I- Đặc điểm tình hình tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh ở xí nghiệp may Minh Hà.
3. Kế toán chi tiết vật liệu
3.1. Trình tự luân chuyển chứng từ
Trình tự luân chuyển chứng từ đ−ợc Xí nghiệp quy định nh− sau:
3.1.1. Đối với vật liệu nhập
Vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà đ−ợc nhập kho chủ yếu từ các nguồn: mua ngoài, từ đơn vị đặt hàng, thuê gia công chế biến, vật liệu không dùng hết nhập kho, vật liệu thừa qua kiểm kê, phế liệu ta thu hồị
- Đối với vật liệu nhập kho do mua ngoài, từ các đơn vị đặt hàng hay thuê gia công chế biến.
Theo chế độ quy định thì tất cả các loại vật t− khi về đến Xí nghiệp đều phải tuân thủ làm thủ tục kiểm nghiệm sau đó mới nhập khọ Nh−ng thực tế ở Xí nghiệp may Minh Hà thì chỉ có NVL chính nh− bông mới tiến hành kiểm nghiệm tr−ớc khi nhập khọ Tuy nhiên, đối với các loại vật liệu phụ khi nhập kho phát hiện có sự khác biệt lớn về chủng loại, số l−ợng, giá trị… giữa hoá đơn và thực nhập thì phải lập biên bản kiểm nghiệm thì bộ phận mua hàng (phòng xuất nhập khẩu) căn cứ vào hoá đơn của bên bán lập phiếu nhập khọ Phiếu nhập kho đ−ợc lập thành 3 liên. Một liên đ−ợc l−u tại phòng xuất nhập khẩu, một liên giao cho ng−ời chịu trách nhiệm đi mua hàng làm căn cứ thanh toán với ng−ời bán. Một liên giao cho thủ kho, sau khi kiểm tra tính đúng đắn chính xác của phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm kèm theo nếu có thì thủ kho vào thẻ kho (chi ghi chỉ tiêu số l−ợng) sau đó chuyển cho phòng kế toán cho kế toán vật t− để ghi sổ kế toán
Sơ đồ 14
Sơ đồ biểu diễn thủ tục nhập kho tại xí nghiệp
Hoá đơn VL về Phòng XNK Kiểm nghiệm (nếu có) Phiếu nhập kho Nhập kho
Biểu số 1
Hoá đơn bán hàng
Liên 2 giao cho khách hàng Mã số GTKT 3LL Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp dệt may Châu Giang Hà Nam Số 051883 Địa chỉ: Thị xã Hà nam Số tài khoản Điện thoại: Mã số: 0 7 0 0 1 8 9 3 5 0
Họ và tên ng−ời mua: Xí nghiệp may Minh Hà Đơn vị:
Địa chỉ: Vĩnh Trị - Yên Trị - ý yên - Nam Định
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính
Số l−ợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Bông gầm ý kg 10.333,4 2.250 23.250.150
Cộng tiền hàng: 23.250.150
Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 23.250.15 Tổng cộng tiền thanh toán: 25.751.165
Số tiền viết bằng chữ: Hai m−ơi lăm triệu năm trăm bảy m−ơi năm ngàn một trăm sáu m−ơi lăm đồng.
Ng−ời mua hàng (đã ký) Thủ kho (đã ký) Kế toán tr−ởng (đã ký) Thủ tr−ởng đơn vị (đã ký)
Nh− đã nêu ở trên, khi nhận đ−ợc hoá đơn bán hàng của Xí nghiệp dệt may xuất khẩu Lạc Trung về lô bông gầm ý, phòng Khoa học công nghệ (KCS) đã tiến hành kiểm nghiệm và kết quả kiểm nghiệm đ−ợc ghi vào biên bản kiểm nghiệm nh− sau:
Biểu số 3:
Biên bản kiểm nghiệm vật t−
Ngày 10 tháng 11 năm 2003
Căn cứ quy định số 15 ngày 19/9/1998 về kiểm nghiệm vật t− của Giám đốc Xí nghiệp.
