I. Khái quát tình hình, đặc điểm của công ty sứ Thanh Trì
3. Đặc diểm tổ chức bộ máy quản lý
Tr−ớc đây, do sản l−ợng sản xuất nhỏ, công nghệ kỹ thuật còn giản đơn, số l−ợng công nhân còn ít cho nên cơ cấu tổ chức của công ty đ−ợc tổ chức theo kiểu trực tuyến. Song kể từ khi công ty mở rộng quy mô sản xuất thì cơ chế tổ chức kiểu trực tuyến không còn phù hợp với sản xuất kinh doanh có quy mô lớn. Vì vậy, ban lãnh đạo công ty đang chuyển dần cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến sang kiểu trực tuyến chức năng. Cơ cấu này vừa đảm bảo đ−ợc việc thực hiện chế độ một lãnh đạo, vừa phát huy đ−ợc quyền dân chủ sáng tạo, độc lập t−ơng đối của các phòng ban trong tổ chức.
Nhiệm vụ và chức năng cụ thể của Giám đốc, các Phó giám đốc và các phòng ban đ−ợc quy định nh− sau:
3.1 . Giám đốc công ty:
Giám đốc công ty là ng−ời đứng đầu công ty do Tổng công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng bổ nhiệm. Giám đốc vừa là ng−ời đại diện cho Tổng Công ty, vừa là ng−ời đại diện cho tập thể những ng−ời lao động.
35
Giám đốc là ng−ời quản lý công ty theo chế độ một thủ tr−ởng, có quyền quyết định việc điều hành mọi hoạt động của công tỵ Giám đốc phải chịu trách nhiệm tr−ớc Tổng công ty, tr−ớc pháp luật và toàn thể lao động trong công ty về kết quả sản xuất kinh doanh và tình hình tuân thủ pháp luật của công tỵ
Giám đốc công ty
Phó Giám đốc sản xuất Phó Giám đốc kinh doanh
Ph òn g K ĩ th u ật - K C S Ph òn g K ế h oạ ch - Đ ầu t − Ph òn g H àn h c h ín h - N h ân s ự Ph òn g T ài c h ín h - K ế to án Ph òn g K in h d oa n h t iê u t h ụ Nhà máy sứ Thanh Trì Xí nghiệp VLXD Việt Trì sản xuất khuôn
Tổng số cán bộ, công nhân viên: 621 Số công nhân : 415
3.2 .Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh: là ng−ời đ−ợc Giám đốc công ty đề bạt. Phó Giám đốc này đ−ợc cử ra để giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh đề bạt. Phó Giám đốc này đ−ợc cử ra để giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh. Cụ thể, Phó Giám đốc kinh doanh chịu trách nhiệm triển khai, đôn đốc việc thực hiện công tác bán hàng, chỉ đạo xây dựng các ph−ơng án tiêu thụ sản phẩm của công ty, tìm kiếm thị tr−ờng mới cho các loại sản phẩm của công tỵ Khi Giám đốc vắng mặt, Phó Giám đốc kinh doanh còn chịu trách nhiệm điều hành công ty nếu đ−ợc uỷ quyền.
* Phòng Tài chính - Kế toán : có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh trong đơn vị, qua đó giám đốc các mặt hoạt động kinh tế tài chính của công ty; giám đốc một cách liên tục, toàn diện và có hệ thống tất cả các loại vật t−, tài sản, tiền vốn và mọi hoạt động kinh tế. Có trách nhiệm phải chấp hành chế độ hạch toán, các chỉ tiêu kinh tế tài chính theo quy định của Nhà n−ớc. Cuối kỳ, lập báo cáo tổng hợp, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công tỵ Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ cung cấp các thông tin cần thiết cho Giám đốc công tỵ
*
* Phòng Kinh doanh thị tr−ờng:
Phòng Kinh doanh thị tr−ờng - kết hợp với phòng Kỹ thuật - KCS, Giám đốc Nhà máy Sứ Thanh Trì, Giám đốc xí nghiệp sản xuất khuôn - thực hiện việc soát xét hợp đồng và ký hợp đồng d−ới sự phê duyệt của Giám đốc công tỵ Lập đơn đặt hàng gửi phòng Kế hoạch - Đầu t−, tiếp xúc khách hàng, giải quyết các khiếu nại của khách hàng, thực hiện việc quảng cáo, tiếp thị sản phẩm, tìm hiểu nhu cầu khách hàng và cung ứng trực tiếp hàng hoá cho mọi đối t−ợng. Quản lý tiền hàng, cơ sở vật chất mà công ty giao chọ
3
3..33..Phó Giám đốc phụ trách sản xuất :
Phó Giám đốc phụ trách sản xuất cũng là ng−ời đ−ợc Giám đốc công ty đề bạt nh−ng đ−ợc cử ra để giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực sản xuất. Cụ thể, Phó Giám đốc phụ trách sản xuất chịu trách nhiệm giám sát việc điều hành sản xuất, đảm bảo công tác sản xuất đạt chất l−ợng và đúng kế hoạch đặt rạ Điều hành công ty khi Giám đốc vắng mặt nếu đ−ợc uỷ quyền.
