I. Tổ chức hoạt động xuất khẩu cao su tại Công ty
2.4Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Sau khi nhận và kí kết hợp đồng xuất khẩu với các đối tác. Công ty tổ chức thực hiện hợp đồng. Đối với các hợp đồng thờng đợc đàm phán và kí kết khoảng từ 5 đến 7 tháng, còn lại là khoảng thời gian để thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
Các tiêu chuẩn về cao su xuất khẩu đợc thống nhất từ trớc do yêu cầu mặt hàng này không thay đổi nhiều theo thời gian, nhất là về chất lợng. Nếu thay đổi chỉ là những thay đổi nhất thời, đôi bên sẽ thông báo thống nhất trớc từ 1 đến 5 tháng sau khi kí hợp đồng để doanh nghiệp chuẩn bị. Đồng thời, những hợp đồng nh vậy, đối tác vẫn phải chấp nhận một phần hàng hóa do Công ty không thể chuẩn bị hàng kịp.
Bạn hàng truyền thống của công ty, bàn về chủng loại hàng hóa là tơng đối ổn định, Công ty đã chuẩn bị sẵn những mặt hàng đã thỏa thuận, kí kết hợp đồng đơn giản do thực hiện nhiều lần từ trớc.
Đối với các doanh nghiệp mới hợp tác, Công ty thờng tiến hành chào hàng đối với các đối tác. Công ty đa ra các danh mục hàng cao su mà có khả năng xuất khẩu đến các bạn hàng. Các đối tác có nhu cầu sẽ liên lạc với công ty. Công ty tiến hành đàm phán, đạt đến các điều khoản thống nhất, đơn hàng, tiền hàng đàm phán theo từng đơn hàng, quyết định các vấn đề giá cả, vận chuyển thay đổi theo từng giai đoạn.
Sau khi tiến hành đàm phán và kí kết hợp đồng, các doanh nghiệp tiến hành thực hiện hợp đồng cho kịp tiến độ giao hàng ghi trong hợp đồng, các bớc thực hiện nh sau:
- Chuẩn bị hàng để giao:
Đầu tiên, Công ty tập kết hàng hóa mà hai bên đã kí kết trong hợp đồng tại điểm giao hàng, thờng là cửa khẩu. Sau đó tiến hành kiểm soát hàng hóa thêm một lần trớc khi giao hàng.
Công ty tiến hành kiểm tra lại số lợng hàng sẽ đợc giao, cần quan tâm khối lợng, chất lợng, bao bì, cũng nh vấn đề về bảo quản trớc khi giao hàng. Có nh vậy thì đối tác kiểm tra lại hàng hóa sẽ hạn chế đợc những vấn đề xảy ra ảnh hởng tới uy tín của Công ty.
Công ty cũng có những chuẩn bị cho các tình huống xấu có thể xảy ra nh khối lợng hàng hóa không đủ do h hỏng trên đờng, mất mát khác để có những biện pháp xử lý kịp thời. Thông thờng, Công ty luôn có một khối lợng hàng hóa cao hơn so với thực hiện kí kết hợp đồng để có thể phòng ngừa tình huống xấu để không bị lúng túng, xử lý tình huống, tăng thêm sự tin tởng của đối tác.
- Về hợp đồng giao hàng:
Quá trình từ khi thu mua tới khi giao hàng xong là một quá trình tơng đối dài, Công ty đã phải sử dụng các biện pháp bảo quản tốt nhất mà mình có thể đảm bảo yêu cầu trong hợp đồng. Khi giao hàng Công ty cũng rất chú ý đến thời gian giao hàng để đảm bảo tốt nhất số lợng cũng nh chất lợng hàng cao su xuất khẩu. Có hai hình thức giao hàng, đó là:
Giao hàng tại cửa khẩu: Công ty đa hàng lên cửa khẩu theo đúng thời hạn trong hợp đồng. Tại đây, bạn hàng có mặt, mọi công việc giao hàng diễn ra bình thờng, đối tác chịu trách nhiệm đa hàng về nớc. Trách nhiệm của doanh nghiệp kết thúc sau khi giao hàng, mọi chi phí vận chuyển và bảo quản sau khi giao hàng do đối tác chịu.
Giao hàng qua cửa khẩu: Mọi chi phí doanh nghiệp phải chịu toàn bộ, giao hàng đến nớc bạn. Chi phí tính vào giá hàng hóa, hình thức này ít thực hiện, chỉ áp dụng với những bạn hàng mới, cha có hiểu biết gì về Công ty.
Công ty có thể tiến hàng trao đổi qua Ngân hàng thơng mại giữa hai nớc vì vừa đảm bảo an toàn cho cả hai bên, vừa thuận tiện cho công việc thanh toán. Các phơng thức chủ yếu đợc áp dụng: phơng thức chuyển tiền, phơng thức nhờ thu, phơng thức tín dụng chứng từ.