10. Các hoạt động khác có liên quan đến xây dựng
3.2.1. Kiện toàn bộ máy tổ chức QLDA
- Xây dựng Ban là một thể thống nhất, lãnh đạo Ban phải đoàn kết, nhất trí một quan điểm tránh tình trạng ý kiến trái ngược nhau, dễ dẫn đến tình trạng nhân viên không biết theo ý kiến ai, làm cho dự án chậm tiến độ
- Giữa các phòng phải có sự hỗ trợ giúp đỡ nhau hoàn thành công việc tránh hiện tượng đùn đẩy việc ai nấy làm
- Xây dựng tác phong làm việc công nghiệp cho tất cả các phòng Ban
3.2.2. Đầu tư phát triển nguồn nhân lực
- Bồi dưỡng thêm kiến thức về quản lý dự án cho các cán bộ ở Ban
Ban cần cử cán bộ đi bồi dưỡng thêm kiến thức về thuỷ lợi và quản lý dự án để có thể đảm đương được các công việc mới như: lập hồ sơ mời thầu, chấm thầu, thẩm tra dự án trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt… Để làm được điều đó Ban cần:
+ Tổ chức đào tạo ngoài giờ làm việc
+ Tổ chức các buổi sinh hoạt nói chuyện với các chuyên gia về kinh nghiệm quản lý dự án
+ Cử các cán bộ đi học những khoá đào tạo chuyên sâu ngắn hạn và dài hạn về quản lý dự án
+ Tạo điều kiện, khuyến khích các cán bộ công nhân viên đi học nâng cao thêm trình độ, và kiến thức quản lý
Nếu làm được những điều này thì Ban sẽ giải quyết tức thời các tồn tại như: cán bộ chấm thầu kém, cán bộ giám sát không có chuyên môn và năng lực, đồng thời bổ sung thêm được cán bộ có kỹ năng, kỹ thuật quản lý dự án. Vì không thể ngay một lúc có thể tuyển được người mới có kinh nghiệm thực tế dù rằng họ có chuyên môn. Giải pháp này chi phí không cao nhưng lại đem lại hiệu quả cao, không làm xáo trộn nhân sự cũng như công việc của Ban
- Đội ngũ nhân viên mới được tuyển phải có trình độ phù hợp, đáp ứng được tính chất công việc. Công tác tuyển chọn đầu vào phải được tiến hành một cách tỉ mỉ thông qua hồ sơ và các vòng thi tuyển để lựa chọn được những công nhân viên có năng lực
3.2.3. Áp dụng Khoa học kỹ thuật vào quản lý dự án
- Nâng cao chất lượng trang thiết bị cho các thành viên của Ban, mỗi cá nhân nên có một máy tính riêng và có email để tiện trao đổi công việc bất cứ nơi đâu
- Sử dụng phần mềm microsoft profect vào trong việc lập các sơ đồ quản lý. Đây là phần mềm rất hay giúp cho việc quản lý tiến độ các công việc một cách nhanh nhất và hiệu quả, tiết kiệm được nhân sự và thời gian làm việc, giúp cho việc quản lý
hiệu quả hơn. Nhưng biện pháp này đòi hỏi phải có cán bộ kỹ thuật giỏi, am hiểu phần mềm này.
- Giám sát công trình thuỷ nông từ xa thông qua mạng viễn thông ( đây là đề xuất giải pháp của Khoa học công nghệ thông tin của trường Đại học Thuỷ lợi). Giải pháp này cho phép người quản lý biết được tình hình và có khả năng điều khiển hệ thống thủy lợi bất kỳ đâu, bất kỳ thời điểm nào chỉ cần một chiếc máy tính nối mạng Internet hoặc đơn giản hơn một chiếc điện thoại cố định hoặc di động. Giải pháp này của trường Đại học Thủy lợi đưa ra nếu thực hiện được sẽ giúp cho việc quản lý chất lượng dự án hiệu quả và tiết kiệm được thời gian, chi phí cho cán bộ đi công tác, ra công trường để giám sát công trình, và lúc nào cũng giám sát được chất lượng công trình
3.2.4. Đa dạng hoá công cụ quản lý
3.2.4.1. Công cụ quản lý tiến độ
Trong quản lý tiến độ nếu sử dụng nhiều công cụ sẽ giúp cho việc quản lý tiến độ dự án được hiệu quả, đạt được tiến độ như dự kiến ban đầu. Các công cụ đó là:
- Kế hoạch tiến độ: Càng lập chi tiết thì việc quản lý tiến độ thực hiện dự án càng thuận lợi;
- Nhật ký thi công:
+ Danh sách cán bộ kỹ thuật của nhà thầu thi công xây dựng công trình;
+ Diễn biến tình hình thi công từng ngày, từng loại công việc, chi tiết toàn bộ quá trình thực hiện;
+ Mô tả vắn tắt phương pháp thi công;
+ Tình hình thực tế của nguyên vật liệu sử dụng;
