- Ngày mở sổ: 01/02/2008 Ngày tháng 2 n ă m
3.4.1.1 Hồn thiện thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu
Hiện nay thủ tục nhập và xuất kho nguyên vật liệu tại Cơng ty cịn chứa nhiều bất hợp lý, cần hồn thiện theo hướng sau:
Khi cĩ nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất, bộ phận sản xuất xin ý kiến Tổng Giám đốc và Kế tốn viết Phiếu xuất kho, Thủ kho tiến hành xuất kho nguyên vật
liệu cho bộ phận sản xuất. Trước đây Cơng ty khơng xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu do nguyên vật liệu của Cơng ty phụ thuộc vào mùa vụ, do vậy tình hình sản xuất do vậy cũng bị chi phối và khơng đều. Hiện nay, ngồi mặt hàng chủ lực là cà phê nhân Cơng ty cịn sản xuất thêm một số mặt hàng cà phê tiêu dùng ngay như cà phê tan sữa, cà phê tan đường, cà phê phin… Như vậy, việc lập kế hoạch sản xuất là cần phải cĩ để đưa tình hình sản xuất vào ổn định. Đi kèm với việc lập kế hoạch sản xuất thì Cơng ty nên xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu để giảm bớt lượng nguyên vật liệu hao phí do sử dụng khơng hết, do hư hỏng vì khơng bảo quản được. Ngồi ra, tránh gây thủ tục rườm rà trong việc xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, Tổng cơng ty nên xây dựng và sử dụng “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”, xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu. Từng bộ phận sản xuất căn cứ theo hạn mức mà sử dụng nguyên vật liệu.
Số lượng thực xuất trong tháng do Thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức sử dụng được duyệt theo yêu cầu sử dụng và số lượng thực xuất từng lần. Phịng vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong tháng và định mức sử dụng nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm để xác định hạn mức được duyệt trong tháng cho từng bộ phận sử dụng:
Hạn mức được duyệt trong tháng = Số lượng SP sản xuất theo kế hoạch * Định mức sử dụng vật liệu cho một đơn vị SP Phiếu được lập làm 2 liên và giao cả 2 liên cho bộ phận sản xuất. Khi lĩnh lần đầu, bộ phận sử dụng mang 2 liên đến kho, người nhận nguyên vật liệu ký nhận vào 2 liên ( dịng cuối cùng và ngày lĩnh tương ứng). Lần lĩnh tiếp theo người nhận mang phiếu đến kho nhận khơng cần ký nhận. Cuối tháng, dù hạn mức cịn hay hết, Thủ kho thu cả 2 phiếu và cộng số thực xuất trong tháng để ghi thẻ kho, Thủ kho nộp lại 1 liên cho Kế tốn nguyên vật liệu tại Cơng ty. Trường hợp chưa hết tháng mà hạn mức được duyệt đã lĩnh hết (do vượt kế hoạch sản xuất, vượt định mức sử dụng nguyên vật liệu…), bộ phận sản xuất muốn xin thêm phải xin được cấp “Phiếu xuất