II. Đặc điểm Tổ chức cơng tác kế tốn của Cơng ty
2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế tốn
*. Sổ sách kế tốn.
Sổ sách kế tốn là sổ dùng để ghi chép, hệ thống hĩa và tổng hợp số liệu từ các chứng từ ban đầu, nhằm cung cấp những chỉ tiêu cần thiết cho việc lập các báo cáo kế tốn theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định.
Theo chế độ kế tốn hiện nay việc tổ chức hệ thống sổ sách kế tốn của doanh nghiệp dựa trên 4 hình thức sổ sau:
- Theo hình thức nhật ký sổ cái - Theo hình thức nhật ký chung - Theo hình thức chứng từ ghi sổ
- Theo hình thức nhật ký chứng từ. - Hình thức nhật ký chung:
I. + Đặc điểm: Sổ Nhật ký chung là sổ kế tốn tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Số liệu ghi trên nhật ký sổ cái được dùng để làm căn cứđể ghi vào sổ cái.
II. + sổ sách: Nhật ký chung bao gồm các loại sổ: - Nhật ký chung
- Sổ Cái
- Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết.
III. + Trình tự ghi sổ: .Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đĩ căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp. Nếu đơn vị cĩ mở sổ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụđược ghi vào các sổ kế tốn chi tiết liên quan.
IV. Trường hợp đơn vị mở sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từđược dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan.
V. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân
đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu số khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo Tài Chính. Sơđồ trình tự ghi sổ NKC: CHỨNG TỪ GỐC Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ, thchi tiẻ kếế tốn t Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Hình thức Nhật ký chung phù hợp với mọi loại hình đơn vị hạch tốn. - Hình thức chứng từ ghi sổ:
+ Đặc điểm: Đây là hình thức kết hợp ghi sổ theo thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với ghi sổ theo nội dung kinh tế trên Sổ cái.
+ Sổ sách: Chứng từ ghi sổ bao gồm các loại sổ sau: - Sổđăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cái
- Sổ, thẻ kế tốn chi tiết
+ Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ
gốc, kế tốn lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổđể ghi vào sổđăng ký chứng từ ghi sổ, sau đĩ được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổđược dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế tốn chi tiết.
Cuối tháng phải khố sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, Cĩ và số dư của từng tài khoản trên sổ cái, căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, lập các báo cáo tài chính.
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo t i chính
Hình thức chứng từ ghi sổ thích hợp với mọi loại quy mơ của Doanh nghiệp, kết cấu sổ sách đơn giản, dễ ghi chép, phù hợp với cả kế tốn thường và kế tốn máy.
Sơđồ Chứng từ ghi sổ: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế tốn chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng tù ghi sổ Sổđăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết
Mẫu sổ: Chứng từ- ghi sổ Ngày ... tháng ... năm ... Số ... Trích yếu SHTK Số tiền Nợ Cĩ Nợ Cĩ Cộng x x X Kèm theo …….chứng từ gốc Người lập Kế tốn trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổđăng ký chứng từ ghi sổ Bộ (Sở) Năm…….. Đơn vị CT- GS Số tiền CT- GS Số tiền SH NT SH NT Cộng - Cộng tháng - Luỹ kế từđầu quý Ngày….. tháng… năm…..
Người ghi sổ Kế tốn Trưởng Thủ trưởng đơn vị
Bộ (Sở)………….. SỔ CÁI Đơn vị….………… Năm 200……… Tài khoản………… Ngày tháng ghi sổ Chứng từ- ghi sổ Số hiệu diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Cĩ 1 2 3 4 5 6 7 -Số dưđầu tháng -Cộng phát sinh tháng -Số dư cuối tháng -Cộng luỹ kế từ đầu quý Ngày….tháng….năm
Người ghi sổ Kế tốn trưởng Thủ trưởng
đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (Ký tên, đĩng dấu)
- Hình thức nhật ký sổ cái:
+ Đặc điểm: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế tốn) trên cùng một quyển sổ kế tốn tổng hợp duy nhất là Nhật ký- sổ cái.
+ Sổ sách: Nhật ký sổ cái bao gồm các loại sổ sau: - Nhật ký- sổ cái
- Sổ, thẻ kế tốn chi tiết. + Trình tự ghi sổ:
Sơđồ Nhật ký sổ cái:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế
tốn ghi vào nhật ký sổ cái, sau đĩ ghi vào sổ, thẻ kế tốn chi tiết.
