Từ khi chuyển đổi sang công ty cổ phần thì tổ chức bộ máy quản lý của công ty CP May II cũng thay đổi hoàn toàn.Tổ chức bộ máy quản lý của công ty theo nguyên tắc khép kín, bộ máy gọn nhẹ, không có các phòng ban trung gian, các cấp lãnh đạo đợc thông tin kịp thời, chính xác góp phần phục vụ sản xuất nhanh chóng hiểu đợc ý kiến của khách hàng để có đợc phơng án thích hợp. Là một công ty cổ phần hoá hoạt động độc lập, bộ máy quản lý tập trung đợc thể hiện ở bảng dới đây :
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản trị của Công ty cổ phần II Hải Dơng Chủ tịch HĐQT Phó chủ tịch HĐQT Giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức lao động Phòng kế toán Phòng hành chính Phòng tài chính Phòng kỹ thuật Phòng quản lý chất lượng Phòng kế hoạch Phân xưởng may I Phân xưởng may II Tổ bảo vệ Nhà ăn Khoa NVL và BTP
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận :
* Chủ tịch HDQT : Đóng vai trò chủ đạo của công ty, là một trong các thành viên trong HDQT đợc các thành viên khác bầu ra để thực hiện những quyền và nghĩa vụ sau:
- Lập chơng trình, kế hoạch hoạt động của HDQT .
- Chuẩn bị chơng trình nội dung, các tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập và chủ toạ cuộc họp HĐQT.
- Tổ chức việc thông qua quyết định của HĐQT dới hình thức khác. - Theo dõi quá trình thực hiện các quyết định của HĐQT.
- Chủ toạ đại hội cổ đông.
- Các quyền và nghĩa vụ khác quy định tại luật doanh nghiệp và điều lệ công ty.
* Phó chủ tịch HĐQT: Cũng là một thành viên trong HĐQT đợc các thành viên khác bầu lên để hỗ trợ, giúp đỡ cũng nh thay mặt chủ tịch HĐQT khi cần thiết. Phó chủ tịch HĐQT đóng vai trò hết sức quan trọng bởi Phó chủ tịch HĐQT là ngời luôn theo sát Chủ tịch HĐQT, theo sát các hợp đồng sản xuất kinh doanh của công ty, là ngời đề xuất và t vấn nhiều ý kiến, những chính sách, phơng hớng hoạt động nên Chủ tịch HĐQT từ đó sẽ có những quyết định chính thức tới hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty.
* Giám đốc (GĐ): Giám đốc công ty là ngời đợc HĐQT bổ nhiệm và GĐ là ngời đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc và HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đợc giao. Các quyền và nhiệm vụ của GĐ bao gồm:
- Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty.
-Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phơng án đầu t của công ty.
- Kiến nghị phơng án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức năng quản lý trong công ty, trừ các chức danh do HĐQT bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.
- Quyết định lơng và phụ cấp (nếu có) đối với ngời lao động trong công ty, kể cả các cá bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc.
- Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, điều lệ công ty và quyết định của HĐQT.
* Phó giám đốc : Là ngời giúp việc cho GĐ công ty điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo phân công của GĐ và chịu trách nhiệm trớc GĐ và pháp luật về nhiệm vụ đợc phân công.
* Phòng kế toán : Chức năng chính của phòng kế toán –tài vụ là hạch toán kế toán, ghi chép vào sổ sách các nhiệm vụ phát sinh tại công ty, thống kê các nhiệm vụ đó.
Nhiệm vụ của phòng kế toán là thu thập, ghi chép chính xác phát sinh hàng ngày để phản ánh tình hình biến động vật t, hàng hoá, tài sản, tiền vốn của công ty.
- Thực hiện các nghĩa vụ thanh toán thu chi tài chính
- Thực hiện các nghĩa vụ vay trả với các tổ chức ngân hàng, các tổ chức và các cá nhân, ngời có quan hệ tín dụng.
- Chỉ đạo, hớng dẫn, kiểm tra nghĩa vụ kế toán thống kê của các đơn vị trong công ty.
- Kiểm kê định kỳ, đánh giá tài sản .
