V. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH
1. Tổ chức bộ máy kế tốn tại nhà máy cơ khí Hồng Nam
1.1. Đặc điểm
Với đặc điểm tổ chức sản xuất và kinh doanh của nhà máy, cơng tác hạch tốn kế tốn giữ vai trị quan trọng thực hiện đầy đủ chức năng kế tốn của mình, phản ánh giám đốc quá trình hình thành và vận động của tài sản. Cơng tác kế tốn tại nhà máy đã thực hiện đầy đủ các giai đoạn của quá trình hạch tốn, từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế tốn để lập hệ thống báo cáo kế tốn.
Nhà máy cĩ trang bị máy vi tính nhưng cơng việc kế tốn khơng hồn tồn trên máy mà đĩ chỉ là một phần trợ giúp. Các chứng từ phát sinh được thực hiện song song trên hai phương hướng là ghi sổ và nhập vào máy, kết quả ghi sổ
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế tốn chi tiết Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính Sổ cái
và trên máy được đối chiếu với nhau. Các báo cáo in ra từ máy nên cơng việc cĩ giảm bớt nhưng khơng đáng kể.
1.2. Hệ thống chứng từ kế tốn tại nhà máy
Nhà máy đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế tốn thống nhất do bộ tài chính ban hành. Cụ thể:
- Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Thẻ kho, Phiếu thu, Phiếu chi,
- Hố đơn bán hàng, Hố đơn kiêm phiếu xuất kho, Hố đơn kiêm vận chuyển nội bộ, Hố đơn giá trị gia tăng...
Những chứng từ này được áp dụng ở nhà máy làm căn cứ ghi sổ kế tốn, cung cấp những thơng tin cho quản lý. Tuy nhiên, đây là những chứng từ mà nhà máy đang sử dụng, trên thực tế nhà máy khơng sử dụng hết các hố đơn này.
1.3. Hình thức tổ chức kế tốn
* Hệ thống tài khoản của nhà máy: Nhà máy đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản kế tốn thống nhất do bộ tài chính ban hành theo quyết định 1141 QĐ/TC/CĐKT ngày 1/1/1999 (đã sửa đổi bổ sung). Một số tài khoản nhà máy mở chi tiết nhằm theo dõi phần hạch tốn chi tiết.
* Niên độ kế tốn bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm * Hình thức kế tốn " Nhật ký - chứng từ "
* Sổ kế tốn tổng hợp: Nhật ký - chứng từ, sổ cái các tài khoản, các báo cáo tổng hợp như bảng sản lượng tiêu thụ, báo cáo doanh thu bán hàng, ...
* sổ kế tốn chi tiết: Ngồi những sổ thơng thường như sổ chi tiết thành phẩm, bán hàng,... Nhà máy cịn thiết kế một số mẫu sổ riêng như Báo cáo doanh thu...
* Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
* Phương pháp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ.
*Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.
*Đây là hình thức kế tốn phù hợp với quy mơ kinh doanh lớn, loại hình kinh doanh phức tạp cĩ nhiều mặt hàng khác nhau, sản xuất đơn chiếc. Nếu nhà máy áp dụng hình thức khác đều mang lại những bất lợi cho nhà máy.
Như vậy với hình thức kế tốn này việc hạch tốn được thực hiện dựa trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế tốn tổng hợp và kế tốn chi tiết. Nhờ đĩ tạo điều kiện thúc đẩy việc tiến hành cơng tác kế tốn kịp thời, đảm bảo số liệu chính xác đáp ứng yêu cầu trong quản lý.
1.4. Bộ máy kế tốn
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ của nhân viên kế tốn. Bộ máy kế tốn của nhà máy cơ khí Hồng Nam được tổ chức theo hình thức kế tốn tập trung và tiến hành cơng tác kế tốn theo hình thức nhật ký- chứng từ. Hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Bộ máy kế tốn của nhà máy cĩ nhiệm vụ thực hiện đầy đủ các chế độ hạch tốn, ghi chép các kết quả của quá trình sản xuất, kinh doanh của nhà máy, lập các báo cáo tài chính, cung cấp các thơng tin kịp thời đầy đủ chính xác giúp chủ doanh nghiệp ra quyết định đúng đắn. Bộ máy kế tốn được nhà máy cơ khí Hồng Nam được khái quát qua sơ đồ
1.4.1.Sơđồ bộ máy kế tốn của nhà máy.
Biểu số 14: Sơ đồ bộ máy kế tốn
Kế tốn trưởng Trưởng phịng kế tốn Kế tốn ngân hàng Kế tốn NVL CCDC Kế tốn TSC Đ K.tốn lương & T.tốn nội bộ K.tốn tổng hợp &giá thành Kế tốn cơng nợ Thủ quỹ
1.4.2. Giải thích sơđồ
Bộ máy kế tốn của nhà máy bao gồm 8 người.
Kế tốn trưởng kiêm trưởng phịng kế tốn: Cĩ nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế tốn, trên cơ sở sác định đúng đắn khối lượng cơng tác kế tốn nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản của kế tốn, là thơng tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh, kế tốn trưởng chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên mơn kế tốn, tài chính của nhà máy, kiểm tra việc thực hiện chế độ thể lệ quy định của nhà nước về lĩnh vực tài chính. Đồng thời trưởng phịng kế tốn phụ trách cơng tác tổng hợp.
Kế tốn ngân hàng: Cĩ nhiệm vụ theo dõi sự biến động tăng, giảm tiền mặt cĩ tại quỹ Nhà máy, biến động tăng, giảm của Nhà máy ở tài khoản mở tại ngân hàng, thực hiện thanh tốn bằng tiền giửi ngân hàng, theo dõi việc thu chi ngoại tệ phát sinh trong quá trình nhập khẩu.
Kế tốn cơng nợ: Phải thu của khách hàng, phải trả cho người bán, cơng nợ nội bộ Nhà máy, cĩ nhiệm vụ hách tốn chi tiết tổng hợp cơng nợ phải thu phải trả với người mua, người bán và cơng nợ nội bộ giữa các xí nghiệp với xí nghiệp, xí nghiệp với Nhà máy, Nhà máy với Nhà máy.
Kế tốn tiền lương: Cĩ nhiệm vụ hạch tốn tình hình thanh tốn với các cán bộ CNV về tiền lương, tiền thưởng, các khoản trích theo lương theo chế độ hiện hành.
Kế tốn vật tư hàng hố: Cĩ nhiệm vụ hạch tốn tổng hợp chi tiết tình hình nhập xuất tồn kho, NVL, CCDC, sản phẩm hàng hố.
Kế tốn TSCĐ-XDCB: Cĩ nhiệm vụ hạch tốn về nguyên giá, tính trích khấu hao TSCĐ, lập thủ tục và trình hội đồng giá Nhà máy về các cơng trình sửa chữa lớn, mua sắm TSCĐ của các xí nghiệp và nhà máy.
Kế tốn thuế: Cĩ nhiệm vụ hạch tốn tình hình thanh tốn với ngân sách về các khoản thuế.
Thủ quỹ: Cĩ nhiệm vụ thu. chi tiền mặt tại quỹ của Nhà máy theo các chứng từ hợp lệ do kế tốn lập, ghi sổ theo dõi tiền mặt tại Nhà máy.