III- MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM GĨP PHẦN HỒN
SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ
Trong cơng tác xây dựng cơ bản, chủng loại NVL- rất lớn. Để việc hạch tốn NVL- được chính xác và thuận lợi thì vật tư phải được phân loại khoa học hợp lý. Sau khi phân loại vật tư thành từng nhĩm, từng thứ cần thiết phải lập “Sổ danh điểm vật tư” để mã hố các loại vật liệu- và tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác quản lý đặc biệt để tiện sử dụng khi áp dụng kế tốn máy.
Danh điểm của các vật liệu sẽđược sử dụng để ghi vào thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu và các sổ khác. Nhờ vậy cơng tác kế tốn về NVL- sẽ chính xác hơn, thuận lợi hơn, giảm được thời gian khi cĩ cơng tác kiểm hê, kiểm tra; khơng những thế, việc cung cấp thơng tin phục vụ cho yêu cầu quản lý và chỉ đạo sản xuất sẽ kịp thời.
Sổ danh điểm vật tư cĩ thểđược xây dựng theo mẫu sau:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ
Mã số Tên quy cách vật liệu Đơn vị tính Ghi chú Mã 1 TK CấpII Mã 2 Nhĩm VT Mã 3 Tên VT 1521 Nguyên vật liệu chính 1521 01 01 Xi măng PC40 Nghi Sơn Tấn 1521 01 02 Xi măng Bỉm Sơn Tấn ... 1521 02 01 Thép Kg 1521 02 02 Thép Kg 1521 02 03 Thép Kg ... 1522 Nguyên vật liệu phụ 1522 01 01 Que hàn 2-3 Kg 1522 01 02 Que hàn 3-4 Kg
... 1523 Nhiên liệu 1523 01 01 Xăng Mogas 92 Lít 1523 ... 01 ... 02 ... Xăng Mogas 83 ... Lít ... ...
Ý kiến 2: Lậpdự phịng giảm giá hàng tồn kho
Do hiện tượng giá cả vật liệu trên thị trường biến động, NVL- hư hỏng, kém phẩm chất,... nếu khơng được thu hồi vốn kịp thời sẽ làm ảnh hưởng tới kế hoạch sản xuất. Để tránh những rủi ro co thể xảy ra, Cơng ty nên trích lập quỹ dự phịng giảm giá hàng tồn. Cụ thể như sau:
- Mức dự phịng cần phải lập:
Số dự phịng cần phải lập dựa trên số lượng của mỗi loại nguyên vật liệu tồn kho theo kiểm kê và thực tế diễn biến giá trong niên độ tiếp theo Mức dự phịng NVL Số lượng Mức chênh lệch
cần phải lập = NVL x giảm giá cho niên độ (N+1) mỗi loại của mỗi loại - TK sử dụng
TK 159 - Dự phịng giảm giá hàng tồn kho: TK này được dùng để phản ánh việc lập dự phịng và xử lý các khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Kết cấu của TK nay như sau:
Bên Nợ: phản ánh giá trị dự phịng giảm giá hàng tồn kho được hồn nhập vào chi phí sản xuất kinh doanh
Bên Cĩ: phản ánh giá trị dự phịng giảm giá hàng tồn kho được tính vào chi phí quản lý DN
Dư Cĩ: giá trị dự phịng giảm giá hiện cĩ - Phương pháp hạch tốn:
+ Vào niên độ kế tốn năm N, DN tiến hành trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho. Căn cứ vào mức trích dự phịng, kế tốn ghi:
Nợ TK 642 Cĩ TK 159
+ Cuối niên độ kế tốn sau - năm N+1, DN phải tiến hành hồn nhập tồn bộ số dự phịng đã trích ở cuối niến độ ké tốn trước:
Nợ TK 159 Cĩ TK 721
Đồng thời căn cứ vào tình hình hàng tồn kho, tình hình giá cả thị trường và giá gốc để xác định mức trích dự phịng cho cả niên độ sau (N+2):
Nợ TK 642 Cĩ TK 159
Ý kiến 3: Hồn thiện cơng tác hạch tốn chi tiết NVL-
Phương pháp hạch tốn chi tiết NVL- mà Cơng ty đang sử dụng là phương pháp thẻ song song. Phương pháp này nhìn chung đã đáp ứng được yêu cầu hạch tốn và quản lý NVL. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ làm nhưng lại cĩ tính trùng lắp. Hàng tháng, khi đối chiếu số liệu tồn kho NVL- trên sổ sách với số liệu tồn kho thực tế kế tốn lại khơng hề lập Bảng tổng hợp nhập - xuất- tồn. Điều này gây khĩ khăn hơn cho cơng tác kiểm tra , đối chiếu.
Phương pháp thẻ song song đã đáp ứng khá tốt yêu cầu quản lý cũng như tốn tại Cơng ty nhưng với khối lượng NVL- hết sức đa dạng như ở cơng ty thì việc sử dụng phương pháp thẻ song song là khơng nên. Cơng ty nên chuyển sang sử dụng phương pháp hạch tốn chi tiết sổ số dư. Theo phương pháp này, thủ kho vẫn theo dõi về mặt hiện vật tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư nhưng thay vì phải theo dõi trên cả hai mặt hiện vật và giá trị thì kế tốn chỉ cần theo dõi mặt giá trị thơi. Nhờ đĩ, kế tốn sẽ tránh được việc ghi chép trùng lặp như khi sử dụng phương pháp thẻ song song, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và cĩ hệ thống của kế tốn đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế tốn chính xác, kịp thời.
Theo phương pháp sổ số dư, thẻ kho do thủ kho lập theo quy định thống nhất của DN cĩ thể là hàng ngày hoặc định kỳ 3 - 5 ngày. Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp tồn bộ các chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày (hoặc trong kỳ) theo từng nhĩm NVL- quy định. Căn cứ vào