Việc xuất vật liệu tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn chủ yếu là xuất cho nhu cầu sản xuất sản phẩm ở các phân xưởng sản xuất. Ngoài ra vật liệu còn được xuất kho cho phân xưởng cơ điện, xuất cho bộ phận quản lý, bán hàng, các phòng ban và có thể bán ra ngoài.
Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu thì nhân viên bộ phận sử dụng vật liệu sẽ viết yêu cầu xuất vật tư, phụ tùng trong đó cần phải trình bày rõ mục đích sử dụng, những danh mục vật tư cần lĩnh cụ thể với yêu cầu chất lượng, số lượng.
Khi có nhu cầu men FAT để sản xuất sản phẩm thì nhân viên phân xưởng sản xuất viết phiếu đề xuất vật tư theo biểu số 5.
Những người có liên quan ký vào phiếu yêu cầu rồi chuyển lệnh do giám đốc ký duyệt sau đó phiếu yêu cầu được chuyển về phòng kế toán. Để tính giá nguyên vật liệu xuất kho kế toán nguyên vật liệu sẽ nhập số dư đầu tháng và các nghiệp vụ trong tháng thì đến cuối tháng máy tính sẽ tự tính giá trung bình. Dựa trên những số liệu trên kế toán viết phiếu xuất kho theo biểu số 6, lập ba liên. Ba liên phiếu xuất kho chuyển cho người phụ trách vật tư và thủ trưởng đơn vị ký, rồi giao cho người lĩnh mang xuống kho để nhận vật tư.
Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu. Sau khi đã có đủ chữ ký, thủ kho giữ lại một liên, liên còn lại dùng để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu.
Phiếu xuất khi có xác nhận của thủ kho về số lượng thực xuất là căn cứ để kế toán hạch toán và ghi sổ. Trình tự hạch toán tổng hợp và ghi sổ với các trường hợp sau.
2.3.3.1. Xuất vật liệu sản xuất sản phẩm
Đối tượng là các loại sản phẩm: Gạch 200 x 200; 300 x 3000, 400 x 400, 500 x 500. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán xác định giá trị vật liệu xuất cho loại sản phẩm và tập hợp vào bảng kê phiếu xuất vật liệu sản xuất sản phẩm. Căn cứ bảng kê này và các phiếu xuất kho, kế toán tập hợp thành chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng loại sản phẩm vào sổ cái TK 621 - chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi tiết thành các tài khoản TK 6211, TK 6212, TK 6213, TK 6214 và ghi sổ Nhật ký chung (Biểu số 18).
Nợ TK 6211: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho S/P 200 x 200 Nợ TK 6212: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho S/P 400 x 400 Nợ TK 6214: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho S/P 500 x 500
Sổ cái TK 621 có mẫu như sau:
Biểu số 15:
Công ty Cổ phần SỔ CÁI
Thạch Bàn Năm 2009
Tên tài khoản: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Granite Số hiệu tài khoản: 6211
(Trích số liệu tháng 1 năm 2009)
Đơn vị tính: đồng
Ngày Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
SH NT Nợ Có
Số dư đầu kỳ 0 0
Phát sinh trong kỳ 97.990.000 97.990.000
03/01 PX02 03/01 Xuất đất sét cho sản xuất 1521 12.625.000 04/01 PX04 03/01 Xuất bột cao lanh cho sx 1521 12.086.000 07/01 PX05 07/01 Xuất bột cao lanh cho sx 1521 12.086.000 13/01 PX12 13/01 Xuất bột cao lanh cho sx 1521 6.043.000 17/01 PX25 17/01 Xuất bột cao lanh cho sx 1521 6.043.000 21/01 PX26 21/01 Xuất modun C200 cho PX 1524 34.000.000 27/01 PX29 27/01 Xuất bột cao lanh cho sx 1521 15.107.000