2.2.1. Lĩnh vực hoạt động của Công ty
Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội là một doanh nghiệp vừa sản xuất kinh doanh vừa kinh doanh thương mại nhưng hoạt động thương mại vẫn là chủ yếu nên tổ chức sản xuất kinh doanh theo hình thức các trung tâm vệ tinh, cửa hàng giới thiệu sản phẩm; do đó thiết lập một mạng lưới bán hàng rộng khắp cả nước.
Nội dung hoạt động của công ty bao gồm:
Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp.
Xây dựng cầu, đường bộ.
Sản xuất và kinh doanh các mặt hàng cơ khí, vật liệu xây dựng.
Xây dựng các công trình thuỷ điện thuỷ lợi,xây dựng cơ sở hạ tầng
Lắp đặt điện nước, kinh doanh xuất nhập khẩu các loại máy móc, thiết bị điện, điện tử, các mặt hàng vật tư kim khí chuyên dùng
Các ngành nghề kinh doanh khác phù hợp với quy định của pháp luật.
Trong đó, hoạt động sản xuất các mặt hàng cơ khí của Công ty diễn ra rất ít, lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Công ty là chuyên thi công xây lắp các công trình thuộc phạm vi chuyên môn của Công ty đã trúng thầu và kinh doanh lưu chuyển hàng hóa trong nước.
Trong lĩnh vực xây dựng, Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội hoạt động với chức năng là xây dựng cơ bản, do đó quy trình hoạt động chủ yếu gắn liền với công trình, từng hạng mục công trình.
2.2.2. Đặc điểm qui trình sản xuất thi công công trình của Công ty:
Đối với bất kỳ một công trình xây dựng nào để hoàn thành đưa vào sử dụng phải trải qua 3 giai đoạn sau:
Nhưng đối với Công ty cổ phần sản xuất, Xuât nhập khẩu và xây dựng Hà Nội qui trình công nghệ được thể hiện ở giai đoạn thi công công trình. Thực chất quá trình liên quan đến hạch toán chi phí của Công ty lại xảy ra từ khâu tiếp thị để ký hợp đồng hay tham gia đấu thầu công trình bằng các hình thức như: Quảng cáo, chào hàng, tuyên truyền giới thiệu sản phẩm, giới thiệu năng lực sản xuất. Sau khi ký kết hợp đồng xây dựng xí nghiệp tiến hành lập kế hoạch, tổ chức thi công bao gồm: Kế hoạch về máy móc thiết bị, nhân lực, tài chính. Quá trình thi công công trình là khâu chính trong giai đoạn này. Cuối cùng là công tác bàn giao nghiệm thu công trình và quyết toán với chủ đầu tư. Tuỳ theo từng hợp đồng mà công tác nghiệm thu, thanh toán có thể xảy ra từng tháng hay từng giai đoạn công trình hoàn thành.
Tóm lại, quy trình công nghệ sản xuất của Công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.6 : Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội
2.2.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Công ty Cổ phần sản xuất, Xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội tính đến năm 2008 có 152 cán bộ công nhân viên, trong đó cán bộ quản lý chiếm 30 người.
Trong Công ty giữa các phòng ban, trung tâm và Ban giám đốc có mối quan hệ chặt chẽ, ăn khớp, phối hợp nhịp nhàng trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu phân cấp, thực hiện chế độ một thủ trưởng và tổ chức quản lý theo chức năng
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội
Tiếp thị đấu thầu Kí kết hợp đồng Lập kế hoạch sản xuất
Thu hồi vốn Tổ chức thi
công Bàn giao nghiệm
Bộ máy quản lý của Công ty bao gồm: Ban Giám đốc, các phòng ban chức năng, các trung tâm trực thuộc.
Ban Giám đốc: Gồm 1 Giám đốc và 2 Phó Giám đốc.
Giám đốc là người đứng đầu Công ty, điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty đồng thời là người chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của Công ty.
Phó Giám đốc là người tham mưu cho giám đốc về hoạt động kinh doanh của công ty và được ủy quyền của giám đốc phụ trách, điều hành công ty khi giám đốc vắng mặt hoặc đi công tác.
