trong toàn quốc
Hệ thống giáo dục Tiểu học ở nước ta được cơ cấu tổ chức với tính phân cấp: quốc gia (Bộ giáo dục), tỉnh/thành phố (Sở giáo dục), quận/huyện (Phòng giáo dục), và các trường tiểu học.
Ở các tỉnh miền núi và những vùng khó khăn trong cả nước, do địa hình đi lại không thuận lợi, dân cư thưa thớt và sống không tập trung, cơ sở hạ tầng nghèo nàn, nên nhiều khi trường học chỉ là những phòng học vách đất, tre nứa được dựng tạm, đôi khi còn phải mượn nhà dân làm phòng học. Những trường học này thường là không đủ năm khối lớp, chỉ có cô và trò, không tồn tại Ban giám hiệu nhà trường ở đây. Những điểm trường này được gọi là điểm trường lẻ, trực thuộc điểm trường chính (là điểm trường có đặt trụ sở làm việc của Ban giám hiệu và các nhân viên khác). Điểm trường là tên gọi chung cho cả điểm trường chính và các điểm trường lẻ. Như vậy, một nhà trường chỉ có 01 điểm trường chính, và có thể có nhiều điểm trường lẻ.
Mã trường: Để quản lý đồng bộ tất cả các điểm trường trong toàn quốc, ta phải xây dựng mã trường: mã trường là định danh duy nhất, không thay đổi trong suốt quá trình trường học đó tồn tại thực tế. Mã trường do phòng GD&ĐT cấp. Trong trường hợp có sự thay đổi, điều chỉnh thì tuân thủ theo quy tắc sau:
Trường hợp tách trường:
Trường nào đóng trên địa điểm cũ thì mã số trường đó không thay đổi.
Trường đóng trên địa điểm mới được xếp vào vị trí phù hợp và cấp mã số mới.
Trường hợp sáp nhập/giải thể trường:
Trường hợp sáp nhập, mã số trường sẽ lấy theo trường tồn tại theo Quyết định sáp nhập, mã số của trường còn lại sẽ bị đóng và không cấp lại cho trường khác.
Trường hợp giải thể trường, mã trường sẽ bị đóng và không cấp lại cho trường khác.
Trường hợp trường chuyển đơn vị hành chính do sáp nhập hoặc tách (tỉnh, huyện, xã): Mã số của trường đó sẽ thay đổi theo đơn vị hành chính mới.
Trường hợp trường đổi tên, đổi loại hình, đổi cấp giáo dụ: Mã trường không thay đổi.
Mã trường có độ dài bắt buộc là 08 ký tự, bao gồm:
Mã tỉnh: Là một số gồm 2 ký tự, ghi từ trái sang phải theo quy định của tổng cục thống kê (ví dụ tỉnh Hà Giang sẽ có mã tỉnh là 02).
Mã huyện: Là một số lẻ gồm 5 ký tự, ghi từ trái sang phải (hai ký tự đầu là mã tỉnh, 3 ký tự cuối là mã huyện theo quy định của tổng cục thống kê, ví dụ huyện Bắc Mê của tỉnh Hà Giang sẽ có mã huyện là 02 031).
Mã xã: Là một số lẻ gồm 7 chữ số, ghi từ trái sang phải (5 ký tự đầu là mã huyện, 2 ký tự cuối là mã xã. Các xã sẽ được đánh mã theo thứ tự 01, 03, 05, 07,... lần lượt cho đến hết các xã của huyện, ví dụ xã Yên Phong, huyện Bắc Mê, tỉnh Hà Giang sẽ được gán mã là 02 031 07).
Mã trường: Là một số gồm 8 chữ số, ghi từ trái sang phải, 7 ô vuông đầu là mã tỉnh, huyện, xã; ô vuông thứ 8 ghi mã trường; xã có thể có 1, 2, 3,… trường tiểu học nên mã trường sẽ là 1, 2, 3,…
Mã điểm trường: Là một số gồm 10 chữ số, ghi từ trái sang phải, 8 ô vuông đầu ghi mã trường; 2 ô vuông cuối cùng ghi mã điểm trường; điểm trường chính có mã là 00; điểm trường lẻ có mã ghi theo thứ tự tăng dần bắt đầu từ 01, 02,… nếu điểm trường chính đó có hai điểm trường lẻ.
Việc xây dựng mã trường phải đảm bảo đồng bộ từ cấp trung ương đến cấp địa phương. Việc quản lý thông tin danh mục Phường, Xã phải đảm bảo tính thống nhất. Ta có Lưu đồ Cập nhật danh mục khi có thay đổi như sau:
Phòng GD&ĐT Sở GD&ĐT Bộ GD&ĐT 1. Báo cáo thay đổi 4. Báo cáo danh mục mới 3. Kết xuất Phục hồi dữ liệu Phòng 5. Kết xuất chuyển lên Bộ Cục Thống kê Tỉnh 2. Chuẩn hoá danh mục