Cung cấp vật tư nguyên vật liệu cho sản xuất và làm dịch vụ tiêu thụ sản phẩm, giúp giám đốc xây dựng các hợp đồng kinh tế, tiếp thị kinh doanh xuất nhập khẩu.
Chức năng:
Phòng vật tư ó chức năng thường xuyên theo sát quá trình sản xuất của Công ty để luôn đáp ứng kịp thời các yêu cầu và đòi hỏi về vật tư của quá trình sản xuất ra sản phẩm cũng như dịch vụ tiêu thụ
2.5.4 Phòng TCKT:
Thực hiện nhiệm vụ hạch toán tổng hợp, quản lý và xây dựng các nguồn tài chính của công ty về thực hiện nguyên tắc chế độ hạch toán kinh tế, phân tích tình hình hoạt động của công ty. Thực hiện tổ chức quản lý theo đúng quy định.
- Chức năng:
Phòng tài chính kế toán của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long có chức năng tham mưu giúp giám đốc công ty chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán trên phạm vị toàn công ty theo quy định chung của Công ty và pháp luật.
+ Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê và bộ máy kế toán thống kê phối hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty theo yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý, không ngừng cải tiến bộ máy và công tác kế toán.
+ Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, tình hình thu nộp và thanh toán kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, sử dụng kinh phí của Công ty.
+ Thực hiện chế độ thanh toán tiền mặt vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế, tạm ứng và thanh toán lương của cán bộ công nhân viên đúng kì hạn.
+ Cung cấp kịp thời các chứng từ, tài liệu, số liệu thuộc lĩnh vực tài chính cho các phòng ban liên quan xử lý.
-Quyền hạn:
+ Được tham gia trực tiếp và phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc Công ty trong quá trình xây dựng kế hoạch tài chính tổng hợp các dự án và các kế hoạch có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng.
+ Được độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, được quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc phòng ban nghiệp vụ Công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin, tài liệu có liên quan đến công tác kế toán và giám sát tài chính của Công ty theo quy định.
+ Được trực tiếp giao dịch với các cơ quan quản lý Nhà nước để thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng.
-Tình hình bố trí cán bộ trong phòng:
+ 1 trưởng phòng phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi mặt của phòng và các hoạt động khác của Công ty có liên quan đến tài chính.
+ 1 phó phòng làm công tác kế toán tổng hợp, báo cáo các biểu kế toán và kế toán tài sản cố định đồng thời giúp trưởng phòng tiến hành công việc chung
+ 4 nhân viên kế toán
Trình độ kết cấu phong tài chính kế toán
St t Chức danh Số lượng Trình độ Tuổi §H CĐ TC <40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 1 1 1 3 Nhân viên nghiệp vụ 4 2 2 4 4 Tổng 6 6 4 1 1
Phòng tài chính kế toán có 6 người, trong đó có 4 người trình độ đại học. Đây là một điều kiện thuận lợi cho phòng có thể hoàn thành công việc cũng như thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Số người <40 tuổi là 4 người (chiếm 75%)tổng số nhân viên trong phòng, phòng có 1 người ở độ tuổi 40-50 và 1 người ở độ tuổi >50.
- Mối liên hệ của phòng với các phòng khác:
Phòng kế toán chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc do vậy phòng phải có trách nhiệm thông báo các hoạt động tài chính, kế toán và những thayđổi của phòng cho giám đốc.
Sơ đồ 2. 2 Mối quan hệ giữa phòng tài chính kế toán với các phòng khác
37 Phòng Tài
chính kế toán
Phòng KD Vốn cho kinh doanh
Qua sơ đồ ta thấy phòng tài chính kế toán có quan hệ chặt chẽ với các phòng tổ chức hành chính, phòng kinh doanh, lập kế hoạch về lương, đào tạo, mua sắm thiết bị và bảo hộ lao động với phòng tổ chức và chuẩn bị vốn, kế hoạch sản xuất kinh doanh với các phòng kinh doanh.
