II. Một số biện pháp cải thiện tình hình tài chính: 2.1 Biện pháp cải thiện công tác quản lý tài chính.
2.3Biện pháp giảm tồn đọng hàng tồn kho.
a. Mục đích của biện pháp giảm hàng tồn kho.
Hàng tồn kho là nguyên nhân gây ra giảm doanh thu của công ty. Đồng thời cùng làm giảm đI tính linh hoạt trong việc sử dụng đồng vốn do bị đọng vốn. Hàng tồn kho có thể làm tăng chi phí của công ty do các khoản vay ngắn hạn ngân hàng không đợc thanh toán kịp thời. Việc giảm hàng tồn không xuống mức thấp giúp cho công ty tránh đợc các rủi ro trên.
Nguyên nhân phát sinh hàng tồn kho là do bên chủ đầu t cha chấp nhận thanh toán công trình. Công trình có thể đã đợc nghiệm thu nhng cha đợc bàn giao. Lý do của việc cha đợc bàn giao có thể do công trình không hoàn thành đúng tiến độ, công trình phát sinh các khoản mục ngoài ý muốn, công trình thi công không đúng nh thiết kế và bên chủ đầu t không chấp nhận.
Tại công ty, hàng tồn kho là các công trình cha đợc nghiệm thu vào thời đIểm đánh giá. Hàng tồn kho nhiều đồng nghĩa với việc có nhiều công trình cha đ- ợc nghiệm thu, cũng tức là không có doanh thu từ các công trình đó. Việc công ty bỏ cả năm trời để xây dựng, bỏ rất nhiều chi phí vào công trình đó nhng đến cuối năm không đợc thanh toán, nó không chỉ ảnh hởng đến doanh thu của công ty mà còn ảnh hởng đến các khoản nợ của công ty. Công ty hoạt động bằng cách vay ngắn hạn của ngân hàng, mỗi năm phải chịu một lức lãi xuất nhất định. Vào thời điểm cuối năm, công ty thu đợc tiền sẽ trả nợ ngân hàng. Do công trình không đợc nghiệm thu, công ty không thu đợc tiền để trả nợ ngân hàng, khoản nợ này sẽ đợc tính thêm lãi suất do trả không đúng hẹn. Nó sẽ làm giảm doanh thu của công ty trong tơng lai.
Tuy các công trình không phảI chịu chi phí bảo quản, nhng càng nhiều hàng tồn kho thì công ty càng không có vốn để tiếp tục hoạt động của mình, đồng thời chịu thêm một mức lãi ngân hàng không đáng có, tốt nhất là công ty không nên có hàng tồn kho.
Hàng tồn kho có tính chất tạm thời, việc tăng hàng tồn kho vào cuối năm cha chắc đã gây nguy hại cho công ty. Tuy nhiên tránh đợc vẫn tốt hơn.
Để tiến hành giảm hàng tồn kho, biện pháp thứ nhất là phải thi công xong công trình trớc tiến độ hợp đồng. Đảm bảo thời gian nghiệm thu và bàn giao trớc thời đIểm đánh giá. Dù cho chủ đầu t cha thanh toán ngay nhng nếu chấp nhận bàn giao thì công trình vẫn đợc tính doanh thu. Biện pháp này chỉ có thể thực hiện đợc khi công tác tổ chức của công ty đợc chú trọng hơn. Hiện tại, các công trình đều do đội trởng thi công đảm trách, tiến độ thực hiện do đội trởng quyết định, do vậy không có sự phối hợp giữa các đội trởng với nhau. Mà không có sự phối hợp sẽ dẫn đến một số công trình hoàn thành, công nhân không có việc làm trong khi công trình khác, công nhân làm không hết việc.
Biện pháp thứ hai là công ty cần xắp xếp thời gian thích hợp cho các công trình, tránh tình trạng lúc làm không hết việc, lúc chẳng có việc để làm. Các công trình trong năm không đồng thời cùng tiến hành một lúc. Có công trình trớc, có công trình sau. Việc công ty đảm bảo có việc xuốt cả năm bằng cách dãn thời gian thi công đã dẫn đến tình trạng dồn việc vào cuối năm. Dẫn đến không kịp tiến độ thi công, làm tăng hàng tồn kho.
c. Chi phi thực hiện.
Chi phí thực hiện biện pháp cải tổ lại bộ máy tổ chức của công ty rất khó tính. Nếu chỉ đơn giản là thống nhất lại đờng lối hoạt động giữa các đội trởng thi công thì không có chi phí, chỉ cần một vài cuộc họp thảo luận, thống nhất ý kiến là xong. Tuy nhiên, giữa các đội trởng không hẳn là không có mâu thuẫn, nếu để các đội trởng tự xắp xếp thì kết quả vẫn nh cũ bởi vì cha chắc có ai muốn giúp ngời khác. Còn nếu công ty tiến hành quản lý, sẽ gặp rất nhiều khó khăn, công ty lại phải mở rộng cơ cấu, lập dự toán, mà cuối cùng cha chắc có đội trởng nào chấp nhận. Bởi vì hiện tại, đội trởng công trình tự quyết định mọi việc, khi có một ngời khác can thiệp vào hoạt động của mình, cha chắc có đội trởng nào chấp nhận.
Chi phí thực hiện biện pháp thứ hai cũng không có, công ty chỉ cần truyền đạt ý kiến đến các đội trởng công trờng để họ tự xắp xếp, tiến hành nhanh các
công trờng hiện có, không cần quan tâm đến vấn đề có công trình hay không trong tháng tới.
d. Đánh giá hiệu quả.
Hiệu quả của việc thực hiện biện pháp thứ nhất khá tốt nếu các đội trởng thi công đồng lòng. Nó có thể giảm hàng tồn kho xuống mức thấp nhấp là 0. Việc thống nhấp lại phơng pháp hoạt động sẽ làm tăng cờng tính chặt chẽ trong công tác quản lý cũng nh hoạt động. Tuy nhiên, để có thể làm đợc đIều này, công ty phải cải tổ lại toàn bộ bộ máy của công ty. Điều này khó có thể xảy ra.
Biện pháp thứ hai cũng sẽ gặp khó khăn, công ty đã giao toàn quyền cho đội trởng thi công, đội trởng thi công quyết định công việc của công trình. Thời gian thi công do đội trởng quyết định. Nếu có nhiều công trình, đội trởng thi công có thể từ chối thực hiện với lý do không đủ ngời để làm. Nếu có ít công trình, đội tr- ởng hoạt động cầm chừng để công ty thấy vẫn đang hoạt động. Nay nếu công ty can thiệp vào quyết định của đội trởng thi công, nếu có vấn đề xảy ra, đội trởng thi công lấy lý do công ty quyết định nên không chịu trách nhiệm. Công ty sợ trách nhiệm nên không giảm thay đổi.