1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và công tác kế toán ở XNXLI
1.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của xí nghiệp xây lắp I
- Tên đơn vị: Xí nghiệp xây lắp I - Hà Nội
- Trụ sở giao dịch của xí nghiệp xây lắp I 72/150 Th−ợng Đình - Thanh Xuân - Hà Nội.
Xí nghiệp xây lắp I là đơn vị xây lắp công nghiệp và dân dụng trực thuộc công ty xây lắp và sản xuất công nghiệp. Xí nghiệp xây lắp I đ−ợc thành lập theo quyết định số 230 QĐ/TLNSĐT do bộ công nghiệp ban hành ngày 20/5/1993 và đ−ợc uỷ ban kế hoạch nhà n−ớc cấp giấy phép kinh doanh số 302826 ngày 20/5/1995. Tiền thân của xí nghiệp xây lắp I là công tr−ờng thi công xây lắp I đ−ợc thành lập ngày 13/10/2969.
- Sự phát triển của xí nghiệp xây lắp I đ−ợc chia thành các giai đoạn. + Giai đoạn từ tr−ớc năm 1975 trong thời kỳ vừa xây dựng chủ nghĩa xã hội, vừa kháng chiến chống Mỹ cứu n−ớc, xí nghiệp cần có nhiệm vụ phục vụ xây dựng quốc phòng nh− thi công đ−ờng bơm xăng dầu T72, tổng kho Hữu Lũng - Lạng Sơn, sơ tán máy móc thiết bị của nhà máy đến n−oi an toàn, cử cán bộ đi công tác phục vụ chiến tr−ờng, sẵn sàng tiếp ứng cho tiền tuyến lớn Miền Nam. Đồng thời đ−ợc bộ công nghiệp năng giao cho thi công xây dựng các công trình nh−: Nhà máy cơ khí Hà Nội, nhà máy biến thế, nhà máy điện, cơ khí công nghiệp, nhà máy thép liên doanh Việt úc, trung tâm công nghệ quốc tế…
+ Thời kỳ 1976 - 1986 giai đoạn đầu b−ớc vào xây dựng chủ nghĩa xã hội, trong điều kiện hoàn toàn độc lập thống nhất, xí nghiệp vẫn đ−ợc giao các nhiệm vụ xây dựng các nhà máy, đầu t− chiều sâu và mở rộng trong bộ giao
đoạn từ 1987 tới nay với đ−ờng lối đổi mới của Đảng chuyển nền kinh tế từ quan niêu bao cấp sang cơ chế thị tr−ờng có sự điều tiết của nhà n−ớc, xí nghiệp xây lắp I đã tự tìm kiếm việc làm, tự hạch toán kinh tế theo quy định của pháp luật xí nghiệp xây lắp I đã khẳng định đ−ợc vị trí của mình giải quyết t−ơng đối đủ việc làm cho cán bộ công nhân viên doanh thu hàng năm đều tăng, bình quân sản l−ợng đều tăng từ 30 - 40 tỷ đồng, năm sau luôn đạt cao hơn năm tr−ớc, đóng góp đáng kể cho ngân sách nhà n−ớc và tích lũy lớn cho xí nghiệp. Hiện nay xí nghiệp đang thi công xây dựng các công trình trong n−ớc nh−: Đài phát thanh, tr−ờng học, văn phòng Bộ thuỷ sản… Và cả công trình n−ớc ngoài tại Việt Nam nh− công trình XUYOU Liên doanh quốc tế, liên doanh thép Việt Nam - úc, nhà máy sơn Thái Lan.
Lợi nhuận thu đ−ợc luôn có phần danh cho tích lũy để đầu t− cho trang bị kỹ thuật, ph−ơng tiện máy móc để cơ động và tiên tiến. Xí nghiệp luôn hoàn thành v−ợt mức các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất giải quyết đủ việc làm, cải thiện đời sống cho công nhân viên góp một phần ngân sách nhà n−ớc.
