trực tiếp tài khoản giá vốn và không ghi qua TK 138.
Nợ TK 632 : phần bị hư hỏng, mất mát Có TK 152
Ví dụ: Sau khi nhận đuợc Biên bản kiểm kê vật tư (Biểu 2.24), đối chiếu lại
với Bảng tổng hợp Nhập- xuất- tồn, vật tư “Khuy đồng” số luợng kiểm kê đúng với số luợng trên sổ sách, số tồn cuối kì là 128 cái, tuy nhiên đã bị hỏng do quá trình bảo quản. Kế toán tiến hành ghi sổ:
Nợ TK 632: 192.000 Có TK 152: 192.000
Thực tế ở Xí nghiệp, các nghiệp vụ như trên ít xảy ra, số luợng kiểm kê thuờng khớp với sổ sách kế toán, các vật tư vẫn đảm bảo chất luợng. Điều này chứng tỏ Xí nghiệp đã làm tốt công tác quản lí NVL.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP MAY XUẤT KHẨU
THUỘC CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÒA BÌNH
3.1. Đánh giá khái quát công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu thuộc Công ty Cổ phần Xuất-Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình
Xí nghiệp May xuất khẩu từ ngày thành lập đến nay đã có một quá trình phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý. Từ điểm xuất phát ban đầu chỉ có cơ sở vật chất nghèo nàn cùng số vốn ít ỏi đến nay xí nghiệp đã có một đội ngũ cán bộ trình độ cao, giàu kinh nghiệm, lực lượng công nhân lành nghề với một cơ sở vật chất có giá trị lớn hàng trăm tỷ đồng. Xí nghiệp đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình là sản xuất ra các quần áo, sản phẩm xuất khẩu với chất lượng cao, mẫu mã đẹp. Đồng thời Ban giám đốc Xí nghiệp đã luôn trăn trở và tìm kiếm những hướng phát triển mới nhằm đem lại sự lớn mạnh cũng như thu nhập cao và ổn định cho cán bộ công nhân đơn vị mình. Vì vậy, Xí nghiệp đã không ngừng mở rộng sản xuất, ký kết hợp đồng với các bạn hàng nước ngoài và nhiều bạn hàng khác trong nước. Sản phẩm của Xí nghiệp đã đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, với chất lượng cao, mẫu mã đa dạng. Xí nghiệp đã đảm bảo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên với mức thu nhập tương đối ổn định và đang ngày càng khẳng định vị trí cũng như uy tín của mình trên thị trường.
3.1.1. Những ưu điểm Xí nghiệp đã đạt được
• Về công tác quản lí nguyên vật liệu
Đối với công tác tổ chức thu mua nguyên vật liệu: Xí nghiệp May xuất
khẩu Hòa Bình có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, có khả năng nắm bắt được biến động giá cả trên thị trường, do đó tìm mua được NVL với giá hợp lí đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của Xí
nghiệp. Bên cạnh đó, Xí nghiệp cũng thường xuyên tìm hiểu, liên hệ để có được nguồn cung cấp vật liệu ổn định với giá mua thấp và đảm bảo chất lượng, từ đó có thể giảm chi phí NVL, góp phần giảm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, tạo lợi thế cạnh tranh cho các sản phẩm của mình.
Đối với công tác tổ chức kho vật tư: các kho được tổ chức một cách
khoa học, bố trí gần nơi sản xuất nên thuận tiện cho việc vận chuyển, tránh hao hụt, mất mát. Hệ thống kho tàng của xí nghiệp có đủ các điều kiện thuận tiện cho việc nhập, xuất, tồn và kiểm kê vật tư.
Đặc biệt, khi mua vật tư về kho, xí nghiệp đã tổ chức tốt việc đánh giá về số lượng và kiểm nhận về chất lượng, quy cách nguyên vật liệu trước khi nhập kho, đảm bảo các nguyên vật liệu đưa vào sản xuất tốt và các sản phẩm sản xuất ra đạt chất lượng cao.
Vật liệu xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu định trước xuất vật liệu sản xuất. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận phải có giấy đề xuất gửi lên phòng kinh doanh và phải được lãnh đạo xem xét, ký duyệt. Điều này giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu xuất vào sản xuất một cách chặt chẽ và là cơ sở chủ yếu cho việc phấn đấu hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm.
• Về công tác kế toán nguyên vật liệu
Kế toán Xí nghiệp đã vận dụng các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm NVL ở đơn vị. Từ đó cung cấp các thông tin chính xác cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp và tập hợp chính xác chi phí NVL cho từng đối tượng tính giá thành. Trình tự ghi sổ hợp lý, dễ dàng đối chiếu, phục vụ tốt cho công tác kiểm tra, kiểm soát của đơn vị và các cơ quan chức năng.
