Từ khi thành lập đến ngày 30 tháng 6 năm 2006, cơng ty Nuplex thực hiện hạch tốn kế tốn theo Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và báo cáo tài chính theo quyết đinh 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 và các thơng tư sửa đổi, bổ sung Quyết Định 1141/TC/QĐ/CĐKT của Bộ Tài Chính. Kể từ ngày 1 tháng 7 năm 2006 cơng ty thực hiện hạch tốn kế tốn và chế độ báo cáo tài chính theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. Năm tài chính của cơng ty bắt đầu vào ngày 1 tháng 7 năm trước.
Hệ thống chứng từ kế tốn:
Cơng ty đăng ký với Bộ Tài Chính một số chứng từ kế tốn đặc thù theo mẫu của cơng ty mẹ gồm: hĩa đơn, phiếu giao hàng, phiếu thu và phiếu chi. Các biểu mẫu và chứng từ kế tốn khác tại cơng ty được sử dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài Chính.
Hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản kế tốn của Nuplex được xây dựng khá chi tiết. Tài khoản bao gồm 5 phần theo sơ đồ minh họa 2.2 như sau:
Số hiệu kế tốn của phần 2 được xây dựng theo kiểu kế tốn Mỹ. Mỗi đối thượng cơ liên quan trong một loại nghiệp vụ phát sinh đều cĩ số hiệu tài khoản riêng biệt để ghi nhận. Phần này được sử dụng khi lập Báo cáo tài chính theo mẫu của cơng ty mẹ. Nĩ được kết hợp với phần 5 để phục vụ cho việc hợp nhất báo cáo tài chính của cơng ty mẹ.
Hệ thống sổ sách kế tốn
Hiện tại Nuplex đang áp dụng hình thức nhật ký chung. Số liệu kế tốn được xử lý bằng hệ thống máy vi tính. Hệ thống sổ sách của Nuplex hiện nay gồm:
− Các sổ kế tốn tổng hợp: Sổ cái, sổ nhật ký chung, sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký mua hàng.
− Các sổ kế tốn chi tiết gồm: sổ chi tiết tài sản cố đinh, sổ chi tiết hàng tồn kho, thẻ kho, sổ chi tiết cơng nợ với người bán, người mua, với cơng nợ nội bộ, sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng.
Hệ thống báo cáo kế tốn
Hệ thống báo cáo tài chính gồm: − Bảng cân đối kế tốn.
− Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. − Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
− Thuyết minh báo cáo tài chính. Hệ thống báo cáo quản trị gồm:
− Báo cáo doanh thu và lợi nhuận gộp theo khu vực: Phản ánh tình hình tiêu thụ sản phẩm tại từng khu vực trong một gian đoạn.
− Báo cáo doanh thu và lợi nhuận gộp theo ngành hàng: Phản ánh tình hình tiêu thu sản phẩm thuộc từng ngành hàng trong một giai đoạn − Báo cáo mục đích xuất hàng tồn kho: Phản ảnh số lượng và giá trị
xuất của hàng tồn kho trong một giai đoạn. Báo cáo này được nhĩm theo từng mục đích xuất.
− Báo cáo tình trạng hàng tồn kho: phản ánh thơng tin chi tiết về các mặt hàng đang tồn kho tại thời điểm in báo cáo. Báo cáo này cịn thể hiện thơng tin tình trạng hiện tại của từng mặt hàng so với mức tồn kho an tồn của mặt hàng đĩ.
− Báo cáo hàng tồn kho theo độ tuổi (Inventory Aging): thể hiện giá trị của hàng tồn kho theo nhĩm hàng hĩa, vật tư theo độ tuổi.
− Báo cáo hàng tồn kho chậm lưu chuyển (Slow Moving Items): phản ảnh giá trị và số lượng của những mặt hàng chậm lưu chuyển trong một khoản thời gian nhất định.
− Báo cáo cơng nợ phải thu theo độ tuổi (Aged Receivables): phản ánh tình trạng cơng nợ của khách hàng theo từng thời gian quá hạn, tạo cơ sở cho việc đốc thúc thu nợ và lập dự phịng nợ phải thu khĩ địi. − Báo cáo dự tốn chi theo tuổi nợ phải trả: (Aged Cash Requirement):
phản ảnh nhu cầu tiền để trả cho nhà cung cấp theo từng giai đoạn. − Báo cáo chi phí sản xuất: phản ảnh chi tiết từng khoản mục chi phí
thực tế của từng lệnh sản xuất trong một giai đoạn.
