TSCĐ là nền tảng cho sự hoạt động của mỗi doanh nghiệp, là một bộ phận quan trọng, là cơ sở vật chất quyết định đến qui mô, trình độ, năng suất, chất lợng vì vậy quản lý và sử dụng TSCĐ sao cho có hiệu quả tối u là mục tiêu của mỗi
doanh nghiệp. Để đạt đợc điều đó thì hạch toán TSCĐ là công tác không thể thiếu.
Vào cuối mỗi kì báo cáo, bộ phận kế toán của công ty sẽ nộp báo cáo và giải trình với ban lãnh đạo công ty, trực tiếp là giám đốc và HĐQT về tình hình TSCĐ trong năm qua, hớng đầu t hay tu bổ, sửa chữa TSCĐ trong thời gian tới để hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty diễn ra chôi chảy và hiệu quả. Phòng kế toán của công ty có nhiệm vụ tiếp nhận TSCĐ mới, ghi chép các nghiệp vụ cần thiết trớc khi bàn giao cho bộ phận sử dụng TSCĐ đó.
* Về công tác quản lý TSCĐ của công ty:
Quản lý dới hình thái hiện vật, mỗi phòng ban, bộ phận sau khi đợc nhận TSCĐ có trách nhiệm bảo quản, sử dụng đối với TSCĐ đó. Các bộ phận cũng co trách nhiệm báo cáo hàng tháng, hàng quí hay đột xuất về tình hình TSCĐ đó cho ban lãnh đạo của Công ty. Khi có nhu cầu sửa chữa, thay mới TSCĐ, các tổ sản xuất lập dự toán trình lên HĐQT. Dựa vào tình hình thực tế, công ty sẽ co biện pháp giải quyết, nếu hợp công ty sẽ trực tiếp đầu t mua sắm mới. Các kế hoạch sửa chữa lớn, bảo dỡng TSCĐ sẽ do phòng kỹ thuật tiến hành dựa trên báo cáo của các bộ phận sử dụng. Các TSCĐ lạc hậu, không cần sử dụng, hỏng nặng… Công ty sẽ nhợng bán hoặc thanh lý để thu hồi vốn nhằm sử dụng cho các hoạt động sản xuất kinh doanh khác.
Quản lý TSCĐ dới hình thái giá trị: Công ty cổ phần May II Hải Dơng hạch toán TSCĐ theo qui định của Nhà nớc ban hành (quyết định số 166, pháp lệnh kế toán thống kê…) TSCĐ đợc nghi sổ theo nguyên giá và giá trị còn lại, phản ánh tình hình tăng, giảm, hao mòn TSCĐ của toàn công ty và từng tổ bảo quản, sử dụng theo từng đối tợng ghi TSCĐ. Bộ phận kế toán của công ty tiến hành hạch toán TSCĐ theo hình thức chứng từ ghi sổ cụ thể:
Sơ đồ hạch toán TSCĐ, khấu hao TSCĐ
Chứng từ gốc
: Ghi hàng tháng hay ghi định kỳ : Ghi cuối kỳ
: Đối chiếu
Tài khoản sử dụng phản ánh TSCĐ và khấu hao TSCĐ là 211 và 214 trong đó tài khoản 211 đợc chi tiết thành 4 tiền khoản:
2112: Nhà cửa vật kiến trúc 2113: Máy móc thiết bị 2114: Phơng tiện vận tải
2115: Thiết bị dụng cụ quản lý
Bộ phận kế toán căn cứ vào các chứng từ tăng, giảm, khấu hao TSCĐ và các chứng từ gốc có liên quan để ghi vào sổ TSCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ, phiếu nhập kho biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành bảng tính và phân bổ khấu hao.
TSCĐ của công ty tăng do nhiều nguyên nhân nh mua sắm, xây dựng hoàn thành, lắp đặt mới, thuê tài chính…từng quý kế toán tập hợp và xác định giá trị còn lại của TSCĐ trong quý, khi có phát sinh tăng TSCĐ thì căn cứ vào phiếu nhập kho do thủ quỹ chuyển sau đó kế toán tiến hành phản ánh giá trị TSCĐ tăng:
Nợ TK 1332: Thuế GTGT đợc khấu trừ Có : Các tài khoản có liên quan
TSCĐ giảm nh thanh lý, nhợng bán…kế toán căn cứ vào biên bản thanh lý TSCĐ của kho gửi lên phòng kế toán, sau đó tiến hành ghi giảm TSCĐ:
Nợ 214: Giá trị hao mòn
Nợ 811: Giá trị còn lại của TSCĐ Có 211: nguyên giá TSCĐ
Cuối kỳ (năm) kế toán lập bảng kê TSCĐ thanh lý và lên chứng từ ghi sổ. Sau cùng kế toán phản ánh nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại cũng nh tình hình tăng, giảm, khấu hao TSCĐ vào sổ cái TSCĐ của xí nghiệp theo hình thức chứng từ ghi sổ.
TSCĐ là t liệu sản xuất quan trọng, tiêu chuẩn về giá trị và thời hạn sử dụng tối thiểu của mỗi TSCĐ đợc qui định phù hợp với tình hình thực tế và chính sách kinh tế tài chính của Nhà nớc trong từng thời kì. Do đó mỗi doanh nghiệp phải nắm bắt kịp thời các qui định, chế độ tài chính, từ đó thực hiện quản lý TSCĐ cả về mặt hiện vật và giá trị phải quản lý chặt chẽ tình hình hao mòn, tăng giảm TSCĐ để thu hồi vốn đầu t ban đầu nhằm tái sản xuất TSCĐ trong các doanh nghiệp. Ngày 4/11/2002, Bộ tài chính đó có thông t số 105/2003/TT-BTC hớng dẫn kế toán thực hiện 6 chuẩn mực kế toán ban hành theo quyết định số 165/2002/QĐ - BTC ngày 31/12/2002 của Bộ tài chính. Trong đó có hớng dẫn về kế toán chuẩn mực TSCĐ hữu hình và vô hình. Bộ phận kế toán công ty cổ phần May II Hải Dơng đã luôn cập nhật nắm bắt tình hình, năm qua ông ty đã không tính vào nguyên giá TSCĐ các chi phí không hợp lý nh nguyên vật liệu lãng phí, lao động hoặc các khoản chi phí khác sử dụng vợt quá mức bình thờng trong quá trình tự xây dựng hoặc tự chế (đối với TSCĐ hữu hình tự xây dựng hoặc tự chế).