Công ty mẹ cần thay đổi chính sách quản lý cơ sở dữ liệu như hiện giờ đối với công ty Nuplex Việt Nam. Cơ sở dữ liệu của công ty Nuplex Việt Nam cần được đặt trên máy chủ tại văn phòng của công ty Nuplex và công ty mẹ tại Úc vẫn có quyền truy cập vào cở sở dữ liệu này.
Việc kiểm soát định kỳ của ban kiểm soát của công ty mẹ cần được tiến hành đột xuất, không nên lập lịch kiểm soát cố định vào tháng 5 hàng năm để hoạt động kiểm soát, đặc biệt trong sản xuất, của công ty Nuplex Resins Việt Nam không mang tính đối phó với ban kiểm soát này.
Cơ quan nhà nước cần ban hành văn bản hướng dẫn về việc triển khai, đánh giá hệ thống KSNB cũng như vai trò và trách nhiệm của nhà quản lý doanh nghiệp đối với hệ thống này. Có như vậy mới nâng cao được ý thức và trách nhiệm của nhà quản lý trong việc duy trì hệ thống KSNB trong công ty.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Hệ thống kiểm soát nội bộ là sản phẩm và là trách nhiệm của cấp quản lý công ty. Nhưng nó đòi sự nổ lực của tất cả các thành viên trong công ty để làm cho nó trở nên hữu hiệu. Và một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu không thể được xây dụng một lần trong ngắn hạn, một sớm một chiều. Xã hội phát triển, môi trường kinh doanh thay đổi kéo theo sự thay đổi của các rủi ro. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty cần phải được hoàn thiện liên tục để phù hợp với môi trường mới. Vì vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp nói chung và của công ty Nuplex Resins Việt Nam nói riêng, luôn tồn tại những yếu tố đe dọa đến sự hữu hiệu là điều tất yếu. Các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải thường xuyên cập nhật những thay đổi ảnh hưởng tới hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá hệ thống để tìm ra những yếu tố chưa phù hợp, những nhân tố đe dọa sự hữu hiệu. Từ đó đề ra các giải pháp để hoàn thiện nó.
Theo một qui trình như vậy, trong chương 3 tác giả đã đề xuất một số giải pháp như đã trình bày để khắc phục các điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins Việt Nam. Có thể các điểm yếu này chưa ảnh hưởng tới công ty, nhưng việc khắc phục nó để hoàn thiện hệ thống là cần thiết để giảm thiểu thiệt hại trong tương lai. Các giải pháp tác giả đưa ra hướng đến mục tiêu ngăn ngừa gian lận và sai sót. Nếu như chỉ tập trung vào các thủ tục để phát hiện và xử lý gian lập thì doanh nghiệp sẽ tốn chi phí gấp nhiều lần cho sự thất thoát tài sản và cho các kiểm soát.
KẾT LUẬN
Hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Nó hỗ trợ cho kiểm toán trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Nó được coi là một trong những yếu tố quan trọng của hệ thống quản lý doanh nghiệp. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp các mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện. Một nhà quản lý giỏi không thể chỉ bản thân người đó làm nhiều việc và làm tích cực mà họ cần phải thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu để các nhân viên cùng làm việc tích cực với hiệu suất cao.
Qua quá trình nghiên cứu về tình hình hoạt động ở công ty Nuplex Resins Việt Nam, qua báo chí và các tài liệu viết liên quan đến hoạt động kiểm soát nội bộ, tác giả đã rút ra được một số nhận xét chung về kiểm soát nội bộ và từ đó đưa ra các đề xuất trong hoàn cảnh hiện tại nhằm từng bước nâng cao hiệu quả của kiểm soát nội bộ trong công ty.