Kế toán NVL ở Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình đã lựa chọn và áp dụng phương pháp tính giá NVL xuất kho theo phương pháp đơn giá bình
quân gia quyền sau mỗi lần nhập. Việc áp dụng phương pháp này đã mang lại nhiều mặt tích cực cho Xí nghiệp. Đó là giá thực tế vật liệu xuất kho không có sự biến động lớn giữa các kỳ kế toán, mặt khác kế toán có thể tính được giá thực tế xuất kho ngay mà không cần phải đợi đến cuối kỳ hạch toán. Do vậy đã có tác dụng tích cực đến công tác quản lý cuả công ty được chặt chẽ, sát sao. Kế toán có thể tính giá thành một cách hợp lý, chính xác cho từng lô hàng để từ đó có biện pháp thích hợp với mục tiêu hạ giá thành sản phẩm.
3.1.2. Những nhược điểm tồn tại
Bên cạnh những ưu điểm, trong công tác kế toán vật liệu còn gặp phải những hạn chế nhất định. Cần được cải tiến và hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu quản lý ngày càng cao trong nền kinh tế thị trường.
• Về phân loại nguyên vật liệu và tài khoản sử dụng
Nguyên vật liệu (đặc biệt là phụ liệu) ở Xí nghiệp rất đa dạng, biến động liên tục hàng ngày. Để quản lý tốt nguyên vật liệu và hạch toán chính xác, Xí nghiệp đã căn cứ vào vai trò, công dụng của vật liệu để phân loại, trong từng loại lại được chia thành từng nhóm, thứ vật liệu cụ thể. Việc phân loại như vậy là tương đối hợp lý và chi tiết. Tuy nhiên, việc sắp xếp các nhóm vào từng loại vật liệu chưa thật chính xác và khoa học như: nhiên liệu lại được hạch toán chung với thiết bị xây dựng cơ bản, còn phế liệu lại không được theo dõi chi tiết.
Mặt khác, Xí nghiệp vẫn chưa xây dựng được một hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất cho toàn bộ vật liệu. Ở phòng Tài chính - Vật tư, danh điểm vật liệu được kế toán đánh giá theo chủ quan của mình do đó còn gây khó khăn cho việc đối chiếu giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán.
Bên cạnh đó Xí nghiệp không sử dụng tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường, điều này làm cho kế toán không phản ánh hết các nghiệp vụ phát sinh đối với NVL trong trường hợp khi hóa đơn về mà hàng chưa về nhập kho
cuối kì. Hiện nay, hầu hết các nhà cung cấp của Xí nghiệp là nhà cung cấp trong nước, thường thì NVL mua không cần mất nhiều thời gian để về nhập kho và việc vận chuyển được thực hiện ngay trong kì. Tuy nhiên, cùng với xu thế chung của nghành dệt may hiện nay, nguồn cung NVL ngày càng khan hiếm và việc cạnh tranh về giá NVL cũng đòi hỏi Xí nghiệp phải tìm nhiều nguồn NVL mới, nguồn cung cấp nước ngoài, khi đó thì trường hợp hóa đon về mà hàng chưa về kịp là không ít.
Hiện nay ở Xí nghiệp có một số loại vật liệu nhận gia công mới chỉ được theo dõi theo chỉ tiêu số lượng, kế toán không theo dõi được tình hình biến động của loại vật tư này về mặt giá trị. Vì vậy, việc mở thêm tài khoản 002 là cần thiết để theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của loại vật tư này và để theo dõi được cả về mặt giá trị của vật tư thì Xí nghiệp có thể xác định giá tạm tính (giá thị trường) để hạch toán.
• Về việc ứng dụng tin học
Phòng kế toán của Xí nghiệp đã được trang bị một số máy tính, song việc cài đặt chương trình trên máy tính chưa đầy đủ, bộ phận vật liệu vẫn chưa có được những phần mềm thích hợp để có thể vận dụng phù hợp. Việc Xí nghiệp chưa áp dụng tin học vào công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng làm cho công việc quản lí, theo dõi nguyên vật liệu mất nhiều thời gian và dễ gây nhầm lẫn vì khối lượng NVL tại Xí nghiệp là rất lớn, đa dạng về chủng loại và quy cách.
• Về việc lập dự phòng hàng tồn kho
Tại Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình, NVL được sử dụng bao gồm nhiều loại với các nguồn mua khác nhau, giá cả trên thị trường lại thường xuyên biến động. Mặt khác, do đòi hỏi ngày càng cao về chất lượng và mẫu mã sản phẩm nên NVL đòi hỏi phải được cải thiện thường xuyên về quy cách và chất lượng. Tuy nhiên hiện nay Xí nghiệp vẫn chưa tổ chức tiến hành trích
lập dự phòng đối với NVL, do đó việc phản ánh giá trị NVL có thể cao hơn giá thị trường, ảnh hưởng tới việc đưa ra các chính sách thu mua NVL ...
