III. Thực trạng hoạt động thanh toán quốc tế theo ph ơng thức tín dụng chứng từ tại VCB.
2.2. Vietcombank với trách nhiệm là ngân hàng thơng lợng trong thanh toán xuất khẩu ( the negotiating bank)
xuất khẩu ( the negotiating bank)
2.2.1. Nhận chứng từ do khách hàng gửi đến và kiểm tra chứng từ
Nhận đợc thông báo L/C, ngời xuất khẩu thực hiện giao hàng và lập bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C. Tuỳ thuộc vào qui định của L/C mà ng ời xuất
khẩu xuất trình chứng từ tại đâu. Đối với trờng hợp L/C qui định L/C có hiệu lực thanh toán tại Vietcombank thì bộ chứng từ theo L/C đó phải đợc xuất trình tại Vietcombank. Hoặc L/C cho phép chiết khấu tự do thì bộ chứng từ theo L/C đó đợc xuất trình tại Vietcombank hoặc tại bất cứ ngân hàng nào theo sự lựa chọn của ngời xuất khẩu. Lúc này, Vietcombank có thể vừa là ngân hàng thông báo vừa là ngân hàng thanh toán cho ngời hởng lợi và đòi tiền ngân hàng mở L/C.
Theo điều 14 của UCP 500: "Khi ngân hàng mở uỷ quyền cho một ngân hàng nào đó trả tiền, hay cam kết trả tiền sau, hay chấp nhận các hối phiếu, hay chiết khấu các chứng từ phù hợp với điều kiện của tín dụng thì ngân hàng mở phải hoàn lại tiền cho ngân hàng đợc chỉ định để trả tiền hoặc cam kết sẽ trả tiền sau, hay chấp nhận các hối phiếu, hoặc chiết khấu."
Do vậy để đảm bảo an toàn cho việc thu hồi lại tiền bán hàng, thu hồi các khoản thanh toán hàng xuất, việc kiểm tra chứng từ chặt chẽ và kĩ lỡng là điều hết sức cần thiết.
Trớc khi kiểm tra chứng từ, thanh toán viên phải đọc kĩ L/C và các bản sửa đổi L/C đề nắm đợc nội dung của L/C và các yêu cầu phải thực hiện. Bộ chứng từ phải đợc xuất trình đúng hạn. Nếu L/C có giá trị hiệu lực tại Việt nam thì ngày xuất trình chứng từ chậm nhất là ngày hiệu lực của L/C. Nếu địa điễm xuất trình chứng từ ở ngân hàng khác thì phải xuất trình bộ chứng từ chậm nhất là ngày hiệu lực tại ngân hàng đó. Việc kiểm tra chứng từ phải đợc thực hiện bởi thanh toán viên và kiểm soát viên tr ớc khi gửi đi nớc ngoài đòi tiền.
Nếu phát hiện thấy có sai sót trong chứng từ, thanh toán viên phải kịp thời báo lại cho khách hàng biết và t vấn cho khách hàng cách hoàn thiện chứng từ theo đúng yêu cầu của L/C.
Kiểm tra toàn bộ chứng từ thanh toán là một nội dung quan trọng và thiết thực của nghiệp vụ thanh toán xuất nhập khẩu. Cơ sở để kiểm tra chứng từ là th tín dụng. Chứng từ gốc để căn cứ lập các chứng từ khác là hoá đơn, vận đơn. Vietcombank chỉ kiểm tra chứng từ bề ngoài phù hợp với điều kiện của L/C chứ không chịu trách nhiệm về hình thức, sự hoàn bị, sự chính xác, sự giả mạo và hiệu lực của các chứng từ cũng nh về tình trạng thực tế của hàng hoá đó nh loại hàng, mẫu mã, chất lợng, số lợng....
* Một bộ chứng từ thanh toán thờng gồm các chứng từ sau: - Hối phiếu
- Hoá đơn thơng mại - Vận đơn
- Bảng kê đóng gói chi tiết - Bảo hiểm đơn
- Giấy chứng nhận trọng lợng, chất lợng, đóng gói - Giấy chứng nhận xuất xứ
- Giấy chứng nhận khử trùng ...
Tuỳ thuộc vào từng loại hàng hoá, từng thị trờng, từng điều kiện giao hàng, giá cả khác nhau mà yêu cầu các loại chứng từ khác nhau. Ví dụ: hàng nông sản, thực phẩm bắt buộc phải có giấy chứng nhận kiểm dịch, nếu hàng bán với giá CIF phải có bảo hiểm đơn.
* Việc kiểm tra chứng từ bảo đảm phù hợp, chặt chẽ các mặt sau: - Loại, số lợng chứng từ xuất trình
- Thời hạn xuất trình
- Nội dung, yếu tố của chứng từ phù hợp với qui định của L/C.
* Một bộ chứng từ hoàn hảo phải phù hợp với các điều kiện trên hai ph - ơng diện:
- Mỗi chứng từ phải phù hợp với qui định của L/C và theo qui định của UCP 500.
- Các chứng từ phải phù hợp với nhau.