Với kiến thức và khả năng nghiên cứu còn có hạn, tác giả chỉ đề xuất các ý kiến về những thủ tục kiểm soát và môi trường kiểm soát, không tốn kém chi phí nhiều so với hiệu quả chúng mang lại. Theo thời gian, cùng với sự phát triển của nền kinh tế, kiểm soát nội bộ cũng phát triển theo thì các thủ tục sẽ còn phải được tiếp tục củng cố và hoàn thiện dần lên thành một hệ thống chặt chẽ. Và nó sẽ là công cụ đắc lực không thể thiếu của hệ thống quản lý trong công ty.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Báo điện tử Bản Tin Môi trường kinh doanh, http://www.kinhdoanh.com.vn
2. Báo điện tử về kiểm soát nội bộ, http://www.kiemtoan.com.vn
3. Báo điện tử Diễn Đàn Doanh Nghiệp, http://www.dddn.com.vn
4. Bộ môn Kiểm Toán, Khoa Kế Toán – Kiểm Toán, Trường Đại Học Kinh Tế TP. Hồ Chí Minh, Kiểm Toán, NXB Lao Động Xã Hội, 2007
5. Commonwealth of Massachusetts, Second edition 7/1/2004, Internal
Control Guide For Manager
6. Department of Finance and Management, Internal Control Standards.
7. Đại học quốc gia TP HCM – Trường đại học Kinh Tế, Hệ Thống Thông Tin
Kế Toán, Nhà xuất bản Tài Chính – 1998.
8. Internal Control - Integrated Framework Executive Summary, http://www.coso.com
9. Luận văn về kiểm soát nội bộ của các khóa trước.
10. PGS. TS. Đoàn Thị Hồng Vân, Quản Trị Rủi Ro Và Khủng Hoảng, Nhà xuất
bản Thống Kê, 2003.
11. PriceWaterHouseCooper, Key Elements Of Antifraud Programs And
Controls.
Phụ lục 1: Bảng câu hỏi khảo sát hệ thống KSNB công ty Nuplex Resin Việt Nam Trả lời Câu hỏi Có Không Ghi chú Mục tiêu 1
Sơ đồ tổ chức của công ty
Xem sơ đồ tổ chức
2 Công ty có bản báo cáo nhiệm vụ rõ ràng không? x
Môi trường kiểm soát
3 Công ty có văn bản về qui định nội bộ không? x
4 Sự can thiệp nhất thời của cấp quản lý về kiểm qui định kiểm soát có được ghi lại tài liệu không? x 5 Sự sai lệch so với các chính sách đã thiết lập có được điều tra và ghi lại tài liệu không? x
6 Công ty có tài liệu mô tả công việc chi tiết không? x
7 Công ty có tài liệu chứng minh năng lực chuyên môn của nhân viên không? x 8 Công ty có chính sách phân tích rủi ro và lợi nhuận của 1 dự án tiềm năng không? x 9 Tài sản vô hình có giá trị như thông tin có được bảo vệ cẩn thận không? x 10 Cấp quản lý có thường xuyên thăm nhà máy và tổ chức các cuộc họp với nhân viên không? x
Cơ cấu tổ chức
11
Sơ đồ tổ chức của công ty có kèm theo mô tả công việc và nơi nhận báo cáo không?
x
12
Trách nhiệm và quyền lợi có được thông báo đến người chịu trách nhiệm không?
x
13
Công ty có định kỳ xem lại cơ cấu tổ chức hiện hành không?
x
14
Công ty có chính sách nhân sự và được viết thành văn bản không?
x
15
Các nhân viên đang làm việc hiện nay có trải qua qui trình tuyển dụng và đào tạo của công ty không?
x
16
Các nhân viên hiện nay có biết trách nhiệm của họ và kỳ vọng của nhà quản lý đối với họ không?
x
17
Tính chính trực có phải là điều kiện quan trọng trong đánh giá nhân sự không?
x
18
Kiến thức cơ bản của nhân viên có được kiểm tra trước khi nhận vào làm không?
x
Đánh giá rủi ro
19
Mục tiêu của công ty có được thông báo cho toàn thể nhân viên hay không?
x
20
Khi đặt các mục tiêu công ty có xem xét đến ngân sách và nguồn lực không?
x
21 Công ty có thiết lập mục tiêu chi tiết từ mục tiêu tổng quát không? x
không?
