V. Sổ kế toán sử dụng cho kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ, dụng cụ ở doanh nghiệp xây lắp:
3. Trình tự nhập xuất kho vật liệụ
Công tác kế toán vật liệu ở công ty xây dựng số 34 do một thủ kho và một kế toán viên đảm nhận. Phần hành kế toán nhập kho xuât kho vật liệu đều đ−ợc xử lý trên máy vi tính. Vì vậy các công đoạn lập sổ, ghi sổ kế toán tổng hợp, chi tiết đều do máy thực hiện. Thủ kho và nhân viên kế toán vật liệu chỉ phải làm thủ tục ban đầu và tập hợp liệt kê các chứng từ gốc liên quan đến nhập - xuất vật liệu, tạo cơ sở dữ liệu để đ−a vào máỵ
3.1. Trình tự nhập kho vật liệụ
ở công ty xây dựng số 34, việc mua vật t− th−ờng do phòng kế hoạch đảm
nhận, mua theo kế hoạch cung cấp vật t− hoặc theo yêu cầu sản xuất. Khi vật liệu đ−ợc mua về, ng−ời đi mua sẽ mang hoá đơn mua hàng nh−: hoá đơn bán hàng, hoá đơn (GTGT) của đơn vị bán, hoá đơn c−ớc phí vận chuyển… lên phòng kế toán. Tr−ớc khi nhập kho, vật t− mua về sẽ đ−ợc thủ kho và kế toán vật liệu kiểm tra số l−ợng, chất l−ợng quy cách đối chiếu với hoá đơn nếu đúng mới cho nhập kho và kế
toán vật liệu sẽ viết phiếu nhập khọ Tr−ờng hợp vật liệu mua về có khối l−ợng lớn, giá trị cao thì công ty sẽ có ban kiểm nghiệm vật t− lập "Biên bản kiểm nghiệm vật t−". Sau khi đã có ý kiến của ban kiểm nghiệm vật t− về số hàng mua về đúng quy cách, mẫu mã, chất l−ợng theo hoá đơn thì thủ kho mới tiến hành cho nhập khọ
3.2. Trình tự xuất khọ
ở công ty xây dựng số 34, vật liệu xuất kho chủ yếu là dùng cho sản xuất sản
phẩm. NVL của công ty gồm nhiều chủng loại, việc xuất dùng diễn ra th−ờng xuyên trong ngành cho từng bộ phận sử dụng là các phân x−ởng sản xuất. Việc xuất vật liệu đ−ợc căn cứ vào nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao NVL trên cơ sở các đơn đặt hàng đang đ−ợc ký kết. Sau khi có lệnh sản xuất của giám đốc, phòng kế hoạch tổ c−ức thực hiện tiến độ sản xuất, theo dõi sát sao tiến độ sản xuất sản phẩm và tiến độ thực hiện các đơn đặt hàng.
Hàng ngày phòng kế hoạch viết phiếu sản xuất cho từng phân x−ởng sản xuất. Theo phiếu sản xuất và dựa trên cơ sở tính toán kỹ thuật các phân x−ởng sản xuất sẽ có yêu cầu xuất loại vật t− nào, số l−ợng bao nhiêụ Khi đó phòng kế hoạch sẽ viết phiếu đồng thời cử ng−ời xuống các phân x−ởng để thông báo về lệnh sản xuất. Phân x−ởng sẽ cử ng−ời đại diện (quản đốc hoặc phó quản đốc phân x−ởng) xuống kho để nhận NVL.
Sau khi đối chiếu khối l−ợng NVL trên phiếu xuất kho tại cột số l−ợng yêu cầu đối với khối l−ợng NVL thực tế có trong kho, thủ kho sẽ ghi vào phiếu xuất kho ở cột số l−ợng thực xuất và ký xác nhận. Sau đó thủ kho tiến hành xuất kho NVL.