Kết quả kiểm nghiệm STT Tên vật t− MS kiểm nghiệm Ph−ơng thức ĐVT Số l−ợng theo chứng từ Số l−ợng
đúng yêu cầu
Số l−ợng không đúng
yêu cầu
1 Bông gầm ý Kg 10.333,4 10.333,
ý kiến của ban kiểm nghiệm Đại diện kỹ thuật
(Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, họ tên)
Tr−ởng ban kiểm nghiệm (ký, họ tên)
Trên cơ sở hoá đơn đỏ, biên bản kiểm nghiệm và các chứng từ liên quan khác (nếu có) bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập khọ
Biểu số 4
Phiếu nhập kho
Ngày 10 tháng 11 năm 2003 Mẫu số: 01 - VT QĐ số: 1141-TC/CĐKT Ngày 1/1/2003 của BTC Họ và tên ng−ời giao hàng: Số 7/11
Theo hoá đơn số:……. Ngày 10 tháng 11 năm 2003 Nợ
Của Xí nghiệp dệt may xuất khẩu Lạc Trung Có Nhập tại kho: Bông
Số l−ợng STT cách, phẩm chất vật t− Tên, nhãn hiệu, quy
sản phẩm hàng hoá MS ĐVT Theo chứng từ Thực nhập Đơn giá Thành tiền 1 Bông gầm ý Kg 10.333,4 10.333,4 2250 23.250.150
Cộng 23.250.150
Viết bằng chữ: Hai m−ơi ba triệu hai trăm năm m−ơi nghìn một trăm năm m−ơi đồng.
Nhập ngày 10 tháng 11 năm 2003
Phụ trách Ng−ời giao hàng Thủ kho Kế toán tr−ởng
Thủ tr−ởng (Ký và đóng dấu)
- Đối với phế liệu nhập kho do tiết kiệm đ−ợc trong sản xuất hoặc phế liệu thu hồị
Trong tr−ờng hợp này ở phân x−ởng sản xuất sau khi sản xuất ra sản phẩm mà không sử dụng hết nguyên vật liệu (do tiết kiệm) hoặc trong quá trình sản xuất thu đ−ợc phế liệu thì đem lên khọ Thủ kho sẽ làm một số thủ tục nh− kiểm tra, cân sau đó phòng Xuất nhập khẩu tiến hành lập phiếu nhập khọ Phiếu nhập kho đ−ợc lập làm 3 liên. Một liên để lại trên phòng Xuất nhập khẩu để làm chứng từ l−u, một liên giao cho phân x−ởng sản xuất, một liên giao cho thủ kho làm căn cứ vào thẻ kho (chỉtiêu số l−ợng) sau đó gửi lên phòng kế toán vật liệu theo dõị
3.1.2. Đối với vật liệu xuất khọ
Vật liệu xuất kho của Xí nghiệp chủ yếu xuất cho các phân x−ởng sản xuất để sản xuất ra sản phẩm cung ứng trên thị tr−ờng ngoài ra Xí nghiệp còn xuất vật liệu ra ngoài để thu gia công chế biến hoặc xuất để nh−ợng bán cho các đơn vị sản xuất khác. Với mỗi một mục đích xuất kho Xí nghiệp sử dụng một loại Phiếu xuất kho khác nhaụ
Căn cứ vào kế hoạch và tình hình sản xuất, xét thấy nhu cầu xin lĩnh vật t−. Phân x−ởng lập Phiếu xuất kho với sự cho phép của ng−ời phụ trách vật liệụ Sau đó Phiếu xuất kho đ−ợc chuyển lên cho bộ phận cung tiêu duyệt. Sau đó ng−ời nhận sẽ cùng thủ kho xuống kho nhận hàng. Thủ kho sẽ ghi số l−ợng thực xuất vào Phiếu xuất khọ
Phiếu xuất kho có thể lập riêng cho từng thứ hoặc nhiều thứ vật liệu cùng loại, cùng một khọ Phiếu xuất kho lập làm 3 liên, một liên l−u lại trên cuốn sổ của phân x−ởng hai liên còn lại thủ kho giữ để ghi thẻ kho và chuenr cho phòng kế toán.