2.5.5 Phòng kỹ thuật sản xuất:
Hoàn thiện công nghệ sản xuất hiện có, nghiên cứu ứng dụng công nghệ vào kinh doanh. Xây dựng mức vật tư, nguyên vật liệu, tiêu chuẩn sản phẩm, xác định các kế hoạch điều độ, các nghiệp vụ sản xuất.
- Chức năng: Tham mưu giúp Giám đốc chỉ đạo và thực hiện các công tác sau:
+ Xây dựng kế hoạch trung, dài hạn, kế hoạch hàng năm về đầu tư cơ sở vật chất kĩ thuật toàn Công ty
+ Các sáng kiến cải tiến kĩ thuật, tiêu chuẩn hoá pháp lệnh đo lường chất lượng trong toàn Công ty
-Nhiệm vụ:
+ Quản lý khai thác, sử dụng hệ thống cơ sở vật chất kĩ thuật toàn Công ty, hệ thống kho bể, hệ thống trang thiết bị, máy móc công nghệ, tự động hoá sản xuất, hệ thống nhà xưởng, vật kiến trúc, phương tiện kĩ thuật và các trang thiết bị vận tải
+ Quản lý công tác nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật, sáng kiến cải tiến kĩ thuật, tiêu chuẩn hoá và công tác thực hiện pháp lệnh đo lường chất lượng toàn Công ty.
+ Tham gia quản lý các dự án, tham gia đầu tư góp vốn liên doanh, liên kết, đề xuất các yêu cầu kĩ thuật của các dự án đầu tư.
+ Tham gia thiết lập tổ chức bộ máy, nhân lực cho công tác quản lý kĩ thuật cũng như xây dựng, duy trì cải tiến hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2000 đồng thời kiểm tra hoạt động của các cở sở vật chật kĩ thuật trong toàn công ty.
- Tình hình bố trí cán bộ trong phòng
+ Trong phòng có 1 trưởng phòng: là người có trách nhiệm cao nhất của phòng
+ 1 phó phòng giúp việc cho trưởng phòng và được trưởng phòng giao nhiệm vụ cụ thể
+ 2 nhân viên kĩ thuật giúp việc cho trưởng, phó phòng
Trình độ, kết cấu của phòng Stt Chức danh Số lượng Trình độ Tuổi §H CĐ TC <40 40- 50 >50 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 1 1 1 3 Nhân viên kĩ thuật 4 4 3 1 4 Tổng 6 6 3 2 1
Phòng kĩ thuật là rất quan trọng bởi các vấn đề về chất lượng đều phụ thuộc vào phòng kĩ thuật. Chất lượng sản phẩm có tốt thì khách hàng mới chọn sản phẩm của Công ty. Chất lượng sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược bán hàng và lực đối tác tin cậy nhất. Nhân viên trong phòng có 2 cán bộ lãnh đạo và 4 nhân viên dưới quyền, tất cả đều đã tốt nghiệp đại học. Đây là cơ sở tin cậy cho chất lượng sản phẩm của Công ty vì vậy Công ty cần có chính sách đãi ngộ phù hợp để kích thích sự làm việc của họ.
Sơ đồ 2. 5: Mối quan hệ phòng kĩ thuật với các phòng khác
Qua sơ đồ trên ta thấy phòng kĩ thuật có mối quan hệ khá phức tạp với các phòng ban, phân xưởng, nhà máy xí nghiệp khác. Có thể nói phòng kĩ thuật là cây cầu nối giữa khâu đầu vào, đầu ra của quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty.
* Nhận xét về tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long:
Về cơ bản, việc tổ chức bộ máy quản lý ở công ty là tương đối hợp lý, nó vừa đảm bảo cho việc phát huy quyền chủ động sáng tạo cho các bộ phân. Mỗi bộ phận là bình đẳng, hợp tác tạo điều kiện hỗ trợ giúp đỡ nhau hoàn thành nhiệm vụ của mình và của công ty.
2.6 Kết luận chung về tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty
Một bộ máy dù tối ưu đến mấy thì cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót. Mặt mạnh, mặt yếu luôn cùng nhau tốn tại, iều này cũng dễ hiểu bởi sự thay đổi phương thức kinh doanh của Công ty một cách nhanh chóng, các mặt hàng cũng như các khách hàng luôn thay đổi tất yếu phải điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp. ong việc điều chỉnh lại diễn ra hết sức chậm bởi việc tuyển dụng hay sa thải nhân viên chưa chắc đã có lợi cho Công ty. Qua thời gian nghiên cứu tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long tôi nhận thấy bộ máy quản lý có những mặt ưu và nhược điểm cần khắc phục sau.
* Ưu điểm:
Phòng kinh doanh
Tổ chức bộ máy của Công ty tuy gọn nhẹ, tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng và hoạt động có hiệu quả. ộ máy quản lý tại Công ty theo mô hình trực tuyến chức năng-một mô hình đang được sử dụng phổ biến hiện nay và thực sự phát huy hiệu quả tại Công ty. Việc thực hiện chế độ một thủ trưởng phân bổ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của ban lãnh đạo và các phòng ban cũng rất rõ ràng đã phát huy được tính quyền uy và hiệu lực.
Các phòng ban chức năng đã phát huy được tối đa khả năng của mình để giúp cho ban lãnh đạo công ty có những quyết định đúng đắn và đem lại hiệu quả cho Công ty.
Công ty rất trú trọng tới việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong các năm gần đây các phòng ban được sắp xếp rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh tạo sự nhịp nhàng trong công việc. Tất cả các trưởng phòng và ban lãnh đạo đều có trình độ đại học và trên đại học, đặc biệt họ còn rất trẻ đây là một lợi thế mà ở các doanh nghiệp khác không có.
Áp dụng các hình thức phân công hợp tác lao động theo chức năng tạo ra cơ cấu lao động tương đối phù hợp với đặc điểm của công ty. Mỗi bộ phận, các nhân viên được phân công rõ trách nhiệm và quyền hạn nên họ có tinh thần trách nhiệm cao đối với phần việc của mình.
Điều kiện làm việc của quản lý được quan tâm trên tất cả các khía cạnh tạo bầu không khí đoàn kết cởi mở giữa các phòng ban và giữa các nhân viên.
Với bộ máy quản lý như vậy cùng với sự nỗ lực của toàn thể nhân viên tạo cho việc kinh doanh của công ty phát triển đều đặn, chiếm lĩnh hầu hết thị trường trong nước
*Nhược điểm:
Bên cạnh ưu điểm đã đạt được, công ty còn tồn tại một số nhược điểm sau:
+ Cán bộ quản lý trong công ty tuy có kinh nghiệm quản lý nhưng mới chỉ được đào tạo tin học và ngoại ngữ ở một mức độ nhất định nên vẫn chưa đáp ứng được hầu hết yêu cầu công việc.
+ Vẫn còn xảy ra hiện tượng nhàn rỗi ở các phòng ban, chưa có biện pháp hữu ích tạo động lực thu hút cán bộ nhân viên phát huy hết khả năng của mình.
+ Việc phối hợp giũa các phòng ban còn chưa thực sự chặt chẽ chưa đáp ứng được các yêu cầu mà lãnh đạo đã phân công.
Từ các vấn đề trên ta nhận thấy Công ty cần phải cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý để nâng cao hiệu quả quản lý, giảm chi phi và phù hợp với công việc kinh doanh hiên nay.
2.6.1 Đặc điểm hiện tại và phương hướng
+ Cơ sở vật chất kĩ thuật, kinh phí dành cho việc đào tạo và tuyển dụng cán bộ còn ít nên nhiều việc muốn làm mà chưa thể làm ngay.
+ Tuy trách nhiệm và quyền hạn của các phòng ban đã được phân định nhưng tâm lí hợp tác còn thấp do bởi đặc điểm các phòng gần như độc lập về mặt nghiệp vụ, các nhân viên có trình độ chuyên môn cao nhưng lại chỉ phục vụ cho công việc trong phòng, không thạo và hiểu biết về công việc của các phòng ban khác nên khả năng hợp tác và phối hợp bị hạn chế.
