3. Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu đề tài
2.2.3 Tình hình tổ chức mua sắm vật tư
Phòng kế hoạch kỹ thuật dựa vào kế hoạch thi công và tình hình thực hiện công trình và tình hình sản xuất thực tế năm trước xác định nhu cầu vật tư về cả chủng loại, khối lượng và chất lượng từng loại. Sau đó trình lên giám đốc, giám đốc xem xét và phê duyệt. Sau khi đã được phê duyệt phòng kế toán tài chính sẽ chuyển tiền cho phòng kế hoạch kỹ thuật tiến hành mua sắm vật tư.
Sau khi xác định nhu cầu vật tư cần mua trong kỳ, cán bộ vật tư sẽ tiến hành thu thập thông tin và đánh giá các nhà cung ứng. Với các vật tư chính như thép, xi măng, thì cần lựa chọn nhà cung ứng đáp ứng được các yêu cầu của chủ đầu tư. Còn với các vật tư như cát, đá sỏi thì cần đạt tiêu chuẩn kỹ thuật do bộ xây dựng ban hành hoặc theo TCVN6284-5-1997. Với các loại vật tư này công ty tận dụng các nhà cung ứng tại địa phương – nơi mà công trình đang thi công để giảm thiểu chi phí vận chuyển, và chi phí cho việc lưu kho vật tư và bảo quản vật tư.
Sau khi đã lựa chọn được nhà cung ứng, cán bộ phụ trách mua sắm vật tư sẽ liên hệ với nhà cung ứng đó giao dịch và đàm phán các điều khoản trong hợp đồng, khi đã thỏa thuận xong thì tiến hành ký kết hợp đồng mua vật tư. Sau đó chuẩn bị phương tiện để chuyển vật tư về kho của công ty và chuẩn bị kho tàng để tiếp nhận vật tư trong trường hợp trong hợp đồng thỏa thuận công ty đảm nhận vận chuyển vật tư, còn nếu trong hợp đồng thỏa thuận công ty không chịu trách nhiệm chuyển vật tư mà nhà cung ứng phải chuyển vật tư đến tận kho công ty thì công ty chỉ cần chuẩn bị người và kho để tiếp nhận vật tư.
Bảng 4: Bảng Kế hoạch mua sắm thiết bị máy móc của công ty năm 2007
stt Tên thiết bị Kế hoạch Nước sản xuất Thực tế
2 Cần cẩu 02 Nga 02
3 Máy trộn 01 Việt Nam 01
4 Máy hàn 06 Việt Nam 06
5 Cẩu tháp 01 Hàn Quốc 01
6 Máy khoan phá bê
tông 02
Nhật – Hàn
Quốc 02
( Nguồn: Phòng kế hoạch kỹ thuật ) Nói chung năm 2007 việc thực hiện kế hoạch mua sắm thiết bị của công ty là hoàn thành 100% theo đúng kế hoạch.
Bảng 5: Bảng kế hoạch mua sắm vật tư của công ty năm 2007
Stt Tên vật tư đvt Kế hoạch Thực tế
SL T.tiền SL t.tiền 1 Bê tông thương phẩm mác 250 m3 351 202176 351 202176 2 Bê tông thương phẩm mác 350 m3 25 14750 26 15340
3 Cát xây m3 197 10638 197 10638 4 Cốp pha m3 1747 599221 1746 598870 5 Thép các loại kg 12712 0 1144080 12712 0 1144080 6 Ván gỗ m3 4215 451005 4215 451005 7 Xi măng tấn 172 106812 172 106821
( Nguồn: phòng kế hoạch kỹ thuật ) Theo bảng trên thì công tác mua sắm của công ty được tiến hành tốt tuy nhiên còn có một số loại vật tư khi thực hiện mua vẫn có tình trạng mua thừa hoặc thiếu nhưng số lượng thừa thiếu là không đáng kể. Đây sẽ là điều kiện để công ty hoàn thành tốt các công trình thi công, đảm bảo cung ứng đầy đủ kịp thời và đồng bộ vật tư cho các đội sản xuất, và là điều kiện để tiến hành thực hiện tiết kiệm vật tư.
Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư ở Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua và bộ phận quản lý vật tư. Theo chế độ hiện hành quy định, tất cả các loại vật tư về đến công ty đều phải tiến hành thủ tục nhập kho, việc thu mua cung cấp vật tư cho sản xuất của công ty đều do phòng kế hoạch kỹ thuật đảm nhiệm. Phòng kế hoạch kỹ thuật có nhiệm vụ xem xét tất cả các sổ sách, hợp đồng trong kỳ sản xuất.
Khi vật tư được nhà cung ứng vận chuyển đến kho của công ty, đại diện phòng kế hoạch sau khi nhận được hóa đơn hay phiếu xuất kho của người bán gửi đến thì tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng để quyết định chấp nhận hay ko chấp nhận lô hàng đó. Nếu không có sai sót gì thì đại diện phòng kế hoạch kỹ thuật làm thủ tục tiến hành nhập kho.
Trước tiên vật tư mua về phải được kiểm nghiệm về chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cách xem có hợp tiêu chuẩn không. Trường hợp vật tư không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hóa đơn thì lập thêm một liên kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư để giải quyết. Đại diện phòng kế hoạch kỹ thuật phải chịu trách nhiệm về việc này, phải trình lên giám đốc, phải chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo. Còn nếu chất lượng cũng như số lượng của vật tư không có gì sai sót thì thủ kho tiến hành nhập kho theo đúng thủ tục.
Trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng và các biên bản kiểm nghiệm, phòng kế hoạch kỹ thuật lập phiếu nhập kho thành ba liên, có thể lập chung nhiều loại vật tư cùng loại, cùng kho hoặc có thể riêng cho từng loại, trong đó một liên giao cho người nhập, một liên giao cho phòng kế hoạch kỹ thuật, một liên giao cho thủ kho làm căn cứ biên nhận vật tư, còn hóa đơn của người bán được chuyển lên phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán.