II. THỰC TRẠNG SỬ DỤNG CÁC CÔNG CỤ ĐỂ TẠO ĐỘNG LỰC CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG Ở CÔNG TY HOÀNG HÀ.
3. Tình hình sử dụng các công cụ hành chính tổ chức.
3.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty.
Bộ máy tổ chức của công ty khá đơn giản, theo mô hình chức năng. Nhìn chung có sự chuyên môn hóa khá cao ở nhân viên cấp dưới. Các nhân viên này chuyên về lái xe, phụ xe, kiểm vé, thanh tra, trả hàng…Sự chuyên môn hóa cao ở Công ty ta cũng thường thấy trong các công ty nhỏ, các công việc được xác định và tuyển trực tiếp vào. Trong suốt quá trình làm việc tại Công ty, người lao động hầu như không có sự luân chuyển sang công việc khác.
Ưu điểm: Phát huy năng lực của mỗi cá nhân một cách tối đa nếu như quy trình tuyển dụng sát với thực tế, nâng cao năng suất, dễ quản lý.
Nhược điểm: Các nhân viên vì suốt ngày phải làm những công việc lặp đi lặp lại nên dễ trở nên sơ cứng, cảm giác nhàm chán công việc sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng làm việc.
Ở cấp quản lý cao, có sự tổng hợp hóa như PGĐ Công ty đồng thời cũng là trưởng phòng hành chính – tổ chức. Sự tổng hợp hóa này tạo điều kiện lãnh đạo có thể nắm sát tình hình từ đó ra những chỉ đạo chính xác hơn. Nhưng một thực tế không thể phủ nhận được rằng khi phải ôm đồm nhiều việc, cán bộ quản lý dễ rơi vào tình trạng quá tải trong công việc, chất lượng công việc giảm sút.
Với Công ty số cấp quản lý như vậy là phù hợp để cấp lãnh đạo có thể kiểm soát được các hoạt động. Nhưng tầm quản lý của nhà quản trị cấp cao như GĐ, P.GĐ thì khá rộng do chưa thực hiện tốt cơ chế phân quyền.
Về phân quyền: Nhìn chung ít có sự phân quyền cho cấp dưới do quyền quyết định chỉ tập trung cho các cổ đông của Công ty.
Bộ máy tổ chức đơn giản nên thông tin đi nhanh hơn, chí phí quản lý thấp hơn. Nếu căn cứ vào kết quả kinh doanh nhiều năm qua cho thấy lãnh đạo của công ty đều là những người có năng lực nên bộ máy tổ chức vẫn còn phù hợp. Nhưng đơn giản hóa trong bộ
máy tổ chức cũng đồng nghĩa với việc có ít vị trí quản lý, cơ hội thăng tiến của nhân viên không có nhiều đó thực sự làm giảm sức hấp dẫn đối với nhân tài. Người lao động mang nặng tư tưởng mình là người làm thuê, dễ làm khó bỏ, kém năng động, tất cả phó mặc cho Ban giám đốc.
Khả năng phối hợp giữa các cá nhân trong cùng một phòng, cùng làm một công việc thì cao nhưng giữa các bộ phận còn chưa tốt có sự cách quãng. Điều đó cũng một phần do sự chuyên môn hóa cao.
3.2. Các công cụ hành chính.
3.2.1. Hệ thống kiểm soát.
Với Công ty Hoàng Hà, phải bỏ ra một khoản tiền lớn: Mua xe chất lượng cao, chi phí nguyên vật liệu, chi phí quản lý, trả nhân công ngày một cao. Hàng ngày một tài sản lớn của công ty nằm trong tay người lao động, nếu không có biện pháp kiểm soát thì tình trạng trốn tránh doanh thu, khai man số thực khách, làm không trách nhiệm dẫn đến khách trốn vé hay vi phạm an toàn giao thông khiến hao hụt tài sản, bị xử phạt…có thể làm cho Công ty thua lỗ. Vì vậy những biện pháp kiểm soát cũng góp một phần rất quan trọng trong việc tạo động lực làm việc trong nhân viên.
Các hình thức thanh tra kiểm soát:
a.Thanh tra thường xuyên: Trước khi xe rời bến, đội trưởng đội xe xác định số thực khách.
Dọc tuyến xe có 3 nhân viên làm việc theo ca tại các điểm xe đi qua. Công tác này được tiến hành hàng ngày để xác định số chuyến, lượt xe bỏ do hỏng hóc, tai nạn hoặc gặp thiên tai. Những nhân viên phòng thanh tra này còn kiểm tra sự biến động của hành khách trên xe, vé tháng và vé ngày, doanh thu có được phụ xe phản ánh chân thực hay không.
Hình thức kiểm tra này còn có có một số hạn chế: Vẫn hay bị đứt quãng trong lúc giao ca, chạm chốt cố định nên dễ bị đối phó. Phụ xe và thanh tra quá quen thân nên có tình trạng cùng móc ngoặc để chia doanh thu của Công ty.
nên không dễ đối phó trước, dễ dàng phát hiện ra những lỗi của nhân viên phụ xe. Ngoài kiểm tra con số, các thanh tra cơ động này còn tiếp xúc với khách để đánh giá tinh thần phục vụ của nhân viên. Nếu phát hiện những biểu hiện không tốt, vi phạm quy định của Công ty thì lập biên bản và kiến nghị xử lý. Tuy nhiên lực lượng này còn khá mỏng nên không phát huy được ưu điểm.
Các lỗi có thể dẫn đến bị phạt: Thu tiền không xé vé hoặc xé vé không đúng quy định, đi làm không mang theo vé, không cập nhật thông tin vào lệnh, tự ý sửa lệnh, khách hàng phản ánh về thái độ phục vụ không tốt, bỏ trực….
Bảng 14: Danh sách lái xe và nhân viên phục vụ vi phạm nội quy Quy định của Công ty tháng 2/2008
STT Ngày
tháng Họ và tên Chức vụ Nội dung vi phạm Số tiền
1 2/2/2008 Trần Quốc Tuấn
NVPV Thu tiền không xé vé: 01 vé
5000 500 000
2 5/2/2008 Nguyễn Thanh Tùng B
NVPV Đi làm không mang theo vé
200 000
3 6/2/2008 Trần Xuân Bách
Lái xe Cho khách đi qua trạm chốt
(chốn doanh thu) 400 000
4 8/2/2008 Ngô Văn Đằng NVPV Thu tiền không xé vé số lượng
lớn ( đình chỉ) 1000 000
5 11/2/2008 Trần Ngọc Thạch
NVPV Không cập nhật thông tin vào
lệnh 300 000
6 12/2/2008 Vũ Quang Minh
Lái xe taxi
Khách yêu cầu đi trong nội thị
không đi, để khách phản ánh. 200 000 7 15/2/2008 Đỗ Xuân
Nguyên
Lái xe Tự ý cho xe về quê không xin
phép Trung Tâm 100 000
đánh bài, đỗ sai điểm đỗ.
( Nguồn: Phòng hành chính tổ chức )
Nếu nhân viên của Công ty vi phạm luật giao thông mà bỏ chạy, không giúp đỡ mgười bị hại, Công ty sẽ phạt rất nặng.
Công ty Hoàng Hà đứng vững trong thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, giữ chân được người lao động ngoài vai trò của các công cụ kinh tế và công cụ tâm lý thì có sự đóng góp không nhỏ của cơ chế kỷ luật nghiêm minh, được lòng người. Trước khi có quyết định xử phạt, lãnh đạo của Công ty để nhân viên có một tháng để kiến nghị giảm nhẹ hoặc cho miễn hình thức kỷ luật nếu kiến nghị đó hợp lý. Ngoài ra số tiền này được sử dụng rất ý nghĩa: Toàn bộ số tiền được chuyển cho quỹ vì người nghèo.
3.2.2. Các văn bản, điều lệ, quy chế, quy trình.
Là căn cứ để thưởng phạt, quy định quyền hạn và trách nhiệm của mỗi cá nhân. Nó cũng là công cụ mang tính hướng dẫn giúp cho người lao động làm việc khoa học và năng suất, tự đánh giá được những cái làm được và chưa làm được của bản thân mình từ đó có những điều chỉnh hành vi, thái độ.
a. Tuyển dụng.
