Tóm lạ
3.2.3 Cải tiến quy trình phân tích công việc tại công ty Vinamarel
Hạn chế của công ty: các bước tiến hành trong quy trình PTCV tại công ty còn có một số thiếu sót như: mục đích của PTCV chưa được xác định ngay từ đầu, những thông tin thu thập được không kiểm tra trao đổi lại với quản lý trực tiếp và người THCV. Việc viết các văn bản PTCV chưa có sự đầu tư riêng biệt, và khi đưa vào sử dụng thì các văn bản này ít được kiểm tra theo dõi.
Các bước cụ thể trong quy trình PTCV của công ty hoặc thiếu bước cụ thể hoặc thiếu thông tin trong từng bước. Điều này làm ảnh hưởng rõ rệt đến PTCV cũng như các hoạt động QTNL khác.
Cách thức thực hiện: Quy trình PTCV tại công ty nên bổ sung thêm một số nội dung như (phần chữ in nghiêng): phần xác định mục đích PTCV tại bước 1 và bước kiểm tra lại thông tin với các bên liên quan. Bước xử lý thông tin của công ty cần tách ra cụ thể thành bước viết các bản kết quả của PTCV và bước: chuẩn hóa các kết quả PTCV, đưa vào sử dụng và kiểm tra xem xét định kỳ.
Rà soát lại từng bước và bổ sung các thông tin cho các bước đó trên cơ sở các tài liệu chuẩn về PTCV. Cụ thể:
Sơ đồ 3.1 – Quy trình phân tích công việc kiến nghị
Với kiến thức chuyên môn được đào tạo và thời gian thực tế tại Vinamarel, tôi xin hợp đưa ra những hướng cụ thể nhằm hoàn thiện chương trình PTCV tại công ty Vinamarel, đồng thời được xây dựng quy trình PTCV thí điểm cho hai vị trí tại công ty Vinamarel ( vị trí Trưởng phòng TC – HC và Phó trưởng phòng TC – HC) .
Trước hết để chương trình đạt hiệu quả như mong muốn, phòng TC – HC cần xây dựng một kế hoạch thật cấn thận, chi tiết cụ thể về cán bộ chịu trách nhiệm thực
Chuẩn hóa các kết quả
của PTCV, đưa vào sử dụng và kiểm tra xem xét định kỳ
Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin
Tiến hành thu thập thông tin
Kiểm tra lại thông tin với các bên iên quan Xử lý thông tin và viết các bản
kết quả của PTCV
xác định mục đích PTCV, danh mục công việc cần phân tích
hiện chương trinh(số lượng, cơ cấu), thời gian tiến hành? Tiến hành trong bao lâu? Chi phí là bao nhiêu? Cần những phương tiện hỗ trợ gì?
Bước 1: Xác định mục đích PTCV, danh mục công việc cần phân tích
Trước hết, cần phải xác định ngay từ đầu mục đích của chương trình PTCV là làm rõ bản chất nội dung của công việc, nâng cao hiệu quả cho các hoạt động QTNL tại Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy. Trước khi tiến hành cần thông báo đến toàn công ty về mục đích tiến hành PTCV này, để có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên tham gia, đảm bảo cho việc thu thập thông tin diễn ra suôn sẻ tốt đẹp.
Công ty cần liệt kê danh sách chức danh các công việc cần PTCV hoặc cần phân tích lại. Công ty cần chú trọng đến cả các vị trí không thuộc bộ phận áp dụng ISO 9001 : 2000, bởi hoạt động này cần cho tất cả các công việc trong toàn công ty.
Có nhiều công việc tương tự nhau nên ta chỉ cần phân tích một công việc trên cơ sở tham khảo thông tin từ những người THCV khác nhau, như vậy thông tin vừa đa dạng vừa tránh được sự lãng phí về mặt thời gian và công sức không cần thiết.
Bước 2: Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin
Do công ty cũng đã có các văn bản kết quả PTCV, nên ta cũng có thể dựa thêm vào các văn bản đó để sử dụng các thông tin có sẵn nếu ta tiếnhành phân tích lại công việc đó
Về chủ yếu, công ty có các đối tượng khác nhau là cán bộ quản lý, nhân viên văn phòng và công nhân thì ta nên kết hợp cả ba phương pháp thu thập thông tin: quan sát, phỏng vấn, bản câu hỏi.