2000 2001 2002 Năm Chỉ tiêu Đơn vị tính KH TH KH TH KH TH Giá trị tổng sản l−ợng Trđ 40.000 43.000 40.000 47000 40.000 49.000 Tổng doanh thu Trđ 30.000 34.000 3400 36.659 36.000 48.165 Nộp ngân sách Trđ 1.727 1862 1600 1748 1.700 2.320 Lợi nhuận Trđ 650 693 650 800 700 750 Tổng quỹ l−ơng Trđ 6000 6210 6200 7930 8.000 8.670 Thu nhập bình quân Ng/th 700 750 750 800 800 850
1.1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp xây lắp I
Là một doanh nghiệp xây lắp nên có 2 ngành nghề kinh doanh chủ yếu sau: + Xây dựng: Các công trình xây dựng công nghiệp: nhà máy, kho tàng, đ−ờng giao thông, đ−ờng điện cao, hạ thế, đ−ờng ống cấp thoát n−ớc. Các công trình dân dụng nh− : nhà ở và khách sạn, tr−ờng học …
+ Sản xuất: Khung nhà thép kiểu khung kho Tiệp 720 m2 -900 m2 các kiểu nhà thép không theo tiêu chuẩn , các bộ phận lẻ của nhà thép theo đơn đặt hàng, tôn tráng kẽm và tôn màu lợp mái ,đà giáo thép,cốp pha,cột chống thép.
+ Xí nghiệp đã tham gia đấu thầu nhiều công trình lớn và đã bàn giao những công trình , hạng mục , có chất l−ợng cao đ−ợc các đối tác đánh giá cao - Nhà máy sản xuất gạch Granit , công ty Hồng Hà .
- Nhà máy Lông Vũ liên doanh Hàn Quốc- Việt Nam . - Việc nghiên cứu nuôi trồng thuỷ sản .
- Nhà máy giầy gia Phú Thuỵ – Gia Lâm . - Tháp n−ớc liên doanh sản xuất ô tô Hoà Bình . - Xây dựng trạm biến thế treo.
- Sản xuất và lắp dựng đ−ờng điện tr−ờng 35KW Hoà Bình – Sơn La- Yên Bái, đ−ờng dây 500KW Quảng Nam.
Nh− vậy, sản phẩm của xí nghiệp mang đặc điểm của xí nghiệp xây lắp: đó là những sản phẩm xây lắp có quy mô vừa và lớn mang tính chất đơn chiếc, thời gian sản xuất kéo dài, chủng loại yếu tố đầu vào đa dạng đòi hỏi có nguồn vốn đầu t− lớn. Để đảm bảo sử dụng có hiệu quả vốn đàu t−, xí nghiệp phải dựa vào các bản vẽ thiết kế dự toán xây lắp, giá trúng thầu, hạng mục các công trình do bên A cung cấp để tiến hành sản xuất thi công. Chi phí giá thành sản phẩm đ−ợc tính theo từng giai đoạn và so sánh với giá dự toán, giá trúng thầu là cơ sở để nghiệm thu, xác định giá quyết toán để đối chiếu thanh lý hợp đồng. Quá trình sản xuất của xí nghiệp là quá trình thi công sử dụng các yếu tố vật liệu, nhân công máy thủ công và các yếu tố khác để tạo nên công trình. Có thể tóm tắt quy trình sản xuất sản phẩm của xí nghiệp xây lắp I nh− sau:
Căn cứ vào dự toán đ−ợc duyệt, hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công, bản vẽ công nghệ quy phạm định mức kinh tế kỹ thuật từng công trình. Sử dụng các yếu tố chi phí ( vật t− + chi phí sản xuất chung…) để tiến hành tổ chức thi công xây lắp. Sản phẩm xây lắp ( công trình + hạng mục công trình) hoàn thành bàn giao đ−a vào sử dụng.
1.1.3- Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp xây lắp I
Xí nghiệp xây lắp I là 1 trong 7 xí nghiệp trực thuộc công ty xây lắp và sản xuât công nghiệp, xí nghiệp có 15 đội trực tiếp sản xuất. Toàn xí nghiệp có 275 công nhân viên trong đó nhân viên quản lý là 41 ng−ời còn lại là công nhân bao gồm công nhân cơ khí, công nhân xây lắp, công nhân hợp đồng theo thời vụ, theo công việc 200 – 300 ng−ời. Do đặc điểm sản xuất của xí nghiệp và tính chất tổ chức sản xuất mang tính chuyên môn hoá nên mô hình tổ chức sản xuất của xí nghiệp là mô hình trực tuyến theo chiều dọc.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
.
