1. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KINH DOANH VÀ CƠNG TÁC KẾ TỐN Ở
1.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp xây lắp I
Xí nghiệp xây lắp I là 1 trong 7 xí nghiệp trực thuộc cơng ty xây lắp và sản xuât cơng nghiệp, xí nghiệp cĩ 15 đội trực tiếp sản xuất. Tồn xí nghiệp cĩ 275 cơng nhân viên trong đĩ nhân viên quản lý là 41 người cịn lại là cơng nhân bao gồm cơng nhân cơ khí, cơng nhân xây lắp, cơng nhân hợp đồng theo thời vụ, theo cơng việc 200 – 300 người. Do đặc điểm sản xuất của xí nghiệp và tính chất tổ chức sản xuất mang tính chuyên mơn hố nên mơ hình tổ chức sản xuất của xí nghiệp là mơ hình trực tuyến theo chiều dọc.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
.
Căn cứ vào dự tốn được duyệt, hồ sơ thiết kế bản vẽ thi cơng, bản vẽ cơng nghệ quy phạm định mức kinh tế kỹ thuật từng cơng trình. Sử dụng các yếu tố chi phí ( vật tư + chi phí sản xuất chung…) để tiến hành tổ chức thi cơng xây lắp. Sản phẩm xây lắp ( cơng trình + hạng mục cơng trình) hồn thành bàn giao đưa vào sử dụng. Giám đốc Phĩ giám đốc phụ trách kỹ thuật khối sản phẩm cơ khí. Phĩ giám đốc phụ trách khối sản phẩm xây lắp. Phĩ giám đốc kiêm bí thưđảng uỷ. Phịng Tổ chức- Hành chính Phịng kế hoạch kỹ thuật. Phịng Tài chính Kế tốn
Đứng đầu là giám đốc xí nghiệp. Giám đốc xí nghiệp là người cĩ quyền hạn và trách nhiệm cao nhất , quyết định chỉ đạo xuống các phịng ban . Giám đốc là người đại diện pháp nhân của xí nghiệp về hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý, giúp cho giám đốc là các phĩ giám đốc
Phĩ giám đốc giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của cơng ty theo sự phân cơng của giám đốc ,tham mưu cho giám đốc và trực tiếp quản lý các dội cơng trình ,các phịng ban thuộc trách nhiệm của mình . Cụ thể là :
- Phĩ giám đốc phụ trách khối kỹ thuật sản phẩm cơ khí là đội trưởng trực tiếp chỉ huy một xưởng cơ khí xây dựng , là người cĩ quyền tuyển dụng lao động và chịu trách nhiệm báo cáo kết quả xây dựng với giám đốc .
- Phĩ giám đốc phụ trách kỹ thuật khối xây lắp đồng thời là đội trưởng trực tiép chỉ đạo một đội xây lắp phụ trách an tồn kỹ thuật xây lắp của tồn xí nghiệp .
- Phĩ giám đĩc kiêm Bí Thư Đảng uỷ thủ trưởng cơ quan đồng thời cũng là người chỉ đạo trực tiếp một đội xây lắp , phụ trách cơng tác bồi dưỡng nâng cao trình độ cơng nhân ,điều hành các hoạt động của Đảng bộ trong xí nghiệp.
