III. Thực trạng công tác giao dịch và hợp đồng xuấtnhập khẩu tại công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật(Technoimport )
2. Công tác hợp đồng xuấtnhập khẩu (XNK) tại Technoimport
Sau khi kết thúc giai đoạn giao dịch và đàm phán, Công ty thực hiện bớc tiếp theo là ký kết hợp đồng XNK. Hợp đồng ngoại thơng có thể ký dới nhiều hình thức khác nhau: bằng một văn bản, nhiều văn bản, Fax... ở Công ty Technoimport chủ yếu sử dụng hình thức hợp đồng gồm 1 văn bản với nội dung
a.Nội dung:
Trong hợp đồng XNK thờng bắt đầu từ các điều khoản sau:
- Tên hàng: là điều khoản quan trọng của hợp đồng, nó xác định chính xác đối tợng giao dịch là cao su, cà phê hay các loại nguyên vật liệu, hàng tiêu dùng... Do đó quan hệ với nhiều bạn hàng ở nhiều nớc khác nhau, mỗi nớc lại có những cách đặt tên hàng khác nhau: bởi vậy dù theo cách diễn đạt nào Công ty cũng yêu cầu phải ghi tên thơng mại của hàng hoá kèm theo.
- Phẩm chất: Phẩm chất hàng hoá nói lên mặt chất của đối tợng, nó liên quan mật thiết đến phơng thức vận chuyển, tiếp nhận và giá cả của hàng hoá. Cùng mặt hàng cao su nhng giá của cao su loại 1 và loại 2 đã chênh nhau 204$/ tấn.
. Có nhiều phơng pháp khác nhau để qui định phẩm chất của hàng. Nó phụ thuộc vào từng loại hàng hoá.
+ Các mặt hàng xuất khẩu của Công ty chủ yếu là nguyên liệu thô và các sản phẩm nông sản do đó Công ty thờng xác định bằng phơng pháp mẫu hàng hoặc dựa vào sự xem hàng trớc.
+ Đối với Nhập khẩu của Công ty chủ yếu là máy móc kỹ thuật, dây chuyền công nghệ do đó chất lợng đòi hỏi phải đảm bảo tiêu chuẩn của một số tổ chức quốc tế và phải có giấy chứng nhận chất lợng do nhà sản xuất cấp.
- Số lợng: Số lợng là điều khoản nói lên quy mô một thơng vụ, nó cũng liên quan mật thiết đến điều khoản giá cả. Với khối lợng mua bán lớn thì giá cả sẽ rẻ hơn. Việc xác định đơn vị do số lợng, khối lợng cũng tuỳ theo vào từng loại hàng hoá, từng khách hàng nh cà phê, hạt nhân... thờng dùng kg, tấn, tạ còn đối với gỗ thờng dùng m3, đối với máy móc thiết bị dùng đơn vị cái, chiếc...
- Giá cả: là điều khoản quan trọng trong mọi hợp đồng kinh tế nói chung và hợp đồng kinh doanh XNK nói riêng. Giá cả có mối quan hệ trực tiếp với điều kiện cơ sở giao hàng, số lợng, chất lợng hàng hoá.
Ví dụ: mặt hàng hạt điều, công ty giao bán hạt điều loại 1 là 224USD/tấn FOB Hai Phòng nếu mua trên 500 tấn sẽ là 223 USD/ tấn FOB Hải Phòng cũng sản phẩm ấy giá là: 228USD/ tấn CIF Hong Kong là 227USD/ tấn CIF Hong Kong.
