Sau gần 8 năm đi vào hoạt động, TTCK Việt Nam cĩ những bước phát triển khơng ngừng song song đĩ là sự xuất hiện các cơng ty cổ phần. Và các cơng ty đĩ chỉ cĩ một kênh huy động vốn dễ dàng nhất để phục vục cho hoạt động sản xuất kinh doanh đĩ là thị trường chứng khốn. Chính vì thế, cùng với một số ưu đãi khác các cơng ty cổ phần đã niêm yết trên sàn. ðể cĩ thể phát triển và tồn tại cho đến nay, chính bản thân các cơng ty phải cĩ cách thức quản lý tốt nội bộ, nỗ lực phát triển khơng ngừng. Trong đĩ, vấn đề cần quan tâm nhất là hệ thống kiểm sốt nội bộ của cơng ty.
ðối với các nước phát triển trên thế giới, thị trường chứng khốn, cơng ty niêm yết…đã rất quen thuộc bởi nĩ đã hình thành từ một thời gian khá dài. Các cơng ty niêm yết ở các nước cĩ thị trường chứng khốn phát triển đã xây dựng được một hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với báo cáo tài chính rất hiệu quả. Chính vì thế các cơng ty niêm yết thực hiện việc cơng bố thơng tin một cách đầy đủ, kịp thời, các thơng tin cĩ độ tin cậy và tính minh bạch cao. Bên cạnh đĩ, các văn bản pháp luật, khuơn khổ pháp lý về chứng khốn của các nước này đều đã được hồn thiện, nên các nhà đầu tư luơn tin tưởng vào cơng ty mà họ đầu tư. ðây là điều mà các nước cĩ thị trường chứng khốn đang phát triển như Việt Nam cần học hỏi.
Thực tế tại Việt Nam hiện nay, thị trường chứng khốn đã đạt được một số thành quả nhất định, nhưng so với các quốc gia trên thế giới thì vẫn cịn quá nhỏ bé. Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều cơng ty cịn lỏng lẻo, khi các cơng ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, cịn những cơng ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mơ hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thơng tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phịng ngừa gian lận. Thiết lập một hệ thống kiểm sốt nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đĩ khơng quản lý bằng lịng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:
- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sĩt vơ tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...).
- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp…
- ðảm bảo tính chính xác của các số liệu kế tốn và báo cáo tài chính.
- ðảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của cơng ty cũng như các quy định của luật pháp.
- ðảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra.
- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổđơng và gây dựng lịng tin đối với họ. Bên cạnh đĩ, một số cơng ty trong quá trình xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ đã gặp khĩ khăn về trình độ của đội ngũ quản lý và nguồn kinh phí, một vấn đề đáng lo ngại cho các doanh nghiệp nĩi chung trong tình hình kinh tế nước ta hiện
nay. Tuy nhiên, việc xây dựng một hệ thống kiểm sốt nội bộ chuyên nghiệp và hiệu quả là một việc cần làm và phải làm. Do đĩ, chúng tơi xin đưa ra giải pháp tiếp cận xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với báo cáo tài chính cho các cơng ty niêm yết.
Hệ thống kiểm sốt nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được ba mục tiêu:
+ Báo cáo tài chính đáng tin cậy
+ Các luật lệ và quy định hiện cĩ được tuân thủ + Các hoạt động kiểm sốt là hữu hiệu và hiệu quả
Tùy theo từng quy mơ, loại hình và đặc điểm riêng biệt của mỗi doanh nghiệp, vì vậy khơng thể đưa ra một mơ hình chung kiểm sốt nội bộ áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp. Do đĩ, chúng tơi chỉđưa ra quy trình để xây dựng một hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với báo cáo tài chính dựa trên phương pháp tiếp cận theo chu trình. Theo phương pháp tiếp cận này thì quy trình xử lý kế tốn doanh nghiệp được chia thành 4 chu trình chính sau:
+ Chu trình doanh thu + Chu trình chi phí + Chu trình chuyển đổi + Chu trình tài chính
Phương pháp này được mơ tả theo sơđồ sau:
Báo cáo tài chính - Chu trình, quy trình xử lý - Kiểm sốt
Khi thơng tin kế tốn tài chính phát sinh từ các chu trình sẽ được hệ thống kiểm sốt nội bộđảm bảo thì thơng tin trên báo cáo tài chính được trung thực.
Quy trình xây dựng một hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với báo cáo tài chính bao gồm các bước sau:
Bước 1:
Xác định các tài khoản cĩ liên quan đến các khoản mục trên báo cáo tài chính đặc biệt chú ý đến các khoản mục quan trọng, bước xác định cĩ thể dựa vào một số căn cứ sau:
+ Các đối tượng liên quan đến tài khoản. + Kết cấu các tài khoản
+ Số lượng giao dịch cĩ liên quan, mức độ phức tạp các giao dịch cĩ liên quan đến tài khoản.
+ ….
Bước 2:
Sau khi xác định các tài khoản, chúng ta tiến hành xác định từng tài khoản vào các chu trình, quy trình xử lý như trên (doanh thu, chi phí, chuyển đổi, tài chính). Sau đĩ gắn các mục tiêu kiểm sốt cần thiết vào từng tài khoản. Các mục tiêu kiểm sốt gắn với từng tài khoản bao gồm:
+ Sự hiện hữu: tài sản hay nợ phải trả cĩ thực tại thời điểm báo cáo.
