I/ Nâng cao hiệu quả thu thập và xử lý thông tin tạI công ty XNK lắp máy
1/ Lựa chọn đúng đắn đối tác kinh doanh.
Công ty cần phải tìm hiểu kỹ đối tác nớc ngoài về quá trình phát triển của họ, cơ cấu tổ chức, phong tục tập quán, năng lực về tài chính, uy tín của họ trên thị trờng ... Đây là điều hết sức quan trọng vì trong kinh tế thị trờng và nhất là trong thời đại ngày nay moị doanh nghiệp đều tham gia kinh doanh trong đó có cả những Công ty kinh doanh thật sự và có cả Công ty ”ma” hay những Công ty có khả năng phá sản. Nh vậy, nếu chúng ta tìm hiểu kỹ đối tác nớc ngoài sẽ giúp cho Công ty tránh đợc nhiều rủi ro trong nhập khẩu máy móc thiết bị.
Với những mặt hàng đã lựa chọn, dựa vào các đơn chào hàng hoặc đơn hỏi hàng của các bạn hàng nớc ngoài, của khách hàng trong nớc, Công ty cần thiết kế một kết cấu giá hợp lý bù đắp đợc chi phí và đem lại đợc lợi nhuận cho Công ty.
Đối với máy móc thiết bị về lắp máy là loại hàng có độ chuyên môn hoá cao và phức tạp do vậy rất khó xác định giá ngoài việc tham khảo các chủ hàng của các hãng, các Công ty nớc ngoài. Do vậy Công ty có thể áp dụng một trong những cách nh: tham khảo giá của những hãng giữ vị trí chủ yếu trong sản xuất và cung cấp loại thiết bị mà Công ty cần mua; sử dụng giá đấu thầu ... để từ đó Công ty có thể chọn đợc giá ở mức độ hợp lý nhất.
2./ Sử dụng linh hoạt nghệ thuật đàm phán.
Công ty cần nắm vững nghệ thuật đàm phán, biết vận dụng ba yếu tố của nghệ thuật đàm phán là bối cảnh, thời gian và quyền lực của đàm phán sao cho có lợi nhất.
• Bối cảnh của đàm phán là một môi trờng và đIều kiện các chủ thể tiến
hành đàm phán nh: địa điểm diễn ra, thời cơ, tiềm lực, con ngời. Nguyên tắc mà Công ty cần quán triệt là phải che dấu bối cảnh của mình và tìm bối cảnh của đối tác.
• Về thời gian đàm phán, đó là quá trình có khởi điểm và có kết điểm. Kết
điểm là những điểm chết về thời gian đàm phán, về chất lợng hay về giá cả thiết bị. Đàm phán sẽ kết thúc khi một trong hai bên hay cả hai bên đi đến điểm chết. Với nguyên tắc là Công ty cần che dấu các điểm chết của mình nh chất lợng thiết bị mà chủ đầu t yêu cầu, vốn giành cho nhập khẩu ... và khai thác điểm chết của đối phơng nh chất lợng, mẫu mã hay mức độ hiện đại của các thiết bị.
• Quyền lực của đàm phán là sức mạnh và sự am hiểu của chủ thể tham gia
đàm phán. Muốn nắm đợc quyền lực này thì Công ty phải am hiểu kỹ về chuyên môn kỹ thuật, về luật pháp ...
Khi ký kết hợp đồng Công ty chú ý tới điều khoản giá cả, phơng thức thanh toán, số lợng, chất lợng, cơ sở giao hàng, bảo hiểm ... một cách chặt chẽ để tránh thua thiệt về sau.
+Tính toán giá:
Giá cả là một trong những nhân tố ảnh hởng trực tiếp đến sức cạnh tranh cũng nh hiệu quả kinh doanh của Công ty. Mức giá đa ra phải đủ thu hồi vốn và có lãi song lại phải đủ sức cạnh tranh để thị trờng chấp nhận. Để đa ra đợc một mức giá cũng nh một chính sách giá hợp lý, Công ty cần phải hạch toán và tính chính xác mọi chi phí bỏ ra đồng thời phải xác định đợc sản phẩm hàng hoá đang ở giai đoạn nào của chu kỳ sống, mức độ mong muốn có đợc hàng hoá của ngời tiêu dùng cao đến đâu và giá cả của các đối thủ cạnh tranh ra sao.
