8. Kế toán tổng hợp quá trình bán hàng theo các phương thức bán
1.1 Các hoạt động kinh doanh chính:
1. Sản xuất, mua bán các trang thiết bị đồ dùng phục vụ giáo dục và đào tạo.
3. Dịch vụ sửa chữa, bảo hành, bảo trì.
bảng tóm tắt các sản phẩm chính mà công ty hiện đang cung cấp trên thị trường:
Stt Sản phẩm Hãng, Nước sản xuất
1 Máy Cơ khí động lực, cơ khí cắt gọt; Máy móc thiết bị ngành hàn, ngành may.
Thương hiệu nổi tiếng của các hãng: EU, Đài Loan, Trung Quốc. Mỹ, Nhật Bản.
2 Máy móc thiết bị Điện ( Điện tử, điện lạnh, điện công nghiệp, điện dân dụng, điện PLC)
Nhật, Mỹ,Trung Quốc, Đài Loan, EU.
3 Thiết bị tin học, điện tử
(Máy chiếu đa năng LCD. kỹ thuật số DLP; Máy chiếu OveRheaD (OHP); Máy chiếu vật thể ba chiều.Máy tính PC - xách tay, máy in, máy photocopy. máy ảnh, máy quay....)
Hitachi, Sanyo, Sony, Panasonic - Nhật Bản
Optoma - Đài Loan, Liesegang – CHLB Đức
Samsung, Topex – Hàn Quốc, Trung Quốc, EU, Mỹ, …
4 Thiết bị âm thanh Đức, Mỹ, Hàn Quốc, Hà Lan
5 Thiết bị phòng cháy, chữa cháy Đài Loan, Trung Quốc
6 Mô hình ( Điện, Máy móc cơ khí...) phục vụ giảng dạy và đào tạo.
Đức, Mỹ, Nhật, Trung Quốc do Công ty sản xuất
*ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ KINH DOANH
+
Phòng Tổ chức hành chính: Gồm các bộ phận tổng hợp từ tổ chức - lao động - tiền lương và hành chính quản trị, phòng có nhiệm vụ bố trí sắp xếp lao động trong Công ty về số lượng, trình độ tay nghề của từng phòng ban phân xưởng. Phòng cũng có nhiệm vụ tổ chức, thực thi các công việc hành chính khác như tiếp khách, bố trí sắp xếp phòng làm việc cũng như trang thiết bị văn phòng khác.
+ Phòng kinh doanh: Là xương sống của Công ty, có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn, tiếp thị và kinh doanh các mặt hàng thiết bị giáo dục và hàng khai thác ngoài, cùng với các bộ phận nghiệp vụ khác xây dựng các định mức về số lượng, chất lượng sản phẩm cũng như chi phí bán hàng, tiếp thị … Đồng thời, phòng còn đảm nhận cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời về cân đối vật tư, hàng hoá phục vụ quá trình kinh doanh của Công ty.
+
Văn phòng đại diện: Là doanh nghiệp phục vụ sự nghiệp giáo dục trên toàn quốc nên Công ty có Văn phòng có chức năng đại diện Công ty thực hiện triển khai các hoạt động như: Tổ chức lắp đặt thiết bị, đấu thầu, ký kết và triển khai các hợp đồng thuộc các dự án, hợp đồng có phạm vi cung cấp thiết bị trên toàn quốc.
+ Phòng Kế toán tài chính: Có nhiệm vụ tổ chức theo dõi và hạch toán mọi hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong Công ty theo đúng chế độ nhà nước quy định. Huy động mọi nguồn vốn và sử dụng vốn vào mục đích kinh doanh, thúc đẩy sự phát triển của Công ty và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước, cung cấp các thông tin về tài chính cho các phòng ban có liên quan.
