Phân tích thực trạng công tác hậu cần vật tư

3. Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu đề tài

2.2 Phân tích thực trạng công tác hậu cần vật tư

2.2.1 Tình hình xác định nhu cầu vật tư

Việc xác định nhu cầu vật tư ở Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh do phòng kế hoạch kỹ thuật đảm nhiệm. Với đặc trưng của công ty là sản xuất bê tông đúc sẵn là chính, đây là loại sản phẩm được sản xuất từ nhiều loại nguyên vật liêu khác nhau như xi măng, sắt thép, cát, đá sỏi… Chính vì thế trong những năm vừa qua công ty sử dụng phương pháp tính dựa trên cơ sở số liệu về thành phẩm chế tạo sản phẩm. Nhu cầu được tính theo ba bước:

Bước 1: Xác định nhu cầu vật tư để thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Công thức:

Nt = ∑ Qi Hi

Trong đó :

Nt: Nhu cầu vật tư để thực hiện KH tiêu thụ sản phẩm trong kỳ kế hoạch.

Qi: Khối lượng sản phẩm thứ i theo kế hoạch tiêu thụ trong kỳ. Hi: Trọng lượng tinh của sản phẩm thứ i.

Bước 2: Xác định nhu cầu vật tư cần thiết cho sản xuất sản phẩm có tính đến tổn thất trong quá trình sử dụng.Công thức :

Nvt = NtK Trong đó :

Nvt: Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm trong kỳ kế hoạch. K: Hệ số thu thành phẩm

Bước 3: Xác định nhu cầu về từng loại vật tư hàng hóa Ni = Nvt hi

Trong đó:

Nhu cầu vật tư thứ i

Tỉ lệ % của loại vật tư thứ i

2.2.2 Tình hình lập kế hoạch

Kế hoạch hậu cần vật tư lập ra dựa trên nhu cầu sản xuất và định mức vật tư cho từng sản phẩm.

Kế hoạch hậu cần vật tư tại Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh do phòng kế hoạch vật tư đảm nhiệm, phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình sản xuất thực tế năm trước do phòng kế toán gửi xuống rồi thông qua đó lập kế hoạch sản xuất từng kỳ( kỳ có thể là tháng, quý, năm ). Ngoài ra phòng kế hoạch vật tư còn phải thực hiện các việc liên quan đến vấn đề ký kết hợp đồng kinh tế với các đơn vị khác như: Marketing, quảng cáo sản phẩm, đưa các kế hoạch tham dự các hội chợ. Phòng kế hoạch phải tạo mối liên hệ chặt chẽ với khách hàng sẵn sàng cung ứng đầy đủ sản phẩm cho khách hàng. Ngoài việc phải lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ, phòng kế hoạch vật tư còn phải tổ chức sản xuất, đảm bảo cung ứng nguồn vật tư cần thiết cho sản xuất. Phải tính toán chi tiết lượng vật tư dự trữ, bảo hiểm cần thiết cho cả giai đoạn sản xuất trong kỳ.

Phòng kế hoạch vật tư thông qua định mức tiêu hao vật tư do phòng điều hành sản xuất đưa ra và căn cứ vào số lượng sản phẩm kỳ kế hoạch, lượng phế phẩm thu hồi kỳ trước, lượng phế phẩm phát sinh cho phép rồi lập kế hoạch hậu cần vật tư. Sau khi lập kế hoạch hậu cần vật tư trong kỳ đưa lên trình giám đốc, nếu được giám đốc phê chuẩn phòng kế hoạch vật tư tiến hành thực hiện công tác hậu cần vật tư cho quá trình sản xuất của toàn công ty sao cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục và đảm bảo tiến độ thi công.

Bảng 3: Bảng tiến độ cung ứng vật tư tháng 3/2007

S tt

Tên vật tư đvt Nhu cầu Kế hoạch Lần 1 Lần 2 SL Ngày về dự kiến Ngày về thực tế So sánh tt/dk SL Ngày về dự kiến Ngày về thực tế So sánh tt/dk

1 Bê tông thương phẩm mác 250

m3

43 45 20 15/03 15/03 0 25 28/03 28/0

3 0

2 Bê tông thương phẩm mác 350 m3 7 8 4 14/03 13/03 -1 4 27/03 27/0 3 0 3 Cát xây m 3 15 16 10 16/03 16/03 0 6 27/03 28/0 3 +1 4 Cốp pha m 3 160 165 90 15/03 15/03 0 75 28/03 28/0 3 0 5 Thép các loại kg 1059 1065 90 0 14/03 12/03 -2 165 28/03 27/0 3 -1 6 Ván gỗ m 3 360 365 190 13/03 13/03 0 175 29/03 29/0 3 0 7 Xi măng tấn 16 20 10 15/03 15/03 0 10 27/03 28/0 3 +1