- Phân tích hoạt động kinh tế, giúp lãnh đạo đề ra các giải pháp có ảnh h- ởng trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
* Phòng tài chính : Là phòng có trách nhiệm giám sát tình hình tài chính quản lý, bảo quản và ghi chép những vấn đề liên quan đến tài chính của công ty. Phản ánh chính xác và thờng xuyên báo cáo lên cấp trên để có đợc những quyết định, chính sách hợp lý trong việc sử dụng nguồn tài chính của công ty.
* Phòng hành chính:
- Thực hiện các nhiệm vụ hành chính bảo vệ và vệ sinh nhà xởng, vệ sinh môi trờng .
- Quản lý trang thiết bị văn phòng, nhà làm việc .
- Lập kế hoạch mua sắm đồ dùng văn phòng, trang thiết bị phục vụ cho lãnh đạo và phòng ban nghiệp vụ.
- Thực hiện công việc tạp vụ, lễ tân phục vụ các cuộc họp, hội nghị trong
công ty.
- Thực hiện nghiệp vụ văn th, đánh máy, photo.
- Thực hiện nhiệm vụ vệ sinh khu vực nhà xởng sản xuất, vệ sinh môi trờng. - Phục vụ nớc uống cho toàn bộ khu vực sản xuất
- Bảo vệ an toàn công ty 24/24h, trông giữ, sắp xếp phơng tiện đi lại của cán bộ công nhân viên trong công ty.
* Phòng kỹ thuật : Chức năng của phòng kỹ thuật là tham mu cho giám đốc trong công tác quản lý kỹ thuật và công nghệ sản xuất.
Nhiệm vụ gồm :
- Xây dựng và quản lý các quy trình công nghệ sản xuất các loại sản phẩm, đề xuất phơng hớng phát triển cơ cấu mặt hàng, nghiên cứu sản xuất các loại sản phẩm mới .
- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện chơng trình nghiên cứu sáng kiến cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất phát triển khoa học công nghệ.
- Xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lợng sản phẩm, xác định định mức kinh tế, kĩ thuật, tổ chức hớng dẫn kiểm tra và quản lý chất lợng sản phẩm.
- Tổ chức may mẫu, chế thử giác mẫu.
- Quản lý kĩ thuật và tình trạng thiết bị máy móc, hệ thống điện trong công ty.
* Phòng quản lý chất l ợng (KCS):
Chức năng: Giám sát và kiểm tra chất lợng sản phẩm, ngăn ngừa sản phẩm, hàng hoá không đủ tiêu chuẩn chất lợng đến tay khách hàng.
Nhiệm vụ:
- Giám sát kiểm tra chất lợng nguyên phụ kiệu trớc khi nhập.
- Giám sát kiểm tra chất lợng bán thành phẩm sau khi cắt và ép mex. - Giám sát kiểm tra chất lợng trên dây chuyền may .
- Giám sát kiểm tra chất lợng sản phẩm đã hoàn thành . - Giám sát kiểm tra quá trình bao gói đóng hòm.
* Phòng kế hoạch :
Chức năng: Tham mu cho GD về công tác hế hoạch hoá(KHH và điều độ sản xuất, tuyển nhân viên và tìm kiếm thị trờng mua các yếu tố đầu vào, bán các yếu tố đầu ra…)
Nhiệm vụ:
- Trên cơ sở mục tiêu trên xây dựng các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp .
- Phân bổ khấu hao tháng, quý cho các đơn vị.
- Điều độ sản xuất, phối hợp hoạt động của các đơn vị thực hiện kế hoạch đạt hiệu quả cao.
- Khai thác, quản lý, cấp phát vật t, nguyên phụ liệu với các khách hàng và các đơn vị nội bộ.
- Tổ chức tốt việc tiêu thụ: Giao hàng gia công, bán hàng sản xuất và các dịch vụ khác.
- Lập báo cáo thống kê kế hoạch theo quy định .
* Phòng thống kê lao động: Tham mu cho GĐ về công tác tổ chức nhân sự, tiền lơng, pháp chế. Sắp xếp tổ chức sản xuất, tuyển dụng bố trí phù hợp . Đào tạo, bố trí lao động phù hợp . Đào tạo, bồi dỡng cán bộ công nhân viên, xác định định mức lao động, đơn giá tiền lơng, thởng, quản lý hồ sơ BHXH của cán bộ công nhân viên…
* Phân x ởng may: Công ty có 2 phân xởng may chính nằm ở 2 địa điểm khác nhau trong địa bàn thành phố là phân xởng may I và phân xởng may II. Mỗi phân xởng may bao gồm nhiều bộ phận khác nhau:
Các tổ chức thuộc phân xởng may có các chức năng nhiệm vụ tơng ứng với tên của các tổ.
