III. Thực trạng công tác giao dịch và hợp đồng xuấtnhập khẩu tại công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật(Technoimport )
2 Hoàn thiện công tác giao dịch và hợp đồng xuấtnhập khẩu tại Technoimport
1. Hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, cơ chế quản lý hoạt động:
Các phòng xuất nhập khẩu từ 1 đến 7 cần tập trung chuyên môn vào một số ngành hàng nhất định, chấm dứt tình trạng kinh doanh theo kiểu chụp giựt, chồng chéo nh hiện nay giữa các phòng. Việc chuyên môn hoá giúp cho các phòng phát huy đợc lợi thế của mình nh các mối quan hệ với khách hàng trong và ngoài nớc, quan hệ với nhà cung cấp, sự am hiểu về kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thơng đối với một số mặt hàng nhất định từ đó tăng khả năng cạnh tranh của công ty cũng nh tạo ra đợc sự đoàn kết trong nội bộ để cùng hớng tới mục đích chung của công ty.
Trung tâm t vấn đầu t và thơng mại nên tách khỏi chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu nh hiện nay để tập trung vào chức năng t vấn ( cho ban giám đốc, các phòng nghiệp vụ trong việc tìm kiếm các ngời tham gia dự thầu và tổ chức đấu thầu, giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng ).
Để khuyến khích, thúc đẩy hoạt động tìm kiếm bạn hàng trong toàn công ty ban giám đốc Technoimport nên áp dụng chính sách khen thởng đối với bất cứ ai có công giới thiệu bạn hàng, khách hàng cho công ty và đơn vị mình.
Mở rộng chức năng của bộ phận kế hoạch tài chính, ngoài các chức năng trớc đây bộ phận này nên đảm nhiệm thêm một số chức năng:
+ Tham mu cho ban giám đốc và các đơn vị kinh doanh trong vấn đề thanh toán sao cho công ty có lợi nhất .
+ Kinh doanh ngoại hối để bảo toàn, phát triển và mở rộng vốn đồng thời tìm cách ứng phó với mọ biến động của thị trờng nhằm hạn chế rủi ro cho công ty Trong năm 2002 thị trờng chứng khoán sẽ đi vào hoạt động khi đó nhà nớc sẽ mở rộng quyền quản lý, kinh doanh ngoại hối cho các doanh nghiệp . Khi đó Technoimport sẽ tham gia vào giao dịch chứng khoán và kinh doanh ngoại hối, ngay từ bây giờ cán bộ của công ty đặc biệt là phòng kế hoạch tài chính phải bồi dỡng và nâng cao kiến thức về lĩnh vực này nhằm tránh bỡ ngỡ khi kinh doanh .
Trên đây là một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức , cơ chế hoạt động đối với công ty Technoimport nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng và hoạt động kinh doanh của công ty nói chung.
2 Hoàn thiện công tác giao dịch và hợp đồng xuất nhập khẩu tạiTechnoimport . Technoimport .
a./Hoàn thiện công tác giao dịch.
Công tác chuẩn bị cho giao dịch là giai đoạn rất quan trọng, là bớc khởi đầu cho công tác giao dịch và hàng loạt các nghiệp vụ kinh tế tiếp theo trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Công tác giao dịch muốn tốt, đạt hiệu quả cao
thì công tác chuẩn bị giao dịch phải hoàn tất và chu đáo. Mặc dù với kinh nghiệm của mình Technoimport thực hiện khá tốt công tác chuẩn bị khi giao dịch tuy nhiên quá trình kinh doanh là quá trình tự hoàn thiện mình. Do đó trong thời gian tới để không ngừng hoàn thiện công tác này thì Technoimport cần phải tiến hành một số hoạt động sau:
- Công tác nghiên cứu thị trờng và tìm kiếm bạn hàng của Technoimport nói chung và của từng bộ phận trong công ty nói riêng phải đợc tiến hành thờng xuyên, liên tục và mang tính hệ thống khoa học. Technoimport luôn chủ động phát hiện nhu cầu của khách hàng và tìm cách thoả mãn những nhu cầu đó vì chỉ có thể Technoimport mới thu hút đợc khách hàng, mở rộng kinh doanh và thu đợc lợi nhuận.
- Tích cực nghiên cứu và tìm cách xâm nhập những thị trờng mới, tiềm năng nh: thị trờng EU, Mỹ, Canada, Australia... nhất là đối với hoạt động xuất khẩu vì trong tơng lai Technoimport sẽ mở rộng phạm vi kinh doanh song một số nhóm mặt hàng có nhu cầu rất lớn ở những thị trờng này nh: hàng thuỷ sản, hàng dệt may.
