III. thực trạng công tác quản lý chất lợng ỏ công ty CNHH thơng mại đại đồng
1. Hoạt động đảm bảo chất lợng
1.1. Hoạt động đảm bảo chất l ợng trong công tác mua sắm:
Trong công tác mua hàng của các doanh nghiệp nớc ngoài công ty thờng kiểm hàng tại cảng nhập khẩu. Ta nhận thấy hoạt động của công ty không phải là đảm bảo chất lợng từ khâu mua sắm mà chỉ dừng ở kiểm tra chất lợng hàng hoá trớc khi nhập kho. Khi mua hàng của các công ty trong nớc công ty thờng kiểm tra hàng hoá từ kho bên bán rồi chuyển hàng thẳng đến kho của doanh nghiệp, tổ chức mua hàng của công ty. Trong quá trình mua sắm nếu kiểm tra phát hiện hàng hoá có chất lợng không đạt yêu cầu thì công ty sẽ loại hàng hoá đó trớc khi xuất cho bên mua hàng.
Công ty cũng thờng xuyên đánh giá năng lực và tiềm năng của các bên cung ng xem họ có khả năng cung ứng đến đâu sản phẩm hàng hoá cho công ty đồng thời công ty cũng đánh giá xem khả năng thanh toán của mình để thanh toán cho các nhà cung ứng.
1.2. Hoạt động đảm bảo chất l ợng trong công tác tiêu thụ:
Trong việc tiêu thụ hàng hoá công ty thờng kiểm tra hàng hoá trớc khi xuất cho bên mua. Nếu bên mua là các doanh nghiệp nớc ngoài thì công ty phải cử ngời áp tải bảo quản hàng hoá đến kho của bên mua hoặc cảng xuất khẩu. Nếu bên mua là các doanh nghiệp trong nớc thì công ty sau khi kiểm tra hàng hoá sẽ giao hàng tại kho hàng của công ty.
Công ty thờng xuyên quan hệ khá gần gũi với khách hàng và nắng nghe ý kiến phản hổi của họ. đồng thời công ty cũng đánh giá khả năng tài chính của họ để đảm bảo khả năng thanh toán cho công ty.
Trong công tác bán hàng của công ty hoạt động đảm bảo chất lợng của công ty chỉ dừng ở kiểm tra hàng hoá trớc khi xuất kho nh vậy không phải là phơng pháp hay vì nó không đảm bảo chất lợng hàng hoá ngay từ đầy dẫn đến chi phí sai hỏng của công ty vẫn cao.
1.3. Vai trò của lãnh đạo:
Sự lãnh đạo của giám đốc đã tác động, nôi cuốn đợc mọi ngời trong công ty tham gia nhiệt tình vào các hoạt động sản xuất kinh doanh song hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty còn thấp.
Lãnh đạo của công ty đã đề ra chính sách, mục tiêu ngắn hạn và dài hạn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. đảm bảo sự tập trung vào khách hàng. Thoả mãn các yêu cầu của khách hàng và các ên có liên quan.
Dới sự lãnh đạo của ban giám đốc đã thống nhất đợc các mục tiêu của các đơn vị với mục tiêu của toàn doanh nghiệp. Việc xây dựng mục tiêu chủ yếu dựa vào nguồn lực hiện có của doanh nghiệp. Ban giám đóc của công ty là những ngời trực tiếp đề ra các chính sách mục tiêu cho hoạt động sản xuất kinh doanh cảu toàn doanh nghiệp nhng phải đảm bảo rằng mục tiêu luôn gắn liền với chính sách và mục tiêu phải có
khả năng thực hiện đợc. Ban giám đốc công ty cũng là những ngời trực tiếp no chuyện chuẩn bị nguồn lực, huy động vốn để thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Trong việc ra quyết định lãnh đạo công ty luôn đảm bảo rằng quyết định quyết định có thể thi hành đợc và đuực mọi ngời tuân thủ.
Lãnh đạo công ty cũng thờng xuyên xem xét lại cơ cấu tổ chức của công ty để đảm bảo rằng công ty luôn hoạt độnh sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Đồng thời cũng thờng xuyên lắng nghe ý kiến phản hồi từ các nhân viên cấp dới.