Biểu số 5
Phiếu xuất kho
Ngày 15 tháng 11 năm 2003 Số 5111 - Mẫu số: 02-VT QĐ số: 114 - TC/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC Họ và tên ng−ời nhận hàng: Chị Liên - bộ phận quản lý Số 3/11
Xuất kho Nợ
Xuất tại kho: Bông Có
Số l−ợng STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm
chất vật t− sản phẩm hàng hoá Mã số ĐVT Yêu cầu Thực xuất Thành tiền
1 Bông gầm ý Kg 1908 1908 4.293.000
4.293.000
Viết bằng chữ: Bốn triệu hai trăm chín m−oi ba nghìn đồng.
- Đối với tr−ờng hợp chi Xí nghiệp đ−a vật liệu đến các đơn vị nhận gia công chế biến thì dùng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do phòng xuất nhập khẩu lập thành 2 liên (đối với di chuyển nội bộ giữa các kho trong Xí nghiệp, thành ba liên đối với việc chuyển đến các đơn vị nhận gia công chế biến).
Khi xuất kho và ng−ời vận chuyển ký vào phiếu trong tr−ờng hợp lập thành 2 liên thì một liên giao cho ng−ời thủ kho nhập để vào thẻ kho sau đó gửi lên cho phòng xuất khẩu, một liên giao cho thủ kho xuất để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển đến cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Tr−ờng hợp lập thành 3 liên thì một liên giao cho ng−ời vận chuyển làm chứng từ đi đ−ờng và thanh toán nội bộ, hai liên còn lại t−ơng tự nh− tr−ờng hợp trên.
Biểu 6
Mẫu số 03 - Vật t− - 3LL Ban hành theo QĐ số 1141TC/C Ngày 1/1/1995 của BTC
Phiếu xuất kho AA - 02 - B Kiêm vận chuyển nội bộ Quyển số 126
Ngày 17 tháng 11 năm 2003 Số 126 Liên 3 dùng thanh toán nội N0 0031778
Căn lệnh điều động số… ngày…. tháng…. năm 2003 của Xí nghiệp may Minh Hà về việc mang đi gia công ngoàị
Họ và tên ng−ời vận chuyển: Trần Văn Thảo - hợp đồng số…. Ph−ơng tiện vận chuyển: Phòng XNK - Xí nghiệp may Minh Hà. Xuất tại kho: Công cụ Xí nghiệp may Minh Hà.
Nhập tại kho: Cơ sở sản xuất cơ điện dệt thuê Nam Định.
Số l−ợng Tên nhãn hiệu, quy cách,
phẩm chất vật t− MS ĐVT Thực xuất Thực nhập
Đơn giá bình quân
Thành tiền Phục hồi bản kim văng ý Cái 1780 1780
Ngày xuất 17/11/2003 Ng−ời lập quỹ (Đã ký) Thủ kho xuất (Đã ký) Ng−ời vận chuyển (Đã ký) Thủ kho nhận (Đã ký)
Khi xuất hiện nghiệp vụ nh−ợng bán vật t− cho các đơn vị khác, Xí nghiệp sử dụng dụng hoá đơn kiêm Phiếu xuất kho, Phiếu này lập thành ba liên, một liên giao cho khách hàng, một liên giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán, liên còn lại giao cho phòng vật t−.
Biểu số 7
hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
Liên dùng để thanh toán N0 0666877 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp may Minh Hà
Địa chỉ: Vĩnh Trị - Yên Trị Điện thoại: Mã số:
Họ và tên ng−ời mua: Đặng Văn Nghĩa
Đơn vị: Xí nghiệp chế tạo thiết bị cơ điện Hà Nộị
Địa chỉ: Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: . Mã số:
Cộng tiền hàng: 1.545.450 Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 1.545.45
Tổng cộng tiền thanh
toán: 1.699.995
Số tiền viết bằng chữ: Một triệu sáu trăm chín m−ơi chín nghìn chín trăm chín năm đồng.
Ng−ời mua hàng Kế toán tr−ởng Thủ tr−ởng đơn vị
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
0 6 0 0 0 0 1 7 3 5 -1
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số l−ợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Sợi N 54/1 cotton Kg 50 30.909 1.545.450