CHƯƠNG I I: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG KHẢ NĂNG CẠNH TRANH CỦA CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU THÀNH NAM
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy củacông ty
2.1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Công ty TNHH XNK Thành Nam là một công ty chuyên kinh doanh XNK nên chức năng chính của công ty là kinh doanh XNK các mặt hàng thép không gỉ(inox), thiết bị an ninh phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong nước và xuất khẩu . các chức năng cụ thể như sau:
+ Tiến hành thực hiện các nghiệp vụ XNK: XNK trực tiếp; XNK đối lưu; tạm nhập tái xuất…phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh củacông ty
+ Sử dụng hợp lí vốn để tiến hành kinh doanh có lãi, giúp phát triển công ty + Liên doanh, liên kết , hợp tác sản xuất với các đơn vị khác trong và ngoài nước
+ Tìm kiếm thị trường, bạn hàng lâu dài, ổn định. Xem đối tác cạnh tranh cũng là bạn hàng và khách hàng
Bên cạnh đó, công ty có một số nhiệm vụ cơ bản sau:
+ Cung cấp cho khách hàng các sản phẩm có chất lương cao, giá cả hợp lý và dịch vụ chuyên nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thép
+ Tiến hành hoạt động kinh doanh hiệu quả, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, nâng cao khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp
+Xây dựng và thực hiện các chiến lược kinh doanh, chiến lược marketing để tiêu thụ tốt hàng hóa
+ Thực hiện phân phối lợi nhuận theo lao động, thường xuyên chăm lo cho đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ công nhân viên trong công ty.Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức thường xuyên cho cán bôn nhân viên
+ Tuân thủ các chính sách XNK, quy định trong kinh doanh của Nhà Nước, của địa phương trực thuộc. Nộp thuế đầy đủ cho các cơ quan thuế…
+ Thực hiện hoạt động kinh doanh theo đúng nghành nghề, lĩnh vực mà doanh nghiệp đăng kí kinh doanh
Trong xu thế phát triển kinh tế mạnh mẽ ở Việt Nam và trên Thế Giới như hiện nay thì có rất nhiều công ty mới ra đời cũng kinh doanh ở cùng lĩnh vực như công ty TNHH XNK Thành Nam, do đó công ty sẽ phải chịu sự cạnh tranh gay gắt. Để công ty tiếp tục hoạt động và kinh doanh hiệu quả đòi hỏi phải có sự nỗ lực của toàn thể nhân viên công ty cũng như của ban lãnh đạo công ty phấn đấu làm việc hết mình, phát huy tính sáng tạo, năng động. Đó cũng là một nhiệm vụ quan trong mà cả công ty cần phải thực hiện
2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty v chà ức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty TNHH XNK Thành Nam được tổ chức theo quy định của Luật Doanh Nghiệp Việt Nam và điều lệ của công ty do Bộ Thương Mại ( nay là Bộ Công Thương ) phê duyệt.
Cơ cấu bộ máy của công ty TNHH XNK Thành Nam tương đối gọn nhẹ Các bộ phận trong bộ máy của công ty được phân định chức năng và quyền hạn một cách rõ ràng và cụ thể tới từng nhân viên. Chúng ta có thể thấy rõ mô hình bộ máy tổ chức của công ty TNHH XNK Thành Nam qua sơ đồ sau:
Giám đốc
Mô hình 2.1 : Bộ máy tổ chức của công ty
Các bộ phận phòng ban có chức năng nhiệm vụ như sau:
* Giám đốc :
Qua mô hình trên ta có thể thấy rằng giám đốc là người điều hành các hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty. Có chức năng quản lý, giám sát, hoạch định chiến lược và thông qua kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty. Quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy công ty, bổ sung miễn nhiệm các chức danh quản lý công ty.Quyết định nội dung điều lệ công ty. Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty…..