* Phòng Hành chính - Nhân sự : có chức năng chính là tham m−u cho Giám đốc công ty về việc sắp xếp và bố trí cán bộ, đào tạo và phân loại lao động cho phù hơp công việc, thanh quyết toán chế độ cho ng−ời lao động theo chính sách, chế độ của Nhà n−ớc và quy chế của công tỵ Ngoài ra, còn có nhiệm vụ tổ chức bảo vệ tài sản và quản lý công tác văn th− l−u trữ hồ sơ chung của công tỵ
* Phòng Kỹ thuật – KCS : có nhiệm vụ kiểm tra chất l−ợng của các nguyên vật liệu tr−ớc khi nhập kho, hiệu chuẩn thiết bị đo l−ờng và thử nghiệm trong quá trình sản xuất, phân tích dữ liệu thống kê thu thập đ−ợc trong quá trình sản xuất, phát hiện sự không phù hợp tại các công đoạn sản xuất trong dây chuyền để khắc phục và phòng ngừa, kiểm tra chất l−ợng bán thành phẩm, thành phẩm sau mỗi công đoạn chế biến và kiểm tra, bảo d−ỡng các thiết bị máy móc kỹ thuật sản xuất của công tỵ Hàng tháng, phòng phải có báo cáo lên Giám đốc công tỵ
* Phòng Kế hoạch - Đầu t− : thực hiện việc lập kế hoạch sản xuất và thống kê từng ngành hàng, kỹ thuật rồi gửi kế hoạch sản xuất sản phẩm hàng tháng cho Nhà máy Sứ Thanh Trì và kế hoạch sản xuất khuôn cho Xí nghiệp sản xuất khuôn. Phòng còn có trách nhiệm quản lý kho hoá chất, nguyên liệu, vật t−, thành phẩm, lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu, vật t− phục vụ sản xuất rồi kiểm tra hàng nhập về. Trong quá trình sản xuất, phòng Kế hoạch - Đầu t− phải kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện để đảm bảo kế hoạch sản xuất tại Nhà máy Sứ Thanh Trì và Xí nghiệp sản xuất khuôn.
3.4 . Nhà máy Sứ Thanh Trì:
Sau khi nhận đ−ợc kế hoạch sản xuất do phòng Kế hoạch - Đầu t− chuyển xuống, nhà máy sẽ tiến hành triển khai kế hoạch sản xuất hàng tuần, hàng tháng và tổng hợp báo cáo kết quả cho Giám đốc và một số phòng ban. Ngoài ra, nhà máy còn có nhiệm vụ phân bổ các nguồn lực đ−ợc giao, tổ chức kiểm soát việc thực hiện quy trình công nghệ, h−ớng dẫn công việc trong dây chuyền sản xuất, bảo đảm cho sản phẩm sản xuất có chất l−ợng cao, kết hợp với phòng Kỹ thuật - KCS nghiên cứu, cải tiến, nâng cao chất l−ợng sản phẩm theo yêu cầu của sản xuất, của thị tr−ờng. 3.5 . Xí nghiệp sản xuất khuôn :
Xí nghiệp sản xuất khuôn có nhiệm vụ sản xuất và sửa chữa khuôn sản phẩm kho Nhà máy Sứ Thanh Trì theo đúng kế hoạch đã giaọ Đồng thời nghiên cứu sản xuất các mẫu khuôn mới theo nhu cầu của thị tr−ờng, của kế hoạch sản xuất.
Là một doanh nghiệp sản xuất có quy mô lớn (với số vốn lên tới hơn 150 tỷ) và đang làm ăn có hiệu quả, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị nhiều, th−ờng xuyên, liên tục đặc biệt là các nghiệp vụ về vật t−, sản phẩm, hàng hoá, về bán hàng; các thông tin kế toán không chỉ phục vụ Ban Giám đốc công ty mà còn phải báo cáo lên Tổng công ty và một số đối t−ợng khác bên ngoàị.. nên khối l−ợng công tác kế toán ở công ty Sứ Thanh Trì là khá lớn.