Do có sự lãnh đạo chặt chẽ của ban giám đốc nên từ khi thành lập công ty luôn hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả và hoàn thành kế hoạch năm sau cao hơn năm trớc
1.4. Quan hệ nội bội:
Là một doanh nghiệp t nhân hoạt động sản xuất kinh doanh dới sự quản lý của bộ Thơng Mại. Công ty có một đội ngũ cán bộ công nhân viên còn trẻ song cơ cấu lao động còn mỏng số lợng lao động còn ít. Trong công ty việc trao đổi thông tin nội bộ còn nhiều hạn chế đặc biệt là thông tin phản hồi, việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban, các bộ phận vẫn còn ít.
Giámđốc
P. Giám Đốc
kinh doanh P. Giám Đốc nhân sự
P. TC- KT P. Tổ chức
Bảng 13: Quá trình đánh giá chất lợng nội bộ của công ty.
Yêu cầu đánh giá nội bộ
Lập lịch trình đánh giá, lập đoàn đánh giá
giá
Lập kế hoạch đánh giá Thông báo cho bên được
đánh giá Họp khai mạc Tiến hành đánh giá
Họp kết thúc Báo cáo đánh giá
Yêu cầu hành động khắc phục Lập kế hoạch hành động khắc phục Kiểm tra xác nhận Kết thúc hồ sơ
Hệ thống chất lợng của công ty vẫn phải đợc duy trì và cải tiến sau khi đã đợc cấp chứng nhận. Công ty thờng xuyên tổ chức đánh giá nội bộ để làm cơ sở cho việc đánh giá, giám sát với thời gian 6 tháng/lần và lần đánh giá, giám sát đầu tiên vào ngày 24/4/2001. Mục tiêu đánh giá lần này là xem hệ thống quản lý chất lợng có còn đợc tôn trọng hay không.
1.5. Quan hệ vứi khách hàng:
doanh nghiệp luôn xác định phải tìm hiểu các yêu cầu của khách về sản phẩm và các yêu cầu về việc giao hàng, chuyển giao và sau chuyển giao. Doanh nghiệp có mọt chính sách khuyến mại về giá đối với khách hàngmua nhiều sản phẩm của doanh nghiệp. STT Số lợng sản phẩm Mức u đãi 1 Dới 500 sản phẩm 0% 2 Dới 1000 sản phẩm 2% 3 Dới 1500 sản phẩm 2,5% 4 Dới 2000 sản phẩm 3% 5 Dới 2500 sản phẩm 3,5% 6 Dới 3000 sản phẩm 4% 7 Dới 3500 sản phẩm 4,5% 8 Trên 3500 sản phẩm 5%
Ngoài ra công ty còn thực hiện chính sách bảo hành sản phẩm đối với sản phẩm mà doanh nghiệp bán ra để tạo lòng tin với khách hàng.
STT Loại sản phẩm Thời gian bảo hành
1 Linh kiện phụ tùng ô tô 3 năm
2 Linh kiện phụ tùng xe máy 2 năm
3 Linh kiện phụ tùng máy nông nghiệp 1 năm 4 Máy phục vụ sản xuất nông nghiệp 4 năm
5 Sản phẩm dệt may 6 tháng
Từ khi thành lập doanh nghiệp đến nay sản phẩm của công ty bán ra trên thị trờng là rất nhiều song lợng hàng phải bảo hành hoặc bị trả lại là rất ít.
1 1997 20 sản phẩm 10 sản phẩm
2 1998 30 sản phẩm 14 sản phẩm
3 1999 35 sản phẩm 20 sản phẩm
4 2000 70 sản phẩm 40 sản phẩm
5 2001 100 sản phẩm 50 sản phẩm
Qua những con số thống kê ở trên ta thấy mặc dù sản phẩm mà doanh nghiệp phải bảo hành hoặc bị trả lại là rất ít so với lợng sản phẩm mà doanh nghiệp bán ra song ta thấy thời gian những năm gần đây càng ngay càng nhiều sản phẩm của doanh nghiệp bị trả lại hoặc phải bảo hành cho thấy hệ thống quản lý chất lợng đã dần không còn phù hợp không đảm bảo đợc sự ổn định của sản phẩm mà doanh nghiệp bán ra chính vì vậy doanh nghiệp đã phấn đấu trong năm 2003 sẽ áp dụng quản lý chất lợng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000 để giảm chi phí sai hỏng đồng thời tạo lòng tin với khách hàng nâng cao uy tin của doanh nghiệp.