( Nguồn: Phòng kế hoạch kỹ thuật ) Qua bảng trên ta thấy tiến độ thi cung ứng vật tư thực tế của công ty hầu hết đáp ứng đúng như kế hoạch đề ra, thậm chí sớm hơn dự kiến 1, 2 ngày. Có một số trường hợp chậm hơn so với kế hoạch đề ra là 1 ngày, là do nguyên nhân khách quan. Với việc thực hiện đúng theo quy trình cung ứng đã đề ra giúp công ty bảo đảm được tiến độ cung ứng vật tư.

2.2.3 Tình hình tổ chức mua sắm vật tư

Phòng kế hoạch kỹ thuật dựa vào kế hoạch thi công và tình hình thực hiện công trình và tình hình sản xuất thực tế năm trước xác định nhu cầu vật tư về cả chủng loại, khối lượng và chất lượng từng loại. Sau đó trình lên giám đốc, giám đốc xem xét và phê duyệt. Sau khi đã được phê duyệt phòng kế toán tài chính sẽ chuyển tiền cho phòng kế hoạch kỹ thuật tiến hành mua sắm vật tư.

Sau khi xác định nhu cầu vật tư cần mua trong kỳ, cán bộ vật tư sẽ tiến hành thu thập thông tin và đánh giá các nhà cung ứng. Với các vật tư chính như thép, xi măng, thì cần lựa chọn nhà cung ứng đáp ứng được các yêu cầu của chủ đầu tư. Còn với các vật tư như cát, đá sỏi thì cần đạt tiêu chuẩn kỹ thuật do bộ xây dựng ban hành hoặc theo TCVN6284-5-1997. Với các loại vật tư này công ty tận dụng các nhà cung ứng tại địa phương – nơi mà công trình đang thi công để giảm thiểu chi phí vận chuyển, và chi phí cho việc lưu kho vật tư và bảo quản vật tư.

Sau khi đã lựa chọn được nhà cung ứng, cán bộ phụ trách mua sắm vật tư sẽ liên hệ với nhà cung ứng đó giao dịch và đàm phán các điều khoản trong hợp đồng, khi đã thỏa thuận xong thì tiến hành ký kết hợp đồng mua vật tư. Sau đó chuẩn bị phương tiện để chuyển vật tư về kho của công ty và chuẩn bị kho tàng để tiếp nhận vật tư trong trường hợp trong hợp đồng thỏa thuận công ty đảm nhận vận chuyển vật tư, còn nếu trong hợp đồng thỏa thuận công ty không chịu trách nhiệm chuyển vật tư mà nhà cung ứng phải chuyển vật tư đến tận kho công ty thì công ty chỉ cần chuẩn bị người và kho để tiếp nhận vật tư.

Bảng 4: Bảng Kế hoạch mua sắm thiết bị máy móc của công ty năm 2007

stt Tên thiết bị Kế hoạch Nước sản xuất Thực tế

2 Cần cẩu 02 Nga 02

3 Máy trộn 01 Việt Nam 01

4 Máy hàn 06 Việt Nam 06

5 Cẩu tháp 01 Hàn Quốc 01

6 Máy khoan phá bê

tông 02

Nhật – Hàn

Quốc 02

( Nguồn: Phòng kế hoạch kỹ thuật ) Nói chung năm 2007 việc thực hiện kế hoạch mua sắm thiết bị của công ty là hoàn thành 100% theo đúng kế hoạch.

Bảng 5: Bảng kế hoạch mua sắm vật tư của công ty năm 2007

Stt Tên vật tư đvt Kế hoạch Thực tế

SL T.tiền SL t.tiền 1 Bê tông thương phẩm mác 250 m3 351 202176 351 202176 2 Bê tông thương phẩm mác 350 m3 25 14750 26 15340

3 Cát xây m3 197 10638 197 10638 4 Cốp pha m3 1747 599221 1746 598870 5 Thép các loại kg 12712 0 1144080 12712 0 1144080 6 Ván gỗ m3 4215 451005 4215 451005 7 Xi măng tấn 172 106812 172 106821

( Nguồn: phòng kế hoạch kỹ thuật ) Theo bảng trên thì công tác mua sắm của công ty được tiến hành tốt tuy nhiên còn có một số loại vật tư khi thực hiện mua vẫn có tình trạng mua thừa hoặc thiếu nhưng số lượng thừa thiếu là không đáng kể. Đây sẽ là điều kiện để công ty hoàn thành tốt các công trình thi công, đảm bảo cung ứng đầy đủ kịp thời và đồng bộ vật tư cho các đội sản xuất, và là điều kiện để tiến hành thực hiện tiết kiệm vật tư.

Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư ở Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua và bộ phận quản lý vật tư. Theo chế độ hiện hành quy định, tất cả các loại vật tư về đến công ty đều phải tiến hành thủ tục nhập kho, việc thu mua cung cấp vật tư cho sản xuất của công ty đều do phòng kế hoạch kỹ thuật đảm nhiệm. Phòng kế hoạch kỹ thuật có nhiệm vụ xem xét tất cả các sổ sách, hợp đồng trong kỳ sản xuất.

Khi vật tư được nhà cung ứng vận chuyển đến kho của công ty, đại diện phòng kế hoạch sau khi nhận được hóa đơn hay phiếu xuất kho của người bán gửi đến thì tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng để quyết định chấp nhận hay ko chấp nhận lô hàng đó. Nếu không có sai sót gì thì đại diện phòng kế hoạch kỹ thuật làm thủ tục tiến hành nhập kho.

Trước tiên vật tư mua về phải được kiểm nghiệm về chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cách xem có hợp tiêu chuẩn không. Trường hợp vật tư không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hóa đơn thì lập thêm một liên kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư để giải quyết. Đại diện phòng kế hoạch kỹ thuật phải chịu trách nhiệm về việc này, phải trình lên giám đốc, phải chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo. Còn nếu chất lượng cũng như số lượng của vật tư không có gì sai sót thì thủ kho tiến hành nhập kho theo đúng thủ tục.

Trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng và các biên bản kiểm nghiệm, phòng kế hoạch kỹ thuật lập phiếu nhập kho thành ba liên, có thể lập chung nhiều loại vật tư cùng loại, cùng kho hoặc có thể riêng cho từng loại, trong đó một liên giao cho người nhập, một liên giao cho phòng kế hoạch kỹ thuật, một liên giao cho thủ kho làm căn cứ biên nhận vật tư, còn hóa đơn của người bán được chuyển lên phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán.

Bảng 6: Bảng tổng hợp một số loại vật tư chính

stt Tên vật tư đvt Đgiá TB

2007

Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL T.tiền SL T.tiền SL T.tiền SL T.tiền 1 Bê tông thương

phẩm mác 250 m

3 576 13 7488 351 202176 358 206208 6 3456

2 Bê tông thương phẩm mác 350 m

3 590 1 590 26 15340 26 15340 1 590

3 Cát xây m3 54 7 378 197 10638 199 10746 5 270 4 Cốp pha m3 343 63 21609 1746 598870 1751 600593 58 19894 5 Thép các loại kg 9 1194

7 107523 127120 114408 0 127860 115074 0 11207 100863 6 Ván gỗ m3 107 154 16478 4215 451005 4263 456141 106 11342 7 Xi măng tấn 621 6 3726 172 106812 175 108675 3 1863 157792 2528921 254844 3 138270

( Nguồn: Phòng kế hoạch kỹ thuật ) Công tác bảo quản:

Vật tư sau khi tiếp nhận sẽ được chuyển vào kho để bảo quản trước khi sử dụng. Do hạn chế về điều kiện mặt bằng thi công, việc bố trí kho kín hay kho hở trên công trường đều dựa trên nguyên tắc các vật liệu thiết bị được tập kết đến chân công trình trước khi sử dụng tối đa là bảy ngày.

Do lượng vật tư phục vụ cho thi công công trình xây dựng có khối lượng lớn và chủng loại rất đa dạng, mặt khác các công trình được thi công ngoài trời, tại nhiều địa điểm khác nhau nên chịu ảnh hưởng rất nhiều của thời tiết cũng như các yếu tố tự nhiên khác. Do đó, công tác bảo quản vật tư tại công ty rất được chú trọng. Ở công ty sử dụng các loại kho sau:

- Kho động: là kho mà vật tư được di chuyển từ đầu này sang đầu khác của kho nhờ tác động của một lực để tới nơi cần cấp phát. Kho có hai lối đi cần thiết cho việc di chuyển vật tư.