− Báo cáo chênh lệch chi phí sản xuất: tương tự như báo cáo chi phí sản xuất nhưng cĩ thêm số liệu chi phí định mức và chênh lệch tuyệt đối và tương đối giữa thực tế với định mức. Báo cáo hỗ trợ cho nhà quản lý trong việc phân tích khoản chênh lệch đĩ là do giá hay do số lượng gây ra.
Ứng dụng tin học trong kế tốn.
Phần mềm kế tốn cơng ty Nuplex đang sử dụng là phần mềm Accpac 5.3A của Canada. Đây khơng phải là phần mềm chỉ dành riêng cho kế tốn mà là một phần mềm tích hợp, được sử dụng cho nhiều chức năng khác nhau gồm: quản lý bán hàng (Order Entry), quản lý mua hàng (Purchasing), quản lý sản xuất (Manufacturing), quản lý tồn kho (Inventory Control). Tất các các chức năng đều cĩ sự liên kết chặt chẽ và liên thơng với nhau.
Phần mềm Accpac được cài đặt trên một máy chủ đặt tại cơng ty mẹ bên Úc. Các máy con tại Việt Nam kết nối với máy chủ bằng đường truyền thuê riêng (leased line). Máy con chạy chương trình Accpac thơng qua một phần mềm hỗ trợ (third party) là Citrix Meta Frame (Citrix). Phần mềm hỗ trợ
này cĩ tác dụng tải hình ảnh của các ứng dụng Accpac về máy con để người sử dụng cĩ thể nhập liệu vào đĩ.
Trình tự ghi sổ kế tốn vào hệ thống máy tính như sau:
Hằng ngày kế tốn căn cứ vào chứng từ kế tốn hoặc bảng tổng hơp chứng từ kế tốn cùng loại để nhập liệu các bảng, biểu của phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Sau đĩ, các số liệu kế tốn ở các phân hệ chi tiết được kết chuyển xuống phân hệ sổ cái tổng hợp. Kết quả xử lý tùy vào bản chất sẽ được thể hiện trên các loại sổ kế tốn chi tiết phù hợp và được hạch tốn vào các tài khoản kế tốn đã được thiết lập từ trước.
Cuối tháng, kế tốn khĩa sổ và in các sổ kế tốn chi tiết, báo cáo tài chính và báo cáo kế tốn quản trị. Kế tốn cịn đối chiếu sổ kế tốn chi tiết với sổ tổng hợp, đối chiếu sổ tổng hợp với các báo cáo kế tốn để đảm bảo số liệu kế tốn thống nhất và trung thực theo thơng tin đã được nhập vào máy.
2.2 Thực trạng hệ thống KSNB tại cơng ty Nuplex Resins
Tác giả đã sử dụng lưu đồ và bảng câu hỏi để tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ tại cơng ty Nuplex Resins Việt Nam.
2.2.1 Thực trạng về mơi trường kiểm sốt
2.2.1.1 Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý.
Từ khi bắt đầu thành lập cho đến đầu năm 2006, cơng ty Nuplex Resins Việt Nam do ơng Rayer Murphy là tổng giám đốc và sử dụng phần mềm Main System1 do một mình giám đốc tài chính kiêm quản trị hệ thống thơng tin xây dựng. Phần mềm này được dùng để quản lý tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh và thơng tin kế tốn của cơng ty. Từ đầu năm 2006, cơng ty mẹ đã cử ơng Ruben Manien làm tổng giám đốc thay cho Rayer Murphy. Tổng giám đốc mới này đã quyết định thay đổi hệ thống Main System bằng phần mềm quản lý doanh nghiệp của Canada là Accpac 5.3A2. Cơng ty đã đặt ra giá trị cho cơng ty là “Sự hài lịng của khách hàng”, “An tồn” thơng qua một số chính sách như:
− Đảm bảo giao hàng đúng lịch: cơng ty ghi nhận ngày giờ xuất hàng và xử phạt tài chính đối với những đơn hàng bị trễ hạn và khen thưởng nhân viên cho những tháng giao hàng đúng lịch.
− Ưu tiên xử lý các yêu cầu đổi lại hàng của khách hàng
− Thường xuyên thực tập các hoạt động phịng cháy chữa cháy. − Thường xuyên tổ chức các lớp tuyên truyền an tồn giao thơng
− Thường xuyên bảo trì và cĩ biện pháp xử lý tức thời đối với hệ thống xử lý khĩi thải.
− ...
Chính điều này đã ảnh hưởng đến triết lý và phong cách điều hành của các giám đốc của cơng ty hiện nay. Họ luơn đặt giá trị của cơng ty lên hàng đầu trong quá trình điều hành.