3.2. Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình
3.2.1. Sự cân thiết của việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu
Sau khi gia nhập tổ chức Thương Mại Thế Giới WTO, kinh tế Việt Nam đã thu hút được nhiều nhà đầu tư nước ngoài, hàng loạt doanh nghiệp mới thành lập và tạo được môi trường cạnh tranh gay gắt. Để tiếp tục tồn tại và phát triển được thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới, hoàn thiện hoạt động sản xuất và công tác quản lí kinh tế. Đặc biệt, với một doanh nghiệp chuyên sản xuất hàng may mặc như Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình thì vấn đề này càng trở nên cấp thiết.
Trong các doanh nghiệp, bộ máy kế toán là một công cụ hữu hiệu phục vụ cho nhu cầu quản lí, có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin trong và ngoài doanh nghiệp. Chính vì vậy, bộ máy kế toán cần không ngừng hoàn thiện để cung cấp thông tin chính xác, kịp thời giúp cho nhà quản lí và những người quan tâm nắm bắt và đưa ra quyết định đúng đắn.
Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình với đặc thù là doanh nghiệp sản xuất, giá trị nguyên vật liệu chiếm 70-80% giá thành sản phẩm thì công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng cần được đặt lên hàng đầu. Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu giúp cho Xí nghiệp có thể thực hiện tốt công tác quản lí nguyên vật liệu, tránh mất mát, lãng phí và sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu, giúp giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận.
Trong điều kiện kinh tế hiện nay, đứng trước những thay đổi không ngừng của thế giới và khu vực, Xí nghiệp May xuất khẩu cần không ngừng
hoàn thiện bộ máy quản lí, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng để thích nghi tốt với tình hình mới, giữ vững được uy tín và vị thế cạnh tranh trên thị trường, vững bước cùng cả nước hội nhập và phát triển.
3.2.2. Các yêu cầu của việc hoàn thiện công tác kế toán vật liệu
Các giải pháp đưa ra phải phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phải dựa trên quy định của Bộ tài chính về hệ thống phương pháp thực hiện hạch toán kế toán, thực hiện đúng các biểu mẫu kế toán, các tài khoản sử dụng…
Việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lí các chính sách của Xí nghiệp và Công ty nói riêng và của nghành dệt may nói chung.
Trình độ của các nhân viên kế toán trong công tác kế toán là rất quan trọng, quyết định đến khả năng hoàn thành công việc, khả năng cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, khả năng áp dụng các thay đổi của chế độ. Do vậy, khi hoàn thiện phần hành kế toán NVL cần căn cứ vào trình độ của nhân viên kế toán tại đơn vị. Phương án đưa ra phải đảm bảo các nhân viên kế toán hiểu được và có khả năng thực hiện được đầy đủ và hiệu quả.
Mục đích cuối cùng của việc hoàn thiện công tác kế toán là giúp các doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh cao hơn, là công cụ đắc lực cho quản lí doanh nghiệp. Vì vậy các giải pháp đưa ra cần mang lại hiệu quả kinh tế tối ưu, có tính khả thi cao. Đặc biệt đối với NVL thì các giải pháp đưa ra cần chú ý đến việc tiết kiệm chi phí đồng thời không làm ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm, phải kết hợp giữa kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp và kế toán quản trị.
3.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình
Qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình, trên cơ sở lý luận đã được bồi dưỡng ở nhà trường, kết hợp với thực tế em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề kế toán nguyên vật liệu với mục đích hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp nói riêng cũng như công tác kế toán nói chung.
• Thực hiện việc phân loại nguyên vật liệu và lập hệ thống doanh điểm nguyên vật liệu
Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lí và hạch toán về số lượng cũng như giá trị từng thứ NVL, theo em việc phân loại ở Xí nghiệp cần được hoàn thiện hơn nữa. Phế liệu thu hồi Xí nghiệp cần phải theo dõi chi tiết. Xí nghiệp có thể phân loại NVL như sau:
- Nguyên vật liệu chính: TK 152.1: vải, chỉ, khuy, cúc, khoá
- Nguyên vật liệu phụ: TK 152.2: Phấn may, mực dấu, dây nẹp nhựa, hộp cacton.
- Nhiên liệu: TK 152.3: Xăng, dầu diezen, dầu máy khâu
- Phụ tùng thay thế: TK152.4: Kim, suốt, thoi, răng cưa mặt nguyệt, me thoi, dây máy.
- Thiết bị XDCB: TK 152.5: Gạch, sắt, đồ điện.
- Vật liệu khác: TK 152.8: Văn phòng phẩm và phế liệu thu hồi.