- Kho kín, kho hở: Do các đặc tính khác nhau của các loại vật tư mà công ty sử dụng cả hai loại vật tư này.

Kho hở: Là loại kho mà kết cấu của chúng là bộ khung có mái lợp chống được mưa nắng, phần tường bao quanh chủ yếu là để bảo vệ. Với các loại vật tư cồng kềnh mà chất lượng không bị ảnh hưởng nhiều bởi yếu tố thời tiết mà công ty đặt trong các kho hở.

Kho kín: Là loại kho có thể ngăn cách với mức độ nhất định ảnh hưởng trực tiếp của môi trường bên ngoài tới các hàng hóa dự trữ, bảo quản trong kho, vì thế loại kho này thường có phần mái, tường bao quanh phải kín chống được các tác động của tự nhiên như nắng mưa, mối mọt, ẩm ướt, với các kho này công ty để bảo quản các vật tư như xi măng, xăng dầu.

Bãi: Còn được gọi là các kho lộ thiên, các bãi không có mái và tường bao quanh mà chỉ có phần móng được gia cố để chịu được trọng lực, loại kho này dùng để dự trữ và bảo quản những loại hang hóa ít bị ảnh hưởng trực tiếp ở điều kiện ngoài trời. Ở công ty thường dùng các bãi để chứa các loại vật tư như cát, đá, sỏi…

- Do các công trình đều ở xa nhau và có nhu cầu sử dụng vật tư khác nhau nên công ty sử dụng kho phân tán đặt tại mỗi công trình. Điều này giúp công ty lập kế hoạch mua sắm vật tư chính xác hơn do các đội công trình sẽ căn cứ vào tiến độ thi công, tình hình dự trữ vật tư tại kho và nhu cầu sử dụng vật tư để đề xuất khối lượng mua sắm vật tư lên công ty. Hệ thống kho bãi của công ty được rải khắp các nơi, không tập trung tạo điều kiện thuận lợi cho việc cấp phát vật tư, và bảo quản vật tư, tuy nhiên bên cạnh đó cũng gây khó khăn trong việc quản lý vật tư do vật tư không tập trung ở một nơi mà rải rác ở nhiều nơi khác nhau.

Nhìn chung công ty luôn cố gắng bảo quản vật tư sao cho hao hụt là thấp nhất. Tuy nhiên trong quá trình thi công vẫn còn tồn tại những hao hụt mất mát nhiều loại vật tư là điều khó tránh khỏi, và những hao hụt mất mát đó là do các nguyên nhân sau:

Sắt thép: hao hụt sắt thép là do cắt và nối thép, sau khi cắt nối còn các mẩu sắt thép thừa không đủ độ dài nên không sử dụng được, công ty phải bỏ đi thành phế liệu.

Cát, sỏi: Trong quá trình bảo quản do tác động của điều kiện tự nhiên như mưa gió, làm cho lượng cát sỏi bị hao hụt một lượng không nhỏ. Ngoài ra các bãi chứa cát sỏi không cố định trong suốt quá trình thi công nên cát sỏi bị hao hụt do rơi vãi và dính sót trên nền bãi.

Xi măng: Trong quá trình bảo quản không thế tránh được tình trạng xi măng bị hút ẩm nên bị vón cục, không sử dụng được. Mặc dù công ty đã tìm cách bảo quản như để xi măng ở trong kho kín và để ở nưoi thoáng mát, và có giá kê ở dưới để tránh bị nước tràn vào sàn kho làm vón cục xi măng.

Bảng7: Bảng Tình hình sử dụng và bảo quản vật tư của công ty trong năm 2007

Stt Tên vật tư Đvt Xuất Hao hụt %

1 Bê tông thương phẩm mác 250

m3

358 4 1.05

2 Bê tông thương phẩm mác 350

m3

3 Cát xây m3 199 12 6.03

4 Cốp pha m3 1751 90 5.14

5 Thép các loại Kg 127860 420 0.33

6 Ván gỗ m3

4263 70 1.64

7 Xi mămg tấn 175 3 1.72

( Nguồn: đội thi công trình ) Nhìn vào bảng trên ta thấy, sự hao hụt vật tư trong sản xuất của công ty năm 2007 là chấp nhận được, bởi như những nguyên nhân kể trên thì hao hụt là khó tránh. Theo bảng trên thì cát xây là vật tư bị hao hụt nhiều nhất ( phần