Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán tại công ty bánh kẹo Hải Châu
6.1 -Chứng từ sử dụng:
Nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm ở công ty Bánh kẹo Hải Châu đợc chia làm hai mảng chủ yếu: Một mảng đối với khách hàng mua trực tiếp, tiêu thụ nội bộ còn mảng kia là gửi hàng cho các đại lý bán.
Hạch toán ban đầu:
Các khoản doanh thu bán hàng, thuế tiêu thụ và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng đợc phản ánh trong các chứng từ và tài liệu có liên quan nh: Hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT), phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, bảng kê tiêu thụ thành phẩm của các đại lý, phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, phiếu thu,.... bảng kê tổng hợp hoá đơn chứng từ bán ra, tờ khai thuế GTGT.
- Hoá đơn GTGT: Khi xuất kho thành phẩm để tiêu thụ ra ngoài, các khách hàng có nhu cầu dùng hoá đơn GTGT làm chứng từ đi đờng, kế toán sẽ viết hoá đơn này. Ngoài ra trong trờng hợp các đại lý sau khi đã tiêu thụ đợc hàng của công ty, kế toán sẽ viết hoá đơn GTGT cho các sản phẩm đã đợc tiêu thụ này. Hoá đơn GTGT vừa là hoá đơn bán hàng vừa là phiếu xuất kho khi bán, là căn cứ để kế toán hạch toán doanh thu, tính thuế GTGT đầu ra
- Phiếu xuất kho: sản phẩm sản xuất ra có thể đợc vận chuyển vào kho thành phẩm, có thể xuất gửi các đại lý, trung tâm bán. Khi xuất kho nhân viên phòng vật t lập phiếu thành 4 liên: Liên 1 - lu tại quyển gốc, liên 2 - giao cho ngời vận chuyển sản phẩm để thanh toán, liên 3 - giao thủ quỹ (theo dõi công nợ, liên 4 - giao cho kế toán tiêu thụ
- Phiếu nhập kho (khi hàng gửi bán bị trả lại): Khi các đại lý có yêu cầu gửi lại một số hàng không đảm bảo chất lợng, mẫu mã... sẽ làm đơn trình giám đốc phê duyệt, sau đó phòng vật t lập phiếu nhập kho nhập lại số hàng đó
- Bảng kê tiêu thụ thành phẩm: đợc kế toán lập trên cơ sở số hàng đã bán đợc cho khách hàng trên các hoá đơn, kê theo từng mặt hàng đã bán tổng hợp trong tháng
theo đơn giá công ty xuất hoá đơn gửi bán, từ đó công ty dùng bảng này để thanh toán bù trừ trên số hàng đã giao
- Phiếu thu: Khi nhận hàng xong khách hàng thanh toán ngay, kế toán sẽ thu tiền và ký tên đóng dấu vào hoá đơn xác nhận đã thu tiền
- Bảng kê tổng hợp hoá đơn chứng từ bán ra: Cuối tháng sau khi tổng hợp từng loại kế toán tiêu thụ sẽ lập bảng kê tính ra số thuế GTGT đầu ra cho toàn bộ doanh thu trong tháng
6.2- Hệ thống sổ sách ghi chép kế toán:
Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty rất đa dạng, với quy mô lớn, lợng sản phẩm tiêu thụ nhiều nên việc quản lý nghiệp vụ tiêu thụ là rất khó khăn phức tạp. Để thuận tiện trong công tác quản lý cũng nh xác định đợc kết quả cuối cùng của giai đoạn từ mua nguyên vật liệu...sản xuất đến tiêu thụ một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời nhằm đảm bảo cung cấp những thông tin hữu ích cho giám đốc, kế toán công ty sử dụng các sổ sau:
- Nhật ký chung: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng theo trình tự thời gian phát sinh của từng nghiệp vụ trong cả trờng hợp thanh toán ngay và thanh toán chậm - Sổ này dùng để theo dõi từng tháng
- Sổ Sái TK 511: Cuối mỗi quý sau khi tổng hợp đợc doanh thu bán hàng trực tiếp, doanh thu hàng gửi bán đã xác định tiêu thụ và các khoản chiết khấu, hàng bán bị trả lại, các khoản giảm giá hàng bán, kế toán vào sổ Cái TK 511 làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh trong kỳ
- Nhật ký quỹ: Là sổ nhật ký chuyên dùng đợc sử dụng để theo dõi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu chi ảnh hởng đến quỹ tiền mặt của công ty. Sổ này đợc mở để theo dõi từng tháng
- Sổ tổng hợp TK 131: Trên cơ sở nhật ký bán hàng, nhật ký quỹ, giấy nhận nợ, kế toán lập sổ tổng hợp TK 131. Trờng hợp khách hàng mua chịu ngoài việc hạch toán tổng hợp trên Sổ Cái TK 131, kế toán còn mở sổ chi tiết để theo dõi việc thanh
toán với từng khách hàng. Hiện nay công ty có trên 100 khách hàng đợc mở sổ chi tiết để theo dõi và đã đợc mã hoá.
7.Kế toán các nghiệp vụ thanh toán :
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh ,công ty bánh kẹo Hải Châu th- ờng duy trì nhiều mối quan hệ với các đối tác khác nhau mà gần gũi nhất là lực lợng cán bộ công nhân viên ,Ngân sách nhà nớc .Bên cạch đó , khi tham gia thị trờng ,ngoài các nghiệp vụ thanh toán nội bộ còn có các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng .
7.1.Thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng :
Để phản ánh các quan hệ thanh toán này ,kế toán công ty sử dụng các tài khoản sau :
-TK131: Phải thu khách hàng -TK331 :Phải trả nhà cung cấp
Các chứng từ mà công ty sử dụng làm căn cứ trong quan hệ thanh toán gồm - Hoá đơn GTGT , hóa đơn bán hàng ,
- Các phiếu thu chi , các uỷ nhiệm thu , uỷ nhiệm chi ...
- Để theo dõi các nghiệp thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng , kế toán tổng hợp sử dụng sổ chi tiết công nợ dùng cho tài khoản 131,331 , Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán sẽ ghi chép vào sổ nhật ký chung và sổ cái các TK131, TK331 .
- Việc hạch toán tình hình công nợ của công ty đợc thể hiện qua sơ đồ sau Sơ đồ hạch toán thanh toán với khách hàng