Các phịng ban chức năng cuả xí nghiệp xây lắp I bao gồm :
- Phịng tổ chức hành chính : cĩ chức năng tổ chức lao động tiền lương, tuyển dụng đào tạo nâng cao tay nghề cho cán bộ cơng nhân viên . Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo xí nghiệp về cơng tác tổ chức nhân sự , tham mưu cho lãnh đạo xí nghiệp về cơng tác sắp xếp cán bộ cơng nhân theo khả năng , năng lực để phát huy tính năng động sáng tạo trong cơng tác quản lý cũng như trong sản xuất . Hướng dẫn kiểm tra các đội về quản lý , sử dụng lao động theo bộ lao động về chấp hành các chủ trương , chính sách của Đảng và của nhànước. Soạn thảo các văn bản liên quan đến cơng tác tổ chức các quyết định cung cấp số liệu một cấch chính xác và kịp thời
- Phịng kế tốn tài chính: cĩ chức năng quản lý tài chính ,hạch tốn kế tốn , kiểm tra và phân tích hoạt đơng kinh tế . Chấp hành các chế độ chính sách
pháp luật của nhà nước trong xí nghiệp, sử dụng đúng mục đích và cĩ hiệu quả các nguồn vốn của xí nghiệp. Tổ chức luân chuyển chứng từ , kiểm tra chứng từ cập nhật lên bảng kê và hạch tốn kế tốn , thơng qua số liệu phát sinh đẻ vào các loại sổ sách chi tiết và tổng hợp theo pháp lệnh kế tốn thống kê do nhà nước ban hành , đồng thời làm báo cáo kế tốn hàng quý , hàng năm báo cáo với nhà nước . Liên hệ với các cấp , các ngành nhằm đảm bảo vốn hoạt động sản xuất kinh doanh , tiền lương của cơng nhân xí nghiệp : Nộp hồ sơ thanh quyết tốn vay vốn ngân hàng . . . cân đối kiểm tra cụ thể các chứng từ hợp pháp để trả thưởng cho cơng nhân viên chức , trường hợp chứng từ khơng hợp lệ cĩ quyền theo quy định của nhà nước .
- Phịng kế hoạch kỹ thuật : cĩ chức năng lập kế hoạch , điều động sản xuất , đấu thầu và chào thầu các cơng trình , lập hồ sơ nhận thầu , tham mưu cho giám đốc về mặt kỹ thuật , nhận thiết kế trên cơ sở đĩ lập biện pháp thi cơng cụ thể cho từng cơng trình và hạng mục cơng trình . Lập cơng nghệ chi tiết phát hiện những sai sĩt trong thống kê để xử lý đồng thời giám sát cơng trình thi cơng , đảm bảo chất lượng cơng trình .Thanh quyết tốn cơng trình , nghiệm thu, bàn giao của cơng ty với chủ đầu tư và đơn vị . Hướng dẫn kiểm tra các đội về cơng tác xây lắp lập phương án kỹ thuật an tồn, các yếu tố dự thảo văn bản đấu thầu và các cơng trình đề giám đốc . Khảo sát điều tra các năng lực , lập dự tốn thi cơng giao cho các đơn vị và tổ chức cung ứng vật tư theo phân cơng của xí nghiệp .
Các đội trực tiếp sản xuất : cĩ nhiệm vụ thực hiện các cơng việc được giao, đảm bảo đúng thời gian và tiến độ quy định . Kết quả thi cơng quyết định sự tồn tại và phát triển của cơng ty . Vì vậy việc duy trì hoạt động cĩ hiệu quả là yêu cầu quan trọng và là nhiệm vụ chung cho tất cả các phịng ban trong xí nghiệp .
Mối quan hệ giữa các phịng ban: mặc dù mỗi phịng ban trong xí nghiệp đảm nhận mỗi lĩnh vực riêng nhưng trong quá trình làm việc giữa các phịng cĩ mối quan hệ với nhau . Sau khi trúng thầu ký kết được hợp đồng cán bộ xí
nghiệp xuống thực địa khảo sát phân tích , lập báo cáo và xây dựng mơ hình kiến trúc , sau đĩ chuyển hồ sơ xuống phịng kế hoạch kỹ thuật , cán bộ thiết kế sẽ thiết kế cơng trình và lập dự tốn thiết kế , các nhân viên của phịng sẽ thực hiện việc lắp đặt đơn giá các loại để lập ra bảng dự tốn cơng trình về giá trị sau đĩ sẽ trình lên giám đốc , cơng trình sẽ được giao cho các đội thi cơng trực tiếp dựa vào năng lực của các đội và tính chất của cơng trình . Sau khi phịng tổ chức đã hồn thành các thủ tục giấy tờ dự tốn sẽ được chuyển xuống phịng kế tốn tài chính , phịng này sẽ lập luận chứng kinh tế để vay vốn ngân hàng đầu tư cho cơng trình. Trước khi các đội tiến hành thi cơng xí nghiệp sẽ lập hợp đồng giao khốn cùng vối sự tham gia của các phịng ban cĩ liên quan .