III. Các biện pháp cơ bản nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trị hoạt động xuất khẩu tại công ty
4. Về công tác kiểm tra giám sát:
Việc thực hiện công tác kiểm tra giám sát là nhằm tìm ra những sai lệch và nguyên nhân của chúng(cao hơn hay thấp hơn các tiêu chuẩn). Từ đó có sự điều chỉnh phù hợp và kịp thời, đảm bảo hoàn thành kế hoạch kinh doanh xuất khẩu và mang lại hiệu quả cao nhất trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu.
Công tác kiểm tra kiểm soát công ty phải thực hiện một cách thờng xuyên, liên tục. Đặc biệt là khi có sự biến động của môi trờng kinh doanh nh sự thay đổi về chính sách của Nhà nớc đối với giới kinh doanh và lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, sự thay đổi về chính sách thơng mại quốc tế,... lúc thiên tai khi có sự phản ánh của khách hàng về những sai lệch khi thực hiện hợp đồng. Trong quá trình kiểm soát, công ty nên áp dụng các biện pháp đơn giản, dễ hiểu và đề cao tính khách quan nh phơng pháp thống kê, kế toán,... Trong đó có tính toán đến các yếu tố ngân sách chi cho hoạt động này.
Công tác kiểm soát ở công ty đợc thực hiện bởi Giám đốc, Phó giám đốc và các trởng phòng giám sát một cách chặt chẽ các hoạt động của các nhân viên khi đợc giao công việc. Các nhân viên khi đợc giao việc thì hàng tuần, hàng tháng, hàng quý phải báo cáo công tác triển khai cho banh lãnh đạo để có sự xử lý kịp thời.
5 5. Một số biện pháp quản lý khai thác đối với hoạt động xuất khẩu:
- Công ty cần tạo lập nguồn hàng ổn định cho xuất khẩu; có đ ợc nguồn hàng ổn định sẽ giúp cho công ty phát huy đ ợc hết năng lực trong quá trình thực hiện kế hoạch, hợp đồng xuất khẩu, tránh đợc những rủi ro,
tổn thất do bỏ lỡ cơ hội kinh doanh vì nguồn hàng không ổn định kịp thời. Để có đợc nguồn hàng ổn định thì công ty phải thiết lập mối quan hệ lâu dài với những nhà cung ứng đã có, đồng thời không ngừng mở rộng tìm kiếm mối quan hệ với các nhà cung ứng có uy tín trong cả nớc.
- Gần đây, Nhà nớc ta có chủ trơng, chính sách về việc từng bớc xoá bỏ các thủ tục phi thuế quan, tập trung quản lý hoạt động xuất khẩu bằng công cụ thuế nhằm tiến tới tiến trình hội nhập. Động thái này của Nhà nớc, một mặt tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp ở khâu thủ tục xuất nhập khẩu, mặt khác làm cho môi trờng cạnh tranh của các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu ngày càng trở nên gay gắt hơn. Bởi vì sẽ có thêm nhiều nhà doanh nghiệp sản xuất có thể trực tiếp tiến hành xuất khẩu hàng hoá. Đồng thời các khách hàng nội địa cũng sẽ có thể tự nhập khẩu hàng hoá làm cho hoạt động kinh doanh xuất khẩu ngày một bó hẹp. Do vậy, công ty cần mạnh dạn đầu t vào lĩnh vực sản xuất, một mặt nhằm tạo nguồn hàng ổn định cho hoạt động xuất khẩu, nâng cao khả năng cạnh tranh do có thể chủ động nâng cao chất lợng và hạ giá thành sản phẩm hàng hoá, mặt khác việc đầu t vào sản xuất sẽ giúp cho chi nhánh tạo cho mình một chỗ đứng vững chắc, hạn chế lệ thuộc vào doanh nghiệp khác, tạo thế ổn định và phát triển lâu dài.
- Ngay từ bây giờ, công ty cần tận dụng triệt để các cơ hội kinh doanh xuất khẩu khi có thể nhằm tăng doanh thu, lợi nhuận, tích luỹ đầu t sản xuất kinh doanh trong giai đoạn mới hội nhập kinh tế th ơng mại khu vực và quốc tế.
- Công ty nên tăng cờng hoạt động xúc tiến bán hàng, bởi xúc tiến bán hàng là hoạt động vô cùng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào. Trong nền kinh tế thị trờng nhờ có hoạt động xúc tiến bán hàng mà công ty có nhiều cơ hội tìm kiếm bạn hàng. Trong hoạt động xuất khẩu hàng hoá thì xúc tiến bán hàng lại càng cần thiết vì khách hàng là ngời nớc ngoài. Hoạt động xúc tiến bán hàng của công ty có thể thực hiện thông qua việc tiến hành hoạt động quảng cáo bằng các phơng tiện nh truyền hình, báo chí, đặc biệt là việc thiết kế trang web, vì hình thức này có tính phổ biến cao, phạm vi rộng lớn và rất hiệu quả. Bên cạnh đó, hoạt động xúc tiến bán hàng có thể đợc thực hiện thông qua việc tăng cờng thực hiện hoạt động giao dịch xúc tiến với khách hàng. Thực hiện biện pháp này giúp công ty có cơ hội gặp gỡ khách hàng n ớc ngoài trực tiếp và gián tiếp thông qua trao đổi, bàn bạc có thể tìm đợc khách hàng
phù hợp có khả năng ký kết hợp đồng hiện tại và trong tơng lai: Hoạt động giao dịch tiếp xúc của công ty có thể thực hiện theo các cách sau:
+ Tích cực tham gia các cuộc gặp gỡ, xúc tiến tại các hội nghị, các cuộc họp mặt giữa các doanh nghiệp Việt Nam với các doanh nghiệp và các khách hàng nớc ngoài.
+ Tích cực tham gia các hội chợ triển lãm trong nớc và quốc tế.
- Chủ động tìm kiếm sự hợp tác với các doanh nghiệp trong ngành kinh doanh xuất nhập khẩu nhằm hỗ trợ lẫn nhau, tăng sức cạnh tranh của các doanh nghiệp Việt Nam trên thị trờng quốc tế.