Công ty cổ phần dệt Hà Đông có hai thị trường tiêu thụ chính là thị trường nội địa và thị trường xuất khẩu nhưng do hoạt động dưới hình thức công ty mẹ- công ty con (công ty trực thuộc Tổng công ty cổ phần dệt may Hà Nội) nên công tác xuất khẩu thành phẩm của công ty được chuyển qua trung gian là Tổng công ty cổ phần dệt may Hà Nội, hay nói cách khác các thành phẩm xuất khẩu của công ty sẽ được tiêu thụ cho Tổng công ty hoàn toàn tương tự như các thành phẩm nội địa khác
Đối với các khách hàng thường xuyên như Tổng công ty và các công ty trực thuộc Tổng công ty, đầu năm phòng kế hoạch thị trường kết hợp với phòng kế toán của công ty tiến hành ký kết các hợp đồng mua bán và hợp đồng nguyên tắc. Sau đó trong kỳ, tuỳ theo đơn đặt hàng của các khách hàng này công ty sẽ tiến hành soạn thảo các phụ lục hợp đồng và tiêu thụ thành phẩm cho họ trên cơ sở các hợp đồng mua bán và hợp đồng nguyên tắc đã ký (xem phụ lục 2.2)
Căn cứ vào các chứng từ: Hoá đơn GTGT, bảng kê hàng hoá, dịch vụ bán ra, phiếu thu hoặc giấy báo Có của Ngân hàng, các hợp đồng bán hàng, đơn đặt hàng, kế toán kiểm tra tính trung thực, hợp lý, hợp pháp của các hoá đơn GTGT, khi thành phẩm xác định là tiêu thụ, nhận được 3 liên hoá đơn, tiến hành cập nhật chứng từ này vào phần mềm kế toán. Dù khách hàng trả ngay hay trả chậm, kế toán đều sử dụng TK 131 làm tài khoản trung gian để ghi nhận doanh thu trước khi phản ánh vào TK Tiền mặt hoặc TK Tiền gửi Ngân hàng. Việc hạch toán như vậy giúp cho kế toán tránh trùng lặp một nghiệp vụ kinh tế từ Hoá đơn GTGT và phiếu thu hoặc giấy báo Có của Ngân hàng. Khi đó, phần mềm sẽ tự động sinh ra hai bút toán phản ánh giá
vốn (như đã trình bày ở trên) và phản ánh doanh thu cùng thuế GTGT, sau đó chương trình sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ kế toán:
Sổ chi tiết TK 511
Nhật ký chứng từ số 8
Sổ Cái TK 511
Hiện nay tại công ty cổ phần dệt Hà Đông còn một số tồn tại trong khâu tiêu thụ, đó là các thành phẩm của công ty được xuất bán thường xuyên cho Tổng công ty nhưng phòng kế toán không theo dõi các nghiệp vụ xuất kho thành phẩm này mà do phòng kế hoạch thị trường theo dõi, đến cuối tháng phòng kế hoạch thị trường mới ghi hoá đơn và kế toán mới tiến hành hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm. Một số hoá đơn GTGT của công ty được lập chưa đúng nguyên tắc.
Dẫn chứng tài liệu: Ngày 5 tháng 12 năm 2008, công ty có một thương vụ với công ty cổ phần dệt may Hoàng Thị Loan. Công ty tiến hành soạn thảo phụ lục hợp đồng trên cơ sở hợp đồng nguyên tắc số 25/HĐNT ngày 01 tháng 08 năm 2008 giữa hai công ty (xem biểu số 2.5)
Biểu số 2.5: Phụ lục hợp đồng
TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÀ NỘI Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT HÀ ĐÔNG Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
HANOISIMEX
PHỤ LỤC HỢP ĐỒNG
- Căn cứ hợp đồng nguyên tắc số 25/ HĐNT ngày 01 tháng 08 năm 2008 được ký kết giữa hai công ty cổ phần dệt Hà Đông và công ty cổ phần dệt may Hoàng Thị Loan
- Công ty cổ phần dệt Hà Đông bán cho công ty cổ phần dệt may Hoàng Thị Loan các sản phẩm dệt các loại như sau:
Điều 1: Số lượng và đơn giá:
STT Mã hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Bộ lót nồi Bộ 33 7.273 240.009 2 12H375/2842/X-1 Chiếc 2983 3.636 10.846.188 3 12H750/2842-1 Chiếc 370 5.909 2.186.330 4 12F600/2842/X-1 Chiếc 4758 9.091 43.254.978 5 12F600/3452-1 Chiếc 39190 5.455 213.781.45 0 6 12F937/3485/X-1 Chiếc 7149 8.182 58.493.188 7 12F1080/3475/X-1 Chiếc 3237 13.636 44.139.732 8 12B1700/50100-1 Chiếc 28 22.727 636.356 9 12B3000/65130-1 Chiếc 2037 22.727 44.294.899 10 12B3750/65130-1 Chiếc 500 30.455 15.227.500 11 12B3750/65139-1 Chiếc 7 29.091 203.637 12 12B4500/68140-1 Chiếc 780 36.364 28.636.920 13 12B4763/61127/I-1 Chiếc 43 40.909 1.759.087 14 20NJ05136NVH 130 W(12B600) Chiếc 18 38.182 687.276 15 12M2625/4265-1 Chiếc 130 22.727 2.954.510 16 12M3375/4266/J-1 Chiếc 235 26.818 6.302.230 Chiết khấu mức 22,5 % 106.958.525 Tổng 61498 368.412.695 Cộng tiền hàng : 368.412.695 Tiền thuế VAT( 10%) : 36.841270 Tổng cộng tiền thanh toán: 405.253.965
Trị giá: Bốn trăm linh năm triệu, hai trăm năm mươi ba nghìn chín trăm sáu mươi năm ngàn đồng ./.