Phương pháp quan sát
Đối tượng: nhân viên văn phòng và công nhân sản xuất
Thời gian tiến hành quan sát: ta tiến hành quan sát từ khi người công nhân bắt đầu ca làm việc đến khi họ kết thúc. Nếu nhân viên hoặc những công nhân làm việc hành chính thì tiến hành quan sát từ lúc bắt đầu ngày làm việc đến khi kết thúc ngày làm việc và ghi chép đầy đủ tất cả thao tác, hành động của người THCV.
Khi quan sát cần chú ý thái độ của người công nhân viên. Để đảm bảo tính khách quan, chính xác thì ta nên gặp gỡ công nhân viên đó trước khi quan sát để giải thích rõ về tính chất công việc mà ta đang làm, tránh trường hợp họ nghi ngờ ta theo dõi làm giảm lợi ích của họ từ đó họ có thể THCV không đúng theo trình tự như mọi ngày.
Trong trường hợp đang quan sát mà có những hoạt động bất thường xảy ra; thì ngay sau khi kết thúc buổi quan sát ta gặp gỡ người THCV để trao đổi nhằm làm rõ thông tin về công việc như các yêu cầu về kỹ thuật, trang thiết bị hay những trường
hợp bất thường xảy ra sự cố công nhân phải làm thế nào? Cán bộ chuyên trách cần ghi chép thông tin đầy đủ, trung thực để tiến hành tổng hợp, xử lý thông tin đưa vào nội dung của các văn bản kết quả PTCV.
Phương pháp phỏng vấn
Đối tượng: áp dụng cho cán bộ quản lý và công nhân để thu thập thông tin chi tiết hơn về công việc.
Chúng ta nên tiến hành phỏng vấn vào những lúc nghỉ giải lao hoặc những khi ít việc. Thời gian phỏng vấn là từ 15 -30p tại không gian thoải mái và thân thiện.
Người phỏng vấn cần chuẩn bị một mẫu phiếu có những câu hỏi được chuẩn bị sẵn về những loại thông tin cần thu thập, tuy nhiên trong quá trình phỏng vấn cũng có thể có những thông tin mới được phát hiện trong cuộc phỏng vấn rất có ích cho thông tin PTCV thì ta cũng có thể ghi chép lại được. Như vậy phương pháp này khá linh hoạt tạo cơ hội cho ta linh hoạt hơn trong phỏng vấn.
Để thành công thì cán bộ phân tích cần giải thích với người được phỏng vấn về mục đích của cuộc gặp gỡ và trao đổi này, không nên để người được phỏng vấn có tâm lý lo lắng, phỏng doán điều gì đó làm ảnh hưởng đến tính trung thực của kết quả phỏng vấn. Khi tiến hành phỏng vấn, cần phỏng vấn riêng các đối tượng quản lý và công nhân nhằm tránh tình trạng công nhân sợ sệt lo lắng sai lệch với câu trả lời của sếp.
Kết thúc phỏng vấn tập hợp các thông tin phù hợp thu được để tiến hành giai đoạn tiếp theo.
Phương pháp sử dụng bảng hỏi
Đối tượng áp dụng: cán bộ quản lý và nhân viên văn phòng
Thời gian tiến hành: có thể trong giờ làm việc, nên để việc trả lời bản hỏi tại công ty đảm bảo tính trung thực của nội dung thông tin.
Công ty Vinamarel xây dựng phiếu mô tả nhiệm vụ hoàn toàn là câu hỏi mở, điều này khiến ta không thể lượng hóa được các thông tin. Cần xây dựng cả câu hỏi mở và đóng để đảm bảo sự phong phú về thông tin cần thu thập.
Cần kết hợp với cán bộ quản lý trực tiếp phát và thu hồi bản hỏi. Cần ấn định một thời gian nhất định để thu hồi phiếu đảm bảo phiếu không bị thất lạc và lãng quên.
Sau thời gian thực tế tại công ty cũng như những kiến thức có được, em xin đưa ra mẫu phiếu thu thập thông tin PTCV được sử dụng trong phương pháp thu thập thông tin PTCV bằng bảng hỏi sau: