III. PHƯƠNG PHÁP HẠCH TỐN VÀ QUY TRÌNH HẠCH TỐN
4. Kế tốn vốn bằng tiền
4.1. Chứng từ, sổ sách
- Chứng từ:
+ Giấy báo nợ, báo cĩ của ngân hàng + Biên lai thu tiền
+ Giấy đề nghị tạm ứng + Giấy thanh tốn tiền tạm ứng + Bảng kiểm kê quỹ - Sổ sách: nhật ký chứng từ số 1,2,3,4,8,10; bảng kê 1,2; bảng tổng hợp số phát sinh; sổ cái TK 111, 112 3383,3384,141 334 622,627,641,642
Khấu trừ các khoản vào Lương, tiền ăn ca phải trả TN của CNV
111, 112
Thanh tốn lương và khoản # bằng tiền
335
TL nghỉ phép ttê Trích trước lương phép
Tiền thưởng thi đua chi từ các quỹ
4311,4312 512
3331 1
Giá khơng thuế
VAT
TT lương = hiện vật
3383 BHXH phải trả CNV
4.2. Quy trình hạch tốn
Hàng ngày, từ chứng gốc kế tốn tiến hành vào bảng kê 1,2và nhật ký chứng từ 1,2,3,4,8,10. Cuối tháng từ các nhật ký chứng từ kế tốn tiến hành vào bảng tổng hợp số phát sinh để lên sổ cái TK 111, 112, 113. Từ sổ cái và các bảng kê 1,2, kế tốn sẽ lên báo cáo kế tốn.
4.3. Sơđồ hạch tốn 5. Kế tốn mua hàng 5.1. Chứng từ, sổ sách sử dụng - Các chứng từ: + Hố đơn mua hàng + Các hợp đồng cung cấp 111,112,113 131 156,157,627,641,642 Người mua Ttốn Mua hàng hố, dịch vụ 141,136,138 Các đối tượng # ttốn 331 334 Ttốn cho người bán Ttốn lương CT tăng, giảm vốn = tiền NK-CT 1,2,3 Bảng tổng hợp số PS Sổ cái 111, 112, 113 Báo cáo kế tốn NK- CT4,8,10 B.Kê 1,2
+ Các chứng từ thanh tốn cơng nợ với người bán gồm: phiếu dư tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, thanh tốn bằng tiền tạm ứng và các chứng từ thanh tốn khác.
- Sổ sách: Sổ chi tiết TK 331,, nhật ký chứng từ số 8, sổ cái tài khoản 331.
5.2. Quy trình hạch tốn tại cơng ty
Từ các chứng từ gốc kế tốn vào sổ chi tiết TK 331 định kỳ cuối tháng vào nhật ký chứng từ số 5 sau đĩ vào sổ cái TK 331 số tổng cộng được đưa lên báo cáo kế tốn. 5.3. Sơđồ hạch tốn tại cơng ty s 6. Kế tốn tiêu thụ và kết quả
Phương thức tiêu thụ là các cách thức bán hàng và thanh tốn tiền hàng. Trên thực tế, hàng hố cĩ thể tiêu thụ bằng cách bán buơn (qua kho) chuyển hàng,vận chuyển thẳng hay bán lẻ bán trả gĩp hoặc kỹ gửi, đại lý. Mỗi một phương thức tiêu thụ khác nhau sẽ khơng giống nhau về cách thức, địa điểm giao hàng, chi phí bán hàng .... Vì thế tuỳ theo phương thức tiêu thụ và hình thức kinh doanh mà các doanh nghiệp cĩ thể lựa chọn cho mình những phương thức bán hàng thích hợp.
Là cơng ty kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, cơng ty nơng thổ sản I đã lựa chọn cho mình 3 phương thức bán hàng sau:
CT gốc Sổ chi tiết TK 331 NKCT số 5
Sổ cái TK 331 Báo cáo kế tốn
111,112
156,157
331 156,157
ứng trước cho người bán
Thanh tốn tiền hàng
Mua hàng
133 VAT
- Phương thức bán vận chuyển thẳng khơng qua kho: Hàng thu mua khơng nhập kho mà chuyển thẳng đến giao cho đơn vị mua. Cơng ty phải tiến hành thanh tốn với cả hai bên bán và mua.