+
Phòng Dự án: Phòng còn có nhiệm vụ tham gia thực hiện đấu thầu các dự án về cung cấp thiết bị giáo dục trong ngành. Có nhiệm vụ thu thập và tổng hợp, phân tích thông tin, xử lý thông tin chính xác và có hiệu quả theo yêu cầu của giám đốc, giúp Giám đốc trong việc xây dựng đường lối, chiến lược kinh doanh.
+ Phũng kỹ thuật
- Giải phỏp : cùng với bộ phận dự án, bộ phận giải pháp đó thực hiện tư vấn, thiết kế và cung cấp nhiều giải pháp mang lại những lợi ích thiết thực cho khách hàng - tối ưu trong đầu tư, có khả năng mở rộng, nâng cấp phát triển trong tương lai.
- Dõy truyền lắp rỏp cỏc mụ hỡnh ( điện, máy móc cơ khí ) thương hiệu
VintesGroup : công nghệ, dây truyền lắp ráp hiện đại, quy trỡnh kiểm tra thiết bị đầu vào và đầu ra theo tiêu chuẩn được quy định chặt chẽ, thương hiệu lắp ráp mô hỡnh VintesGroup đó khẳng định được uy tín trên thị trường xứng tầm với tầm vóc của Công ty là một đơn vị đầu ngành trong lĩnh vực dạy nghề tại Việt Nam.
- Bảo hành : trang thiết bị hiện đại cùng với lũng nhiệt tỡnh và kinh nghiệm của toàn thể nhõn viờn đó mang lại cho khỏch hàng sự hài lũng, thoải mỏi khi sử dụng dịch vụ của Cụng ty.
- Triển khai thi cụng : với trỡnh độ chuyên môn cao, phong cách làm việc
chuyên nghiệp đó đáp ứng được mọi đũi hỏi về chất lượng công trỡnh cũng như tiến độ công việc trong mọi hoàn cảnh mà khách hàng yờu cầu..
MỘT SỐ CHỈ TIÊU CHÍNH PHẢN ÁNH QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY.
( Bảng trích CĐKT; báo cáo KQKD; thuyết minh báo cáo tài chính)
Đơn vị tính: VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008
1. Tài sản ngắn hạn 117.987.545.547 124.331.469.262 127.784.018.699
2. Tài sản dài hạn 21.147.191.650 18.309.911.534 15.488.170.891
3.Nợ phải trả 120.937.736.296 125.084.604.631 127.390.401.952
4. Nguồn vốn CSH 18.197.000.904 17.556.776.165 15.811.787.638
5. Doanh thu thuần 212.601.805.424 189.281.832.912 148.254.104.645 6. Tổng lợi nhuận trước
thuế
6.314.213.325 4.803.940.159 339.696.051
7. Thuế thu nhập doanh nghiệp
1.986.937.609 1.985.248.126 95.114.894
8. Các khoản phải thu 70.962.121.149 62.441.045.545 76.752.376.253
9. Hàng tồn kho 29.721.039.850 30.261.375.370 31.074.654.163
ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY:
Với mô hình tổ chức sản xuất - quản lý khá phức tạp như trên, để có thể theo dõi cập nhật thông tin kế toán đầy đủ, chính xác, kịp thời là một việc làm rất phức tạp, đòi hỏi phải có sự phân công nhiệm vụ cụ thể, phối hợp giữa các phần hành kế toán một cách nhịp nhàng, tỉ mỉ. Chính vì vậy, công tác kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung - phân tán. Cụ thể:
Tại phòng Tài chính kế toán của Công ty, có nhiệm vụ thu thập, cập nhật thông tin kế toán phát sinh hàng ngày, thông tin kinh tế được phân theo ba luồng chính: thông tin về các khoản thanh toán, vốn bằng tiền và công nợ phát sinh bằng tiền, thông tin về nhập xuất vật tư, thành phẩm cả ở Công ty và các xưởng, thông tin về tiêu thụ thành phẩm phát sinh hàng ngày. Tuỳ theo nhiệm vụ cụ thể mà kế toán viên có nhiệm vụ thu thập và xử lý thông tin theo phần việc của mình.