Do hạn chế về năng lực, trình độ nghiệp vụ về đàm phán cũng nh khả năng thuê tầu biển. Do đó hiện nay mức giá công ty đặt mua còn thấp và thờng phải chấp nhận bán theo giá FOB và mua theo giá CIF. Một phần quan trọng trong điều khoản giá cả là đồng tiền tính giá. Với những bạn hàng thông thờng: Anh, Pháp, Hà Lan, Mỹ, Hàn Quốc. Công ty thờng thoả thuận lấy đô la Mỹ làm đồng tiền tính giá vì đồng tiền Việt Nam là đồng tiền yếu dễ bị mất giá. Tuy nhiên đối với những nớc có quan hệ bạn hàng thờng xuyên, mua với khối lợng lớn, công ty có thể linh hoạt trong hoạt động kinh doanh.
- Giao hàng: Thời gian giao hàng là thời hạn mà ngời bán phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng: để đi đến thống nhất điểm này, công ty thờng căn cứ vào khả năng khai thác nguồn hàng xuất khẩu, mùa vụ và điều kiện vận tải chuyên chở... để xác định trong trờng hợp công ty là nhà xuất khẩu.
Ví dụ: Đối với mặt hàng thủ công mỹ nghệ (mây, tre đan...) công ty chỉ có thể khai thác ở thị trờng phía Bắc từ khoảng giữa tháng 10 - 11 đến đầu tháng 2, tháng 3 năm sau. Vì thời gian này điều kiện thời tiết thuận lợi cho việc khai thác chế biến và vận chuyển. Trong điều khoản này, công ty thờng thoả thuận về thời gian giao hàng, phơng thức giao hàng và thông báo giao hàng, ngoài ra có thể thêm các điều kiện khác. Chẳng hạn hàng có khối lợng lớn thì có thể qui định cho phép giao hàng từng đợt (Partial Shipment allowed).
. Nếu dọc đờng phải thay đổi phơng tiện vận chuyển có thể qui định cho phép chuyển tải (Transhipment allowed). Ngoài ra đối với TBTB nhập khẩu phải qui định chi tiết về thời gian giao hàng trên cơ sở luận chứng kinh tế kỹ thuật đã phê duyệt.
- Thanh toán: để tránh rủi ro công ty thờng chọn USD làm đồng tiền thanh toán và trong khi xuất khẩu công ty cố gắng thoả thuận trả tiền trớc và trong nhập khẩu công ty thờng cố gắng trả tiền sau.
Đối với phơng thức thanh toán công ty thờng áp dụng là th tín dụng (L/C), th chuyển tiền, hàng đổi hàng và thu tiền mặt.
Đối với các hàng quen thuộc, Technoimport thờng thanh toán bằng TTR còn đối với các bạn hàng mới Technoimport thờng thanh toán bằng việc sử dụng L/C không huỷ ngang (cho 75 → 80% tổng giá trị hợp đồng). Lịch thanh toán do hai bên cùng thoả thuận nhng đối với các hợp đồng có giá trị khá lớn thờng là:
+ Thanh toán 10% → 15% khi ký hợp đồng. + Thanh toán 75% → 80% khi nhận bộ chứng từ.
+ Thanh toán với phần còn lại bằng TTR khi nhận đủ hàng.
Riêng đối với việc nhập khẩu TBTB hay dây chuyền công nghệ mà vốn là do chủ đầu t vay của nớc ngoài, việc thanh toán sẽ đợc thanh toán bằng L/C trả chậm với thời hạn tín dụng từ 3 → 5 năm, thậm chí 10 → 15 năm đối với những công trình có giá trị lớn. Đối với những công trình có giá trị lớn. Đối với các hợp đồng này, thay vì đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng ngời bán đòi hỏi phải có giấy bảo lãnh thanh toán của Ngân hàng.
- Hiệu lực của hợp đồng: Điều khoản này đặc biệt quan trọng trong trờng hợp nhập khẩu máy móc TBTB, dây chuyền công nghệ và phải có các điều kiện để đảm bảo hai bên thực hiện hợp đồng nh:
+ Khế ớc tín dụng ngời mua giữa Ngân hàng của Việt Nam với ngân hàng n- ớc ngoài đi vào hiệu lực.