-Lái xe: Có 2 năm kinh nghiệm trở lên, qua được cuộc sát hạch tay lái do chính PGĐ trực tiếp kiểm tra. Có sức khỏe, đạo đức tốt ( qua việc cử người về địa phương xác nhận). Tuổi từ 30 – 45. Tốt nghiệp trung học trở lên.
-NVPV: Tuổi từ 26 – 35, có hình thức ưa nhìn, giao tiếp tốt, có sức khỏe, tốt nghiệp trung học cơ sở trở lên.
Trước khi làm việc các nhân viên này phải nộp tiền trách nhiệm từ 10 - 15 triệu tiền trách nhiệm, Công ty sẽ khấu trừ tiền phạt vào số tiền này.
Tất cả những yêu cầu, tiêu chuẩn đều được đưa công khai lên các phương tiện thông tin đại chúng.
Hiện nay tuyển dụng với các vị trí lái xe và nhân viên phục vụ được Công ty làm tương đối tốt.
bước:
B1: Nộp đơn xét tuyển
B2: Thi tuyển: Thi chuyên ngành B3: Ký hợp đồng lao động.
Quy trình tuyển dụng với nhân viên quản lý và làm việc văn phòng của Công ty còn khá sơ sài. Hơn nữa vì người tuyển dụng ở bên ngoài nên họ không am hiểu nhiều về Công ty dẫn đến có thể có sự lựa chọn không phù hợp.
b.Hợp đồng lao động: Các khoản lương, phụ cấp, đãi ngộ, kỷ luật của Công ty cũng như quyền hạn, trách nhiệm của mỗi lao động được Công ty phản ánh đầy đủ trong hợp đồng lao động. Hợp đồng lao động rõ ràng đầy đủ là căn cứ để người lao động được pháp luật bảo vệ.
c.Điều lệ của Công ty: Điều lệ sửa đổi bổ sung của Công ty cổ phần Hoàng Hà được soạn thảo và thông qua bởi các cổ đông sáng lập tại cuộc họp cổ đông ngày 14/09/2007. Trong đó ghi rõ quy định chung, vốn điều lệ, cổ phần, cổ đông sáng lập, cổ phiếu, cơ cấu tổ chức, quản lý, kiểm soát, tài chính, giải thể, thanh lý…Điều lệ của Công ty xác định cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm của mỗi cá nhân, cơ sở để điều hành Công ty và giải quyết tranh chấp.
d.Các văn bản nội quy.
Nội quy làm việc của công ty cũng như của mỗi phòng ban được phổ biến đến từng người ngay từ buổi đầu đến làm việc.
e.Biên bản xử lý vi phạm.
Phản ánh cụ thể các vi phạm, giúp lãnh đạo Công ty có những điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế. Biên bản này có giá trị pháp lý cao.
f.Biên bản xác nhận rủi ro.
Làm căn cứ để giảm nhẹ trách nhiệm của nhân viên trong những trường hợp bất khả kháng dẫn đến không hoàn thành kế hoạch, hoặc để xảy ra tai nạn…
g.Thời gian biểu: Đây là loại công cụ mang tính kế hoạch (ngân quỹ thời gian) nhằm triển khai kế hoạch tổng thể thành các kế hoạch tác nghiệp cho các phòng ban và từng người lao động. Thông qua thời gian biểu có thể tính ngày công lao động, kiểm tra số
lượng xe phục vụ, chất lượng phục vụ từ đó đánh giá việc triển khai so với kế hoạch đề ra. h.Biểu đồ xe chạy: Trên đó thể hiện các nội dung như giờ xe chạy, thời gian một lượt, lộ trình…
i.Bản theo dõi ý kiến của lái xe, nhân viên phục vụ: Ghi ngày tháng xảy ra vi phạm, họ tên, chức vụ, nội dung vi phạm, ý kiến phản ánh của nhân viên và kết luận của lãnh đạo, số tiền nộp phạt.
g.Đơn thư phản ánh của khách hàng: Đây là một trong những căn cứ quan trọng để xác định chất lượng làm việc của nhân viên.
Bảng 15: Phản ánh ý kiến của người lao động đối với kỷ luật lao động của Công ty.
Mức độ Kết quả (%) Rất nghiêm khắc 58% Hợp lý 28% Lỏng lẻo 14% 58% 28% 14% R?t nghiêm kh?c H?p lý L?ng l?o