Trong giai đoạn hiện nay, Công ty XNK lắp máy nên xây dựng chính sách giá hớng vào chiếm lĩnh thị trờng, hớng vào thị trờng trọng điểm, duy trì đợc mối quan hệ với những bạn hàng truyền thống.
+Thanh toán ngoại thơng.
Hiện nay phơng thức thanh toán chủ yếu của Công ty là mở th tín dụng (L/C) và điện chyển tiền.
Để đảm bảo an toàn, Công ty cần áp dụng phơng thức này với các đối tác lần đầu quan hệ mua bán. Trong L/C qui định các điều khoản cụ thể, chặt chẽ, các điều khoản trong L/C phải phù hợp với hợp đồng nhập khẩu. L/C có thể là L/C trả ngay hoặc L/C trả chậm.
Với uy tín của Công ty trên thị trờng trong và ngoài nớc, bên cạnh hình thức thanh toán bằng L/C Công ty cần phải linh hoạt áp dụng các hình thức thanh toán khác nhau để thích ứng đợc với các yêu cầu của đối tác. Đặc biệt là hình thức thanh toán trả chậm cần đợc Công ty áp dụng, với hình thức này là Công ty không cần bỏ vốn mà vẫn có thể mua đợc hàng và có thể tiết kiệm đợc phần lãi suất phải vay ngân hàng và tăng thêm lợi nhuận cho Công ty.
4./ Đảm bảo quá trình giao nhận, vận chuyển nhanh chóng đầy đủ kịp thời.
Với kế hoạch giao nhận, vận chuyển của Công ty phải đợc thiết lập trên cơ sở những đơn đặt hàng của khách hàng từ đó có các phơng pháp bán và phơng tiện vận chuyển phù hợp. Công ty nên vận dụng phơng pháp bán thẳng để có thể giảm đợc chi phí vận chuyển, xếp dỡ, bảo quản, giảm bớt các khâu trung gian không cần thiết, nhất là đối với các mặt hàng máy móc thiết bị là mặt hàng cồng kềnh, phức tạp đòi hỏi phải có qui trình vận chuyển hết sức khó khăn. Với các điều khoản về giao nhận, thanh toán thì Công ty phải qui định chặt chẽ và rõ ràng, đồng thời cũng phải lập các điều khoản phạt nếu không thực hiện đúng các điều khoản trong hợp đồng.
Để tiếp nhận hàng hóa một cách đơn giản thì Công ty cần làm tốt công tác Hải quan, vì trên thực tế các thủ tục hải quan là rất phức tạp, hiện nay thủ tục hải quan đã đợc đơn giản hoá rất nhiều so với các năm trớc, nhng so với các nớc thì thủ tục Hải quan của Việt Nam vẫn rờm rà hơn các nớc trong khu vực. Để tránh phiền hà, khi làm thủ tục Hải quan cán bộ của Công ty phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết nh bản hợp đồng ngoại, hợp đồng uỷ thác (nếu có), quyết định của Bộ Th- ơng mại phê duyệt nhập khẩu máy móc thiết bị, công văn phê duyệt của ngời có thẩm quyền quyết định đầu t, tờ khai Hải quan, bảng kê chi tiết hàng nhập khẩu (packinglist), hoá đơn thơng mại (invoice), giấy chứng nhận hàng xuất xứ (certificate), lệnh giao hàng... đặc biệt trong tờ khai Hải quan cần nêu rõ mã hàng nhập khẩu, mã số thuế, mã số giấy đăng ký Hải quan. Do vậy, để tạo sự thuận lợi và nhanh gọn trong vấn đề làm thủ tục Hải quan tiếp nhận hàng hoá thi Công ty cần xây dựng mối quan hệ tốt, uy tín với Hải quan.
IV./ Chính sách quản lý
nhiệm vụ tổ chức kinh doanh xuất nhập khẩu nên phải chịu trách nhiệm trớc Tổng công ty về tất cả các hoạt động đó trên cả tính kinh tế và hợp pháp.
Trong mấy năm qua, mặc dầu đã có nhiều cố gắng nhng Tổng công ty và Công ty XNK lắp máy vẫn gặp rất nhiều khó khăn trong việc tổ chức và sử dụng cán bộ. Do đó mà cha phát huy hết đợc năng lực công tác của từng cá nhân, cha tạo đợc động cơ làm việc cho cán bộ công nhân viên, điều này làm cho các hoạt động kinh doanh của Tổng công ty lắp máy nói chung và Công ty XNK lắp máy nói riêng cha đạt đợc hiệu quả cao.