Muốn thực hiện đợc điều đó thì bên cạnh những nỗ lực của CBCNV trong công ty, sự lãnh đạo kịp thời của Ban giám đốc thì công ty không ngừng hoàn thiện hoạt động marketing. Hoạt động marketing cần phải đợc tổ chức thực hiện một cách quy củ và phải đợc xem là một bộ phận quan trọng trong hoạt động kinh doanh của toàn công ty cũng nh của từng đơn vị kinh doanh, do đặc điểm tổ chức của Technoimport, marketing cần đợc tổ chức thành 2 cấp độ: cấp độ công ty và cấp độ đơn vị.
+ Cấp công ty chịu trách nhiệm nghiên cứu, phân tích, đánh giá tình hình chung của thị trờng ở cả trong, ngoài nớc và của từng khu vực trên thế giới. Kết hợp với việc phân tích, đánh giá các báo cáo kết quả nghiên cứu thị trờng của các đơn vị kinh doanh độc lập để lập nên chiến lợc marketing chung cho toàn công ty, chỉ đạo các đơn vị thực hiện chiến lợc này.
+ Cấp đơn vị phải chịu trách nhiệm tổ chức, tiến hành các hoạt động marketing trong lĩnh vực kinh doanh của đơn vị mình; báo cáo các kết quả nghiên cứu, đánh giá về thị trờng của đơn vị, bộ phận, marketing cấp công ty trên cơ sở chiến lợc marketing và chính sách marketing của toàn công ty các đơn vị sẽ cụ thể hoá thành chiến lợc marketing của đơn vị mình.
Hoạt động marketing phải đợc thực hiện đầy đủ các chức năng của nó, đó là: + Nghiên cứu thị trờng
+ Phát hiện nhu cầu + Đáp ứng nhu cầu + Gợi mở nhu cầu
Từ đó gắn liền với việc nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh và thiết lập các chính sách, biện pháp để vợt lên trên họ. Sử dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào
việc nghiên cứu thị trờng và môi trờng kinh doanh của nớc ngoài thông qua mạng Internet.
Ngoài ra Technoimport cần phát huy hơn nữa vai trò các văn phòng đại diện của công ty tại nớc ngoài trong việc thu thập và cung cấp những thông tin về thị tr- ờng, bạn hàng, giá cả, nhu cầu... cho công ty để thông qua đó tiến hành các hoạt động nghiệp vụ của mình. Cụ thể từng văn phòng đại diện của Technoimport bên cạnh việc thu thập, nghiên cứu và cung cấp phải thực sự trở thành đơn vị tìm kiếm, thu hút khách hàng cho công ty; đảm bảo quyền lợi của công ty tại nớc sở tại, thay mặt công ty tiến hành một hoặc một số hoạt động nghiệp vụ của toàn bộ quá trình thực hiện nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu.
Chuẩn bị tốt các điều kiện, công việc trớc khi giao dịch góp phần lớn vào sự thành công của công tác giao dịch trong kinh doanh xuất nhập khẩu. Tuy nhiên một trong những giai đoạn mang tính chất quyết định đối với kết quả của công tác giao dịch nói riêng và toàn bộ hoạt động nghiệp vụ xuất nhập khẩu nói chung đó là việc lựa chọn phơng thức giao dịch phù hợp. Nh đã phân tích ở trên việc lựa chọn các phơng thức giao dịch phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố nh: đặc điểm của mặt hàng, bán hàng của công ty , vị thế của công ty trên thị trờng... Do đó xuất phát từ đặc điểm mặt hàng và phạm vi kinh doanh của Technoimport rất đa dạng trong khi đó hiện nay Technoimport chỉ thờng áp dụng một số phơng thức nhất định nh: giao dịch trực tiếp, đấu thầu, tạm nhập tái xuất.
Để không ngừng hoàn thiện công tác giao dịch thì Technoimport cần phải đa dạng hoá các phơng thức giao dịch sao cho đối với từng loại mặt hàng khác nhau ta lựa chọn đợc các phơng thức giao dịch phù hợp:
* Đối với hoạt động xuất khẩu
+ Các mặt hàng than, cao su, nông sản phẩm thì công ty nên áp dụng các ph- ơng thức giao dịch nh giao dịch trực tiếp, buôn bán đối lu, giao dịch qua trung gian.
+ Hàng công nghiệp: giao dịch tại hội chợ triển lãm, giao dịch tại sở giao dịch, giao dịch trực tiếp, buôn bán đối lu.
* Đối với hoạt động nhập khẩu:
+ Thiết bị toàn bộ: phơng thức đấu thầu, giao dịch trực tiếp.
