II. Thực trạng công tác hoạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại xí nghiệp MTĐT số
1. Giới thiệu về Phòng Tài chính kế toán.
1.1 Chức năng, Nhiệm vụ và đối tợng hoạch toán của phòng Tài chính Kế toán
a. Chức năng, Nhiệm vụ:
Phòng Tài chính kế toán đợc thành lập theo quyết định của xí nghiệp với chức năng chính là tham mu cho giám đốc về công tác tài chính kế toán, đảm bảo cân đối nguồn tài chính, thu chi đúng nguyên tắc đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu về tài chính của xí nghiệp. Nhiệm vụ của phòng:
- Lập và thực hiện kế hoạch tài chính theo tiến độ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.
- Hạch toán kế toán nội bộ hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Hớng dẫn kiểm tra đôn đốc thu thập đầy đủ kịp thời các chứng từ kế toán, từ các bộ phận thu (hợp đồng thu phí hợp vệ sinh) thực hiện thu chi đúng chế độ qui định, nguyên tắc.
- Thanh quyết toán theo kế hoạch sản xuất với công ty và các bộ phận trong xí nghiệp.
-Xây dng qui chế quản lý tài chính kế toán và hệ thống tài khoản có liên quan đến đơn giá phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.
- Quản lý thu phí và dịch vụ vệ sinh.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc xí nghiệp giao.
- Phòng Tài chính Kế toán Xí nghiệp chịu sự kiểm tra trực tiếp định kỳ hay bất thờng của Phòng kế toán công ty.
b. Đối tợng hạch toán.
- Toàn bộ Tài sản, vốn của Xí nghiệp. - Toàn bộ Chi phí Sản xuất Kinh doanh. - Các Hợp đồng kinh tế với các đơn vị khác.
Việc tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và nội dung của công tác kế toán trong doanh nghiệp đều do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán phù hợp, gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác, đầy đủ và hữu ích cho các đối tợng sử dụng, đồng thời phát huy nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán.
Hoạt động SXKD của Xí nghiệp đợc tiến hành trong phạm vi rất rộng nh- ng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc đa về phòng kế toán Xí nghiệp để sử lý. Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ đợc giao, đảm bảo sự tập trung thống nhất trong hoạt động của phòng Tài chính kế toán, bộ máy kế toán của Xí nghiệp đ- ợc tổ chức theo hình thức tập trung theo sơ đồ sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
Giám đốc xí nghiệp Phó trởng phòng TCKT Kế toán trởng Kế toán tổng hợp Kế toán quỹ Kế toán phí Kế toán thanh toán Kế toán Vật t nhiên liệu Thủ Quỹ
- Phó trởng phòng phụ trách quản lý phòng tài chính kế toán kiêm kế toán trởng của xí nghiệp có nhiệm vụ chính giám sát, điều động, phân bổ chức năng cho từng ngời; là trợ lý đắc lực cho Giám đốc Xí nghiệp trong việc ra các Quyết định Tài chính trong Sản xuất kinh doanh; có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các phần kế toán; làm cho các hoạt động kinh tế theo đúng quy định của Nhà nớc về chế độ kế toán thống kê; tổ chức kiểm tra chế độ kế toán trong nội bộ Xí nghiệp và các bộ phận; là ngời chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Xí nghiệp, Công ty và nhà nớc về công tác tài chính của Xí nghiệp.
- Kế toán Tổng hợp : thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê SXKD của Xí nghiệp, đồng thời là ngời kiểm tra phân tích số liệu; Kiểm tra các nội dung nghiệp vụ hạch toán tại các chứng từ ghi sổ giúp lãnh đạo phòng hớng dẫn các bộ phận kế toán ghi chép đúng chế độ quy định, đôn đốc lập chứng từ đúng thời gian quy định; Cuối tháng vào sổ cái và lập báo cáo.
- Kế toán Quỹ: Quản lý thu chi tiền từ các đơn vị, cá nhân, tổ chức kinh tế qua ngân hàng; Theo dõi chặt chẽ số séc, tiền mặt, ngân phiếu đã nộp vào ngân hàng, vào quỹ đối chiếu hàng ngày với Thủ quỹ về số d cuối ngày; Chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các chứng từ thu, chi Ngân hàng, theo dõi lãi tiền gửi. - Kế toán nhiên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ: Mở sổ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của nhiên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp.
- Kế toán Thanh toán theo dõi công nợ, các khoản phải trả, tạm ứng: Hàng ngày mở sổ theo dõi công nợ phải thu của khách hàng. Lập bảng kê phân loại lên chứng từ ghi sổ cuối kỳ lập báo cáo số phát sinh, tính thuế, theo dõi đốc thúc thu hồi công nợ.
- Kế toán phí: Chuyên theo dõi việc thu phí vệ sinh theo quyết định 102/UB. - Thủ Quỹ: giữ quỹ tiền mặt và các chứng từ có giá trị nh tiền; Thu chi theo phiếu đợc duyệt; cuối ngày đối chiếu số d với kế toán quỹ.
1.3 Đặc điểm và phơng pháp hạch toán tại phòng Tài chính kế toán.
Xí nghiệp môi trờng đô thị số 4 là một đơn vị doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích không nhằm mục đích lợi nhuận nên không sử dụng tài khoản 911: Tài khoản kết quả sản xuất kinh doanh. Xí nghiệp sử dụng tài khoản chuyên chi, hạch toán báo sổ dới sự quản lý trực tiếp của phòng kế toán công ty.
Sau khi nhận đợc các chứng từ ban đầu, các cán bộ kế toán của phòng thực hiện kiểm tra sự hợp pháp, hợp lý của chứng từ, sau đó tổng hợp chứng từ để thiết lập Bảng kê, Chứng từ ghi sổ… ghi chép sổ chi tiết, số tổng hợp … Tổng hợp số liệu kế toán và lập Báo cáo kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý của công ty. Từ các báo cáo đã lập, tiến hành phân tích nội dung kinh tế, nhằm thực hiện tham mu cho Ban Giám đốc ra các quyết định quản lý.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.
Cùng với việc áp dụng chế độ kế toán mới của nhà nớc ban hành năm 1995, Công ty MTĐT Hà nội (mà Xí nghiệp MTĐT số 4 là một đơn vị thành viên trực thuộc )áp dụng hệ thống Tài khoản kế toán đã đợc nhà nớc ban hành theo quyết định số 1141 TC/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ trởng Bộ tài chính.
Công ty đã tiến hành việc chuyển từ Tài khoản cũ sang Tài khoản mới. Về cơ bản, số lợng tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết đợc sử dụng trong công tác kế toán tại Công ty gồm đầy đủ các loại tài khoản kế toán mới . Công ty áp dụng phơng pháp hạch toán tập trung tại phòng Tài chính Kế toán của công ty theo hình thức chứng từ ghi sổ
Sơ đồ hình thức Kế toán chứng từ ghi sổ
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu kiểm tra:
Chứng từ ghi sổ
Bảng th chứng từ kế toán chi tiết
BCTC Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Số đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng TH chi tiết số PS Chứng từ ghi sổ
Trình tự luân chuyển chứng từ về hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng.
Mọi hoạt động Tài chính phát sinh ở các Xí nghiệp đều đợc lập ngay chứng từ ban đầu. Kế toán tổng hợp ở các Xí nghiệp tiến hành ghi chép sổ sách ở các Xí nghiệp, hạch toán báo sổ và chuyển các chứng từ đó lên phòng TCKT công ty, để kế toán công ty hạch toán tổng hợp kết quả của toàn bộ công ty. Việc ghi chép sổ sách phải tuân theo đúng nguyên tắc chuyên môn nghiệp vụ do Nhà nớc ban hành. Các xí nghiệp phải thực hiện đúng quy trình mở sổ sách kế toán theo hệ thống Tài khoản Kế toán thống nhất từ công ty đến xí nghiệp .
Một số biểu mẫu kế toán đợc sử dụng tại Công ty Môi trờng đô thị Hà nội Chứng từ gốc
(Bảng thanh toán lơng)
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối
Báo cáo tài chính
Bảng kê chứng từ (chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng …) Tháng …. Năm ….. S TT Số liệu CT
Diễn giải TK ghi nợ TK ghi có
Ngày Số 334 136 338 … 111 112 …
Bảng kê chứng từ để ghi tất cả các nghiệp vụ phát sinh của 1 Tài khoản trong quá trình SXKD.
Chứng từ ghi sổ
Ngày … tháng … năm ….
STT TT
Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Nợ Có Nợ Có
Chứng từ ghi sổ dùng để tập hợp số hiệu của các chứng từ gốc theo từng loại sự việc và ghi nội dung sự việc đó.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ngày … tháng … năm ….
STT Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là loại sổ kế toán tổng hợp dùng để đăng ký tổng số tiền của chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian.
Sổ cái TK: ….
Ngày … tháng … năm ….
STT
C.từ ghi sổ
Diễn giải TK đối ứng
Số tiền Số hiệu Ngày
tháng
Nợ Có
Sổ cái là loại sổ kế toán tổng hợp dùng để đăng ký tổng sổ tiền của các chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian.
Ngoài ra doanh nghiệp còn có thể áp dụng các hình thức khác nh : Nhật ký chứng từ, Nhật ký chung, Nhật ký Sổ cái … tuỳ theo sự lựa chọn của doanh nghiệp.