Công tác kế toán tại công ty Sứ Thanh Trì đ−ợc cụ thể hoá thành 10 phần hành kế toán sau:
• Kế toán Tài sản cố định. • Kế toán vật t−.
• Kế toán thành phẩm • Kế toán bán hàng. • Kế toán thanh toán. • Kế toán ngân hàng. • Kế toán công nợ phải trả. • Kế toán nợ phải thu
• Kế toán tiền l−ơng, BHXH, BHYT, KPCĐ. • Kế toán chi phí, giá thành.
Mặt khác, công ty còn có 2 chi nhánh tại Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh. Chính vì vậy, công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình hỗn hợp, vửa phân tán - vửa tập trung . Tại 2 chi nhánh ở Đà Nẵng và
Thành phố Hồ Chí Minh, bộ phận kế toán chỉ xử lý chứng từ sơ bộ, sau đó chuyển số liệu về phòng kế toán trung tâm đặt tại trụ sở của công tỵ
Kế toán tr−ởng
Kế toán tại chi nhánh
Đà Nẵng Kế toán tại chi nhánh Tp. Hồ Chí Minh
án c ôn g nợ p hả i t rả án T ài s ản c ố đị nh to án th an h to án to án n gâ n hà ng to án ti ền l− ơn g ế to án v ật t− to án th àn h ph ẩm to án n ợ ph ải th u to án b án h àn g tậ p hợ p ch i p hí v à nh g iá th àn h
Phòng kế toán trung tâm có 7 ng−ời (1kế toán tr−ởng, 6 kế toán viên). Việc phân công lao động trong phòng nh− sau:
• 1 kế toán viên đảm nhiệm phần hành kế toán công nợ phải trả. • 1 kế toán viên đảm nhiệm phần hành kế toán vật t− kiêm kế toán
tiền l−ơng, BHXH, BHYT, KPCĐ.
• 1 kế toán viên đảm nhiệm phần hành kế toán tài sản cố định kiêm kế toán thanh toán.
• 1 kế toán viên đảm nhiệm phần hành kế toán ngân hàng kiêm kế - toán thành phẩm.
• 1 kế toán viên đảm nhiệm phần hành kế toán bán hàng kiêm kế toán nợ phải thụ
• 1 kế toán viên đảm nhiệm phần hành kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành.
• Kế toán tr−ởng là ng−ời chịu sự lãnh đạo trực tiếp về mặt hành chính của Giám đốc, chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán tr−ởng Tổng công tỵ Kế toán tr−ởng chịu trách nhiệm tổ chức và kiểm tra công tác kế toán tại công ty; điều hành và kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán; chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán; h−ớng dẫn nghiệp vụ trực tiếp cho các nhân viên kế toán phần hành; thực hiện công tác kế toán tổng hợp, lập báo cáo kế toán.
Quan hệ giữa các lao động trong phòng kế toán trung tâm đ−ợc thể hiện theo kiểu trực tuyến tham m−u (là kiểu tổ chức mà Kế toán tr−ởng công ty ngoài việc trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành còn chỉ đạo nghiệp vụ trực tiếp cho các kế toán viên phần hành).
4.1 . Hình thức tổ chức sổ kế toán :
Theo sự thống nhất của Tổng công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng, công ty Sứ Thanh Trì đã và đang áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán tại công tỵ Việc áp dụng kế toán máy đã giúp giảm bớt công việc ghi chép kế toán, quy trình thực hiện công tác kế toán đ−ợc rút ngắn, đồng thời làm giảm sai sót, nâng cao năng suất của kế toán. Hiện nay, ch−ơng trình kế toán máy của công ty đ−ợc tổ chức theo hình thức Sổ Nhật ký chung, nên công ty hạch toán theo hình thức Sổ nhật ký chung .
Do áp dụng kế toán máy nên sau khi nhập các dữ liệu từ các chứng từ gốc vào sổ Nhật ký chung, sổ thẻ kế toán chi tiết, khi nhận đ−ợc lệnh,
ch−ơng trình sẽ tự động vào Sổ Cái các tài khoản và tổng hợp vào Bảng cân đối số phát sinh, Bảng tổng hợp chi tiết và các Báo cáo tài chính. * Hệ thống sổ sử dụng:
- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản.