* Phó giám đốc:
Là người trợ giúp công việc cho giám đốc, thay mặt giám đốc điều hành công ty và quyết định các vấn đề khi được giám đốc ủy quyền, tham mưu cho giám đốc trong giải quyết các vấn đề kinh doanh hay là cùng với giám đốc quản lí, điều hành các bộ phân kinh doanh;
Là bộ phận có chức năng kiểm tra, giám sát, thanh toán mọi chứng từ ,sổ sách của các bộ phận trong công ty để thực hiện theo đúng quy định của luật kế toán và đáp ứng yêu cầu quản lí tài chính của toàn bộ công ty.Thực hiện ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kinh doanh, thu chi, kiểm kê tài sản theo định kì..đồng thời từ đó có kế hoạch huy động các nguồn vốn để đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty.
+ kế tóan trưởng: là người đứng đầu phòng tài chính kế tóan , quản lý các nhân viên kế toán , thủ quỹ. Chịu trách nhiệm chung về công tác kế toán của công ty, giúp đỡ giám đốc cân đối tài chính và sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả
+ bộ phận kế toán tài chính: có nhiệm vụ lưu các sổ sách, các số liệu , các thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp để báo cáo, giao dịch với các ngân hàng, tổ chức tài chính, cơ quan thuế..
+ bộ phận kế toán quản trị: có nhiệm vụ báo cáo tức thời cho giám đốc về tình hình tài chính của công ty khi cần như: lượng luân chuyển tiền tệ tức thời, công nợ phải thu phải trả…thống kê, hạch tóan lỗ lãi báo cáo cho nhà quản trị công ty để có kế hoạch cho những chu kì kinh doanh tiếp theo.
* Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu:
Đây là nơi thực hiện quá trình kinh doanh của công ty bao gồm thực hiện các nghiệp vụ về XNK : mua, bán hàng hóa, thực hiện soạn thảo hợp đồng.ngoài ra phòng XNK cũng là nơi tổ chức nghiên cứu thị trường , giá cả hàng hóa dịch vụ, tìm kiếm nguồn hàng và thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty. Trong phòng kinh doanh XNK có bộ phận kinh doanh trong nước riêng và bộ phận kinh doanh nước ngoài riêng
+ Bộ phận chứng từ và hợp đồng: tiếp nhận, xem xét và xử lý các đơn chào hàng cũng như đơn đặt hàng của các đối tác.Thực hiện soạn thảo và kí kết các hợp đồng xuất nhập khẩu, quản lý các bộ chứng từ hàng hóa, L/C, B/L…..
+ Bộ phận hải quan và giao nhận: đây là bộ phận thực hiện nhiệm vụ giao dịch với các cơ quan hải quan trong việc thực hiện các thủ tục để nhập khẩu hay xuất khẩu
hàng hóa, sản phẩm của công ty.Thực hiện quản lý, vận chuyển hàng hóa mua bán, XNK…
* Phòng tổ chức hành chính : có các nhiệm vụ cụ thể sau
- Quản lí công văn , tài liệu đi và đến của công ty. Thực hiện đánh máy, in ấn các tài liệu phục vụ hội họp, công tác của công ty
- Thực hiện nhiệm vụ thông tin liên lạc trong nội bộ công ty và giữa công ty với bên ngoài.
- Thực hiện công việc lễ tân, tiếp khách của công ty. Hướng dẫn khách đến làm việc cụ thể với từng bộ phận .
- Tiến hành các công việc tạp vụ, tổ chức mua sắm báo chí cho công ty, chuẩn bị các cơ sở vật chất cần thiết cho các cuộc họp .
- Tổ chức lập kế hoạch và thực hiện tuyển dụng nguồn nhân lực . Quản lý, sắp xếp, bố trí nhân lực phù hợp với cơ cấu bộ máy của công ty
- Thực hiện kế hoạch lao động, kế hoạch tiền lương và các chính sách đối với nhân viên của công ty.
* Văn phòng đại diện tại HN, TP HCM:
Có nhiệm vụ đại diện công ty làm việc với khách hàng ở các khu vực này, tìm kiếm thêm các khách hàng mới….