II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CễNG TÁC
2. Trong cụng tỏc lập đơn hàng
Hàng năm theo kế hoạch Ban QLDATCĐ MB phải cung ứng một lượng vật tư rất lớn cho cỏc cụng trỡnh điện thi cụng xõy lắp được: Do đú phải lập rất nhiều đơn hàng để mua thiết bị vật tư ở trong nước và ngoài nước.
- Đơn hàng là một văn kiện mang tớnh hợp đồng, nú buộc Ban phải cú những khoản chi rất lớn. Cho nờn điều tối quan trọng là văn kiện này phải rừ ràng và khụng cú chỗ nào cú thể hiểu sai được.
Vớ dụ: Khụng bao giờ được dựng cỏc cụm từ dưới đõy:
- “Giỏ cả sẽ được thoả thuận”
- “Giao hàng càng sớm càng tốt”
- “Cú chất lượng thương mại thụng thường”
- “Giống như đó cung cấp trước đõy”
Và' những từ khỏc cú tớnh chất tương tự, vỡ quỏ lỏng lẻo, cú thể gõy khú khăn rất lớn sau đõy:
Đơn đặt hàng ớt nhất phải cú cỏc thụng tin dưới đõy :
- Tờn và địa chỉ xớ nghiệp đặt hàng
-Tờn và địa chỉ cụng ty nhận đơn hàng
- Số ký hiệu, mó hàng
- Số lượng sản phẩm và khối lượng dịch vụ yờu cầu
- Tả đầy đủ loại, kiểu, phõn cấp hoặc những quy cỏch cần thiết để xỏc định sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Một bản cụng bố được ỏp dụng về quy cỏch của sản phẩm và mọi dữ liệu kỹ thuật cú liờn quan.
- Ghi rừ mọi chứng chỉ hợp cỏch của sản phẩm (phự hợp với yờu cầu) cần gửi theo hàng được giao.
- Giỏ được thoả thuận giữa người mua và người bỏn.
- Cỏch thức giao hàng.
- Cỏc hướng dẫn giao hàng
Chữ ký của người mua và chức vụ của họ trong tổ chức mua hàng.
- Những điều kiện kinh doanh của bờn mua.
Ủy quyền rừ ràng cho người ký đơn hàng và cú thể đề ra giới hạn mỗi lần ký. Nếu vượt qua một giỏ trị nào đú phải được ban giỏm đốc kiểm duyệt.