23 Tất cả các quản lý có tham gia thiết lập các mục tiêu không? x 24 Công ty có thường xuyên cập nhật thông tin mới về điều kiện kinh doanh, đối thủ, luật pháp… x 25
Cấp quản lý có nhận được báo các các bất lợi từ nhân viên
x
Truyền thông
26
Các phương tiện truyền thông trong công ty là những gì?
Email, Bảng Thông Tin
27 Nhân viên có biết được mục tiêu của công ty không? x
28 Công ty có nhận được thông tin phản hồi từ khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư không? x 29 Các than phiền đối với nhà cung cấp, khách hàng có được kiểm tra nguyên nhân và chỉnh sửa không? x 30
Quản lý cấp cao có biết về tính chất và mức độ xảy ra của các than phiền đối với nhà cung cấp và khách hàng không?
Tùy mức độ
31
Công ty định kỳ có đối chiếu số liệu kế toán trên hệ thống máy tính với số liệu tài sản thực tế không?
x
32
Định kỳ công ty có đánh giá năng lực và hành vi làm việc của nhân viên không?
x
33 Việc đánh giá nhân viên được tiến hành bởi ai? Quản lý trực tiếp
34
Công ty có tài liệu về phương pháp và tiêu chính đánh giá nhân viên không?
x
35
Nếu có, bao lâu tài liệu đó được xem xét và điều chỉnh lại?
Hàng năm
36
Công ty có chính sách khen thưởng hay xử phạt dựa trên đánh giá không?
x
Chính sách và qui trình
37 Công ty có sổ tay về chính sách và các qui trình không? x
38 Sổ tay đó có được xem lại và cập nhật định kỳ không x
39 Công ty có sổ tay về những nhiệm vụ và trách nhiệm chủ chốt không? x
40 Công ty có công tác huấn luyện làm việc không? x
Kế toán tài chính
41 Tất cả các khoản mục của công ty
a. Có được đổi chiếu với sổ kế toán tổng hợp hàng tháng không?
x
b. Những đối chiếu có được viết thành tài liệu? x
c. Việc đối chiếu có được một ai khác xem lại ngoài người làm công tác đối chiếu hay không?
x
d. Định kỳ tổng giám đốc có xem lại các đối chiếu và tài liệu có liên quan?
x
42
Tổng giám đốc có giám sát hiệu quả tình hình tài chính của công ty?
x
a. Những loại báo cáo tài chính nào phải chuẩn bị cho ban quản lý?
B/S P&L Cash Flow
b. Công ty có lập dự toán ngân sách nào không? x
43 Các loại doanh thu của công ty là gì? Bán hàng
44
Các khoản chi có được cho phê chuẩn và xem xét lại ở cấp bậc thích hợp không?
x
45 Đơn đặt hàng có được đánh số thứ tự không? x
46 Có lập phiếu yêu cầu cho tất cả các hàng mua không? x
47 Đơn đặt hàng có tham chiếu dự toán mua hàng không? x
48 Các liên của đơn đặt hàng có gởi cho
- Bộ phận nhận hàng x
- Bộ phận kế toán x
49
Có hồ sơ theo dõi những đơn đặt hàng chưa hoàn thành không?
x
50
Đối với công tác phí, công ty có quản lý việc bao lâu thì có chuyến công tác xa?
x 51
Tất cả các khoản nhận hàng mua đều phải qua bộ phận nhận hàng?
x
52 Người nhận hàng độc lập với người mua hàng? x
53 Có lập chứng từ nhận hàng cho tất cả các hàng nhận về: x
54 Chứng từ nhận hàng có tham chiếu số đơn đặt hàng? x
55 Chứng từ nhận hàng có được
- Người nhận hàng ký tên? x
- Người giao hàng ký tên? x
- Ghi thời gian? x
- Đánh số liên tục? x
56 Các liên của chứng từ tiếp nhận có được gởi tới
- Bộ phận kế toán? x
- Kho? x
57 Có báo cáo ngay về hàng hỏng hoặc thiếu hụt? x
58
Một liên của chứng từ nhận hàng có được lưu lại bộ phận nhân hàng?
x 59
Các vật tư có được cân, đo, đong, đếm tại bộ phận nhận hàng
x
60 Hóa đơn có do bộ phận kế toán trực tiếp nhận? x
61
Có đối chiếu hóa đơn, chứng từ nhận hàng và đơn đặt hàng khi ghi nhận công nợ không?