Đứng đầu là giám đốc xí nghiệp. Giám đốc xí nghiệp là ng−ời có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất , quyết định chỉ đạo xuống các phòng ban . Giám đốc là ng−ời đại diện pháp nhân của xí nghiệp về hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý, giúp cho giám đốc là các phó giám đốc
Giám đốc Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật khối sản phẩm cơ khí. Phó giám đốc phụ trách khối sản phẩm xây lắp. Phó giám đốc kiêm bí th− đảng uỷ. Phòng Tổ chức- Hành chính Phòng kế hoạch kỹ thuật. Phòng Tài chính Kế toán Khối trực tiếp sản xuất ( 15 đội)
Phó giám đốc giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự phân công của giám đốc ,tham m−u cho giám đốc và trực tiếp quản lý các dội công trình ,các phòng ban thuộc trách nhiệm của mình . Cụ thể là :
- Phó giám đốc phụ trách khối kỹ thuật sản phẩm cơ khí là đội tr−ởng trực tiếp chỉ huy một x−ởng cơ khí xây dựng , là ng−ời có quyền tuyển dụng lao động và chịu trách nhiệm báo cáo kết quả xây dựng với giám đốc .
- Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật khối xây lắp đồng thời là đội tr−ởng trực tiép chỉ đạo một đội xây lắp phụ trách an toàn kỹ thuật xây lắp của toàn xí nghiệp .
- Phó giám đóc kiêm Bí Th− Đảng uỷ thủ tr−ởng cơ quan đồng thời cũng là ng−ời chỉ đạo trực tiếp một đội xây lắp , phụ trách công tác bồi d−ỡng nâng cao trình độ công nhân ,điều hành các hoạt động của Đảng bộ trong xí nghiệp. Các phòng ban chức năng cuả xí nghiệp xây lắp I bao gồm :
- Phòng tổ chức hành chính : có chức năng tổ chức lao động tiền l−ơng, tuyển dụng đào tạo nâng cao tay nghề cho cán bộ công nhân viên . Chịu trách nhiệm tr−ớc lãnh đạo xí nghiệp về công tác tổ chức nhân sự , tham m−u cho lãnh đạo xí nghiệp về công tác sắp xếp cán bộ công nhân theo khả năng , năng lực để phát huy tính năng động sáng tạo trong công tác quản lý cũng nh− trong sản xuất . H−ớng dẫn kiểm tra các đội về quản lý , sử dụng lao động theo bộ lao động về chấp hành các chủ tr−ơng , chính sách của Đảng và của nhàn−ớc. Soạn thảo các văn bản liên quan đến công tác tổ chức các quyết định cung cấp số liệu một cấch chính xác và kịp thời
- Phòng kế toán tài chính: có chức năng quản lý tài chính ,hạch toán kế toán , kiểm tra và phân tích hoạt đông kinh tế . Chấp hành các chế độ chính sách pháp luật của nhà n−ớc trong xí nghiệp, sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả các nguồn vốn của xí nghiệp. Tổ chức luân chuyển chứng từ , kiểm tra chứng từ cập nhật
lên bảng kê và hạch toán kế toán , thông qua số liệu phát sinh đẻ vào các loại sổ sách chi tiết và tổng hợp theo pháp lệnh kế toán thống kê do nhà n−ớc ban hành , đồng thời làm báo cáo kế toán hàng quý , hàng năm báo cáo với nhà n−ớc . Liên hệ với các cấp , các ngành nhằm đảm bảo vốn hoạt động sản xuất kinh doanh , tiền l−ơng của công nhân xí nghiệp : Nộp hồ sơ thanh quyết toán vay vốn ngân hàng . . . cân đối kiểm tra cụ thể các chứng từ hợp pháp để trả th−ởng cho công nhân viên chức , tr−ờng hợp chứng từ không hợp lệ có quyền theo quy định của nhà n−ớc .
- Phòng kế hoạch kỹ thuật : có chức năng lập kế hoạch , điều động sản xuất , đấu thầu và chào thầu các công trình , lập hồ sơ nhận thầu , tham m−u cho giám đốc về mặt kỹ thuật , nhận thiết kế trên cơ sở đó lập biện pháp thi công cụ thể cho từng công trình và hạng mục công trình . Lập công nghệ chi tiết phát hiện những sai sót trong thống kê để xử lý đồng thời giám sát công trình thi công , đảm bảo chất l−ợng công trình .Thanh quyết toán công trình , nghiệm thu , bàn giao của công ty với chủ đầu t− và đơn vị . H−ớng dẫn kiểm tra các đội về công tác xây lắp lập ph−ơng án kỹ thuật an toàn, các yếu tố dự thảo văn bản đấu thầu và các công trình đề giám đốc . Khảo sát điều tra các năng lực , lập dự toán thi công giao cho các đơn vị và tổ chức cung ứng vật t− theo phân công của xí nghiệp .
