- Những hoạt động xử lý Dữ liệu cơ bản
1.3.3. Quản trị dự trữ
Khái niệm dự trữ: Hàng dự trữ thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp (thông thường từ 40 đến 50%). Do vậy, việc quản lý, kiểm soát tốt hàng dự trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, nó góp phần đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành liên tục, nhịp nhàng, đồng thời đạt hiệu quả cao.
Quản trị dự trữ là một nội dung quan trọng của quản trị chuỗi cung ứng. Bản thân vấn đề quản trị dự trữ chứa đựng hai mặt đối lập nhau. Nếu dự trữ nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hoá, … không đủ về số lượng, chủng loại hoặc không đạt yêu cầu về chất lượng, thì hoạt động kinh doanh, hoạt động quản trị chuỗi cung ứng không thể diễn ra nhịp nhàng và tất nhiên là không hiệu quả được; còn ngược lại, nếu dự trữ quá nhiều, sẽ dẫn đến hiện tượng hàng hoá bị ứ đọng, vòng quay của vốn chậm, chi phí cho hoạt động kinh doanh, hoạt động quản trị chuỗi cung ứng tăng và làm cho hoạt động không hiệu quả.
Như vậy, có thể nói sự tích luỹ, ngưng đọng nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hoá ở các giai đoạn vận động của quá trình quản trị chuỗi cung ứng được gọi là dự trữ.
Hàng dự trữ bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm, dụng cụ, phụ tùng, thành phẩm dự trữ, … Tuỳ theo các loại hình doanh nghiệp mà các
dạng hàng dự trữ và nội dung hoạch định, kiểm soát hàng dự trữ cũng khác nhau.
Đối với các công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua bán kiếm lời, hàng dự trữ của họ chủ yếu là mua hàng về và chuẩn bị chuyển đến tay người tiêu dùng. Trong lĩnh vực này, doanh ngiệp hầu như không có dự trữ là bán thành phẩm trên dây chuyền như trong lĩnh vực sản xuất.
Nguyên nhân của việc hình thành dự trữ:
- Do sự phân công lao động xã hội, chuyên môn hoá sản xuất;
- Do sản xuất, vận tải … phải đạt đến một quy mô nhất định thì mới mang lại hiệu quả;
- Để cân bằng cung - cầu đối với những mặt hàng có tính thời vụ;
- Để đề phòng rủi ro;
- Là phương tiện để phục vụ nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất;
- Dự trữ để đầu cơ;
- Do hàng không bán được;
- Là phương tiện giúp thực hiện quá trình quản trị chuỗi cung ứng một các thông suốt.
Phân loại dự trữ:
Dự trữ gồm nhiều loại và có thể phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau. Một số tiêu thức chủ yếu để phân loại dự trữ trong hoạt động quản trị chuỗi cung ứng như:
- Phân loại theo nguyên nhân hình thành dự trữ;
- Phân loại theo công dụng của dự trữ;
- Phân loại theo giới hạn của dự trữ;
- Phân loại theo thời hạn dự trữ;
- Phân loại theo kỹ thuật phân tích ABC. Chi phí dự trữ:
Dự trữ có ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ hoạt động quản trị chuỗi cung ứng. Mức dự trữ không thích hợp sẽ làm cho không thực hiện được mục tiêu chiến lược của quản trị chuỗi cung ứng là: tối thiểu hoá chi phí + thực hiện tốt các dịch vụ khách hàng. Nếu dự trữ quá nhiều sẽ làm cho hàng hoá ứ đọng, vốn quay vòng chậm, hiệu quả kinh doanh thấp. Ngược lại, nếu dự trữ quá ít sẽ không có đủ hàng hoá, sản phẩm đảm bảo cho quá trình kinh doanh liên tục, dẫn đến không thoả mãn được nhu cầu của khách hàng, sẽ bị mất các khách hàng hiện tại.
Chi phí quản trị dự trữ bao gồm 4 khoản chi lớn sau:
- Chi phí về vốn - lượng vốn đầu tư vào hàng dự trữ.
- Chi phí cho các dịch vụ hàng dự trữ, gồm: Chi phí bảo hiểu và thuế.
- Chi phí liên quan đến khó bãi để chứa đựng, bảo quản hàng dự trữ, gồm: chi cho trang thiết bị trong kho, chi phí liên quan dến việc sử dụng kho công cộng, chi phí thuê kho và chi phí cho kho của công ty.
- Chi phí cho những rủi ro liên quan đến hàng dự trữ, gồm: hao mòn vô hình (chi phí cho những hàng dự trữ bị lỗi thời không còn bán được với mức giá ban đầu, thậm chí phải vứt bỏ hay bán lỗ vốn);
hàng hoá bị hư hỏng; hàng hoá bị thiếu hụt, mất mát; chi phí liên quan đến việc điều chuyển, bố trí lại hàng hoá giữa các kho.
Ta có thể tổng hợp lại các loại chi phí của quản trị dự trữ theo sơ đồ sau:
Lượng vốn đầu tư vào hàng dự trữ
Bảo hiểm
Thuế
Trang thiết bị trong kho
Kho công cộng
Kho thuê
Kho của công ty
Hao mòn vô hình
Hư hỏng
Hàng bị thiếu hụt
Điều chuyển hàng giữa các kho Chi phí về vốn Chi phí cho các dịch vụ hàng dự trữ Chi phí kho bãi Chi phí rủi ro đối với hàng dự trữ Chi phí cho các dịch vụ hàng dự trữ
Sơ đồ 1.5: Chi phí dự trữ
Trong thực tế, khi nghiên cứu quản trị dự trữ người ta thường đề cập đến các loại chi phí sau đây:
- Chi phí đặt hàng: Là toàn bộ các chi phí có liên quan đến việc thiết lập các đơn hàng. Nó bao gồm các chi phí tìm kiếm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng (giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng, thông báo qua lại).
- Chi phí lưu kho: Là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động dự trữ, như:
o Chi phí về nhà cửa và kho tàng.
o Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện.
o Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý.
o Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng dự trữ.
o Thiệt hại hàng dự trữ do mất, hư hỏng hoặc không sử dụng được.
- Chi phí mua hàng: Là chi phí được tính khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn vị. Thông thường chi phí mua hàng không ảnh hưởng nhiều đến việc lựa chọn mô hình dự trữ, trừ mô hình khấu trừ theo lượng mua.
Các mô hình dự trữ:
- Mô hình mức đặt hàng theo sản xuất (Production Order Quantity – POQ)
- Mô hình dự trữ thiếu (Back Order Quantity - BOQ)
- Mô hình khấu trừ theo số lượng (Quantity Discount Model – QDM)