- Bán trực tiếp: Là phương thức giao hàngcho người mua trực tiếp tại kho,tại quầy hàng hay tại các bộ phận sản xuất của cơng ty. Hàng hố khi bàn giao được chính thức coi là tiêu thu và đơn vị mất quyền sở hữu số hàng hố này.
- Phương thức bán hàng ký gửi, đại lý: Cơng ty xuất hàng giao cho các đơn vị, cá nhân nhận làm đạilý. Số hàng gửi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của cơng ty chỉ khi nào nhận thơng báo của các đại lý thì số hàng gửi tại đại lý mới chính thức được coi là tiêu thụ. Theo phương thức này cơng ty phải trả hoa hồng cho đại lý.
6.1. Chứng từ, sổ sách
- Chứng từ:
+ Hố đơn bán hàng
+ Hố đơn kiêm phiếu xuất kho + Hố đơn cước vận chuyển + Hố đơn dịch vụ + Hố đơn giám định hàng xuất nhập khẩu + Bảng thanh tốn hàng đại lý (ký gửi) + Thẻ quầy hàng - Sổ sách: Sổ chi tiết TK 131, bảng kê 11,8,9,10,5; nhật ký chứng từ số 8, sổ cái TK 632, 641, 642, 511, 911.
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ bán hàng và chứng từ thanh tốn kế tốn viên tiến hành vào bảng kê 8,9,10,5 và sổ chi tiết TK131. Cuối tháng số tổng hợp của bảng kê số 9 sẽđược vào bảng kê 8,10 cịn số tổng hợp của sổ chi tiết tài khoản 131 sẽ được vào bảng kê số 11. Từ các bảng kê 8,10,5,11 kế tốn vào nhật ký chứng từ số 8 để lên sổ cái các tài khoản 632,641,642,511, 911.
6.3. Sơđồ hạch tốn CT bán hàng&thanh tốn Bảng kê 5 Bkê 10 Bkê 9 Bkê 8 Sổ CT TK 131 NKCT số 8 Sổ cái TK632,641,642,511,911 Báo cáo kế tốn Bkê 11 632 911 511.512 641 K/c giá vốn hàng bán(ckỳ)
K/c doanh thu thuần (ckỳ)
K/c CP bán hàng (ckỳ) 642 K/c CP quản lý DN 421 Lỗ về tiêu thụ Lãi về tiêu thụ
IV. CÁC BÁO CÁO TÀI CHÍNH QUẢN TRỊ
* Bảng cân đối kế tốn của cơng ty Nơng thổ sản I cĩ kết cấu một bên, phản ánh sự cân đối giữa tài sản và nguồn vốn hình thành tài sản của doanh nghiệp cuối kỳ hạch tốn.
Đầu kỳ căn cứ vào số liệu của Bảng cân đối kế tốn để ghi số dư đầu kỳ vào tàii khoản.
Trong kỳ, các nghiệp vụ phát sinh được ghi trực tiếp vào tài khoản trên cơ sở các bản chứng từ gốc.
Cuối kỳ, số dư của các tài khoản được tổng hợp trên bảng tổng hợp số dư tồn cơng ty là căn cứđể lập bảng cân đối kế tốn mới.
