Cơng ty Thái Hồ hiện đang áp dụng phương pháp thẻ song song để kế tốn chi tiết nguyên vật liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong cơng tác kiểm tra, đối chiếu cũng như theo dõi chính xác, kịp thời tình hình biến động và tồn kho của từng loại
nguyên vật liệu. Việc kế tốn chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song được tiến hành đồng thời tại hai nơi: tại kho và tại phịng kế tốn.
* Tại kho:
Thủ kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng, căn cứ vào các lần nhập, xuất nguyên vật liệu. Với các loại nguyên vật liệu chính thì mỗi loại được mở thẻ kho riêng, cịn đối với nguyên vật liệu phụ thì được theo dõi trên cùng một thẻ kho, mỗi thứđược viết trên một dịng thẻ kho.
Nguyên vật liệu khi mua về nhập kho, căn cứ vào nguồn hàng, thủ kho lập “Phiếu nhập kho” (Mẫu 01-VT) hoặc “Biên bản kiểm nghiệm vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hĩa” (Mẫu 03-VT) ban hành theo QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Trước khi nhập kho phải được sự ký duyệt của Giám đốc xưởng. Phịng kỹ thuật sẽ tiến hành lấy mẫu và xác định các tỷ lệ về chất lượng (đối với nguyên vật liệu là cà phê thĩc, cà phê nhân xơ,…), kiểm tra chủng loại, chất lượng hàng theo chỉ tiêu của Cơng ty gửi xuống. Kế tốn lập phiếu nhập kho tất cả các loại nguyên vật liệu mua trong nước, lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” cho nguyên vật liệu nhập khẩu. Thủ kho tiến hành nhập kho và nộp thẻ cân cho Kế tốn xưởng để ghi số thực nhập vào Phiếu nhập kho (Thủ kho chỉ ghi số lượng thực nhập, khơng ghi số lượng theo chứng từ). Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên cĩ đầy đủ chữ ký của những người liên quan, một liên lưu tại quyển của phịng thủ kho, một liên giao cho người giao hàng làm căn cứ thanh tốn, một liên chuyển cho Kế tốn. Thủ kho căn cứ vào số liệu Phịng kỹ thuật cung cấp và các Phiếu nhập kho để ghi “Thẻ kho”. Cuối tháng, thủ kho nộp Phiếu nhập kho (liên 2), Phiếu xuất kho và các giấy tờ cĩ liên quan đến nhập, xuất hàng cho Phịng kế tốn. Ví dụ: Xem biểu
Biểu số 1 :