Thời gian thực hiện dự án có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và chi phí thực hiện của dự án. Thời gian thực hiện bị kéo dài có thể dẫn đến việc giá nguyên vật liệu tăng cao so với dự kiến ban đầu, đồng thời làm cho chi phí lãi vay ngân hàng tăng lên, bộ phận chi phí gián tiếp tăng lên…sẽ làm chi phí thực hiện dự án tăng lên nếu không sẽ phải đánh đổi chất lượng dự án. Ngược lại, việc rút ngắn thời gian thực hiện xây dựng dự án sẽ rút ngắn thời gian thu hồi vốn, giảm thiểu thời gian ứ đọng vốn đầu tư, nhưng đồng thời sẽ làm tăng chi phí.
Để 1 dự án có thể hoàn thành đúng tiến độ đã đề ra cần làm những công việc sau:
- Đối với giai đoạn chuẩn bị đầu tư:
+ Lựa chọn, phân tích kỹ lưỡng các phương án thực hiện trước khi lựa chọn.
+ Bám sát hồ sơ thiết kế kỹ thuật, hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công để lập kế hoạch thi công một cách khoa học nhất dựa trên sự nghiên cứu, phân tích, khảo sát hiện trường, năng lực thực hiện và các dự trù biến cố.
+ Có biện pháp huy động vốn kịp thời, thích hợp đảm bảo giải ngân vốn đúng với tiến độ dự án, tránh tình trạng thiếu vốn hoặc ứ đọng vốn trong từng giai đoạn.
+ Lập kế hoạch điều phối nguồn lực phù hợp với kế hoạch thi công. - Đối với giai đoạn tiến hành đầu tư:
+ Yêu cầu đơn vị thi công công trình, hạng mục công trình phải lập kế hoạch tiến độ, kế hoạch điều phối các nguồn lực
+ Phân cấp quản lý chức năng theo tính chất công việc, tránh chồng chéo.
+ Tổ chức lao động một cách khoa học trong quá trình xây dựng công trình. Tăng cường kỷ luật lao động, đồng thời khuyến khích về lợi ích vật chất, khen phạt để nâng cao ý thức tự giác của người lao động.
+ Tổ chức họp định kỳ với các bên liên quan: ban quản lý dự án, tư vấn giám sát và đơn vị thi công để báo cáo về tiến độ công trình, cùng nhau phát hiện, xử lý kịp thời các vướng mắc, sự cố xảy ra trong quá trình thực hiện dự án, góp phần đẩy nhanh tiến độ dự án.
+ Thực hiện công tác giám sát một cách chặt chẽ để theo dõi tiến độ thực hiện dự án. Khi thấy có sự chậm trễ trong tiến độ thì tham gia đóng góp ý kiến nhằm tìm ra biện pháp khắc phục, bảo đảm tiến độ đã đề ra.
+ Nghiên cứu, dự đoán kịp thời các thay đổi trên thị trường về nguồn cung cấp nguyên liệu đầu vào để có biện pháp đối phó kịp thời.
2.2.5. Quản lý chất lượng.
Để quản lý chất lượng dự án có hiệu quả thì ngay từ khâu lập dự án, các phương án thiết kế, các phương án thi công, các giải pháp về kỹ thuật phải đảm bảo chất lượng và phù hợp với thực tế. Để làm được điều đó, cần thực hiện những công việc sau:
- Lựa chọn nhà tư vấn có đủ năng lực và kinh nghiệm trong lĩnh vực mà dự án đầu tư, đủ tư cách pháp nhân, uy tín trên thị trường. Sản phẩm của nhà tư vấn bao gồm các nghiên cứu khả thi, hồ sơ thiết kế kỹ thuật, hồ sơ khảo sát... là cơ sở để thực hiện dự án; do đó sự lựa chọn này mang tính chất xuyên suốt quá trình thực hiện dự án. Để có thể tìm được nhà thầu có chất lượng và giá thành tư vấn hợp lý nhất, chủ đầu tư nên áp dụng đấu thầu rộng rãi.
- Chủ đầu tư và nhà tư vấn cần có sự phối hợp với nhau để tạo ra sản phẩm có chất lượng cao nhất.
- Lựa chọn đơn vị thẩm định dự án có đủ năng lực và kinh nghiệm. - Giám sát quá trình khảo sát thiết kế dự án.
- Trong quá trình thi công thực hiện dự án, nhà tư vấn có trách nhiệm giám sát công trình.
- Chủ đầu tư cần tiến hành đấu thầu để chọn ra nhà thầu thực hiện dự án.Nhà thầu được chọn là nhà thầu có giá thầu thấp nhất, phù hợp với các yêu cầu để thực hiện dự án, có trình độ kinh nghiệm được xác định bằng đội ngũ kỹ thuật, công nhân lành nghề nhất.