* Báo cáo kết quả kinh doanh: Cĩ kết cấu một bên phản ánh quan hệ cân đối thu-chi và kết quả tài chính, vừa thể hiện trên tổng số vừa thể hiện trên từng hoạt động cụ thể. Trong đĩ:
DT thuần = DT tiêu thụ - các khoản giảm trừ
Các khoản giảm trừ = CK thương mại + Giảm giá hàng bán + hàng bán bị trả lại + thuế TTĐB, thuế XNK
Lãi gộp = DT thuần - giá vốn hàng bán
LN thuần của hoạt động KD = Lãi gộp – CP bán hàng – CP quản lý LN thuần của hoạt động TC, bất thường= TN từ hoạt động TC (bất thường) - CP của hoạt động TC(bất thường)
Tổng LN trước thuế = LN thuần từ hoạt động KD+ LN thuần từ hoạt động TC+ LN thuần từ hoạt động bất thường
Thuế TNDN= Tổng LN trước thuế x thuế suất thuế TNDN
* Thuyết minh báo cáo tài chính: Để người sử dụng thơng tin cĩ thể hiểu rõ ràng tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty, người ta sử dụng thuyết minh báo cáo tài chính. Ngồi ra, trong bảng này người ta cịn xây dựng các chỉ tiêu tài chính cơ bản căn cứ trên số liệu ở bảng cân đối kế tốn và báo cáo kết quả kinh doanh để tiện cho nhà đầu tư xem xét đưa ra quyết định đầu tư hợp lý.
Ngồi ra, doanh nghiệp cịn cĩ các bảng: - Bảng cân đối số phát sinh
- Bảng cân đối tài khoản - Bảng kê chi tiết cơng nợ
- Bảng tổng hợp số dư tồn cơng ty bảng cân đối hàng hố ngày 31 tháng 12 năm 2001 tài sản mã số sốđầu năm số cuối năm 1 2 3 4
A.tài sản lu đơng & đầu t ngắn hạn 100 14.041.122.742 20.740.231.470
I. Tiền 110 1.643.709.459 1.677.763.066
1. Tiền mặt tại quỹ 111 732.001.816 904.725.066 2. Tiền gửi ngân hàng 112 911.707.643 773.038.002 3. Tiền đang chuyển 113
II. Các khoản đầu t tài chính ngắn hạn 120 1. Đầu t tài chứng khốn ngắn hạn 121 2. Đấu t ngắn hạn khác 128 3. Đự phịng giảm giá đầu t ngắn hạn 129
III. Các khoản phải thu 130 4.864.481.776 5.524.570.939
1. Phải thu của khách hàng 131 3.630.935.378 4.256.027.272 2. Trả trớc cho ngời bán 132 619.083.370 382.478.310 3. Thuế GTGT đợc khấu trừ 133 247.399.418 450.115.223
4. Phải thu nội bộ 134
- vốn kinh doanh ở đơn vị nội bộ 135 - phải thu nội bộ khác 136
5. Các khoản phải thu khác 138 367.063.610 435.950.124 6. Dự phịng các khoản phải thu khĩ địi 139
IV. Hàng tồn kho 140 6.842.309.010 12.419.377.653
1. Hàng mua đang đi trên đờng 141
2. Nguyên liệu, vật liêu tồn kho 142 185.277.198 152.183.649 3. Cơng cụ, dụng cụ trong kho 143
4. Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 144 5. Thành phẩm tồn kho 145 155.252.500 63.246.500 6. Hàng hố tồn kho 146 6.292.044.912 11.136.021.349 7. Hàng gửi bán 147 209.734.400 1.067.926.155 8. Dự phịng giảm giá hàng tồn kho 149 V. tài sản lu động khác 150 690.622.497 1.124.519.829 1. Tạm ứng 151 341.167.993 794.209.787 2. Chi phí trả trớc 152 266.507.938 247.363.476 3. Chi phí chờ kế chuyển 153 4. Tài sản thiếu chờ xử lý 154 82.946.566 82.946.566 5. Các khoản thế chấp, ký cợc, ký quỹ 155
VI. Chi sự nghiệp 160
1. Chi sự nghiệp năm trớc 161 2. Chi sự nghiệp năm nay 162
B. tài sản cốđịnh & đầu t dài hạn 200 6.488.728.020 6.512.291.219
I. Tài sản cốđịnh 210 6.133.275.570 6.419.833.452
1.Tài sản cốđịnh hữu hình 211 6.133.275.570 6.419.833.452 - nguyên giá 212 11.350.444.463 12.147.808.172 - giá trị hao mịn luỹ kế 213 -5.217.168.893 -5.727.974.720 2. Tài sản cốđịnh thuê tài chính 214