Các đội trực tiếp sản xuất : có nhiệm vụ thực hiện các công việc đ−ợc giao, đảm bảo đúng thời gian và tiến độ quy định . Kết quả thi công quyết định sự tồn tại và phát triển của công ty . Vì vậy việc duy trì hoạt động có hiệu quả là yêu cầu quan trọng và là nhiệm vụ chung cho tất cả các phòng ban trong xí nghiệp .
Mối quan hệ giữa các phòng ban: mặc dù mỗi phòng ban trong xí nghiệp đảm nhận mỗi lĩnh vực riêng nh−ng trong quá trình làm việc giữa các phòng có mối quan hệ với nhau . Sau khi trúng thầu ký kết đ−ợc hợp đồng cán bộ xí nghiệp xuống thực địa khảo sát phân tích , lập báo cáo và xây dựng mô hình kiến trúc , sau đó chuyển hồ sơ xuống phòng kế hoạch kỹ thuật , cán bộ
thiết kế sẽ thiết kế công trình và lập dự toán thiết kế , các nhân viên của phòng sẽ thực hiện việc lắp đặt đơn giá các loại để lập ra bảng dự toán công trình về giá trị sau đó sẽ trình lên giám đốc , công trình sẽ đ−ợc giao cho các đội thi công trực tiếp dựa vào năng lực của các đội và tính chất của công trình . Sau khi phòng tổ chức đã hoàn thành các thủ tục giấy tờ dự toán sẽ đ−ợc chuyển xuống phòng kế toán tài chính , phòng này sẽ lập luận chứng kinh tế để vay vốn ngân hàng đầu t− cho công trình . Tr−ớc khi các đội tiến hành thi công xí nghiệp sẽ lập hợp đồng giao khoán cùng vối sự tham gia của các phòng ban có liên quan .
1.2.- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp xây lắp I
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý, xí nghiệp xây lắp I áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán hình thức tập trung, toàn bộ công tác kế toán đ−ợc thực hiện ở phòng kế toán tài chính của xí nghiệp từ khâu thu nhập chứng từ đến khâu ghi sổ và lập báo cáo tài chính . Xí nghiệp đã thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán và phục vụ kịp thời cho các đối t−ợng cần thông tin .
Bộ máy kế toán ở xí nghiệp xây lắp I gồm 6 cán bộ :
- Ng−ời đứng đầu là kế toán tr−ởng , kế toán tr−ởng trực tiếp giúp giám đốc xí nghiệp tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác thống kê thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế mọi hoạt động kinh doanh của xí nghiệp . Lập và theo dõi kế hoạch tài chính, kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch mua sắm đầu t− và khấu hao tài sản cố định kế hoạch thanh toán công cụ nợ : phải thu, phải trả nội bộ, khách hàng công ty và nhà n−ớc. Kế toán tr−ởng phải chịu trách nhiệm với cấp trên về việc chấp hành pháp luật thể lệ, chế độ kế toán.
- Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp , kế toán ngân hàng ( tiền gửi và tiền vay) kế toán quỹ và thanh toán , kế toán công nợ và nội bộ. Tổng hợp số liệu từ các bộ phận để lập báo cáo cần thiết cung cấp kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp giúp giám đốc đề ra các biện pháp hữu hiệu
37
đem lại kết quả kinh doanh tốt nhất cho xí nghiệp, lập báo cáo tài chính, bảo quản l−u trữ hồ sơ, chứng từ .
- Kế toán bán hàng, theo dõi doanh thu, tiêu thụ và là kế toán tổng hợp chi phí sản xuất và giá thành chung của xí nghiệp đồng thời kế toán đội công trình 2, 6, 7 và 10, x−ởng cơ khí xây dựng . Hạch toán chi tiết và tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh cho các đối t−ợng, lập báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố , kiểm tra , giám sát tình hình bán hàng , doanh thu . . .
- Kế toán thuế VAT đồng thời kế toán đội công trình 3, 4 và 8 có nhiệm vụ tính thuế đầu ra, đầu vào, khấu trừ thuế từng đội, từng công trình và hạng mục công trình. Sau mỗi công trình phảI lập bản tổng hợp số thuế và nộp chuyển cho kế toán tổng hợp .
- Kế toán vật t− dụng cụ lao động , kế toán đội công trình 5, 9, đội xây lắp điện số 1, 2 và 3 là ng−ời theo dõi nhập , xuất , tồn các loại vật liệu , công cụ - dụng cụ trong kỳ . Định kỳ hàng năm phải ghi số liệu từ các chứng từ vào sổ chi tiết, tính giá thực tế xuất kho cuối tháng lập bảng tình hình nhập xuất