Các trung tâm đều có bộ máy kế toán riêng, hạch toán đầy đủ chi phí, doanh thu và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, định kỳ và cuối năm kế toán của trung lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của trung tâm gửi về phòng Tài chính - Kế toán của Công ty. Phòng Tài chính - Kế
toán của Công ty có nhiệm vụ kiểm tra đôn đốc và theo dõi tình hình hạch toán, kế toán của các trung tâm để đảm bảo số liệu báo cáo chính xác, kịp thời và đầy đủ.
Các xưởng không có kế toán riêng mà chỉ có một nhân viên kinh tế, có nhiệm vụ thu thập, phân loại và xử lý chứng từ về vật tư, lao động và tiền lương, sản phẩn hoàn thành nhập kho … Trên cơ sở chứng từ đã phân loại, lập các phiếu tính giá thành phân xưởng và lập bảng kê kèm các chứng từ gốc để định kỳ gửi về phòng Tài chính Kế toán của Công ty. Tại phòng Tài chính Kế toán của công ty , nhân viên kế toán được phân công sẽ thực hiện các phần hành kế toán cụ thể
Phòng kế toán của công ty gồm:
- Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc và các cơ quan chức năng về công tác tài chính kế toán của Công ty, đồng thời thực hiện chức năng kế toán công nợ kết hợp khi đi công tác các đơn vị, thực hiện kế toán thanh toán với ngân sách.
- Kế toán tổng hợp thực hiện phần hành công công tác kế toán tổng hợp của Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm hướng dẫn đôn đốc công tác kế toán của các trung tâm, chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo kế toán cùng kế toán trưởng. Kế toán tổng hợp cũng kiêm kế toán lao động tiền lương.
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN VẬT TƯ VÀ TSCĐ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN & TT KẾ TOÁN CPSX & TÍNH GIÁ THÀNH KẾ TOÁN THÀNH PHẨM & TIÊU THỤ KẾ TOÁN CÁC TRUNG TÂM THỦ QUỸ NHÂN VIÊN KẾ TOÁN XƯỞNG SƠĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
Một kế toán viên thực hiện phần hành kế toán kho hàng hoá chính của Công ty, theo dõi, đối chiếu tình hình nhập - xuất - tồn - kho sản phẩm thường xuyên và định kỳ đối chiếu với thủ kho. Đồng thời thực hiện kế toán bán hàng theo dõi doanh thu của công ty, và doanh thu của các trung tâm theo định kỳ hàng tháng, cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp.
- Một thủ quỹ.
- Một kế toán viên thực hiện phần hành kế toán thanh toán, có nhiệm vụ theo dõi, hạch toán chi tiết các khoản thanh toán với khách hàng, các khoản vay ngân hàng, giao dịch với ngân hàng về các khoản bảo lãnh đấu thầu cũng như các khoản phát sinh thường xuyên khác, cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp.
- Một kế toán viên thực hiện phần hành kế toán giá thành, theo dõi nhập kho thành phẩm của các xưởng sản xuất theo đơn đặt hàng của Công ty, viết phiếu nhập kho chuyển cho kế toán kho. Đồng thời thực hiện phần hành kế toán tài sản cố định, chịu trách nhiệm cung cấp thông tin kịp thời cho kế toán tổng hợp.
- Một kế toán viên thực hiện công việc viết hoá đơn bán hàng kiêm theo dõi khoản bán hàng thu tiền ngay ở cơ sở, hàng ngày chuyển hoá đơn kế toán kho vào sổ đối chiếu với thủ quỹ về khoản bán hàng thu tiền ngay.
Tổ chức công tác kế toán ở công ty
a. Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán.