+ Ngời mua đã nhận đợc giấy bảo đảm trả tiền đặt cọc và giấy bảo đảm thực hiện hợp đồng nh đã quy định.
+ Hợp đồng đợc ký kết giữa các bên tham gia.
+ Hợp đồng đợc cơ quan có thẩm quyền của 2 bên phê duyệt.
Ngoài ra, khi ký kết hợp đồng NKTBTB, Techoimport rất lu ý các điều khoản sau:
- Bảo lãnh thực hiện hợp đồng và đảm bảo trả lại tiền đặt cọc. - Giám sát tại xởng trớc khi giao hàng.
- Bảo hành.
- Lắp ráp chạy thử, nghiệm thu sơ bộ, chạy thử nghiệm thu và nghiệm thu. - Phạm vi chịu thuế.
- Chuyển nhợng. - Bảo mật.
- Bằng sáng chế hoặc bản quyền. - Thay đổi.
- Các văn bản của hợp đồng, trong đó phải quy định rõ về tài liệu kỹ thuật, yêu cầu về giúp đỡ kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lợng, tiến độ thực hiện.
Đối với hợp đồng xuất nhập khẩu thông thờng là một văn bản có nội dung và hình thức
Hợp đồng (contract) Ngày. . . tháng . . . năm Giữa (Between)
Địa chỉ (address): Điện thoại (Telephone): Fax:
tới đây gọi tắt là “Ngời bán” Và (and):
Địa chỉ: Điện thoại: Fax:
tới đây gọi là “Ngời mua”
Hai bên đồng ý ký kết hợp đồng với những điều kiện sau: Điều 1: Tên hàng
Ghi chú tên thơng mại, nhãn hiệu hàng hoá và tên khoa học, xuất xứ, nhà sản xuất công dụng... khi cần thiết.
Điều 2 : (Quantity): Số lợng
Số lợng đợc xác định theo đơn vị đo lờng theo đơn vị đo lờng theo tập quán quốc tế, xác định rõ:
- Phơng pháp xác định số lợng - Địa điểm xác định
- Tỷ lệ dung sai
Điều 3: (Quality): chất lợng
Bao gồm những yếu tố chủ yếu và quy cách phẩm chất của hàng hoá và ph- ơng pháp xác định.
- Trách nhiệm của ngời mua và ngời bán với kiểm tra phẩm chất. - Thời gian, địa điểm kiểm tra.
Điều 4: (Shipment Delivery): giao hàng Bao gồm các vấn đề sau:
- Thời gian giao hàng - Phơng thức giao hàng - Điều kiện cơ sở giao hàng. Điều 5: (Price) giá cả
Căn cứ vào giá cả quốc tế, phù hợp với quy định của nhà nớc, thích ứng với điều kiện cơ sở giao hàng.
Điều 6: (Settlement payment): Thanh toán - Đồng tiền thanh toán (thờng là USD)
- Phơng thức thanh toán: L/C, TTR, Collection
A/D, đổi hàng
Điều 7: (Packing and Marking): Bao bì, mã hiệu Điều 8: (Warranting) Bảo lãnh
Điều 9: (Penalty) : phạt và bồi thờng thiệt hại. Hai bên thoả thuận với nhau về những biện pháp đợc áp dụng khi một hợp đồng không đợc thực hiện (một phần hoặc toàn bộ) do lỗi của một trong hai bên.
Điều 10: (InSurance) bảo hiểm
Điều 11: (Force major) Bất khả kháng Điều 12: (Claim) khiếu nại
Điều 13: (Arbitration) trạng từ
Hợp đồng này có hiệu lực từ . . . Làm tại . . . ngày . . . tháng . . . . năm
Hợp đồng này làm thành . . . bản gốc . . . tiếng . . . mỗi bên giữ . . . bản.
Ngời bán Ngời mua
(ký tên, đóng dấu) (ký tên, đóng dấu)