Do ảnh hởng của nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp trớc kia, nên tính năng động tự chủ trong kinh doanh của cán bộ còn hạn chế. Các cán bộ của Công ty XNK lắp máy vẫn cha thích ứng với phong cách kinh doanh mới và còn phụ thuộcvào Tổng công ty. Hơn nữa, với cơ chế quản lý Nhà nớc hiện nay, quỹ lơng thởng bị giới hạn do đó không khuyến khích đợc tính hiệu quả trong công tác của mỗi cá nhân.
Đã đến lúc Tổng công ty lắp máy Việt Nam và Công ty XNK lắp máy cần phải đa ra một cơ chế quản lý mới nhằm khai thác và sử dụng hết năng lực của từng cá nhân, phục vụ cho mục đích kinh doanh cung của Tổng công ty.
Muốn làm đợc nh vậy, Tổng công ty lắp máy Việt Nam và Công ty XNK lắp máy phải có biện pháp khai thác và sử dụng con ngời nh sau:
1./Tạo động cơ:
Đây là công việc hết sức quan trọng, để làm đợc điều này, yêu cầu lãnh đạo Tổng công ty và Công ty XNK lắp máy phải có nghệ thuật quản trị nhân lực. Các nhà lãnh đạo phải nắm và hiểu rõ đợc mục đích, nguyên nhân làm việc của từng cá nhân, với mỗi cá nhân thì động cơ làm việc và hiệu quả công việc là khác nhau. Lãnh đạo phải hiểu đợc tính của nhân viên, biết đợc sở trờng sở đoản của họ để từ đó có thể giao việc thích hợp.
2./Tạo môi trờng làm việc tốt.
Sau khi nắm bắt và tìm hiểu rõ động cơ của từng cá nhân thì Công ty cần có các biện pháp và chính sách thích hợp nh:
-Điều kiện làm việc: các trang thiết bị văn phòng nh máy tính, máy fax, điện thoại, e-mail ... đáp ứng đợc nhu cầu của từng cá nhân.
-Môi trờng làm việc: không khí làm việc cởi mở, thẳng thắn, những ý tởng mới hay các công việc khó khăn có thể đa ra trớc tập thể để bàn bạc giải quyết nh- ng quyết định cuối cùng vẫn là lãnh đạo.
3./Thu nhập.
Thu nhập là một yếu tố rất quan trọng để tạo nên động cơ làm việc của từng cá nhân. Mức lơng cao, thởng đúng ngời đúng việc thì sẽ thu hút đợc những ngời có năng lực làm việc, thúc đẩy họ làm việc tốt hơn.
Hiện nay, mức lơng ở các cơ quan Nhà nớc là tơng đối thấp so với mặt bằng xã hội, thu nhập của cán bộ công nhân viên nhà nớc nếu cứ mong chờ vào lơng thì không đủ đáp ứng nhu cầu sinh hoạt hàng ngày của họ, do đó mà hiệu quả công việc và năng suất làm việc trong các cơ quan Nhà nớc thờng thấp hơn các doanh nghiệp t nhân. Vì vậy, để khắc phục tình trạng này, Công ty cần có các chính sách khen thởng, khuyến khích hợp lý để tạo động cơ làm việc cho cán bộ.
4./Chính sách đào tạo cán bộ.
Trong thời đại ngày nay, khoa học kỹ thuật phát triển từng ngày từng giờ, việc cập nhật các kiến thức kinh tế, xã hội đối với các cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu là điều vô cùng cần thiết. Chính vì vậy Công ty cần có chính sách cử cán bộ đi đào tạo nâng cao, đào tạo lại, tổ chức các lớp đào tạo tại chỗ. Việc tham gia các khoá đào tạo sẽ gúp cho cán bộ của Công ty nâng cao đợc trình độ kỹ năng nghiệp
vụ của mình từ đó mang lại hiệu quả cao cho công ty nói riêng và cho Tổng công ty nói chung.
V./ Kiến nghị đối với nhà nớc nhằm khuyến khích và tạo đIều kiện cho nhập khẩu
Để thực hiện tốt công tác nhập khẩu, ngoài những cố gắng của Công ty, Nhà nớc cũng cần phải có cơ chế và biện pháp thích hợp khuyến khích, tạo điều kiện cho nhập khẩu.