x
62
Các khoản trả trước cho người bán có được theo dõi và được cấn trừ khi trả cho hóa đơn có liên quan?
x
63
Có thường xuyên so sánh số dư chi tiết của tất cả các nhà cung cấp với tài khoản tổng hợp phải trả không
x
64
Người theo dõi tài khoản phải trả có độc lập với người lập phiếu chi không?
x
65 Người lập phiếu chi có độc lập với thủ quỹ không? x
66 Hóa đơn đã thanh toán có được đánh dấu hiệu không? x
67 Việc chi tiền có căn cứ vào chứng từ yêu cầu thanh toán hay không? x
68 Các khoản chi tiền mặt có được phê chuẩn bởi ban lãnh đạo không? x
69 Công ty có các qui trình so sánh các khoản chi với dự toán ngân sách không? x 70 Các khoản chi có tính chất đều đặn có được quản lý hàng tháng để phát hiện những điều bất thường không? x
72
Các nhân viên có bị cấm thực hiện các cuộc gọi đường dài có tính chất cá nhân bằng cách sử dụng hệ thống mã.
x
73 Các hóa đơn điện thoại có được
a. Xem xét lại hàng tháng không? x
b. Việc xem xét có lập thành tài liệu và các cuộc gọi đường dài có được kiểm tra lại bởi cấp quản lý?
x
Xuất hóa đơn và các khoản phải thu
74 Hàng tháng công ty xuất khoản bao nhiêu hóa đơn. 300
75
Các đơn đặt hàng của khách hàng có được xem xét bởi bộ phận bán hàng trước khi chấp nhận đơn hàng đó không?
x
76
Có xem xét khả năng thanh toán của khách hàng trước khi chấp nhận đơn hàng không?
x
77 Có xác định hạn mức tín dụng cho khách hàng không? x
78
Có một nhân viên có trách nhiệm xác định hạn mức tín dụng của khách hàng?
x
79
Bộ phận kế toán phải thu có nhận được 1 liên hóa đơn từ bộ phận lập hóa đơn không?
x
80
Hóa đơn có được người phụ trách và lưu trữ theo thứ tự không?
x
81
Hàng tháng có đối chiếu tổng doanh số từ bộ phận lập hóa đơn với tổng số phát sinh nợ phải thu ở bộ phận kế toán không?
x
82 Tất cả hàng bán bị trả lại có được chứng thực không? x
83 Điều chỉnh giảm giá có được và phê chuẩn không? x
84 Có sự phân nhiệm đầy đủ giữa nhân viên xuất hóa đơn, xử lý khoản thu tiền và các chức năng đối chiếu? x 85 Các khoản thu từ cung cấp dịch vụ có những chứng từ kèm theo? x 86 Công nợ phải thu khách hàng có được cập nhật ngay khi thu tiền? x 87
Định kỳ công ty có in báo cáo tuổi nợ khách hàng và xem xét lại
x
88 Hàng tháng có đối chiếu công nợ với khách hàng? x
89
Công ty có chính sách bằng văn bản về việc xóa nợ phải thu và xác định các khoản dự phòng phải thu khó đòi?
x
90
Công ty có qui trình theo dõi nợ phải thu trễ hạn không?
x
91
Việc xóa các khoản nợ không đòi được có được phê chuẩn bởi cấp bậc thích hợp không?
x
92
Những khoản hồi lại cho khách hàng có được phê chuẩn bởi cấp thẩm quyền thích hợp không? Có tại liệu hỗ trợ kèm theo không?
x
93 Công ty có các khoản thu tiền măt nào? Mỗi tháng công ty có bao nhiêu phiếu thu? 150 - 200 (thu bán hàng) 94 Công ty có phân nhiệm đầy đủ giữa người lập phiếu thu và thu tiền và đối chiếu với phòng kế toán x
95
Công ty có đảm bảo mọi khoản thu tiền mặt đều được nhập quĩ và theo dõi?
x
97 Các số phiếu thu có được đánh số trước x