Điều 2: Địa điểm và thời gian giao hàng:
- Địa điểm giao hàng: Tại kho công ty thành phẩm nội địa của công ty cổ phần dệt Hà Đông
- Thời gian giao hàng: tháng 12 năm 2008 Điều 3: Các điều khoản khác
- Các điều khoản khác như hợp đồng nguyên tắc số 25/ HĐNT ngày 01 tháng 08 năm 2008
- Phụ lục hợp đồng được lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản có giá trị như nhau
ĐẠI DIỆN BÊN BÁN ĐẠI DIỆN BÊN MUA
Sau khi phụ lục hợp đồng được hai bên ký kết, phòng kế hoạch thị trường tiến hành soạn thảo Hoá đơn giá trị gia tăng gồm 3 liên, liên thứ 3 được lưu ở phòng kế toán tài chính để hạch toán (xem biểu số 2.6)
Biểu số 2.6: Hoá đơn GTGT của thương vụ bán hàng
HÓA ĐƠN Mẫu số 01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG RS/2008B Liên3: Nội bộ 0010404 Ngày 5 tháng 12 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Địa chỉ Số Tài khoản: Điện thoại:
Họ và tên người mua hàng: Chu Trần Trường
Tên đơn vị: Công ty cổ phần dệt may Hoàng Thị Loan
Điạ chỉ: Nguyễn Văn Trỗi- Thành phố Vinh- Nghệ An
Số TK : 10201000388535
Hình thức thanh toán: Bù trừ tiền hàng MST: 2900024811
Đơn vị : VNĐ STT Tên hàng hoá, dịch vụ vị tínhĐơn Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 =1 x 2
Khăn bông, khăn tắm, các sản phẩm khác( có bảng kê chi tiết đính kèm)
61498 475.371.220
Cộng tiền hàng 475.371.220
Tiền thuế VAT( 10%): 47.537.122
Tổng cộng tiền thanh toán: 522.908.342
Số tiền bằng chữ: Năm trăm hai mươi hai triệu, chín trăm linh tám nghìn, ba trăm bốn mươi hai đồng./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
C.TY CỔ PHẦN DỆT HÀ ĐÔNG-HANOISIMEX
Sau khi thành phẩm được xác định là tiêu thụ, hoá đơn được chuyển đến phòng kế toán tài chính, kế toán tiêu thụ thành phẩm tiến hành nhập dữ liệu của hợp đồng vào phần mềm kế toán, chương trình sẽ tự động hạch toán theo bút toán sau: Nợ TK 131 : 522.908.342
Có TK 511 : 475.371.220
Có TK 33311 : 47.537.122
Cùng với thực hiện bút toán như trên, phần mềm kế toán cũng tự
động chuyển số liệu vào sổ chi tiết TK doanh thu và sổ chi tiết công nợ. Cuối quý, phần mềm tự động tổng hợp vào các loại sổ chi tiết TK Doanh thu (xem biểu số 2.7), Nhật ký chứng từ số 8 ( xem biểu số 2.3 - trang 28), làm cơ sở để tổng hợp sổ Cái TK 511(xem biểu số 2.8)
Biểu số 2.7: Sổ chi tiết TK 5112( Trích quý IV- năm 2008)
CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT HÀ ĐÔNG
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
TK 5112- Doanh thu bán các thành phẩm Quý IV-2008 Đơn vị: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số hiệu Ngày tháng … … … … … … HĐ 010404
03/12/08 Phải thu của Tổng công ty
PX112
HĐ 010405
05/12/08 Phải thu của công ty Hoàng Thị Loan PX 113
131 475.371.220
HĐ 010406
09/12 Phải thu của công ty thời trang
PX 114
131 101.709.219
HĐ 010407
10/12/08 Phải thu của Tổng công ty
PX 115
131 98.557.960
PT30 10/12 Thu tiền khăn của khách
lẻ 1111 3.456.988
PT31 11/12/08 Thu tiền của công ty TNHH sản xuất và thương mại Tuấn Linh PLHĐ 25
1111 76.980.467
HĐ
010408 13/21/08 Phải thu công ty TNHH dệt may Hoàng Anh PX 116
131 112.568.979
HĐ
010409 15/12/08 Phải thu của công Hoàng Thị Loan PX 117
131 34.897.598
PT 37 16/12/08 Thu tiền của công ty TNHH sợi dệt Vĩnh Phúc
131 115.336.305
PT42 20/12/08 Thu tiền của Tổng công
ty 1111 125.889.780 … … … … … … Kết chuyển từ TK 5111 sang 911 911 29.293.274.910 Cộng phát sinh Tài khoản 29.293.274.910 29.293.274.910 Số dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2008
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
Biểu số 2.8: Sổ Cái TK 511
CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT HÀ ĐÔNG
SỔ CÁI TK 511
Năm 2008( trích quý IV) Số dư đầu năm
Nợ Có Đơn vị tính: VNĐ Có Các TK đối ứng với Nợ các TK Quý I Quý II Quý
III Quý IV Cả năm
TK 911 30.678.446.98 6 111.271.542.909 Cộng số phát sinh Nợ 30.678.446.98 6 111.271.542.909 Cộng số phát sinh Có 30.678.446.98 6 111.271.542.909 Số dư cuối kỳ Nợ Có Ngày 31 tháng 12 năm 2008
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc