Một trong những lý do chính đáng dẫn đến thành công của Microsoft Access đó là hệ máy để bàn, Access đã nhân bản nhiều tính năng của các cơ sở dũ liệu quan hệ khách/ phục vụ mà còn gọi là CSDL- SQL. Các RDBMS khách phục vụ đã dẫn đầu trong chuyển giao các cơ sở dữ liệu từ hệ máy tính Mini và máy tính lớn sang PC trên mạng.
Microsoft Access hỗ trợ đầy đủ những tính năng nh những phiên bản trớc đây đồng thời nâng cấp thêm những tính năng mới cũng nh những đồ thuật tạo wizard nhằm trợ giúp cho ngời sử dụng nhanh chóng tạo ra CSDL một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Vì sao Access đợc đánh giá nh một hệ quản trị dữ liệu chuyên nghiệp. Đó là ngoài những tính năng nh trên, Access còn có khả năng tạo ra các ứng dụng nhằm chia sẻ CSDL cho mọi ngời trên toàn mạng,tạo ra một hệ thống bảo mật, đảm bảo an ninh cho CSDL.
Khi làm việc, Access tạo ra một tệp duy nhất có đuôi là MDB. Điều này khác với các ngôn ngữ truyền thống khác nh Pascal, C, Foxpro là một hệ chơng trình bao gồm các tệp chơng trình và các tệp dữ liệu đợc tổ chức riêng biệt. Do đó một CSDL mà Access tạo ra sẽ là tổ hợp của nhiều chơng trình và ứng dụng.
Các đối tợng trong Microsoft Access
Microsoft Access cung cấp 6 đối tợng công cụ là :
- Truy vấn - Mẫu biểu - Báo biểu - Macro - Đơn thể Ta lần lợt xét các công cụ trên.
Phần 2 : Bao gồm các thuộc tính của trờng.
Các thao tác trên mảng bao gồm : Tạo một bảng mới, đặt tên và lu cấu trúc bảng, thay đổi, nhập dữ liệu vào bảng, lập quan hệ giữa các bảng, điều chỉnh quan hệ giữa các bảng.
Về truy vấn
Mục đích của truy vấn là tổng hợp sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu. Loại truy vấn thông dụng nhất là loại truy vấn chọn vì nó có khả năng chọn bảng và chọn các trờng hiển thị, thêm vào các trờng mới, đa ra các điều kiện tìm kiếm, chọn lựa và đa ra các trờng để sắp xếp.
Sau khi truy vấn thực hiện, dữ liệu rút ra tập hợp vào 1 bảng kết quả gọi là Dynaset. Dynaset này hoạt động nh 1 bảng. Khi ta mở 1 truy vấn, Microsoft Access tạo ra 1 Dynaset bao gồm các kết quả mới nhất của bảng nguồn và từ đây có thể chỉnh sửa xoá bổ xung thêm thông tin vào bảng nguồn thông qua Dynaset.
Ngoài ra còn các loại truy vấn sau :
- Crosstab Query : Thể hiện dữ liệu hàng và cột.
- Action Query : Tạo bảng mới, thêm sửa xoá thông tin trong bảng
- Union Query : Kết hợp các trờng tơng ứng từ hai hay nhiều bảng
- Data-definition Query : Truy vấn đợc xây dựng từ câu lệnh SQl dùng để tạo mới hay xây dựng cấu trúc bảng.
Về mẫu biểu
Mục đích của mẫu biểu là dùng để thể hiện, cập nhật dữ liệu cho các bảng đồng thời tổ chức giao diện chơng trình.
Một mẫu biểu bao gồm các ô điều kiển thuộc các thể loại khác nhau và có công dụng khác nhau. Nguồn dữ liệu của mẫu biểu là bảng hoặc truy vấn. Tuy nhiên một mẫu biểu có thể không bao gồm chơng trình nguồn, loại này dùng để tổ chức giao diện chơng trình.
Cấu trúc của một ô điều kiển gồm các công cụ sau.
- Hộp văn bản (text box)
- Nhãn (Label)
- Nút lệnh(commend box)
- Hộp lựa chọn(Combo box)
- Hộp danh sách(List box)
Các ô điều kiển này có công dụng nh sau :
- Thể hiện biểu mẫu : Một biểu mãu có thể gắn với bảng truy vấn nguồn hoặc không.
- Các ô điều kiển có thể liên kết với bảng truy vấn nguồn để thể hiện dữ liệu hoặc cập nhật dữ liệu vào trờng này.
- Nhập dữ liệu từ bàn phím: Nhập thông qua các hộp văn bản.
- Thực hiện hành động : Các nút lệnh có thể gắn với một macro hoặc một thủ tục sự kiện. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tổ chức giao diện chơng trình : Giao diện chơng trình có thể đợc tổ chức dới dạng một biểu mẫu. Tiêu đề chơng trình và các h- ớng dẫn sử dụng có thể đa vào các nhãn. Trong biểu mẫu có thể kéo các hình ảnh vào trang trí.
- Tổ chức hệ MenuBar cho chơng trình: MenuBar là các menu nằm ngang ở trên đầu màn hình. Mỗi menuBar gồm các menu thành phần. Menu thành phần có thể đợc thực hiện ngay hoặc chuỷen sang menu khác là menu con nằm dới cấp của nó.
Là công cụ thuận tiện để in dữ liệu của một bảng truy vấn. Nó có khả năng in dữ liêu dới dạng báo biểu, sắp xếp dữ liệu trớc khi in, sắp xếp và phân nhóm dữ liệu, in dữ liệu từ nhiều bảng truy vấn có liên quan trên cùng một báo cáo.
Về Macro
Là 1 đoạn chơng trình bao gồm một dãy các hoạt động để tự động hoá các thao tác hoạt động và tổ chức giao diện chơng trình.
Về đơn thể
Là nơi chứa các hàm, thủ tục viết bằng ngôn ngữ Access. Mặc dù Access đã cung cấp một cách khá đầy đủ về các công cụ nhng không thể bao quát đợc mội vấn đề trong thực tế do đó nó cung cấp thêm các hàm, thủ tục nhằm trợ giúp các vấn đề khó mà các công cụ không giảI quyết đợc.
Xuất khẩu dữ liệu
Trên đây là toàn bộ các công cụ mà Access cung cấp. Tuy nhiên vấn đề đặt ra là ta sẽ cung cấp Access vào đầu trong quá trình làm đề tài. Phải thấy rằng việc tạo phần định nghĩa các bảng trong CSDL clienserver là một tiến trình dài dòng, nhất là khi ta cần viết câu lệnh SQL DDL để tạo ra các bảng.Một cách đơn giản hơn là ta thành lập CSDL trong Access và thực hiện tiến trình gọi là xuất khẩu CSDl. Khi xuất khẩu các bảng của Access sang SQL Server ta phải đảm bảo các kiểu dữ liệu của bảng SQL Server phảI tơng ứng với các bảng của bảng Access.
Khi xuất khẩu một bảng sang SQLServer Microsoft Access sẽ không xuất khẩu các quy tắc hợp lệ hoá, các quá trình ngầm định, các tính chất khác nhau của bảng đó. Khi đó ta phải dùng SQLServer Object Manager hộp công
cụ tơng tự để bổ sung các chỉ mục và tính chất khác nhau của bảng mới trong hệ phục vụ.