- nguyên giá 215
- giá trị hao mịn luỹ kế 216 3. Tài sản cốđịnh vơ hình 217
- nguyên giá 218
- giá trị hao mịn luỹ kế 219
II. Các khoản đầu t tài chính dài hạn 220 1. Đầu t chứng khốn dài hạn 21
2. Gĩp vốn liên doanh 222
3. Các khoản đầu t dài hạn khác 228 4. Dự phịng giảm giá đầu t dài hạn 229
III. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 230 355.452.450 92.457.767
VI. Các khoản ký quỹ,ký cợc dài hạn 240
tổng cộng tài sản 250 20.529.850.76227.258.522.698 nguồn vốn A. nợ phải trả 300 10.676.753.674 17.099.750.235 I. nợ ngắn hạn 310 10.673.022.674 17.096.019.235 1. Vay ngắn hạn 311 3.533.341.306 9.548.885.445 2. Nợ dài hạn đến hạn trả 312 3. Phải trả cho ngời bán 313 3.672.513.908 4.337.543.624 4. Ngời mua trả tiền trớc 314 2.554.578.674 2.346.031.868 5. Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc 315 201.584.611 333.345.301 6. Phải trả cơng nhân viên 316
7. phải trả các đơn vị nội bộ 317 8. Các khoản phải trả phải nộp khác 318 711.004.175 530.212.997 II. Nợ ngắn hạn 320 1. Vay dài hạn 321 2. Nợ dài hạn 322 III. Nơ khác 330 3.731.000 3.731.000 1. chi phí phải trả 331 2. Tài sản thừa chờ xử lý 332 3.731.000 3.731.000 3. Nhận ký cợc, ký quỹ dài hạn 333 B. nguồn vốn chủ sở hu 400 9.853.097.088 10.158.772.463 I. Nguồn vốn - quỹ 410 9.853.097.088 10.158.772.463 1. Nguồn vốn kinh doanh 411 12.605.440.903 12.605.440.903 2. Chênh lệch đánh giá lại tài sản 412
3. Chênh lệch tỷ giá 413
4. Quỹđầu t phát triển 414 2.408.023 2.408.023 5. Quỹ dự phịng tài chính 415
6. Quỹ dự phịng trợ cấp mất việc làm 416
8. Quỹ khên thởng và phúc lợi 418 -32.800.000 9. Nguồn vốn đầu t XDCB 419
III. Nguồn kinh phí 420
tổng cộng nguồn vốn 430 20.529.850.76227.258.522.698
Nguồn vốn khấu hao cơ bản và t.lý tài sản 203.694.834
CHƯƠNG III
MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TỐN
Để cĩ thể tồn tại và phát triển trong mơi trường cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường, địi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tự đổi mới và hồn thiện mình nếu khơng muốn bị loại bỏ. Là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực thương mại cĩ những lúc cơng ty đã lâm vào tình trạng thua lỗ kéo dài, việc tiêu thụ hàng hố bị đình trệ do thiếu vốn, thiếu hiểu biết về thị trường, khả năng nắm bắt và xử lý thơng tin cịn chậm...Đứng trước những khĩ khăn đĩ cơng ty đã mạnh dạn đa dạng hố các loại hình kinh doanh: Ngồi mặt hàng nơng thổ sản truyền thống cơng ty cịn kinh doanh các mặt hàng phân bĩn, hố chất, gas, xăng dầu, sản phẩm cơng nghiệp, dịch vụ lữ hành và cho thuê cơ sở vật chất, thường xuyên cử cán bộ đi học thực hiện việc đào tạo và đào tạo lại cùng với đĩ là việc tổ chức một cách hợp lý, hiêu quả và gọn nhẹ bộ máy làm việc. Bằng sự nỗ lực phấn đấu của tồn cơng ty cùng với sự giúp đỡ cĩ hiêu quả của Bộ Thương Mại và các ngành hữu quan hoạt động của cơng ty đã đi vào ổn định và từng bước phát triển. Năm 2001, 2002 những năm đầu của kế hoạch 5 năm 2001-20005 cơng ty đều đã hồn thành vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch, đời sống cán bộ cơng nhân viên vì thế mà ngày càng được nâng cao.