Các phòng ban chức năng: là các bộ phận có chức năng nhiệm vụ nhất định và có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình hoạt động kinh doanh, đều chịu sự quản lý của Ban giám đốc và hướng tới mục tiêu chung của Công ty là tìm chỗ đứng cho chính mình trên thị trường trường trong nước và Quốc tế. Công ty có bốn phòng chức năng và hai ban chức năng
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: quản lý điều hành mọi hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh xuất nhập
Ban giám đốc
Phòng kinh
doanh XNK chức hành Phòng tổ
chính
Phòng kế
toán tài
chính
Các trung
tâm
Phòng kế
hoạch kỹ
thuật
Ban quản
lý dự án
Ban vật tư
thiết bị
khẩu, mở rộng quan hệ thương mại và các đối tác trong và ngoài nước. Tiến hành các thủ tục, các kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương phù hợp, hiệu quả trong ký kết, đàm phán thực hiện các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa.
Phòng tổ chức hành chính quản lý các mặt về tổ chức hành chính như quản lý cán bộ, tổ chức nhân sự, tuyển dụng lao động, chế độ chính sách, quản trị hành chính.
Phòng Tài chính - Kế toán: Theo dõi giám sát hoạt động của công ty thông qua việc thực hiện chế độ tổ chức theo đúng văn bản quy định của nhà nước. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp, quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh, đánh giá hiệu quả và đề xuất các biện pháp nhằm tăng hiệu quả đồng vốn.
Phòng Kế hoạch Kỹ thuật: có nhiệm vụ lập kế hoạch và quản lý kỹ thuật công trình thi công. Ngoài ra còn theo dõi về giá, các định mức về giá, lưu trữ, cập nhật các thay đổi về văn bản chính sách mới ban hành, làm hồ sơ đấu thầu các công trình thuộc chuyên môn của công ty. Thiết kế, tổ chức thi công, nghiên cứu đề ra các giải pháp công nghệ mới, chịu trách nhiệm quản lý quy trình quy phạm, đảm bảo an toàn trong sản xuất kinh doanh.
Ban quản lý dự án: thực hiện chức năng quản lý dự án đối với các công trình của công ty, các hồ sơ hoàn thành, nghiệm thu công trình, lập hồ sơ đấu thầu các công trình thi công.
Ban vật tư thiết bị: Thực hiện chức năng kiểm tra kiểm soát và đáp ứng nhu cầu về vật liệu xây dựng cho các công trình, tổ chức xưởng sản xuất bê tông và đội thiết bị thi công cơ giới để phục vụ lưu động cho các công trình.
Các trung tâm trực thuộc: kinh doanh các loại vật tư hàng hóa theo giấy phép của công ty, xúc tiến và tìm kiếm các cơ hội kinh doanh trong nước và ngoài nước, thực hiện các kế hoạch kinh doanh do công ty giao, ngoài ra
trung tâm còn có mối quan hệ với khách hàng về việc tiêu thụ và kinh doanh các sản phẩm, hàng hóa của công ty.
2.2.4 Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán ở Công ty.
2.2.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:
Công ty cổ phần sản xuất, Xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội là một đơn vị có quy mô vừa, hoạt động trên địa bàn tập trung. Lĩnh vực hoạt động chính của công ty là thi công xây lắp các công trình thuộc phạm vi chuyên môn của Công ty đã trúng thầu và kinh doanh lưu chuyển hàng hóa trong nước. Vì vậy, công tác kế toán phải đáp ứng được yêu cầu của các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin thường xuyên, đầy đủ, chính xác và kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh của Công ty.
Mô hình tổ chức kế toán của công ty là mô hình tập trung, việc tổ chức hạch toán được tập trung tại phòng tài chính – kế toán. Ở các trung tâm kế không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, định kì gửi về phòng kế toán của công ty.
Tại phòng kế toán khi nhận được các chứng từ ban đầu, kế toán thựchiện kiểm tra phân loại chứng từ, hoàn chỉnh và ghi chép vào các sổ tổng hợp, sổ chi tiết. Hệ thống hóa số liệu, cung cấp thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản lý đồng thời dựa trên cơ sở báo cáo kế toán đã lập tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế nhằm giúp lãnh đạo điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty và ra các quyết định kịp thời.
Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần sản xuất, XNK và xây dựng Hà Nội được bố trí theo bảng sau:
Kế toán trưởng:
Phụ trách chung toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty, tổ chức giám sát hạch toán tư công ty đến các đội sản xuất phản ánh kịp thời môi trường hoạt động kinh tế phát sinh trong kỳ. Chịu trách nhiệm trước pháp luật, giám đốc công ty về tính chính xác, tính pháp lý, về lĩnh vực tài chính kế toán của đơn vị.