+ Quyền và nghĩa vụ liên quan: tài sản hay nợ phải trả thuộc vềđơn vị tại thời điểm báo cáo.
+ Sự phát sinh: nghiệp vụ phải cĩ thực và đã xảy ra trong kỳ báo cáo.
+ Sựđầy đủ: mọi tài sản, cơng nợ, nghiệp vụ đều phải được ghi chép và trình bày trên báo cáo tài chính.
+ Sựđánh giá đúng: tài sản hoặc cơng nợ phải được ghi chép theo đúng giá trị thuần.
+ Sự chính xác: nghiệp vụ phải được ghi chép đúng số tiền; mọi thu nhập và chi phí phải được phân bổđúng kỳ.
+ Trình bày và cơng bố: các chỉ tiêu được trình bày, phân loại và cơng bố trên các báo cáo tài chính phải đúng theo chuẩn mực kế tốn hiện hành.
Các mục tiêu phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần về mức độ kiểm sốt yêu cầu.
Bước 3:
Ta mơ tả lại quy trình xử lý chi tiết bằng các lưu đồ dữ liệu, sau đĩ dựa vào lưu đồđã vẽđể thiết lập các kiểm sốt thích hợp.
Bước 4:
Xem xét lại các mục tiêu kiểm sốt và các kiểm sốt tương ứng đối với mỗi quy trình xử lý sau đây:
+ Sựđầy đủ của dữ liệu đầu vào.
+ Sự chính xác của quy trình xử lý và thơng tin đầu ra. + Sự cấp phép và hiệu lực.
+ Tính kịp thời của việc xử lý.
+ Bảo vệ tài sản, sự phân chia quyền hạn …
Ta cĩ thể thiết lập bảng sau và điền các thơng tin kiểm sốt được vào:
Mục tiêu kiểm sốt Kiểm sốt
(cĩ/khơng)
Mơ tả thủ tục kiểm sốt
+ Sựđầy đủ của dữ liệu đầu vào
+ Sự chính xác của quy trình xử lý và thơng tin đầu ra
+ Sự cấp phép và hiệu lực + Tính kịp thời của việc xử lý + Bảo vệ tài sản
+ Sự phân chia quyền hạn
Với cách kiểm sốt như trên, doanh nghiệp cĩ thể phát hiện được những yếu kém trong hệ thống kiểm sốt nội bộ của mình để từ đĩ khắc phục và xây dựng cho hồn thiện.
Bước 5:
Tiến hành áp dụng các loại thử nghiệm dựa trên các loại mục tiêu kiểm sốt và mức độ thường xuyên của các kiểm sốt phát hiện được:
+ Quan sát
+ Yêu cầu giải trình + Thực hiện lại + Kiểm tra chứng từ
Các kết quả thực hiện được tiến hành ghi vào bảng ghi nhận để doanh nghiệp dựa vào đĩ đưa ra các kiểm sốt nội bộ hiệu quả nhất.
Một số dấu hiệu bất ổn của hệ thống kiểm sốt nội bộ
Nếu nhận thấy ở bộ phận kiểm sốt nội bộ của cơng ty mình tồn tại một trong những dấu hiệu dưới đây, thì cần dành nhiều thời gian để chấn chỉnh:
- Khơng cĩ quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng: cơng việc chỉđược điều hành theo “khẩu lệnh”, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quên lại thơi.
- Khi nhân viên chấp nhận làm việc “khơng cơng”: cĩ thể họ đang lợi dụng một kẽ hở nào đĩ trong hệ thống quản lý của cơng ty để kiếm lợi cho mình.
- Cĩ sự chồng chéo giữa các phịng ban: khơng cĩ sự trao đổi thơng tin, khi cĩ sai sĩt xảy ra thì các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.
- Khơng yên têm về tài chính cơng ty: xem xét ngay lập tức hệ thống kiểm sốt nội bộ, nếu cảm thấy khơng an tâm trong thu chi tài chính của cơng ty. Thậm chí cĩ khi khơng biết hoạt động kinh doanh của cơng ty lãi hay lỗ, cho dù trên giấy tờ hợp đồng mua bán, văn bản tài chính vẫn thấy lợi nhuận.
ðể nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với báo cáo tài chính,
các cơng ty cần kết hợp với các yếu tố sau:
+ Mơi trường văn hĩa của cơng ty và sự phân chia quyền hạn một cách rõ ràng khơng cĩ sự kiêm nhiệm.
+ Các quy trình kiểm sốt phải được xác định rõ bằng văn bản và được thơng báo rộng rãi trong nội bộ cơng ty.
+ Thường xuyên rà sốt và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm sốt nội bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên cĩ tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của cơng ty hay khơng…
+ Cĩ hình thức kỷ luật đối với những nhân viên khơng tuân thủ quy trình kiểm sốt nội bộ.
+ Thực hiện kiểm tra độc lập định kỳ, từ đĩ phát hiện các rủi ro và nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Ngồi việc thiết lập các quy chế kiểm sốt ngang - dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ thống các phịng ban, cĩ thể lập thêm phịng kiểm tra kiểm tốn nội bộ và một ban kiểm sốt với nhiệm vụ phát hiện những sai sĩt của ban điều hành, kiểm tra các hợp
đồng cĩ đúng thủ tục, đủ điều kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền cĩ bị chiếm dụng khơng... nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro.
Trên đây là quy trình chung để xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với báo cáo tài chính. Mỗi cơng ty tùy theo điều kiện cụ thể của mình mà xây dựng cho phù hợp.