Cuối tháng phải khố sổ và đối chiếu khớp đúng với số liệu giữa sổ nhật ký sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ, thẻ kế tốn chi tiết)
Nhật ký sổ cái là hình thức kế tốn trực tiếp, đơn giản, sử dụng ít tài khoản, số
lương phát sinh ít, phù hợp với các doanh nghiệp cĩ quy mơ vừa và nhỏ, mơ hình quản lý chung một cấp, cần ít lao động kế tốn.
- Hình thức nhật ký chứng từ:
+ Đặc điểm: Nhật ký chứng từ là sổ kế tốn tổng hợp dùng để phản ánh tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Cĩ của các TK kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tếđĩ theo TK đối ứng Nợ.
CHỨNG TỪ GỐC SỔ QUỸ HỢP CHỨNG TỪ BẢNG TỔNG GỐC SỔ THẺ KTỐN CHI TIẾT NHẬT KÝ -SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
+ Sổ sách: Hình thức nhật ký chứng từ gồm các loại sổ kế tốn sau: - Nhật ký chứng từ - Bảng kê - Sổ cái - Sổ hoặc thẻ kế tốn chi tiết + Trình tự ghi sổ:
Một nhật ký chứng từ cĩ thể mở cho một tài khoản hoặc cĩ thể mở cho một số tài khoản cĩ nội dung kinh tế giống nhau hoặc cĩ quan hệ đối ứng mật thiết với nhau. Khi mở NKCT dùng chung cho nhiều tài khoản thì trên NKCT cĩ số phát sinh của mỗi tài khoản được phản ánh riêng biệt ở một số dịng hoặc một số cột dành cho mỗi tài khoản. Trong mọi trường hợp số phát sinh bên cĩ của mỗi tài khoản chỉ tập trung phản ánh trên một NKCT khác nhau, ghi Cĩ các tài khoản cĩ liên quan đối ứng Nợ với tài khoản này và cuối tháng được tập hợp vào sổ cái từ các NKCT đĩ.
Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hố các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế.
Sử dụng các mẫu sổ in sẵn cĩ quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính.
Nhật ký chứng từ: Cĩ 10 nhật ký chứng từ, từ số 1 đến số 10.
Bảng kê: Cĩ 10 bảng kê đánh số thứ tự từ 1 dến 11 khơng cĩ bảng kê số 7. Bảng phân bổ: Cĩ 4 bảng phân bổ, từ số 1 đến số 4.
Sơđồ Nhật ký chứng từ:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Hình thức nhật ký chứng từđược áp dụng trong các doanh nghiệp cĩ quy mơ lớn, loại hình kinh doanh phức tạp, cĩ trình độ kế tốn cao.
Một trong những đặc trưng của hạch tốn kế tốn là ghi nhận thơng tin phải cĩ căn cứ chứng từ. Chứng từ kế tốn là bằng chứng xác minh nội dung Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế tốn chi tiết Bảng kê Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Phương pháp chứng từ kế tốn là một cơng việc chủ yếu của tổ chức cơng tác kế tốn ở các đơn vị.
Cơng ty Dược phẩm kim bảng đã sử dụng các loại chứng từ kế tốn theo quy định hiện hành như các loại phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, phiếu thu, phiếu chi, hố đơn xuất nhập khẩu và hố đơn bán hàng. Cách ghi chép và luân chuyển chứng từ hợp lý, thuận lợi cho việc ghi sổ kế tốn, tổng hợp số liệu,
đồng thời đáp ứng được yêu cầu của cơng tác quản lý.
*. Các chứng từ kế tốn được sử dụng tại Cơng ty như sau:
- Các chứng từ về tiền tệ gồm:
+ Phiếu thu: là căn cứđể thủ quỹ thu tiền, ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản 111- Tiền mặt.
+ Phiếu chi: là căn cứđể thủ quỹ chi tiền, ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản 111 - Tiền mặt
+ Biên bản kiểm kê quỹ: xác nhận số tiền tồn quỹ thực tế tại thời điểm kiểm kê.
- Các chứng từ về tài sản cốđịnh gồm:
+ Biên bản kiểm kê tài sản cốđịnh + Biên bản đánh giá lại tài sản cốđịnh
+ Biên bản thanh lý tài sản cốđịnh + Biên bản bàn giao tài sản cốđịnh + Hố đơn VAT
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cốđịnh
- Các chứng từ về lao động tiền lương gồm:
+ Bảng thanh tốn tiền lương: là căn cứ để thanh tốn tiền lương và phụ cấp cho người lao động và đồng thời là căn cứđể thống kê tiền lương và lao
động trong Cơng ty.