Kế toán tổng hợp kiêm kế toán bán hàng:
Ghi chép và cập nhật chứng từ hàng ngày, định kỳ lập báo cáo tài chính, xác định doanh thu, lỗ, lãi, thuế phải nộp, kiểm tra sổ sách, xử lý các bút toán chưa hợp lý. Đồng thời theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, công tác nhập hàng, xuất hàng và hàng hóa tồn kho của công ty, cập nhật hóa đơn bán hàng, theo dõi tình hình giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.
Kế toán ngân hàng kiêm kế toán thanh toán:
Kiểm tra việc thanh toán tạm ứng và các khoản công nợ cá nhân đồng thời chuyển toàn bộ các chứng từ thanh toán về kế toán nhật ký chung ghi sổ.
Kế toán trưởng Kế toán ngân hàng kiêm kế toán thanh toán Kế toán lương kiêm thủ qũy Kế toán tổng hợp- kế toán bán hàng Kế toán công nợ Nhân viên kế toán ở các trung tâm Nhân viên kế toán ở các đội sản xuát công trình
Theo dõi tình hình nhập xuất vật tư cho các công trình, cuối kỳ lập báo cáo liên quan, đồng thời theo dõi nghiệp vụ tiền gửi ngân hàng.
Kế toán lương kiêm thủ quỹ: Có nhiệm vụ chi tiền mặt, quản lý két tiền mặt của công ty. Đồng thời có nhiệm vụ tính lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên chức, đảm bảo đúng chế độ tương xứng với công việc
Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình công nợ của công ty và báo cáo công nợ cho kế toán trưởng. Lập bảng phân tích tình hình công nợ
Nhân viên kế toán ở các đội sản xuất và ở các trung tâm tập hợp chứng từ, định kì chuyển lên phòng kế toán công ty.
Công ty đã sử dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung đảm bảo tập trung thống nhất trong việc chỉ đạo công tác kế toán, tạo điều kiện chuyên môn hóa kế toán, giảm nhẹ đội ngũ cán bộ kế toán cho phép thu được thông tin một cách nhanh chóng.
2.2.4.2. Hình thức kế toán – hệ thống sổ kế toán:
Công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội thực hiện ghi chép sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung, gồm các sổ sau:
Sổ nhật ký chung: Được mở để phản ánh mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mọi đối tượng theo trình tự theo thời gian (Các số liệu phản ánh vào sổ nhật ký chung sau đó sẽ được tự động cập nhật sang sổ cái và cấc sổ kế toán chi tiết có liên quan).
Sổ cái TK 152,
Bảng kê vật tư xuất dùng: Được mở cho từng tháng để theo dõi tình hình nhập xuất của từng loại nguyên vật liệu trong tháng.
Trên cơ sở các sổ kế toán được mở, kiểm tra, đối chiếu,đến kỳ báo cáo kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính lên quan phục vụ cho công tác quản lý của công ty và tổng hợp kế toán toàn công ty.
Sơ đồ 2.3 : Kế toán theo hình thức nhật ký chung được thực hiện theo mô hình sau
Ghi chú:
Trình tự kế toán nhật ký chung như sau:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Chứng từ gốc
Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ thẻ chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh Báo cáo kế toán
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, định kỳ Đối chiếu
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
2.2.4.3. Các chế độ và phương pháp kế toán áp dụng
Hệ thống chứng từ kế toán
Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống chứng từ kế toán được Ban hành theo quyết định số: 15/2006/ QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Công ty sử dụng đầy đủ các loại chứng từ bắt buộc và lựa chọn một số chứng từ mang tính hướng dẫn để phục vụ cho việc hạch toán ban đầu. Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện chặt chẽ và đầy đủ.
Do Công ty áp dụng theo mô hình kế toán tập trung, nên toàn bộ công tác kế toán được tiến hành tập trung tại phòng tài chính kế toán của công ty. Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế tại các trung tâm, cửa hàng,các chứng từ được thu thập, kiểm tra rồi gửi về phòng kế toán để xử lý, phòng kế
toán sẽ tiến hành hạch toán dựa trên số liệu này. Các chứng từ liên quan đến phần việc của kế toán nào sẽ được giao cho kế toán đó. Nhân viên kế toán phụ trách phần việc của mình sẽ tiến hành kiểm tra để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ sau đó tiến hành ghi sổ bằng cách nhập số liệu vào máy.
Hệ thống tài khoản kế toán
Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất được ban hành theo Quyết định số: 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, với những đặc điểm sau:
