III. thực trạng công tác quản lý chất lợng ỏ công ty CNHH thơng mại đại đồng
2. Tăng cờng công tác quản lý
Tăng cờng công tác kiểm tra, giám sát việc áp dụng và thực hiện theo các thủ tục của các bộ phận, phát hiện và uốn nắn kịp thời nhằm tăng thêm hiệu lực của hệ thống. Thờng xuyên xem xét, kiểm tra là nguyên tắc thứ 5 của hệ thống quản lý chất lợng theo ISO 9000.
Hệ thống quản lý chất lợng theo ISO 9000 mà Công ty muốn áp dụng sẽ đa ra những thủ tục, tiêu chuẩn, qui định cho các bộ phận trong toàn Công ty cùng áp
dụng. Nhng để đảm bảo cho các văn bản ấy đợc thực hiện một cách đầy đủ, đúng nh dự kiến thì không thể thiếu đợc công tác kiểm tra, giám sát.
Ngày nay, với cơ chế cởi mở và thông thoáng, chúng ta luôn hô hào tự giác, phát huy quyền làm chủ cảu ngời lao động. Tuy nhiên, có lẽ đây là yếu tố thuộc về bản chất con ngời, đặc biệt là ngời Việt Nam, vốn chịu ảnh hởng nhiều của cơ chế quan liêu bao cấp. Đây chính là một yếu điểm chúng cấn khắc phục.
Phơng pháp kiểm tra giám sát đợc thể hiện:
- Nội dung về ISO 9000 thờng xuyên đợc đa vào trong các cuộc họp giao ban của Công ty. Các qui định, trách nhiệm, quyền hạn trong ISO 9000 trở thành các tiêu chuẩn để bình bầu thi đua, xét khen thởng.
- Các cuộc họp thờng trực ISO 9000 đợc tổ chức thờng nhật theo đúng lịch trình. Tại các cuộc họp này, mỗi bộ phận phải báo cáo về việc thực hiện ISO 9000, trình bày khó khăn hoặc đề xuất ý kiến, hành động khắc phục và phòng ngừa.
- Ban chỉ đạo ISO 9000 phải thờng xuyên thực hiện công tác kiểm tra, giám sát thực hiện các thủ tục, hớng dẫn công việc,... tại các bộ phận bằng cách kiểm tra trực tiếp hoặc thu thập các thông tin về thực hiện các thủ tục, từ đó rà soát các thủ tục đã đợc xây dựng với thực tế thực hiện nhằm liên tục hoàn thiện hệ thống các thủ tục.
Khi phát hiện hành động vô ý hay cố ý vi phạm các thủ tục đã xây dựng, cán bộ kiểm tra lập biên bản, so sánh mức độ vi phạm với các qui định về xử phạt để đề xuất các cách thức xử lý gửi lên các bộ phận có thẩm quyền. Đối với vi phạm nhỏ, việc xử lý có thể là cảnh cáo, khiển trách, buộc cam kết sửa đổi. Các vi phạm khác, biện pháp xử lý thông thờng là xử phạt hành chính.
Tác dụng của biện pháp này không chỉ ở việc duy trì, hoàn thiện hệ thống quản lý chất lợng ISO 9000 nh đã nêu trên mà hơn thế nữa, nó có tác dụng hết sức tích cực đến chính hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Xây dựng hệ thống quản lý chất lợng ISO 9000 cũng chính là một nhiệm vụ quan trọng song song với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh có hiệu quả để tồn tại và phát
triển Công ty. Hai nhiệm vụ này cơ bản hỗ trợ, đan xen nhau. Hệ thống quản lý chất lợng ISO 9000 đợc xây dựng thành công đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp cả bên trong lẫn bên ngoài, đó là đảm bảo chất lợng sản phẩm trong hoạt động, tăng lợi nhuận, ổn định đời sống, tăng năng lực sản xuất, tăng uy tín, mở rộng thị trờng. Nh thế nghĩa là hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Đồng thời, hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả là cơ sở, nền tảng cho áp dụng thành công, cung cấp mọi nguồn lực cho việc xây dựng, áp dụng.
Tăng cờng công tác kiểm tra giám sát việc áp dụng và thực hiện đúng các thủ tục đảm bảo hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Để biện pháp này đợc thực hiện và thực sự phát huy tác dụng, Công ty cần tạo ra đợc một hành lang kỷ luật, qui định chặt chẽ. Quán triệt cụ thể trách nhiệm và quyền hạn của cả cán bộ kiểm tra cũng nh của từng bộ phận áp dụng các thủ tục.
áp dụng các công cụ thống kê vào việc quản lý chất lợng và mở rộng áp dụng ISO 9000 ở Công ty CNHH thơng mại Đại Đồng
áp dụng các công cụ thống kê vào kiểm soát chất lợng sản phẩm trong các doanh nghiệp đã đợc Shewart khởi xớng và áp dụng tại Mỹ từ những năm 1920. Từ đó đến nay việc sử dụng các công cụ thống kê không ngừng đợc hoàn thiện, bổ sung và đợc đa vào áp dụng tại hầu hết các doanh nghiệp trên thế giới. Ngày nay, trong QLCL việc sử dụng các công cụ thống kê là một yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả của việc mở rộng và áp dụng ISO 9000 cho toàn doanh nghiệp. Đó là công cụ giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng xác định đợc những vấn đề về chất lợng, tìm ra nguyên nhân chủ yếu và loại bỏ chúng. Nhờ vào các công cụ thống kê mà các dữ liệu đợc sắp xếp lại, tìm ra đợc dạng phân bố để tìm ra biện pháp cụ thể, do đó, giảm thiểu đợc các nhầm lẫn. Hiện nay, tại các doanh nghiệp áp dụng 7 công cụ thống kê cơ bản là:
- Sơ đồ lu trình.
- Biểu đồ Pareto.
- Biểu đồ phân bố mật độ.
- Biểu đồ kiểm soát.
- Biểu đồ phân tán.
- Phiếu kiểm tra chất lợng
Các công cụ thống kê nên áp dụng theo trình tự nh sau:
- Trớc hết phải áp dụng phiếu kiểm tra chất lợng vì mục đích của phiếu kiểm tra là thu thập các dữ liệu để xét đoán và dựa vào sự việc để hành động. Phiếu kiểm tra phải để ngay tại nơi làm việc và việc nhập số liệu phải viết bằng tay. Điều này sẽ cho ngời vận hành, ngời giám sát, kỹ s và bất kỹ một ai có chuyên môn đều biết đ- ợc kết quả làm việc của máy móc. Ví dụ một số phiếu kiểm tra thờng dùng trong sản xuất nh phiếu kiểm tra số lợng sản phẩm hỏng, phiếu kiểm tra vị trí của khuyết tật, phiếu kiểm tra yếu tố gây ra khuyết tật...
- Tiếp đến có thể áp dụng biểu đồ Pareto: muốn cải tiến chất lợng một cách kinh tế thì phải tìm cách đạt đợc kết quả cải tiến tối đa với công sức ít nhất. Biểu đồ Pareto là một biểu đồ cột dùng các dữ liệu thu thập đợc trong phiếu kiểm tra hoặc lấy từ các nguồn khác để cung cấp cho ta nhiều thông tin hữu hiệu. Đây là dạng biểu đồ dễ hiểu, mọi ngời có thể nhìn qua cũng tiếp thu đợc ngay nội dung, do đó nên đặt biểu đồ ở những nơi nghỉ giải lao để giúp nâng cao tinh thàn trách nhiệm của nhân viên và công nhân trong bất kỳ cải tiến nào.
- Biểu đồ nhân quả: mục đích của biểu đồ nhân quả là giúp giảm bớt sự sai hngr trong sản xuất, là chìa khoá phát hiện ra nhân tố nào ảnh hởng chủ yếu đến độ phân tán các đặc tính, kết hợp với phiếu kiểm tra và biểu đồ Pareto để xác định mức quan trọng tơng đối của các nhân tố đó ảnh hởng lẫn nhau. Dựa vào mức độ ảnh hởng do từng nhân tố gây ra ta có thể viết quy trình và đó chính là "bí quyết kỹ thuật" của công ty.
- Biểu đồ phân bố mật độ và biểu đồ kiểm soát: Biểu đồ phân bố mật độ dùng để đánh giá khả năng định tính và định lợng của các phơng tiện, máy móc thiết bị, quá trình... Biểu đồ kiểm soát giúp loại bỏ các biến thiên bất thờng nhờ phân tách các nguyên nhân xác định đợc ra khỏi các nguyên nhân ngẫu nhiên. Vì biểu đồ phân bố mật độ không cho thông tin có liên quan đến khoảng thời gian xảy ra nên phải kết hợp vơí biểu đồ kiểm soát đế có đợc nhiều thông tin chi tiết hơn.
- Biểu đồ phân tán: là công cụ đơn giản nhất trong số các công cụ nhng lại rất có tác dụng trong việc xác định nguyên nhân trục trặc. Biểu đồ phân tán dùng để xác định mối quan hệ giữa 2 loại dữ liệu.
- Sơ đồ lu trình: áp dụng sơ đồ lu trình để xác định rõ từng khâu trong quá trình để từ đó biết đợc khâu nào yếu nhất hay sai hỏng nhất.
Tại Công ty CNHH thơng mại Đại Đồng, 7 công cụ thống kê này vẫn cha đợc áp dụng trong QLCL. Đây cũng chính là nguyên nhân làm cho sản phẩm hỏng và phế phẩm còn tồn tại, vẫn còn có những đơn hàng bị khách hàng trả lại hoặc khiếu nại về chất lợng bởi ngời công nhân cha phát hiện ra đợc nguyên nhân của những biến động của quá trình sản xuất.
Tuy xí nghiệp giầy vải đã áp dụng đợc và đợc cấp chứng chỉ ISO 9000 nhng các công cụ thống kê cha đợc biết đến đầy đủ và thấu đáo, còn tại các xí nghiệp khác thì công cụ thống kê không đợc biết đến. Nhìn chung đa phần công nhân sản xuất không biết cách đọc các biểu đồ kiểm soát, cách dùng các biểu đồ này để tự đánh giá, kiểm soát các thao tác hoạt động của mình.
Khi vấn đề tự kiểm tra còn bị đánh giá thấp thì chi phí cho các vấn đề tăng cờng kiểm tra, tăng số lợng nhân viên kiểm tra chất lợng là còn cao. Trong thời gian qua, Công ty TNHH thơng mại Đại Đồng đã áp dụng những biện pháp để kiểm tra chất l- ợng sản phẩm, tuy nhiên những biện pháp này vẫn mang tính cá nhân truyền thống nên mất nhiều thời gian, chi phí mà nhiều khi vẫn cha xác định đợc nguyên nhân gây lỗi. Do đó, Công ty phải nhanh chóng triển khai, áp dụng các công cụ thống kê vào quá trình sản xuất.
Việc áp dụng các công cụ thống kê vào trong sản xuất sẽ giúp Công ty hình thành thói quen là “tất cả các quá trình đều đợc nói bằng các số liêu”. Thông qua các con số này mà ngời lao động hiểu biết đợc tình hình hoạt động của mình và chất lợng công việc yêu cầu. Đây chính là một thuận lợi cho Công ty trong việc áp dụng và mở rộng ISO 9000 trong toàn Công ty, bởi vì chủ trơng của ISO 9000 là tất cả mọi hoạt động, mọi qui trình đều phải đợc viết ra. Khi đó mọi ngời trong Công ty sẽ quen với cách thức làm việc với ISO 9000
Trớc tiên Công ty nên tập trung vào một số công cụ cơ bản nh biểu đồ nhân quả, biểu đồ Pareto, biểu đồ kiểm soát. Đây là các biểu đồ giúp cho Công ty xác định đợc các nguyên nhân tác động lên quá trình, những nguyên nhân chính cần phải giải quyết ngay, quá trình sản xuất có đạt yêu cầu hay không?
Ví dụ đối với việc kiểm soát chất lợng, Công ty nên dùng biểu đồ nhân quả, xác định các yếu tố ảnh hởng nh sau
Để việc áp dụng đạt hiệu quả thì các biểu đồ phải đợc xây dựng thật chi tiết, cụ thể, tránh bỏ sót nguyên nhân dù là nguyên nhân nhỏ. Việc xây dựng đó đòi hỏi phải có sự tham gia của mọi ngời liên quan. Phải đến tận nơi phân tích và hãy lắng nghe ý kiến của công nhân trực tiếp sản xuất bởi chính họ sẽ là ngời chịu trách nhiệm về sản phẩm làm ra.
Để đa công cụ thống kê vào trong doanh nghiệp cho vấn đề quản lý chất lợng, Công ty cần phải tiến hành đào tạo, đào tạo từ đội ngũ kỹ thuật cho đến công nhân sản xuất trực tiếp để họ có khả năng đọc và xây dựng các biểu đồ thống kê. Riêng đối với đội ngũ kỹ thuật còn phải am hiểu về nội dung phơng pháp và các yêu cầu trong sử dụng các công cụ thống kê có liên quan đến tất cả mọi ngời nên Công ty cần phải trang bị kiến thức này cho mọi cán bộ công nhân viên.