Qua thời gian nghiên cứu, tiếp cận thực tế kinh doanh, thực tế cơng tác kế tốn tại cơng ty Nơng Thổ Sản I, em xin đưa ra một vài nhận xét về tình hình cơng tác kế tốn.
I. NHỮNG THÀNH TỰU ĐẠT ĐƯỢC 1. Về tổ chức bộ máy kế tốn 1. Về tổ chức bộ máy kế tốn
Với đặc điểm tổ chức kinh doanh phức tạp như hiện nay (các chi nhánh phân bổ ở khắp các địa bàn). Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn hỗn hợp là rất phù hợp. Mặc dù hình thức này khơng tạo nên một bộ máy kế tốn thực sự gọn nhẹ tạo điều kiện cho cơng ty theo dõi tốt hơn hoạt động của các chi nhánh, xí nghiệp. Bên cạnh đĩ với bộ máy kế tốn được phân cơng lao động rõ ràng, được chuyên mơn hố cĩ kiến thức đào tạo tốt và tinh thần trách nhiệm cao nên cơng
tác kế tốn được thơng suốtviệc xử lý thơng tin kế tốn được tiến hành kịp thời, nhanh chĩng.
Trong cơng ty các phịng ban luơn cĩ mối quan hệ chặt chẽ với phịng tài chính-kế tốn tạo điều kiện cho cơng việc được nhịp nhàng, ăn khớp.
2. Về hình thức sổ
Việc áp dụng hình thức “ nhật ký- chứng từ ” đã đem lại cho cơng việc kế tốn tại cơng ty những thuận lợi như: Đảm bảo tính chuyên mơn hố cao của sổ kế tốn, thực hiên chuyên mơn hố và phân cơng chuyên mơn hố lao động kế tốn.Hầu hết sổ kết cấu theo một bên của tài khoản (trừ một số tài khoản thanh tốn) nên giảm 1/2 khối kượng ghi sổ mặt khác các sổ của hình thức này kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ, nên tính chất đối chiếu cao. Mẫu sổ in sẵn quan hệđối ứng và ban hành thống nhất tạo nên kỷ cương cho thực hiện ghi chép sổ sách. Nhiều chỉ tiêu quản lý được kết hợp ghi sẵn trên sổ nhật ký --chứng từđảm bảo cung cấp tơng tin tức thời cho quản lý và lập báo cáo định kỳ kịp thời hạn.
3. Về hệ thống tài khoản
Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế tốn thống nhất do nhà nước ban hành căn cứ vào quy mơ và đặc điểm kinh doanh cụ thể của mình.Cơng ty Nơng Thổ Sản I đã lựa chọn những tài khoản thích hợp và chi tiết thêm cho một số tài khoản để vận dụng vào cơng tác kế tốn tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch tốn nhằm cung cấp và phản ánh thơng tin đầy đủ,chính xác,kịp thời, tồn diện cho ban giám đốc về tình hình tài sản,nguồi vốn và tình hình lãi,lỗ của doanh nghiệp.
4. Về hạch tốn hàng tồn kho
Cơng ty áp dụng việc hạch tốn hàng hố theo phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp tính giá hàng hố xuất kho là phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ là phù hợp với đặc điểm kinh doanh của cơng ty với số lượng hàng hố đa dạng, phong phú về chủng loại, mật độ nhập xuất khá thường xuyên.
Như vậy cơng tác kế tốn tại Cơng Ty Nơng Thổ Sản I được tổ chức khá chặt chẽ,hồn chỉnh đảm bảo cung cấp cung cấp thơng tin kịp thời cho yêu cầu quản lý.
Tuy nhiên với cách làm hiện nay, trong quá trình hoạt động, cơng tác kế tốn khơng tránh khỏi những thiếu sĩt,hạn chế.
II. NHỮNG HẠN CHẾ
1. Về hình thức sổ
Việc lựa chọn hình thức nhật ký-chứng từ tuy đã đem lại nhiều ưu điểm