+ Máy móc thiết bị lẻ, phụ tùng; hàng tiêu dùng, nguyên vật liệu: giao dịch trực tiếp, buôn bán đối lu.
Trong thời gian tới Technoimport cần chú trọng tới việc áp dụng phơng thức buôn bán đối lu. Đây là phơng thức buôn bán rất phù hợp với các doanh nghiệp có chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu nh Technoimport, hình thức giao dịch này giúp cho Technoimport nhập đợc số mặt hàng nhập khẩu đáp ứng nhu cầu trong n- ớc nh: máy móc thiết bị lẻ, phụ tùng, hàng tiêu dùng... và bán đợc các mặt hàng nh than, cao su, nông sản phẩm... khi áp dụng phơng pháp này Technoimport trong việc đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng vì đây là hình thức giao dịch mua bán hai chiều.
Mặt khác, hình thức này đem lại hiệu quả cho Technoimport nói riêng và Việt Nam nói chung nhất là trong giai đoạn hiện nay thông qua việc tiết kiệm đợc những khoản chi ngoại tệ cho việc nhập khẩu và thúc đẩy nhanh xuất khẩu, cân đối đợc cán cân thơng mại cũng nh cán cân thanh toán.
Ngoài ra trong thời gian tới công ty cần phải chú trọng tham gia các hội chợ triển lãm vì khi Technoimport tham gia không những kí kết đợc nhiều hợp đồng mà còn có cơ hội quảng bá sản phẩm và vị thế của doanh nghiệp trên thị trờng. Technoimport cần tham gia một số hội chợ quốc tế tổ chức tại Việt Nam và có thể tham gia một số hội chợ triển lãm ở quốc tế. Tuy nhiên việc tham gia phải có kế hoạch và dự tính cẩn thận, phải lựa chọn thời điểm và địa điểm tham gia sao cho phù hợp với khả năng tài chính của công ty cũng nh những mặt hàng mà công ty đang kinh doanh.
Bên cạnh đó công ty nên cử những cán bộ có kinh nghiệm nghiên cứu kỹ về tổ chức và cách thức tiến hành tại các sở giao dịch hàng hóa lớn trên thế giới để tiến tới từng bớc có thể tham gia vào nhất là đối với hoạt động xuất khẩu các sản phẩm nh: cao su, nông sản phẩm ... vì thông thờng giao dịch tại sở giao dịch hàng hóa buôn bán với khối lợng lớn, mặt khác chính ngay trong giai đoạn lựa chọn hàng hóa đủ điều kiện để tham gia tại Sở giao dịch chúng ta đã từng bớc nâng cao đợc chất lợng sản phẩm cũng nh củng cố đợc uy tín của Technoimport.
Đối với hoạt động đấu thầu (nhất là đối với các công trình thiết bị toàn bộ) bên cạnh những khó khăn và bất cập mà công ty phải đối mặt trong hoạt động nhập khẩu thiết bị toàn bộ nói chung và hoạt động đấu thầu nhập khẩu thiết bị toàn bộ nói riêng từ cơ chế chính sách của nhà nớc về quản lý xuất nhập khẩu. Trong thời gian tới Technoimport cần phải không ngừng hoàn thiện hơn nữa công tác đấu thầu.
- Trong quá trình lập “điều kiện dự thầu” thì cần có sự cân nhắc, bên cạnh những điều kiện nhất định phải đáp ứng thì trong từng trờng hợp phải có sự thay đổi để phù hợp với từng công trình và từng thời điểm. Điều này sẽ đợc quyết định từ phía các đơn vị của công ty và nhất là trung tâm t vấn đầu t và thơng mại phải phát huy sở trờng và kinh nghiệm của mình, bên cạnh đó CBCNV của từng phòng nghiệp vụ cũng có thể thực hiện, điều đó phụ thuộc vào qui mô giá trị của hợp đồng hoặc sự chỉ đạo của ban giám đốc.
- Muốn thực hiện tốt công tác đấu thầu thì Technoimport cần có đợc cán bộ có chuyên môn về các lĩnh vực kỹ thuật, khoa học công nghệ. Vì việc nhập khẩu thiết bị toàn bộ là việc nhập về hàng trăm thậm chí hàng nghìn các loại máy móc thiết bị khác nhau. Do đó đòi hỏi phải có ngời am hiểu và biết rõ để từ đó tránh đ- ợc tình trạng nhập khẩu “đống phế liệu”...
b./Hoàn thiện công tác hợp đồng xuất nhập khẩu .