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết: công ty sử dụng rất nhiều loại sổ thẻ kế toán chi tiết khác nhau đ−ợc áp dụng theo hình thức Nhật ký chung nh− Sổ, thẻ tài sản cố định; Thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu;...
4.2 . Tổ chức chứng từ và tài khoản kế toán : *Tổ chức chứng từ kế toán : *Tổ chức chứng từ kế toán :
Công ty Sứ Thanh Trì hầu nh− chỉ sử dụng các chứng từ theo mẫu của Bộ Tài chính (có sửa đổi với các chứng từ h−ớng dẫn để phù hợp với hoạt động của công ty). Việc lập, kiểm tra, luân chuyển và l−u trữ chứng từ của công ty tuân theo quy định của chế độ tài chính kế toán hiện hành. Hầu hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đ−ợc lập chứng từ. Các chứng từ này, sau khi đã có đủ các yếu tố cơ bản và kiểm tra, sẽ đ−ợc vào sổ sách kế toán, sau đó chuyển sang l−u trữ.
Hiện nay, công ty đang sử dụng 24 chứng từ, ngoài các chứng từ bắt buộc, các chứng từ còn lại đều đ−ợc thay đổi cho phù hợp với hoạt động của công tỵ Là một doanh nghiệp hạch toán độc lập lại có quy mô lớn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh t−ơng đối nhiều và đa dạng. Chính vì vậy,
Chứng từ gốc
Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết
Các báo cáo tài chính
Bảng cân đối số phát sinh : Ghi hàng ngày : Đối chiếu kiểm tra : Ghi cuối tháng Sơ đồ : Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký Chung
công ty Sứ Thanh Trì hiện nay đã sử dụng hầu hết các tài khoản trong Hệ thống tài khoản kế toán đ−ợc ban hành theo Quyết định số 1141 TC/CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ Tài chính trừ một số tài khoản nh− TK 128, TK 129,TK711,.... Bên cạnh đó, để đảm bảo thực hiện tốt chức năng của mình, kế toán công ty còn mở thêm một số tài khoản chi tiết. Ví dụ: Tài khoản 335 có 2 tài khoản chi tiết là :
TK 3351 - Chi phí phải trả: sửa chữalớn TK 3352 - Chi phí phải trả: lãi vay ...
* Tổ chức báo cáo kế toán :
Hiện tại doanh nghiệp sử dụng 27 mẫu bảng biểu do Bộ Tài chính chính quy định nh− Báo cáo giá thành thành phẩm; Báo cáo chi tiết kế quả kinh doanh; Báo cáo chi tiết chi phí bán hàng, Báo cáo chi tiết công nợ,... Các báo cáo này đ−ợc lập chủ yếu nhằm mục đích quản trị nội bộ. Trong các báo cáo trên có 4 báo cáo chính đ−ợc lập hàng quý là:
- Bảng cân đối kế toán. Mẫu số B01-DN.
- Kết quả hoạt động kinh doanh. Mẫu số B02-DN.
- Báo cáo l−u chuyển tiền tệ. Mẫu số B03-DN.
- Thuyết minh báo cáo tài chính. Mẫu số B04-DN.
Cuối năm, bốn báo cáo chính này đ−ợc lập và gửi tới Ban lãnh đạo công ty; Tổng công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng; Các cơ quan chức năng của Nhà n−ớc (Cơ quan thuế, Tổng cục thống kê,...).
II . Thực tế công tác kế toán tập hợp chi phí ở công ty sứ Thanh Trì .
1. Đối t−ợng kế toán tập hợp CPSX ở công ty sứ Thanh Trì .
Hiện nay, quá trình sản xuất tại công ty Sứ Thanh Trì đ−ợc chia làm 3 giai đoạn chính: mộc đổ rót, phun men và nung sản phẩm (còn gọi là lò nung). Ba giai đoạn này đ−ợc thực hiện bởi 5 bộ phận chính là : bộ phận nguyên liệu, bộ phận đổ rót, bộ phận chế tạo men, bộ phận phun men và bộ phận lò nung. Thế nh−ng đối t−ợng tập hợp chi phí và tính giá thành là toàn bộ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm sứ . Tuy đ−ợc tách thành các bộ phận sản xuất nhỏ để quản lý nh−ng toàn bộ chi phí lại đ−ợc tập hợp cho cả quá trình sản xuất , một số chi phí nh− chi phí nguyên vật liệu trực tiếp , chi phí nhân công trực tiếp , chi phí sản xuất chung đ−ợc tổng hợp từ các bộ phận sản xuất nhỏ ở từng giai đoạn công nghệ sau đó đ−ợc