Số lượng, nội dung và kết cấu của các tài khoản được phản ánh tại công ty nhìn chung thống nhất với hệ thống tài khoản được ban hành, tổng số khoản trên 50 tài khoản tổng hợp và chi tiết phản ánh ác khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, thuế GTGT đầu vào và đầu ra, công nợ, tài sản, hàng hoá các khoản chi phí, tính giá thành, doanh thu, lợi nhuận … và 3 tài khoản ngoài bảng để phản ánh nợ khó đòi đã giải quyết, thường thanh toán ngay và nguồn vốn khấu hao cơ bản.
b. Tổ chức chứng từ kế toán
Công ty áp dụng theo hình thức chứng từ - ghi sổ. Trình tự kế toán thể hiện theo sơ đồ sau
c. Luân chuyển chứng từ
Chứng từ phát sinh hàng ngày như phiếu thu, phiếu chi do kế toán thanh toán lập theo đề nghị chi , thu có ký duyệt của thủ trưởng và kế toán trưởng, lập thành 2 hoặc 3 liên, liên 1 lưu gốc, liên 2 có phần chứng từ gốc chuyển cho người nhận hoặc nộp tiền ký, thủ quỹ vào sổ và lưu.
Phiếu nhập kho do phòng kế toán lập thành 3 liên, liên gốc do phòng Kế hoạch lưu vào sổ định kỳ đối chiếu với phòng kế toán, liên 2 kèm theo hoá đơn đỏ của bên bán làm chứng từ thanh toán và lưu ở phòng kế toán sau khi thanh toán xong, liên 3 do người giao hàng cầm làm thủ tục nhập xuất kho, thủ kho xác nhận vào sổ cuối ngày chuyển cho kế toán kho vào sổ và lưu giữ.
Hoá đơn bán hàng của Công ty là hoá đơn GTGT 3 liên do Cục Thuế phát hành, do phòng Kế toán lập theo đơn đặt hàng của khách hàng gồm 3 liên, liên gốc do phòng bán hàng lưu, liên 2 do người mua hàng giữ làm chứng từ thanh toán ở đơn vị mình, liên 3 giao cho chủ kho xuất hàng, vào sổ, cuối ngày thủ kho chuyển cho kế toán kho vào sổ và lưu giữ, chứng từ hợp lệ phả có đầy đủ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệđối chiếu BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổđăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng Tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh (2) (1) (3) (3) (5) (7) (4) (6) (7) (8) (8) (8)
chữ ký của người mua hàng, thủ kho , người viết hoá đơn và thủ trưởng đơn vị(Trưởng phòng Kinh doanh).
Các nghiệp vụ thu chi tiền mặt và chuyển khoản phát sinh hàng ngày được kế toán thanh toán tập hợp, vào sổ sau đó chuyển chứng từ tiền mặt cho thủ quỹ vào sổ lưu giữ, còn chứng từ ngân hàng do kế toán thanh toán lưu giữ.
Các nghiệp vụ nhập xuất vật tư và các bảng kê tính giá thành vật tư sản phẩm do các nhân viên phân xưởng gửi lên,được kế toán tính giá thành vào sổ và kế toán giá thành lưu giữ.
Các chứng từ phản ánh nghiệp vụ tiêu thụ phát sinh hàng ngày nhận dược từ phòng kho chuyển lên sẽ do kế toán tiêu thụ vào sổ vầ lưu giữ, định kỳ kế toán đối chiếu với thủ kho về số lượng hàng háo nhập xuất tồn kho.
d. Hệ thống sổ kế toán.
Công ty sử dụng các loại sổ kế toán tổng hợp và chi tiết sau: - Sổ cái các tài khoản.
- Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết tiền vay. - Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua.
- Sổ chi tiết vật tư, thành phẩm, hàng hoá, bảng tổng hợp nhập xuất tồn. - Sổ TSCĐ.
- Sổ chi tiết chi phí bán hàng.
- Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. - Thẻ tính giá thành sản phẩm.
e. Báo cáo kế toán. . Bảng cân đối kế toán .
. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. . Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.