* Đối với các điều khoản trong hợp đồng :
Trong việc đàm phán để đi đến ký kết các điều khoản trong hợp đồng xuất nhập khẩu , cán bộ của Technoimport cần linh hoạt , nhanh nhạy trong việc lựa
chọn phơng thức xác định giá cả và cơ sở xác định tỷ giá chuyển đổi, không nên cứng nhắc và dập khuôn mà bỏ lỡ cơ hội kinh doanh :
- Xác định giá cả của hàng hóa : có thể cân nhắc giữa việc quy định giá cả cố định, linh hoạt hoá giá quy định sau hay xác định giá cả theo thị trờng dựa trên việc nghiên cứu, phân tích , dự đoán những biến động trong tơng lai.
- Khi dự đoán thấy có nhiều khả năng giá giảm trong tơng lai thì nên đàm phán để ký kết hợp đồng với giá cố định tại thời điểm ký kết hợp đồng ( đối với hợp đồng xuất khẩu ) và ký kết hợp đồng với giá cả qui định sau, giá cả linh hoạt (đối với hợp đồng nhập khẩu ). Bằng cách đó sẽ tăng lợi nhuận của công ty; tạo điều kiện giảm giá hàng nhập khẩu để thu hút khách hàng và tăng khả năng cạnh tranh đối với đối thủ khác.
-Các phơng pháp xác định giá này cần đợc phát huy trong hoạt động tự doanh, riêng đối với hoạt động uỷ thác cần có sự thống nhất, thoả thuận với ng- ời uỷ thác. Khả năng cạnh tranh của công ty sẽ đợc tăng lên nêú Technoimport giúp khách hàng lựa chọn đợc cách xác định giá cả có lợi hơn.Trong trờng hợp ngời uỷ thác không mạo hiểm và chỉ muốn áp dụng phơng pháp giá cả cố định thì Technoimport vẫn còn có thể chấp nhận mạo hiểm để ký kết hợp đồng ngoại thơng với phơng thức xác định giá cả có lợi và đảm bảo giao hàng với giá cố định đã ký kết với ngời uỷ thác.
-Tơng tự nh vậy,Technoimport nên ký kết hợp đồng ngoại thơng với tỷ giá chuyển đổi đợc xác định vào thời điểm mà công ty dự đoán là có lợi nhất chứ không nên quy định cứng nhắc là tỷ giá vào lúc ký kết hợp đồng nh hiện nay.
-Cơ sở xác định tỷ giá chuyển đổi có thể là tỷ giá chuyển đổi trực tiếp giữa hai đồng tiền đợc niêm yết tại một số thị trờng lớn nhng cũng có thể dùng " giỏ tiền tệ" của một số đồng tiền ổn định để xác định tỷ giá chuyển đổi nhằm hạn chế những ảnh hởng của sự biến động về kinh tế , chính trị , xã hội ở nớc lu hành đồng tiền thanh toán và đồng tiền tính giá.
* Hoàn thiện trong công tác thanh toán.
- Technoimport cần tổ chức theo dõi chặt chẽ việc thanh toán , thời hạn nộp thuế và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình. Tránh để bị phạt do chậm thanh toán dẫn đến phát sinh thêm chi phí ( trong hoạt động nhập khẩu) và để bạn hàng dây da nợ nần, chiếm dụng vốn.
- Trong hoạt động tạm nhập tái xuất, các đơn vị kinh doanh của Technoimport nên nghiên cứu để sử dụng L/C giáp lng (L/C - Back to Back) để sử dụng đợc tính chất có giá của Bộ chứng từ thanh toán mà không cần phải có đủ số d trong tài khoản tài sản tại các ngân hàng để mở L/C thanh toán cho ng- ời cung cấp.
- Trong hoạt động xuất khẩu của công ty nếu thanh toán bằng phơng thức L/C, Technoimport cần kiểm tra kỹ việc mở L/C của ngời nhập khẩu, nhất là đối với ngân hàng mở L/C và so sánh nội dung của L/C với các điều khoản trong hợp đồng đã ký kết nhằm tránh những rủi ro có thể gặp phải trong việc thanh toán tiền hàng.
- Để tránh những khó khăn trong việc thanh toán với khách hàng nội địa, Technoimport nên :
+ Nắm vững các thông tin về khả năng tài chính, nguồn vốn nhập khẩu của ngời uỷ thác, ngời mua hàng trớc khi ký kết hợp đồng .
+ Chỉ nên duy trì một tỷ lệ % nhất định số khách hàng có khả năng thanh toán thấp để đảm bảo không quá giới hạn cho phép của tỷ trọng tổng các khoản phải thu có khả năng thanh toán thấp trong tổng số các khoản phải thu của