Do đặc tính riêng của giáo dục bậc tiểu học, nên mỗi trường tiểu học gồm một điểm chính và có thể có nhiều điểm lẻ. Tất cả các điểm trường trong toàn quốc sẽ có một mã điểm trường riêng biệt và duy nhất. Mã điểm trường này liên
Hệ Thống Lãnh đạo Phòng/Sở/ Bộ GD &ĐT Trường/ Phòng/Sở/ Bộ GD&ĐT
Thông tin về địa danh
Báo cáo Thông tin về trường
Thông tin phản hồi
Yêu cầu báo cáo
Tổng cục thống kê
quan đến mã tỉnh, huyện, xã. Vì vậy, khi có sự thay đổi địa giới hành chính thì mã điểm trường cũng thay đổi theo. Từ thực tế đó, yêu cầu đặt ra đối với hệ thống thông tin quản lý giáo dục bậc tiểu học là ngoài việc quản lý các trường, các Báo cáo, còn phải quản lý các địa danh (địa giới hành chính) và mã trường. Do vậy, các chức năng của HTTT quản lý giáo dục bậc tiểu học gồm:
1. Quản lý địa danh
1.1. Quản lý danh mục mã tỉnh 1.2. Quản lý danh mục mã huyện 1.3. Quản lý danh mục mã xã 1.4. Quản lý danh mục mã trường
2. Quản lý trường tiểu học
2.1. Quản lý hồ sơ trường tiểu học 2.2. Quản lý thông tin lớp học 2.3. Quản lý thông tin học sinh
2.2.1. Quản lý số HS nhập học đầu năm 2.2.2. Quản lý số học sinh giữa năm 2.2.3. Quản lý số học sinh cuối năm
2.4. Quản lý nhân sự trường học 2.5. Quản lý cơ sở vật chất
2.5.1. Quản lý các phòng học
2.5.2. Quản lý cơ sở vật chất các phòng học 2.5.3. Quản lý trang thiết bị/ CSVC khác
2.6. Quản lý các tài liệu giảng dạy
2.7. Quản lý các hoạt động của trường học và Cộng đồng
3. Báo cáo
3.1. Báo cáo về học sinh 3.2. Báo cáo về nhân sự 3.3. Báo cáo về cơ sở vật chất
3.4. Báo cáo về tài liệu giảng dạy và đào tạo 3.5. Báo cáo khác
Ta có Sơ đồ mô tả chức năng như sau:
Hình 3.2: Sơ đồ phân rã chức năng 3.2.2.1. Mô tả nội dung các chức năng
1. Quản lý địa danh: Quản lý thông tin địa danh về mã tỉnh, mã huyện, mã xã, mã trường, người sử dụng phải thực hiện ngay từ lúc chưa nhập một hồ sơ trường nào, vì đây là một hệ thống các danh mục chuẩn giúp cho việc tổng hợp báo cáo thống kê chính xác và nhất quán. Khi có sự thay đổi về địa giới hành chính, người sử dụng phải cập nhật lại Danh mục mã tỉnh, huyện, xã và trường.
2. Quản lý trường tiểu học: Đây là chức năng quản lý các thông tin chung về trường học, thông tin về học sinh, nhân sự của trường, CSVC, trang thiết bị, … được nhập tại các Phòng giáo dục, và gửi về DoET qua chức năng “Truyền tin”. Chức năng này cho phép thao tác trực tiếp (Cập nhập, Xem, Xóa, Sửa) trên từng trường, bao gồm các chức năng con sau:
2.1. Quản lý Hồ sơ trường: Quản lý các thông tin cơ bản đến từng điểm trường như mã trường, tên trường, loại hình trường, địa chỉ,…
2.2. Quản lý thông tin lớp học: Quản lý các thông tin về hệ thống lớp học của trường như số lớp, loại hình lớp, chương trình học.
2.3. Quản lý thông tin học sinh: Quản lý số học sinh nhập học đầu năm: Các thông tin về số học sinh nhập học, học sinh tuyển mới, lưu ban, bỏ học, chuyển đi chia theo giới tính, dân tộc; Quản lý số học sinh giữa năm: Số học sinh của trường theo độ tuổi, giới tính, dân tộc; Quản lý số học sinh cuối năm: Các thông tin về học sinh hoàn thành khối lớp (học sinh lên lớp), chất lượng học sinh (số học sinh có học lực khá, giỏi, trung bình, Hạnh kiểm của học sinh).
2.4. Quản lý nhân sự: Quản lý đến từng cán bộ, giáo viên của từng điểm trường, chia theo trình độ, chuyên môn, bằng cấp,…
2.5. Quản lý cơ sở vật chất: Quản lý các phòng học: Quản lý các phòng học theo mục đích sử dụng, tình trạng phòng, vật liệu xây dựng,…; Quản lý cơ sở vật chất các phòng học: Thống kê về bàn, nghế, bảng trong phòng học có đạt chuẩn mà Bộ Giáo dục quy định không; Quản lý trang thiết bị/ CSVC khác: Thống kê về trang thiết bị phục vụ việc dạy và học, sinh hoạt tập thể của nhà trường,…
2.6. Quản lý tài liệu giảng dạy của giáo viên: Quản lý các tài liệu
hướng dẫn, sách giáo khoa, đồ dùng giảng dạy môn Toán, Tiếng Việt và
các môn khác phục vụ cho mục đích giảng dạy của giáo viên.
2.7. Quản lý các hoạt động của trường học và Cộng đồng: Chức năng này giúp người quản lý biết được sự quan tâm của cộng đồng (Cha mẹ học sinh) đối với sự nghiệp dạy và học, từ đó đưa ra kế hoạch phát triển trường.
3. Báo cáo: Cung cấp thông tin cho mọi đối tượng quan tâm đến ngành giáo dục bậc tiểu học. Giúp lãnh đạo các cấp làm chủ được thông tin. Chức năng này bao gồm các chức năng con sau :
3.1. Báo cáo về học sinh 3.2. Báo cáo về nhân sự
3.3. Báo cáo về cơ sở vật chất 3.4. Báo cáo về tài liệu giảng dạy
3.5. Báo cáo khác