+ Bảng theo dõi chấm cơng: Theo dõi thời gian làm việc, nghỉ việc, nghỉ BHXH, BHYT, làm căn cứ để tính lương và đĩng BHXH, BHYT theo quy
định hiện hành của Nhà Nước cho cán bộ cơng nhân viên.
+ Hố đơn bán hàng, hố đơn GTGT + Bảng kê bán hàng
+ Sổ chi tiết bán hàng
- Các chứng từ về vật tư, hàng hố gồm:
+ Thẻ kho: làm căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Thủ kho cĩ nhiệm vụ ghi số lượng và thẻ kho. Mỗi loại vật tư được mở một thẻ kho riêng.
+ Phiếu nhập kho: Là căn cứ để thủ kho nhập vật tư, hàng hĩa, và là căn cứđể kế tốn ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản: 152, 153, 155, 156.
- Phiếu xuất kho: là căn cứ để thủ kho xuất kho vật tư, hàng hố, ghi thẻ
kho và là căn cứđể kế tốn ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản 152, 153, 155, 156.
*. Quy trình kế tốn trong Cơng ty được tổ chức theo các bước sau:
- Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế tốn: kiểm tra, xác minh chứng từ
xem cĩ trung thực, cĩ hợp lệ, cĩ đúng chế độ thể lệ kế tốn hay khơng để dùng làm chứng từ kế tốn.
- Cập nhật chứng từ: các kế tốn viên cĩ nhiệm vụ ghi chép nội dung thuộc phần cơng việc mình được giao như số vật tư, hàng hố nhập, xuất, tồn, số
tiền thu, chi, các khoản phải trả cán bộ cơng nhân viên, các khoản BHYT, BHXH trích nộp theo lương tổng hợp số liệu và định khoản kế tốn.
- Luân chuyển chứng từ: Các chứng từ sẽ được luân chuyển về các bộ
phận được quy định tuỳ theo tính chất và nội dung của từng loại để các bộ phận
đĩ vào sổ kế tốn chi tiết và sổ tổng hợp đồng thời vào máy, nhằm đáp ứng yêu cầu về các thơng tin kịp thời, đầy đủ và chính xác.
- Lưu trữ chứng từ: Bộ phận kế tốn tài vụ chịu trách nhiệm về quản lý và bảo quản hồ sơ tài liệu phịng mình và các chứng từ kế tốn một cách khoa học, cĩ hệ thống và đầy đủ theo đúng quy định, dễ tìm khi cần sử dụng.
Để phù hợp quy mơ cũng như điều kiện thực tế, Cơng ty áp dụng hình thức hạch tốn Chứng từ ghi sổ và các loại sổ của hình thức này gồm cĩ: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái và các sổ, thẻ kế tốn chi tiết.
* Hệ thống sổ kế tốn được áp dụng tại Cơng ty:
- Sổđăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ chi tiết các tài khoản - Sổ cái TK 334,338 - Bảng tổng hợp chi tiết
Quy trình hạch tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Cơng ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơđồ chứng từ ghi sổ: Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế tốn chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổđăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi hàng ngày Ghi cuối kì
Đối chiếu, so sánh
*. Tổ chức hệ thống báo cáo kế tốn tại Cơng ty:
Cơng ty sử dụng hệ thống báo cáo kế tốn theo đúng chế độ và quy định của Nhà Nước và thực hiện tốt các báo cáo về các hoạt động tài chính của Cơng ty.
- Hệ thống báo cáo tài chính của Cơng ty gồm: + Báo cáo quyết tốn (theo quý, năm)
+ Bảng cân đối kế tốn (theo quý, năm)
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (theo quý, năm) + Bảng cân đối tài khoản (theo quý, năm)
+ Tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập (theo năm) + Quyết tốn thuế thu nhập Doanh nghiệp (theo năm) + Quyết tốn thuế GTGT (theo năm)
+ Thuyết minh báo cáo tài chính (cuối năm)
Các báo cáo tài chính trên được gửi vào cuối mỗi quý của niên độ kế tốn và
được gửi tới các cơ quan sau:
+ Cơ quan cấp chủ quản (Sở Thương Mại) + Chi cục Tài chính Doanh nghiệp
+ Cục Thống kê + Cục thuế
Ngồi ra Cơng ty cịn sử dụng một số loại báo cáo nội bộ như: Báo cáo các khoản phải thu, phải trả, tình hình cơng nợ, tình hình xuất, nhập, tồn các sản phẩm, hàng hố, phân tích kết quả về tài chính và các hoạt động kinh doanh
Báo cáo tài chính
trong xuất, nhập, tồn các mặt hàng của Cơng ty. Các báo cáo này sẽđược gửi tới Ban Giám đốc Cơng ty.