1 Tham khảo đặc tính phần mềm ở phụ lục 2, trang vii
2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm
Cơ cấu tổ chức của cơng ty thể hiện qua sơ đồ tổ chức ở trang 30.
Qua khảo sát, cơ cấu tổ chức của cơng ty cĩ phân chia ra các chức năng riêng biệt và xác định vị trí then chốt của từng bộ phận, quyền hạn và trách nhiệm đối với các nhân viên và phịng ban trực thuơc. Đồng thời trong cơ cấu tổ chức cũng qui định rõ trách nhiệm nộp báo cáo nội bộ và các thơng tin liên quan giữa các bộ phận với tổng giám đốc và giữa các bộ phận với nhau để hoạt động sản xuất kinh doanh được trơi chảy.
Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ phận được căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ cụ thể được giao cho từng bộ phận. Mỗi thành viên của bộ phận được giao nhiệm vụ dựa theo năng lực chuyên mơn của mỗi người. Tuy nhiên đội xe chở hàng trực thuộc nhiều bộ phận khác nhau. Do là doanh nghiệp cĩ qui mơ nhỏ nên xảy ra tình trạng kiêm nhiệm. Trong bộ phận tài chính cĩ 2 sự kiêm nhiệm là giám đốc tài chính kiêm luơn quản trị hệ thống thơng tin và kế tốn các khoản phải trả kiêm thủ quỹ.
2.2.1.3 Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên.
Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên do bộ phận nhân sự đảm nhận. Các nhân viên đều được yêu cầu tham dự khĩa đào tạo tuyển dụng và khi cĩ sự thay đổi trong cơng việc của cơng ty và được phân cơng nhiệm vụ theo đúng chuyên ngành của mình. Tuy nhiên, để cho cơng việc khơng bị ngưng trệ lâu nên các khĩa đào tạo cĩ sự tham gia của những nhân viên trực tiếp làm việc. Cụ thể cơng ty cĩ tổ chức các khĩa học về an tồn sản xuất hĩa chất, nhưng chỉ cĩ sự tham gia của bộ phận sản xuất. Trong khi các biện pháp an tồn lao động cũng rất cần thiết cho tất cả các nhân viên của cơng ty làm việc trong mơi trường hĩa chất. Do chính sách đào tạo như vậy, cơng ty cĩ đội ngũ nhân viên
cĩ năng lực và làm việc đúng trình độ chuyên mơn, nhưng khơng cĩ sự luân phiên thay đổi cơng việc giữa các nhân viên với nhau.
2.2.1.4 Ban kiểm sốt nội bộ.
Cơng ty Nuplex Resins Việt Nam khơng tổ chức một ban kiểm sốt nội bộ độc lập. Tuy nhiên định kỳ vào tháng 5 hàng năm cĩ 1 đồn kiểm sốt nội bộ của cơng ty mẹ bên Úc qua để xem xét tình hình hoạt động của Nuplex Resins Việt Nam. Đồn kiểm sốt nội bộ này chủ yếu tập trung vào hoạt động sản xuất. Chức năng của đồn kiểm sốt này là:
− Kiểm tra và xác nhận: kiểm tra tính hợp lý của của qui trình sản xuất hĩa chất và xác nhận sự tuân thủ các yêu cầu về an tồn lao động và khí thải ra mơi trường.
− Tham mưu và tư vấn: tham mưu và tư vấn cho Tổng giám đốc, giám đốc sản xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả sản xuất và chất lượng sản phẩm và đảm bảo mơi trường an tồn.
2.2.2 Thủ tục kiểm sốt của các chu trình nghiệp vụ tại cơng ty Nuplex Resins Việt Nam. Resins Việt Nam.
Các nghiệp vụ tại cơng ty Nuplex được phân thành 4 chu trình: − Chu trình mua hàng và thanh tốn (chu trình chi phí)
− Chu trình sản xuất (chu trình chuyển đổi)
− Chu trình bán hàng và thu tiền (chu trình doanh thu) − Chu trình báo cáo tài chính.
2.2.2.1 Chu trình mua hàng và thanh tốn.
Chu trình mua hàng và thanh tốn được mơ tả như sơ đồ 2.4 gồm các hoạt động từ việc tìm kiếm nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng, nhận hàng và thanh tốn cho nhà cung cấp.
a) Các cơng việc cụ thể
Lập đơn đặt hàng:
Lập đơn đặt hàng là khâu đầu tiên trong chu trình mua hàng và thanh tốn. Dựa vào kế hoạch sản xuất, mức tồn kho an tồn và tồn kho hiện tại của nguyên vật liệu và mặt hàng khác, bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng sau khi đã khảo sát tìm kiếm nhà cung cấp về chất lượng và giá cả. Riêng tài sản cố định cĩ giá trị lơn như máy mĩc, thiết bị sản xuất, thiết bị cho phịng thí nghiệm thì luơn được đặt mua từ cơng ty mẹ theo chính sách.