Qua bộ máy trên ta có thể thấy quy mô sản xuất của công ty là rất lớn, các bộ phận hoạt động độc lập và cùng chịu sự chỉ đạo của Chủ tịch HDQT. Các phòng ban trong công ty đều đợc trang bị các cơ sở vật chất hiện đại góp phần làm cho các hoạt động ở phòng ban luôn đạt hiệu quả cao.
Phân xởng May
Các
tổ
cắt
Các
tổ
may
Tổ
tạp
vụ
Tổ
là KCS
Tổ
hoàn
thiện
Tổ
cơ
điện
* Đặc điểm về quản lý hạch toán kinh doanh :
Công ty Cổ Phần May II Hải Dơng hoạt động sản xuất kinh doanh độc lập nên việc điều hành, hạch toán kinh tế cũng đợc ghi chép độc lập phụ thuộc vào tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Hiện nay hình thức kế toán đợc công ty áp dụng là chứng từ ghi sổ, phơng pháp hạch toán hàng tồn kho là sử dụng ph- ơng pháp kê khai thờng xuyên.Việc quản lý hạch toán kinh doanh là trách nhiệm của trởng phòng kế toán và HDQT.
2.1.3.2. Đặc điểm về lao động của công ty
Đặc điểm nổi bật về lao động của công ty Cổ Phần May II Hải Dơng đó là số lợng công nhân viên đông đảo khoảng 1500 ngời trong đó 90% công nhân là nữ. Ta thấy số lợng cũng nh trình độ của đội ngũ công nhân viên của công ty đợc thể hiện rất rõ ở bảng sau:
Bảng 1: Trình độ lao động của công ty Cổ Phần May II Hải Dơng Chức danh trinh độ Khối quản lý Khối phụ trợ Khối sản xuất tổng cộng
Đại học 30 25 4 59
Cao đẳng 37 80 16 133
Trung cấp 18 55 83 156
Sơ cấp - 120 1012 1132
Tổng cộng 85 270 1135 1500
Nguồn: Phòng thống kê lao động.
Qua bảng trên ta thấy quy mô sản xuất của công ty là rất lớn xong trình độ của cán bộ công nhân viên còn kém, số lợng cán bộ công nhân viên có trình độ đại học, cao đẳng là rất ít, chủ yếu nằm trong khối quản lý và khối phụ trợ, còn lại hầu hết ở khối sản xuất là các công nhân kỹ thuật trình độ học vấn thấp. Mặc dù các công nhân tham gia sản xuất trong công ty đều đã đợc học tập và tuyển chọn xong trình độ học vấn nh vậy còn rất thấp và đây cũng là 1 trong những vấn đề buộc ban lãnh đạo công ty phải hết sức quan tâm.
Là một công ty may, sản phẩm của công ty chủ yếu là quần âu, áo sơ mi, áo jacket, quần áo thời trang…Công ty Cổ Phần May II Hải Dơng luôn chủ động tìm kiếm nguồn hàng, ký kết hợp đồng đối với đối tác, luôn luôn quan tâm cải tiến mẫu mã sản phẩm phong phú, đảm bảo chất lợng đáp ứng nhu cầu may mặc ngày càng cao cả về chất lợng và mẫu mã của thị trờng trong nớc và quốc tế.
Công ty Cổ Phần May II Hải Dơng sản xuất hàng may mặc theo công nghệ khép kín:Cắt may và hoàn thiện theo chu trình khép kín bằng các máy móc chuyên dùng. Công ty tổ chức sản xuất theo 2 phân xởng chính lớn. Phân xởng thứ nhất vốn là công ty May II Hải Dơng cũ, nay công ty mở rộng thêm 1 phân x- ởng mới nữa với máy móc đợc trang bị hiện đại. Cả 2 phân xởng này lại bao gồm phân xởng cắt và phân xởng may. Mỗi phân xởng cắt và phân xởng may lại bao gồm các tổ cắt và các tổ may và các bộ phận khác. Các tổ cắt thì có nhiệm vụ cắt theo mẫu mã, kích thớc đã xác định trớc, các tổ may có nhiệm vụ may, các bộ phận khác thì có các chức năng và nhiệm vụ tơng ứng khác.