- Kiểm tra độ tin cậy của các nhà cung cấp nguyên vật liệu đầu váo để đảm bảo chất lượng công trình, tránh các sự cố xảy ra.
- Kiểm tra lại báo cáo tuần của tư vấn giám sát.
- Tăng cường giám sát đơn vị thi công và tư vấn giám sát, có mặt thường xuyên tại công trường, nâng cao trách nhiệm của đơn vị xây lắp, buộc các nhà thầu phải thực hiện đúng thiết kế, tránh dung sai hay bớt xén nguyên vật liệu.
- Thực hiện giám sát thường xuyên để theo sát, kiểm tra chủng loại, số lượng, quy cách, chất lượng nguyên vật liệu, theo dõi tiến độ nhằm có những thông tin cho chủ đầu tư để xử lý kịp thời.
- Công tác giám sát của đơn vị tư vấn cần giám sát cần được diễn ra xuyên suốt quá trình thực hiện dự án, kiểm tra sự chuẩn bị thi công các hạng mục mới.
- Việc thực hiện nghiệm thu các giai đoạn của công trình và toàn bộ công trình phải do chủ đầu tư chủ trì, có sự chứng kiến của các bên tham gia. Biên bản nghiệm thu là căn cứ cho chủ đầu tư đưa công trình vào sử dụng, thực hiện thanh quyết toán và đăng ký sở hữu.
- Trang bị đầy đủ các phương tiện hỗ trợ công tác quản lý.
Quán triệt công tác quản lý chất lượng như trên, việc quản lý dự án sẽ bảo đảm được chất lượng công trình theo chỉ tiêu đã đề ra.
2.2.6. Quản lý chi phí.
- Đây là dự án do công ty làm chủ dự án và quản lý thực hiện bằng nguồn vốn tự có và một phần vốn vay thương mại; do đó trong quá trình thực hiện dự án, công ty có thể chủ động trong việc giải ngân vốn theo tiến độ thực hiện dự án mà không phải chờ đợi được cấp vốn một cách bị động như các dự án do Nhà nước làm chủ đầu tư. Tuy nhiên sự chủ động này cũng bị giới hạn bởi nó chịu ảnh hưởng của nguồn vốn mà công ty vay và mức độ uy tín của công ty để có thể huy động vốn nhanh chóng dễ dàng hay không. Vì vậy, trước khi thực hiện bất kỳ dự án nào, công ty cũng cần đưa ra được phương án huy động vốn một cách chắc chắn, hợp lý theo tiến độ thực hiện dự án, đảm bảo
cho dự án được tiến hành một cách bình thường, tránh tình trạng thất thoát, lãng phí vốn do dự án bị kéo dài thời gian, không đúng tiến độ.
- Chủ đầu tư cần khuyến khích sử dụng lực lượng tư vấn có trình độ cũng như kinh nghịêm chuyên sâu để có những sản phẩm tư vấn chất lượng cao. Kế hoạch chi phí được lập càng kỹ và chi tiết thì càng là cơ sở để quản lý hợp lý. Bởi vì việc lập kế hoạch chi phí có tác động sâu sắc tới công tác quản lý chi phí sau này, do đó cần có những biện pháp nhằm nâng cao chấp lượng công tác lập tổng dự toán, như: Cần phải hiểu rõ về đặc thù sản phẩm của dự án; Phải tiến hành công việc theo đúng các trình tự lập dự toán:
+ Nghiên cứu rõ hồ sơ thiết kế kỹ thuật nhằm nắm bắt được tổng quát kết cấu công trình, các hạng mục, các bộ phận công trình, tiến độ thi công…
+ Liêt kê các hạng mục công trình và các loại công tác lập dự toán chi tiết.
+ Liệt kê các bộ phận công trình trong dự toán hạng mục.
+ Nghiên cứu kỹ định mức dự toán, các bộ đơn giá đã ban hành để đối chiếu nội dung thành phần công việc, các hạng mục công tác đã liệt kê phù hợp với mã hiệu nào trong bộ đơn giá xây dựng cơ bản.
- Trong quá trình thi công, cần có giải pháp tổ chức lao động một cách khoa học phù hợp với quy mô từng hạng mục công trình, đặc điểm kinh tế kỹ thuật của dự án, phương án thi công hợp lý.
- Đảm bảo thi công công trình đúng chất lượng đã thiết kế.
- Lập chi phí chi tiết mức tiêu hao nguyên vật liệu, nhiên liệu tham gia thi công công trình. Quản lý chặt chẽ mức điện năng, nước tiêu thụ…
- Kiểm tra bản tiên lượng trước khi xuất vật tư thiết bị đưa vào thi công. - Quán triệt tiết kiệm vật tư thiết bị và chi phí quản lý dự án.