Những tồn tại của bộ máy tổ chức quản lý Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long là một tất yếu vì trong điều kiện cơ chế kinh tề thay đổi, các lĩnh vực kinh doanh đồng loạt ra đời kéo theo các phương thức mới và các khả năng xảy ra yếu tố rủi ro mà Công ty không thể lường hết được.
CHƯƠNG III
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY VĂN
PHÒNG PHẨM CỬU LONG
Mô hình quản lý hiện tại của Công ty hiện đã gọn nhẹ và tương đối hiệu quả. Song do yêu cầu phát triển ngày càng tăng của Công ty thì nó sẽ dần mất đi tính phù hợp. Ra đời được hơn 15 năm việc thay đổi bộ máy tổ chức quản lý nhằm cơ cấu lại các phòng ban chức năng sắp xếp lại vị trí các cán bộ và thiết lập các phương thức quản trị thông tin mới là việc
không dễ. Muốn làm được điều đó đòi hỏi phải tốn kém nhiều công sức và tiền của nhưng như vậy không có nghĩa là sẽ duy trì mãi vậy. Từ thực tế nghiên cứu tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long tôi mạnh dạn đề xuất một số ý kiến sau:
3.1 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ quản lý cũng như cán bộ côngnhân viên Công ty nhân viên Công ty
Đội ngũ quản lý Công ty đóng vai trò quyết định hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công Ty. Do đó cán bộ quản lý phải là những người có năng lực, kiến thức rộng am hiểu về các lĩnh vực kinh doanh, công nghệ của Công ty và đặc biệt phải nắm vững luật đầu tư, luật DN và các ngành luật khác ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp tới Công ty. Có như vậy mới đưa ra được các quyết định có cơ sở khoa học và thu được kết quả khi hoạt động. Do vậy đòi hỏi Công ty phải có kế hoạch, bối dưỡng, hỗ trợ, tập huấn và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ quản lý và nhân viên một cách thường xuyên để đáp ứng với yêu cầu thay đổi của thị trường. Các hình thức đào tạo có thể là ngắn hay dài hạn các khoá học cấp tốc để cập nhật thông tin về phương pháp quản lý mới theo yêu cầu của sự phát triển dựa vào kế hoạch đào tạo do các phòng báo cáo lên phòng tổ chức về số lượng và chất lượng và chất lượng nhân sự cần cho công việc. Hỗ trợ cán bộ trong việc học tập và đào tạo chuyên ngành cũng như quản lý.
Có thể tóm tắt các phẩm chất, năng lực của nhà quản lý ở các điểm: *Đối với lãnh đạo
+ Phẩm chất chính trị: Trung thành với chủ trương đường nối của Đảng và nhà nước, tìm tòi sáng tạo đưa Công ty tiến bước. Và các cán bộ nhà nước cần có một trình độ lý luận chính trị nhất định.
+ Trình độ năng lực tổ chức lãnh đạo và quản lý: Am hiểu sâu rộng về lĩnh vực do mình quản lý. Có năng lực làm việc, lãnh đạo chỉ huy và có vai trò tổ chức tốt, khả năng tập hợp và đoàn kết quần chúng, biết tổ chức
bộ máy quản lý phù hợp, biết thưởng phạt phân minh, phân công đúng người đúng việc và biết nắm bắt cơ hội kinh doanh.
+ Trình độ học vấn: Phải tốt nghiệp đại học hay trên đại học về các chuyên nghành cụ thể, có kiến thức ngoại ngữ, tin học, có trình độ ngoại giao, giao tiếp xã hội và lý luận chính trị.
+ Về đạo đức: Ban lãnh đạo là bộ mặt của Công ty vì vậy phải là tấm gương cho mọi cán bộ nhân viên. Sống công bằng có thiện chí với mọi người, trung thực và tôn trọng chữ tín.
*Đối với cán bộ phòng ban chức năng
- Phẩm chất chính trị: Trung thành với các đường lối chính sách kinh tế của Đảng và của Công ty đã hoạch định, nắm bắt được phương hướng vận động và phát triển của đường lối đó.