Tuy nằm ở 2 địa điểm khác nhau nhng cả 2 phân xởng lớn này đều có chung 1 nhiệm vụ là sản xuất ra sản phẩm là quần áo may mặc và đều nằm trong sự kiểm soát, điều khiển của bộ máy quản lý là HĐQT.
Đối tợng chế biến của công ty là vải, vải này một phần là của công ty, nh- ng phần lớn là vải của bên đối tác chuyển cho để công ty gia công, vải đợc cắt và may thành các chủng loại mặt hàng khác nhau. Công ty thực hiện công nghệ may theo 3 giai đoạn chính là cắt, may và hoàn thiện sản phẩm và quy trình đó đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Quy trình sản xuất kinh doanh của công ty Công ty Cổ Phần May II Hải Dơng.
Cụ thể:
Nguyên vật liệu sau khi đã đợc bộ phận KCS kiểm tra chất lợng đợc đa đến phân xởng cắt. Phân xởng cắt sẽ làm nhiệm vụ cắt, đóng gói đơn chiếc bán thành phẩm, đánh số thứ tự theo từng đơn đặt hàng sau đó bán thành phẩm đợc đa đến phân xởng may I, II, phân xởng may cao cấp .Tại các phân xởng này các công nhân hoàn thiện số bán thành phẩm trên, ở các phân xởng này đều có các nhân viên KCS kiểm tra chất lợng, quy cách mẫu mã sản phẩm trớc khi đa xuống phân xởng hoàn thiện. Phân xởng hoàn thiện tiến hành thùa khuy, đơm cúc, đóng gói dán mác. Những bớc hoàn thiện cuối cùng này đều đợc các nhân viên KCS kiểm tra gắt gao và chỉ sau khi có sự kiểm duyệt của nhân viên KCS thì sản phẩm mới đợc coi là hoàn thiện và nhập kho chờ xuất cho đối tác hoặc đem giới thiệu sản phẩm tại các cửa hàng.
Nh vậy công ty công ty Cổ Phần May II Hải Dơng có quy trình công nghệ trong đó sản phẩm của giai đoạn này là nguyên liệu, đối tợng sản xuất của
KCS Phân xởng cắt
Phân vxởng may I Phân xởng may II Phân xởng may cao cấp
Tổ hoàn thiện KCS Nhập kho
giai đoạn tiếp theo, sản phẩm đợc chia nhỏ cho từng tổ cắt may theo những mẫu mã, chủng loại và điều này là một phơng pháp rất tốt để chuyên môn hoá sản xuất cho cán bộ công nhân viên và còn giúp cho công việc quản lý sản xuất dễ dàng và thuận tiên hơn.
2.1.3.4. Đặc điểm về tiêu thụ sản phẩm của công ty
Khác với các doanh nghiệp khác là sản xuất sản phẩm rồi mang tiêu thụ hoặc sản xuất theo dơn đặt hàng. Công ty Cổ Phần May II Hải Dơng lại là công ty chuyên về nhận gia công hàng hóa. Nguyên vật liệu đợc bên đối tác gửi đến công ty kèm theo mẫu mã hoặc không để công ty tiến hành cắt may sau đó lại xuất trả lại cho đối tác. Chính vì vậy việc tiêu thụ sản phẩm của công ty lại đ- ợc coi nh là việc tìm kiếm khách hàng, tìm kiếm đối tác để ký kết các hợp đồng gia công đồ may mặc. Ngoài ra thì chất lợng của sản phẩm là một yếu tố vô cùng quan trọng quyết định đến việc xuất khẩu hàng hoá của công ty .Mặt khác, trong thời gian gần đây thì nhu cầu mặc của con ngời đợc đặt lên rất cao so với các nhu cầu khác. Bây giờ không còn chỉ là mặc đẹp nữa mà còn là mặc sang trọng, moden. Nắm bắt đợc sự thay dổi này, công ty Cổ Phần May II Hải Dơng đã thiết kế và tung ra thị trờng nhiều thể loại quần áo thời trang, đợc giới thiệu rộng rãi tại