Ký hợp đồng mua hàng
Đối với nhà cung cấp mới, trên cơ sở đơn đặt hàng đã được cơng ty và người bán chấp thuận, thơng thường việc hồn chỉnh thủ tục mua hàng bằng hợp đồng sẽ được thực hiện. Hợp đồng mua hàng thường bao gồm những điều khoản chính là tên, địa chỉ, mã số thuế, số hiệu tài khoản, ngân hàng của người bán, ngân hàng của cơng ty, điều kiện giao hàng, phương thức thanh tốn, thời gian hiệu lực của hợp đồng và các điều kiện thanh tốn khác. Đối với nhà cung cấp giao dịch thường xuyên, thì cơng ty chỉ gởi nhà cung cấp đơn đặt hàng, khơng ký hợp đồng.
Nhận hàng.
Căn cứ vào hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, người bán tiến hành giao hàng tại địa điểm đã thỏa thuận. Bộ phận nhận hàng tiến hàng kiểm tra chất lượng, cân đo đong đếm và đối chiếu đơn đặt hàng với hĩa đơn của người bán. Sau đĩ bộ phận này lập 2 liên phiếu nhập kho đã được đánh số trước cĩ sự ký nhận của người giao hàng bên bán và gởi hĩa đơn người bán cho bộ phận kế tốn. Mọi sự khác biệt về chất lượng và số lượng được lập biên bản để làm cơ sở cho việc xử lý sau này. Kết thúc việc nhận hàng là thủ kho nhận hàng theo
số lượng thực tế, cập nhật chi tiết hàng tồn kho và ký nhận lên 2 liên phiếu nhập kho.
Ghi nhận và thanh tốn nợ đối với nhà cung cấp.
Căn cứ vào hĩa đơn, phiếu nhập kho và đơn đặt hàng cĩ trên hệ thống kế tốn, bộ phận kế tốn ghi nhận vào sổ chi tiết tăng hàng tồn kho và cơng nợ với nhà cung cấp. Đến kỳ hạn thanh tốn, bộ phận kế tốn lập thủ tục thanh tốn. Việc thanh tốn cĩ thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.
b) Thủ tục kiểm sốt đối với hoạt động mua hàng và thanh tốn
Trong chu trình mua hàng và thanh tốn, cơng ty cĩ các thủ tục kiểm sốt sau:
− Chính sách đặt hàng: căn cứ vào kế hoạch sản xuất, mức tồn kho an tồn và tồn kho hiện tại của vật tư để xác định thời điểm cần vật tư và lập đơn đặt hàng.
− Chính sách lựa chọn nhà cung cấp: dựa vào danh sách nhà cung cấp đã được thiết lập trong hệ thống và báo cáo hàng mua bị trả về hàng tháng cho từng nhà cung cấp để lựa ra nhà cung cấp hàng chất lượng. − Các mẫu biểu mua hàng được sử dụng thống nhất.
− Mua hàng hàng phải cĩ đơn đặt hàng được ký duyệt bởi trưởng bộ phận mua hàng.
− Phân chia trách nhiệm giữa người mua hàng, nhận hàng, kế tốn và thủ kho.
− Khi nhận hàng và hĩa đơn từ nhà cung cấp, bộ phận nhận hàng đối chiếu đơn đặt hàng, hĩa đơn và lập phiếu nhập kho cĩ sự ký nhận của bên bán và nhân viên nhận hàng.
− Thủ kho chịu trách nhiệm nhận hàng vào kho để bảo quản và ký nhận lên phiếu nhập kho.
− Phiếu nhập kho được đánh số trước để tránh trường hợp thất lạc phiếu nhập kho và ghi sĩt vào sổ kế tốn mua hàng.
− Bộ phận kế tốn đối chiếu hĩa đơn, phiếu nhập kho với đơn đặt hàng trước khi ghi sổ kế tốn mua hàng và cập nhật cơng nợ đối với nhà cung cấp.
− Đĩng dấu “Đã thanh tốn” lên hĩa đơn đã chi tiền hay chuyển khoản cho nhà cung cấp để tránh bị chi tiền 2 lần.
− Tất cả các nghiệp vụ chi tiền đều phải ghi nhận hĩa đơn vào hệ