+ Những sai lệch với bản vẽ thi công, ghi lại nguyên nhân, biện pháp; + Nội dung bàn giao của ca trước so với ca sau
+ Nhận xét của bộ phận quản lý chất lượng tại hiện trường về chất lượng thi công xây dựng công trình
- Sử dụng các báo cáo phạm vi dự án và sơ đồ phân tách cơ cấu công việc
- Sử dụng biểu đồ Gantt, biểu đồ mạng, sơ đồ Pert để xác định thời gian dự trữ tự do và toàn phần cho các công việc. Khoảng thời gian này có tác dụng đề phòng khi có sự cố bất ngờ: mưa, bão, lũ lụt...làm chậm tiến độ thi công của dự án
3.2.4.2. Công cụ quản lý chất lượng
- Lưu đồ Flowchart hay biểu đồ qúa trình: Lưu đồ cho phép nhận biết công việc nào thừa có thể loại bỏ, công việc nào cần sửa đổi, cải tiến hoàn thiện, là cơ sở xác định, vai trò của mỗi thành viên tham gia trong quá trình quản lý chất lượng
- Biểu đồ xương cá : Liệt kê những nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng, xác định những nguyên nhân nào cần được xử lý trước
- Biểu đồ kiểm soát thực hiện: Là phương pháp đồ họa theo thời gian về kết quả của một quá trình thực hiện công việc, là sự kết hợp giữa đồ thị và các đường giới hạn kiểm soát để xác định xem một quá trình có nằm trong tầm kiểm soát hay không trên cơ sở đó xác định các biện pháp điều chỉnh, giúp giám sát các biến động về chi phí và tiến độ thời gian. Có 2 loại: biểu đồ kiểm soát định tính và kiểm soát định lượng
- Biểu đồ phân bố mật độ: Là một công cụ để tổng hợp, phân tích và thể hiện số liệu thống kê. Là một phương pháp phân loại, biểu diễn các số liệu theo nhóm
3.2.5. Quản lý các nhà thầu tư vấn, nhà cung cấp và nhà thầu xây dựng/ lắp đặt
Để đảm bảo rằng các nhà thầu tư vấn dự án, nhà cung cấp và nhà thầu xây dựng/ lắp đặt thực hiện đúng với cam kết trong hợp đồng. Do đó Ban cần có kế hoạch giám sát các hoạt động của những đối tượng đó theo một số cách sau:
* Các thủ tục quản lý hoạt động của nhà tư vấn:
- Đánh giá chất lượng thực hiện về mặt kỹ thuật ở các thời điểm khác nhau trong giai đoạn nhà tư vấn cung cấp dịch vụ
- Kiểm tra các báo cáo tiến độ định kỳ bắt buộc của nhà thầu tư vấn, buộc các nhà thầu phải tham gia các cuộc họp định kỳ hàng tuần của Ban để báo cáo
- Giám sát chặt chẽ sự thực hiện các điều khỏan hợp đồng của nhà tư vấn, và đánh giá lần cuối trước khi chấp nhận công việc đã thực hiện
* Các thủ tục quản lý hoạt động của nhà cung cấp:
- Giám sát việc thực hiện các yêu cầu trong hợp đồng về trình bản vẽ thiết kế và chứng nhận chất lượng nguyên vật liệu của nhà cung cấp.
- Xem xét lại các báo cáo tiến độ định kỳ về chế tạo và giao hàng - Kiểm định hàng hóa giao tại công trường
* Các thủ tục quản lý hoạt động của nhà thầu xây dựng/lắp đặt :
- Kiểm định thường xuyên công việc của nhà thầu để đánh giá sự tuân thủ các quy cách quy cách kỹ thuật và tiêu chuẩn xây dựng
- Xem xét lại các báo cáo tiến độ định kỳ bắt buộc
- Yêu cầu nhà thầu đến dự án các cuộc họp dự án định kỳ với Ban - Giám sát chặt chẽ sự tuân thủ các điều khỏan hợp đồng của nhà thầu
- Kiểm tra lần cuối công việc mà nhà thầu đã hoàn thành trước khi chấp nhận * Công cụ quản lý chi phí
Công cụ cho mục tiêu này chính là việc giám sát chặt chẽ chi tiêu của dự án và so sánh chi tiêu với dự trù chi phí cho ngân sách dự án. Các giải pháp kiểm soát chi phí:
- Kiểm soát giải ngân cho các nhà thầu tư vấn, nhà thầu xây lắp - Kiểm soát các yêu cầu thay đổi nội dung dự án
- Kiểm soát chi phí hành chính như đi lại, sử dụng xe cộ…
- Kiểm soát chi tiêu nhân sự như kiểm soát công việc của nhân viên và dịch vụ ngoài giờ
- Hàng tháng cần lập dự toán chi phí, cần tổ chức các cuộc họp định kỳ để kiểm soát chi phí và giao nhiệm vụ kiểm soát chi phí cho cán bộ chuyên môn
- Cần nắm rõ các hình thức thanh toán hợp đồng, lựa chọn hình thức thanh toán thích hợp để đưa vào hợp đồng, đảm bảo lập dự trù chính xác